JD công việc là gì? Tại sao trong tuyển dụng không thể thiếu JD?

JD công việc là gì?

JD công việc là viết tắt của Job Description, có nghĩa là bản mô tả công việc. JD công việc cung cấp thông tin chi tiết về một công việc hoặc nghề nghiệp cụ thể, gồm các nội dung như nhiệm vụ, tiêu chuẩn, yêu cầu và quyền lợi của công việc đó.

Bản mô tả công việc xuất hiện trong rất nhiều quy trình hoạt động của doanh nghiệp, từ khâu tuyển dụng, quản lý nội bộ và sau tuyển dụng… Tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là trong quá trình tuyển dụng.

JD công việc giúp cho doanh nghiệp truyền tải nội dung, yêu cầu của vị trí tuyển dụng, dựa vào đó, ứng viên cũng có thể đưa ra quyết định xem có nên ứng tuyển vào vị trí đó hay không.

Những nội dung cần có của JD công việc là gì?

Vậy những nội dung cơ bản của JD công việc là gì? Nội dung của JD công việc sẽ vô cùng đa dạng, phụ thuộc vào lĩnh vực ngành nghề và quan trọng nhất là tình hình của doanh nghiệp. Mỗi công ty có thể tự do xây dựng JD theo mong muốn của mình, tuy nhiên cần đảm bảo cung cấp các nội dung cơ bản như sau:

- Vị trí tuyển dụng: Đây là nội dung không thể thiếu trong một JD tuyển dụng, bởi nó thể hiện cho người đọc biết được công việc mà doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng là gì. Thông tin này phải được đặt ngay trên đầu của bản mô tả công việc.

Ví dụ như: Nhân viên phát triển kinh doanh, Trưởng phòng kinh doanh, Kỹ sư phòng sản xuất, Trưởng nhóm content marketing…

- Thông tin về công ty: Nhà tuyển dụng cần cung cấp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp như lĩnh vực hoạt động, quy mô nhân sự, phương thức liên lạc. Điều này sẽ giúp ứng viên dễ dàng tìm kiếm thông tin của doanh nghiệp, tăng độ uy tín và thu hút hơn.

- Mô tả công việc: Nếu vị trí tuyển dụng mang đến thông tin khái quát giúp cho ứng viên biết được vị trí ứng tuyển thì mô tả công việc sẽ cụ thể hóa các nhiệm vụ của công việc đó. Doanh nghiệp cần ghi rõ các nhiệm vụ cụ thể trong vị trí tuyển dụng, càng chi tiết thì ứng viên càng xác định được mình có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không. Bởi cùng một vị trí tuyển dụng nhưng ở mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Ví dụ: Mô tả cho công việc cho vị trí chuyên viên hỗ trợ khách hàng của ngân hàng BIDV như sau:

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm của ngân hàng BIDV qua nhiều kênh như điện thoại, email, mạng xã hội…

• Chủ động cập nhật các thông tin để phục vụ công tác hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.

• Trực tiếp tư vấn hoặc bán chéo các dịch vụ, sản phẩm của BIDV.

• Tham gia các dự án, thực hiện các công việc theo phân công của cấp trên.

- Trách nhiệm trong công việc: Cùng với mô tả công việc, nội dung này sẽ giúp cho ứng viên nhận biết được các nội dung cốt lõi mà mình cần phải đảm nhiệm, trách nhiệm chính của mình đối với công việc là gì.

Tuy nhiên trong một số trường hợp thì doanh nghiệp có thể kết hợp gộp chung nội dung này với mô tả công việc.

- Đưa ra yêu cầu tuyển dụng: Nhà tuyển dụng cần đưa ra các yêu cầu cần có đối với ứng viên tương lai như:

+ Yêu cầu về trình độ chuyên môn và kỹ năng: Các yêu cầu này thường liên quan đến cấp bậc tuyển dụng, vị trí càng cao thì càng yêu cầu kinh nghiệm và kỹ năng cao.

