Mẫu phiếu xuất kho bán hàng là gì? Cách lập phiếu xuất kho chuẩn 2024

1. Mẫu phiếu xuất kho bán hàng là gì?

Mẫu phiếu xuất kho bán hàng là một chứng từ kế toán được sử dụng để ghi chép thông tin về các mặt hàng được xuất kho cho mục đích bán hàng. Phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho hàng và theo dõi hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, hỗ trợ hoạt động bán hàng và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.

2. Mục đích lập phiếu xuất kho là gì?

Mục đích của việc lập phiếu xuất kho bao gồm:

Theo dõi chi tiết số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho

Phiếu xuất kho giúp ghi chép đầy đủ thông tin về các mặt hàng được xuất kho như: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá thành, thành tiền,... Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được số lượng hàng hóa còn lại trong kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều.

Làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất. Dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho, kế toán sẽ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.

Kiểm soát việc sử dụng vật tư, hàng hóa

Phiếu xuất kho giúp theo dõi việc sử dụng vật tư, hàng hóa của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, hàng hóa, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát.

Làm căn cứ để thanh toán với nhà cung cấp

Mẫu phiếu xuất kho là chứng từ hợp lệ để thanh toán với nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa. Bởi phiếu này thể hiện số lượng hàng hóa đã mua, giá cả và số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp.

Phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra, doanh nghiệp có thể cung cấp phiếu xuất kho để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động xuất kho.

Ngoài ra, phiếu còn có thể được sử dụng cho một số mục đích khác như:

• Làm căn cứ để lập báo cáo xuất nhập kho hàng hóa.
• Cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý kho hàng.
• Phục vụ cho công tác thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh.

Nhìn chung, việc lập phiếu xuất kho có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý kho hàng và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo lập phiếu xuất kho đầy đủ, chính xác và lưu trữ đúng quy định.

Lưu ý: Mục đích lập phiếu xuất kho có thể thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp và loại hình hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định của pháp luật và nhu cầu thực tế để lập phiếu xuất kho phù hợp.

3. Phiếu xuất kho do ai lập?

Việc xác định ai là người lập phiếu xuất kho bán hàng sẽ giúp cho việc phân công trách nhiệm rõ ràng, tránh được tình trạng lơ là, vô trách nhiệm trong việc quản lý kho. Theo quy định chung, phiếu xuất kho bán hàng thường do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập, tùy thuộc vào quy định và tổ chức quản lý của từng doanh nghiệp cụ thể:

Bộ phận kho: Đây là bộ phận trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về hàng hóa trong kho. Do đó, việc lập phiếu xuất kho thường được giao cho bộ phận kho để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất kho.

Bộ phận quản lý: Tại một số doanh nghiệp, việc lập phiếu xuất kho có thể được giao cho bộ phận quản lý, ví dụ như bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bộ phận quản lý cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho để thu thập thông tin cần thiết cho việc lập phiếu xuất kho.

Người trực tiếp xuất kho: Trong một số trường hợp, người trực tiếp xuất kho có thể được giao nhiệm vụ lập phiếu xuất kho.

Người nhận hàng: Nếu doanh nghiệp áp dụng quy trình xuất kho theo yêu cầu của khách hàng, thì người nhận hàng có thể được yêu cầu lập phiếu xuất kho.

4. Quy định về phiếu xuất kho mới nhất

Quy định về phiếu xuất kho mới nhất được dựa trên Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về mẫu chứng từ kế toán. Theo đó, có hai mẫu phiếu xuất kho chính được sử dụng:

Mẫu 02-VT: Phiếu xuất kho bán hàng cho hàng hóa, vật tư.

Mẫu 03-VT: Phiếu xuất kho bán lẻ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu phiếu xuất kho đã được Bộ Tài chính quy định hoặc tự thiết kế mẫu phiếu phù hợp với nhu cầu và hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định như sau:

Nội dung chính của phiếu xuất kho

• Thông tin về doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin về kho hàng: Tên kho hàng, mã kho hàng.
• Thông tin về người lập phiếu: Họ và tên, chức vụ.
• Thông tin về người nhận hàng: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại.
• Thông tin về hàng hóa xuất kho: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin khác: Ngày lập phiếu, lý do xuất kho, ghi chú, chữ ký của người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng.

Lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho bán hàng phải được lập 3 liên:

• Liên 1: Lưu bộ phận kế toán.
• Liên 2: Lưu bộ phận kho.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

Phiếu xuất kho bán hàng phải được lập đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng. Phiếu này phải được lưu trữ đúng theo quy định của pháp luật.

5. Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho bán hàng

Để lập phiếu xuất kho bán hàng bạn cần đảm bảo đầy đủ nội dung cần ghi trên phiếu xuất kho. Tất cả nội dung này phải mới nhất và tuân thủ theo quy định của Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Phần đầu phiếu

• Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên doanh nghiệp (đúng tên đã đăng ký kinh doanh).
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế của doanh nghiệp.
• Tên kho hàng: Ghi tên kho hàng xuất kho.
• Số và ngày tháng lập phiếu: Ghi số và ngày tháng lập phiếu xuất kho.
• Họ và tên người lập phiếu: Ghi họ và tên người lập phiếu.
• Chức vụ người lập phiếu: Ghi chức vụ của người lập phiếu.

Phần nội dung

• Họ và tên người nhận hàng: Ghi họ và tên người nhận hàng.
• Địa chỉ người nhận hàng: Ghi địa chỉ của người nhận hàng.
• Điện thoại người nhận hàng: Ghi điện thoại của người nhận hàng.
• Lý do xuất kho: Ghi rõ lý do xuất kho.
• Nội dung hàng hóa xuất kho: Ghi rõ từng mặt hàng xuất kho
• Mã hàng hóa: Ghi mã hàng hóa theo quy định của doanh nghiệp.
• Tên hàng hóa: Ghi tên hàng hóa rõ ràng, chính xác.
• Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hóa (kg, mét, cái,...)
• Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa xuất kho.
• Đơn giá: Ghi đơn giá của từng mặt hàng hàng hóa.
• Thành tiền: Tính thành tiền cho từng mặt hàng hàng hóa (số lượng x đơn giá).
• Tổng số lượng: Tính tổng số lượng tất cả các mặt hàng hàng hóa xuất kho.
• Tổng thành tiền: Tính tổng thành tiền tất cả các mặt hàng hàng hóa xuất kho.
• Số tiền bằng chữ: Ghi rõ số tiền tổng thành tiền bằng chữ.

Phần ký tên

• Người lập phiếu: Ký tên và ghi rõ họ tên.
• Thủ kho: Ký tên và ghi rõ họ tên.
• Người nhận hàng: Ký tên và ghi rõ họ tên.

Mẫu phiếu xuất kho bán hàng phải được lập đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng. Phiếu này phải được lưu trữ đúng quy định theo quy định của pháp luật.

Khi lập phiếu xuất kho bán hàng cần đảm bảo độ chính xác. Cần xác định loại phiếu xuất kho cần sử dụng (Mẫu 02-VT hoặc Mẫu 03-VT). Thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất kho, bao gồm: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá thành, thành tiền.

Xem thêm:

Các Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Cần Có, Kỹ Năng Số 3 Nhất Định Phải Biết

Mô Tả Công Việc Kế Toán Kho: Công Việc Chung, Hàng Ngày

Tóm lại, tìm hiểu mẫu phiếu xuất kho bán hàng là việc làm vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc sử dụng phiếu xuất kho đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, hỗ trợ hoạt động bán hàng và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.