Đừng bỏ lỡ những phần mềm quản lý nhân sự giúp công việc dễ thở, nhanh chóng hơn

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là tất cả những hoạt động có liên quan đến nguồn lao động của một công ty, doanh nghiệp. Nó bao gồm quá trình tuyển dụng, thu hút ứng viên, xây dựng phát triển đội ngũ nhân viên, sử dụng, đánh giá, khen thưởng,...

Phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm HR) là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm hỗ trợ cho các hoạt động này. HRM có thể sử dụng nó để quản lý hồ sơ, hệ thống thông tin nhân sự dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Thay vì cách làm truyền thống, thủ công như trước đây, phần mềm HR cho phép bạn rút ngắn thời gian làm việc tối ưu. Việc quản lý nguồn nhân lực của công ty, tổ chức doanh nghiệp cũng trở nên hiệu quả hơn.

2. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự

Có thể thấy, trong những công ty lớn, đông nhân viên, phần mềm HR đóng vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu. Không chỉ hỗ trợ bộ phận HRM quản lý nhân sự toàn diện, hiệu quả hơn mà còn tiết kiệm chi phí tối đa.

Giải pháp phần mềm HR cũng cho phép các nhà tuyển dụng lưu trữ, sàng lọc hồ sơ, lựa chọn ứng viên nhanh chóng. Họ có thể tiếp cận với thị trường tuyển dụng bất cứ lúc nào và chiêu mộ nhân tài về cho công ty.

Đặc biệt so với trí óc con người, phần mềm HR sẽ ít gặp sai sót hơn trong việc quản lý lương thưởng, bảo hiểm, chấm công, tính thuế,... cho nhân viên. Đồng thời, chúng cũng có thể làm đồng loạt với số lượng nhân sự lớn mà không mất quá nhiều thời gian.

3. Có những kiểu phần mềm quản lý nhân sự nào?

Hiện nay, thị trường có rất nhiều kiểu phần mềm quản lý nhân sự. Mỗi kiểu có ưu điểm và hạn chế riêng, dựa vào nhu cầu, mục tiêu và điều kiện tài chính của công ty mình mà bạn có thể lựa chọn một kiểu sao cho phù hợp. Chẳng hạn như:

• Phần mềm Windows - Based: Một kiểu phần mềm được cài đặt mặc định trên mỗi máy tính cá nhân chạy hệ điều hành Windows. Ưu điểm của nó là ổn định, độ bảo mật cao, có thể tùy chỉnh theo doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó thường có chi phí khá cao, khó triển khai rộng rãi, phổ biến đối với những tổ chức quy mô lớn.

• Phần mềm Cloud - Based: Kiểu phần mềm lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây với bộ nhớ siêu lớn. Nó rất dễ sử dụng, chi phí thấp, có thể truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào. Thế nhưng, bắt buộc bạn phải có kết nối Internet, tính bảo mật của loại phần mềm này cũng không cao. Cloud - Based cũng có thể sẽ bị gián đoạn hàng loạt nếu nhà cung cấp gặp sự cố.

• Phần mềm Web - Based: Phần mềm này chạy bằng nền tảng website, ưu điểm là dễ sử dụng, chi phí thấp, có thể truy cập bất cứ lúc nào như Cloud - Based. Song, Web - Based cũng có tính bảo mật thấp, dễ bị gián đoạn dịch vụ nếu nhà cung cấp có sự cố bất ngờ.

4. Tiêu chí để lựa chọn được một phần mềm quản lý nhân sự tốt

Để biết được phần mềm quản lý nhân sự nào tốt, bạn cần dựa trên một số tiêu chí như sau:

• Cần dựa vào quy mô, nhu cầu của từng doanh nghiệp để tránh việc lựa chọn phần mềm HR không phù hợp.

• Yếu tố chi phí cũng rất quan trọng, bạn nên lựa chọn phần mềm hợp lý với ngân sách, điều kiện tài chính của công ty. Tùy thuộc vào tính năng nhiều hay ít, hệ thống hạ tầng,... phần mềm HR sẽ có giá khác nhau.

