Chứng từ bán hàng và quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng kế toán nào cũng cần biết

1. Các loại chứng từ bán hàng

Chứng từ nói chung và chứng từ bán hàng nói riêng được coi là căn cứ để chứng minh cũng như đảm bảo tính hợp pháp của các kết quả kế toán của doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, chứng từ không chỉ bao gồm các giấy tờ, vật dụng mà chúng có thể được ghi nhận bằng thiết bị điện tử. Tất cả các chứng từ này là bắt buộc, không có giá trị chuyển nhượng. Đây là bằng chứng rõ ràng nhất nói lên tình hình kinh tế của một doanh nghiệp.

Trong chứng từ bán hàng có nhiều thông tin khác nhau được đưa ra, trong đó, các yếu tố chính có thể kể đến như: Tên chứng từ, tên và địa chỉ của người lập chứng từ, số chứng từ, thời gian lập chứng từ, nội dung kinh tế, quy mô của nghiệp vụ (giá tị, số lượng), chữ ký của người lập chứng từ, chữ ký của người có trách nhiệm phê duyệt nghiệp vụ. Bên cạnh đó, chứng từ bán hàng cũng có thể bao gồm một số yếu tố bổ sung như: Sổ sách kế toán, thời gian bảo hành, phương thức thực hiện, quy mô kế hoạch, sổ sách kế toán.

Chứng từ bán hàng gồm những gì? Phân loại các chứng từ trong bán hàng, có nhiều cách chia khác nhau, cách chia phổ biến nhất là chứng từ bán hàng trong nước và chứng từ bán hàng xuất khẩu. Trong mỗi loại chứng từ kể trên bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau. Cụ thể như sau:

1.1. Chứng từ trong nước

Chứng từ bán hàng trong nước là bộ chứng từ phát sinh đối với các hoạt động bán hàng trong nước. Chúng bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), áp dụng với doanh nghiệp nộp giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

• Hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp hoặc bán sản phẩm không nộp thuế giá trị gia tăng.

• Phiếu xuất kho, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

• Phiếu xuất kho cho đại lý bán hàng.

• Bán cáo bán hàng, bảng thanh toán hàng đại lý, bảng thống kê hàng hóa bán lẻ.

• Thẻ quầy hàng, biên bản nhận hàng, biên lai thanh toán hàng ngày, giấy nộp tiền.

• Biên bản thống kế hàng thừa/ thiếu, biển hàng bán hàng giảm giá, biên nhận hàng bị hoàn,…

1.2. Chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Bộ chứng từ bán hàng xuất khẩu được yêu cầu đối với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Trong trường hợp này, chứng từ sẽ do bên xuất khẩu chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, có một số loại chứng từ bán hàng do người nhập khẩu làm hoặc cả 2 bên cùng làm như: Hợp đồng mua bán.

Chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu gồm có:

• Hợp đồng bán/ gia công, cung ứng dịch vụ/ hàng hóa

• Hóa đơn thương mại

• Tờ khai hải quan

• Hóa đơn chuyển khoản qua ngân hàng

• Hóa đơn thương mại

• …

2. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng chi tiết

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, chúng được căn cứ trên một số vấn đề như: Quản lý kho, bộ phận kế toán, cơ cấu tổ chức quản lý,… Khi chứng từ bán hàng tại các bộ phận được thực hiện nghiêm túc, hợp lý, chính xác, quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng có thể diễn ra nhanh chóng hơn.

2.1. Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng là bước đầu tiên trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng. Bước này được thực hiện sau khi nhân viên kinh doanh đã chốt đơn với người mua, nhân viên kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra kho hàng, lên đơn. Cần lưu ý rằng, nhân viên kinh doanh cần kiểm tra công nợ của khách, nếu công nợ quá nhiều, trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh có thể yêu cầu hủy đơn hàng.

Xem thêm: Mẫu Phiếu Xuất Kho Bán Hàng Là Gì? Cách Lập Phiếu Xuất Kho Chuẩn

2.2. Kiểm tra công nợ

Kế toán thực hiện tiếp nhận hóa đơn (liên 3) được bàn giao từ thủ kho (sau khi đơn hàng đã được giao đi. Ở bước này, kế toán cần ký xác nhận trong sổ “Giao nhận hóa đơn giá trị gia tăng” và lưu lại hóa đơn đó. Đây là cơ sở để nhân viên cũng như kế toán đối chiếu số liệu trên hóa đơn cũng như trên chương trình kế toán. Trong trường hợp có sự chênh lệch thông số giữa 2 bên, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin, kịp thời sửa lỗi.

Bên cạnh đó, kế toán công nợ cũng cần thu Phiếu thu từ kế toán thanh toán, kiểm tra cũng như đối chiếu tình hình thực tế về việc thu hồi công nợ. Các số liệu cần được cập nhật đầy đủ, ghi chép chi tiết vào trong sổ kế toán.

2.3. Kiểm tra hàng tồn

Đơn hàng đủ điều kiện hán hàng sẽ được nhân viên chuyển tới bộ phận kho. Tại đây, nhân viên kho sẽ kiểm tra lại hàng tồn trong kho, đảm bảo số lượng hàng đủ cung cấp cho khách. Ngày nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng, ngay ở khâu tiếp nhận đơn hàng của khách, nhân viên bán hàng đã có thể kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tuy nhiên, trong một số trường hợp như nhiều khách hàng cùng đặt, số lượng chưa cập nhật, hàng trong kho có sản phẩm bị lỗi, đơn hàng vẫn không thể giao. Vì thế, việc kiểm tra hàng tồn thực tế vẫn là điều cần thiết, không thể bỏ qua.

2.4. Lên lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng được thực hiện dựa vào hóa đơn VAT. Khi hóa đơn đã được kiểm tra, lệnh bán hàng được thiết lập, nhân viên kho thực hiện xuất hàng, đóng gói và lên đơn hàng trên trang của đơn vị vận chuyển.

2.5. Chuẩn bị hàng hóa

Nhân viên kho thực hiện gói hàng dựa theo số lượng và sản phẩm khách hàng đặt, đóng gói cẩn thận và kiểm tra các thông tin trên đơn hàng như: Tên sản phẩm, số lượng, màu sắc, phụ kiện đi kèm,…

2.6. Giao hàng

Đơn hàng đủ điều kiện giao sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Tại một số doanh nghiệp, người giao hàng là nhân viên chính thức của công ty. Ở bước giao hàng, nhân viên giao hàng cần yêu cầu chữ ký từ người nhận để đảm bảo hàng hóa được giao đến tận tay khách, đúng số lượng và sản phẩm đã đặt mua.

2.7. Cập nhật số lượng hàng trong kho, lập hóa đơn

Đơn hàng hoàn tất bước giao hàng là lúc kế toán cần cập nhật số lượng hàng tồn trong kho cũng như lập hóa đơn. Hóa đơn này được lập dựa trên lệnh bán hàng, đơn đặt hàng cũng như phiếu giao hàng.

2.8. Theo dõi

Ở bước 8 trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, nhân viên bán có trách nhiệm gửi chứng từ bán hàng cho kế toán đồng thời kiểm tra lại các chứng từ đã có, đối chiếu các thông tin trên hệ thống đồng thời ghi nhận công nợ cho khách hàng.

2.9. Thu tiền

Chứng từ bán hàng quan trọng trong bộ chứng từ kế toán bán hàng là biên lai thu tiền. Sau khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng, dựa vào loại hình thanh toán của khách mà kế toán cần kiểm tra, đối chiếu với số tiền đã nhận được. Khoản tiền thu về được đưa vào “bảng kê thu tiền khách hàng”, đây là cơ sở để đối chiếu tiền thu theo tháng, theo quý cũng như tính toán hoa hồng cho nhân viên bán hàng.

2.10. Hạch toán, lập báo cáo

Bước cuối cùng trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là hạch toán và lập báo cáo. Tất cả chứng từ liên quan được tổng hợp và tiến hàng hạch toán, lập báo cáo về các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng từ đó điều chỉnh những sai sót.

3. Các loại sổ được sử dụng để lưu trữ chứng từ

Có thể thấy, có rất nhiều văn bản khác nhau được sử dụng và cần lưu trữ trong quá trình bán hàng. Các chứng từ bán hàng này rất quan trọng, do đó, việc sử dụng sổ sách sẽ giúp việc ghi chép trở nên đơn giản hơn. Có một số loại sổ được sử dụng trong kế toán bán hàng như sau:

• Sổ nhật ký chung: Là sổ dùng để ghi lại tất cả các hoạt động phát sinh của doanh nghiệp trong một ngày. Các thông tin được ghi chép đầy đủ, chính xác, làm cơ sở để lập sổ cái, sổ chi tiết.

• Sổ cái: Trong các loại chứng từ bán hàng, sổ cái rất quan trọng; dùng để ghi chép các khoản tài khoản, thống kê tài sản, nguồn vốn,…

• Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là loại sổ dùng để ghi chép các khoản giao dịch phát sinh theo từng khoản mục. Đây là loại chứng từ bán hàng rất quan trọng, là căn cứ để lập báo cáo tài chính.

• Sổ bán hàng: Sổ bán hàng thường được ghi lại các thông tin như: Thời gian, loại hàng hóa, số lượng, giá thành, hình thức thanh toán, người mua,…

• Sổ tồn kho: Sổ tồn kho ghi lại đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm trong kho gồm: Số lượng hàng hóa, giá trị sản phẩm, tình trạng thực tế,…

• Sổ công nợ: Sổ công nợ là chứng từ bán hàng ghi lại số dư công nợ của từ nhà cung cấp

Bên cạnh các loại sổ nêu trên, trong kế toán bán hàng có thể cần đến sổ bán hàng, sổ doanh thu lãi,… Một thực tế có thể thấy, việc lưu thông tin trên các loại sổ kế toán tương đối phức tạp, việc chỉnh sửa cũng không dễ dàng, ngoài ra, sau một thời gian, lượng sổ quá nhiều cần thêm không gian lưu trữ. Khắc phục tất cả vấn đề đó, kế toán có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Hiện nay, có nhiều phần mềm khác nhau với ưu và nhược điểm cũng như giá thành khác nhau, một số tính năng nâng cao có thể xuất hiện ở phần mềm bán hàng phiên bản cao cấp. Phần mềm bán hàng mang lại lợi ích rất lớn, giúp quá trình tạo chứng từ bán hàng cũng như luân chuyển chứng từ bán hàng trở nên đơn giản hơn, tỉ lệ sai sót được giảm thiểu tối đa.

Xem thêm: Kế Toán Bán Hàng Là Gì? Bản Mô Tả Công Việc Và Mức Lương