• Xem xét yếu tố nhà cung cấp phần mềm có đáng tin cậy hay không từ nhiều nguồn thông tin (Website, diễn đàn,...)

5. Nên chọn quản lý nhân sự bằng Excel hay phần mềm?

Việc nên chọn quản lý nhân sự bằng phần mềm hay bảng tính Excel còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Có thể là yếu tố quy mô doanh nghiệp, nhu cầu của tổ chức kinh doanh và năng lực của nhân viên nhân sự.

Mỗi hình thức có những ưu điểm và nhược điểm riêng, cụ thể như sau:

• Lựa chọn Excel khi: Cần tiết kiệm chi phí, quy mô hệ thống nhân viên nhỏ, khả năng truy cập hạn chế, dữ liệu nhân viên không quá nhiều để lưu trữ lại.

• Lựa chọn phần mềm HR khi: Quy mô công ty lớn, quản lý hệ thống nhân viên đông, cần sự bảo mật thông tin cao, đầy đủ tính năng quản trị nhân sự (chấm công tự động, tính lương thưởng, phạt,...), muốn tiết kiệm thời gian, giảm nhu cầu về nhân lực.

6. Những phần mềm nhân sự nào tốt nhất hiện nay?

Bạn chưa tìm được phần mềm quản lý nhân sự tốt và phù hợp với doanh nghiệp mình? Job3s đã tổng hợp lại những phần mềm tốt nhất, hiệu quả tối ưu nhất, bạn hãy tham khảo và cân nhắc lựa chọn:

6.1. HRM BambooHR

HRM BambooHR phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ từ 25 - 300 nhân viên. Phần mềm cung cấp đầy đủ mọi tính năng cơ bản cần thiết cho các hoạt động của bộ phận nhân sự.

Giao diện dễ nhìn, thiết kế tinh gọn, có thể cài đặt trên nhiều loại thiết bị máy tính, hệ điều hành khác nhau. Chọn HRM BambooHR nghĩa là bạn đang chọn giải pháp HR toàn diện và chi tiết nhất.

6.2. OOC DigiiHR

DigiiHR là phần mềm quản lý nguồn nhân sự toàn diện được phát triển bởi OCD (OOC), một công ty nổi tiếng về công nghệ. DigiiHR sở hữu nhiều ưu điểm giúp nhu cầu quản lý nhân sự của mọi công ty từ quy mô nhỏ đến lớn đều hiệu quả, tối ưu.

Một số tính năng nổi bật của DigiiHR có thể kể đến như: Tính năng quản lý thông tin nhân viên, đánh giá năng lực, chấm công, tính lương, tính năng quản lý KPI,...

6.3. Office HRM

Office HRM được xem là một trong những phần mềm HR quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất hiện nay. Phần mềm có tính năng đa dạng, hỗ trợ tối đa mọi hoạt động, công việc của một nhân viên HRM.

Với giao diện thân thiện, dễ thao tác, tính năng tự động hóa được chú trọng, Office HRM giúp bạn làm việc hiệu suất hơn hẳn.

6.4. Perfect

Perfect là một ứng dụng quản lý nhân sự toàn diện và đồng bộ trên hệ thống với nhiều tính năng mới, chuyên nghiệp. Không chỉ hỗ trợ chấm công, tính lương mà Perfect còn có thể xử lý cả bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân,...

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đánh giá rằng, Perfect không mấy phù hợp với quy mô tổ chức trên 500 nhân viên.

6.5. Zoho People

Zoho People cho phép bạn quản lý nhân sự trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud Server). Sản phẩm cực kỳ thân thiện, tập trung nhiều vào lợi ích mang lại cho doanh nghiệp nên rất được ưa thích.

Phần mềm thân thiện với cả máy tính bàn và thiết bị di động hỗ trợ bạn làm việc mọi lúc mọi nơi. Các nhân viên của công ty có thể dễ dàng chấm công đi làm thông qua điện thoại di động cá nhân.

6.6. Fast HRM

Fast HRM cũng được xem là công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề quản lý nhân sự tối ưu nhất. Ưu điểm của phần mềm này là bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu một cách thuận tiện chỉ cần có kết nối mạng.

Ngoài ra, Fast HRM còn hỗ trợ HRM hiệu quả trong các công việc như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, tính bảo hiểm, thuế,...

6.7. HR - Manager

HR – Manager do công ty Hoàng Hà xây dựng và phát triển, tập trung chủ yếu vào tính năng quản lý thông tin nhân sự. Mặt khác, HR – Manager còn có thể theo dõi sát sao tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên, hỗ trợ tìm phương án thu hút, khai thác nguồn nhân lực cho công ty một cách hiệu quả.

6.8. Base HRM

Base HRM hay Base Enterprise ra đời với hơn 10 tính năng chuyên biệt hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả. Bạn có thể sử dụng phần mềm này rất dễ dàng ngay cả trên điện thoại di động hay máy tính bảng.

Base HRM có giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, báo cáo thống kê chi tiết, khoa học dễ theo dõi.

6.9. HR Zenefits

HR Zenefits quản lý nhân sự toàn bộ trên hệ thống điện toán đám mây, sản phẩm cung cấp nhiều tính năng chuyên môn nổi trội. Có thể kể đến như tạo bảng lương nhanh chóng, quản lý thông tin nhân viên chính xác, dễ dàng.

Tuy nhiên, phần mềm HR này lại mạnh nhất ở mảng quản lý tiền lương và cách tính phúc lợi hiệu quả. HR Zenefits được thiết kế khá thân thiện với người dùng, song vẫn chưa có ngôn ngữ tiếng Việt, bạn cần lưu ý.

6.10. SV - HRIS

Phần mềm quản lý nhân sự SV - HRIS được đánh giá khá cao vì tính chuyên nghiệp, giao diện thân thiện, dễ dùng. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để quản lý nhân viên dễ dàng hơn ở các mảng như chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội, tuyển dụng, cấp phát lương,...

6.11. CakeHR

CakeHR là phần mềm cuối cùng mà bài viết muốn giới thiệu đến bạn, phần mềm được đón nhận khá nhiều. Không chỉ giúp người dùng nắm được chính xác tình trạng chấp hành kỷ luật của nhân viên, phần mềm này còn có thể quản lý được cả chế độ khen thưởng, kiểm soát nghỉ phép.

Từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nâng hiệu suất làm việc lên gấp nhiều lần so với thông thường.

7. Bí quyết giúp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự luôn đạt hiệu quả tối đa

Phần mềm quản lý nhân sự được xem như công cụ hữu ích đối với bộ phận nhân sự của một doanh nghiệp, công ty. Thế nhưng nếu bạn biết đến một số bí quyết sau, việc sử dụng sẽ càng thêm hiệu quả:

• Nghiêm túc học hỏi, tìm hiểu rõ tính năng, công dụng trước khi chính thức sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.

• Tuyệt đối tuân thủ đúng các hướng dẫn về sử dụng phần mềm, tránh trường hợp gây ra lỗi không đáng có.

• Cẩn trọng, kỹ lưỡng trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào nhằm tránh sai sót ở phần kết quả.

• Luôn có sự nhất quán trong cách sử dụng phần mềm HR giữa các thành viên trong bộ phận nhân sự.

Hy vọng rằng, bài viết trên đã giúp bạn có thêm nhiều gợi ý lý tưởng để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho công ty mình. Để công việc quản lý nguồn nhân lực của công ty thực sự hiệu quả, bạn nhất định đừng bỏ qua giải pháp tuyệt vời này. Chúc các bạn luôn thành công.

Xem thêm:

• Các Tiêu Chí Đánh Giá Nhân Viên Cuối Năm Bất Cứ Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần
• Công Việc Của Human Resources Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành 1 HR?