Ví dụ: Đối với vị trí Junior, yêu cầu về kinh nghiệm làm việc có thể từ 1 - 2 năm nhưng đối với vị trí Senior có thể yêu cầu kinh nghiệm từ 3 - 4 năm.

+ Trình độ học vấn: Yêu cầu về trình độ học vấn sẽ khác nhau dựa vào từng vị trí tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể yêu cầu một số loại bằng cấp, chứng chỉ chuyên ngành để phục vụ công việc.

Ví dụ: Đối với các công việc như bán hàng thường không yêu cầu ứng viên có quá nhiều bằng cấp, thường sẽ cần nhiều hơn về năng lực, kinh nghiệm bán hàng. Ngược lại đối với các vị trí có độ khó cao, đòi hỏi tính chuyên môn như kế toán, giáo viên… sẽ đòi hỏi ứng viên ít nhất phải có bằng cử nhân.

- Mức lương: Đây là nội dung mà ứng viên thường sẽ quan tâm đầu tiên trong một JD công việc. Do đó, nhà tuyển dụng cần cung cấp thông tin rõ ràng về mức lương dự định để ứng viên xem xét và cân nhắc.

- Phúc lợi công việc và chế độ đãi ngộ: Cùng với mức lương thì đây cũng là những nội dung chính mà ứng viên nào cũng sẽ quan tâm, góp phần thu hút ứng viên. Bởi vậy mà doanh nghiệp không nên bỏ trống, có thể ghi ngắn gọn những phúc lợi và đãi ngộ nổi bật để ứng viên tham khảo thông tin.

- Thời gian ứng tuyển: Thông tin này giúp cho ứng viên biết được vị trí tuyển dụng có còn hiệu lực hay không để chủ động hơn trong quá trình ứng tuyển, cũng tránh tình trạng công việc đã tuyển xong rồi nhưng ứng viên vẫn tiếp tục nộp hồ sơ.

Trên đây là những nội dung cơ bản mà một JD công việc thường có, ngoài ra tùy vào nhu cầu và tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà có thể thêm hoặc bớt các nội dung khác sao cho phù hợp.

Vai trò của JD công việc

JD công việc là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp. Vậy vai trò của JD công việc là gì? Vì sao nó lại trở nên quan trọng như vậy?

Đối với doanh nghiệp

Xây dựng JD công việc là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng ở bất cứ công việc nào, có tính quyết định quan trọng đến chất lượng của cả quy trình này, cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp biểu đạt các yêu cầu về vị trí tuyển dụng đến ứng viên, đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Nó cũng là bộ tiêu chí giúp sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh hơn, từ đó tiết kiệm nhiều thời gian trong khâu tuyển dụng.

• Dựa trên mô tả công việc, doanh nghiệp biết được tình hình công việc của từng bộ phận, vị trí để có kế hoạch phân bổ nhân sự sao cho phù hợp, hiệu quả.

• JD công việc cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, giúp cho doanh nghiệp tạo được niềm tin, ấn tượng tốt đối với ứng viên, đối tác và khách hàng.

• Đây còn là cơ sở để doanh nghiệp có thể đánh giá mức lương với thị trường, đưa ra các điều chỉnh hợp lý trong vấn đề quản lý lương thưởng, góp phần không nhỏ vào việc xây dựng thang, bảng lương phù hợp cho từng vị trí khác nhau.

• Thông qua JD công việc, nhà quản trị cũng còn có thể lên kế hoạch để triển khai các chương trình, hoạt động đào tạo phù hợp cho từng vị trí.

Đối với ứng viên

Về phía ứng viên, JD công việc mang đến những lợi ích như sau:

• Cung cấp cho ứng viên thông tin về công việc họ sẽ làm như thế nào, nhiệm vụ, quyền hạn cần phải đảm nhiệm là gì nếu đảm nhiệm vị trí đó.

• Dựa trên các yêu cầu về tuyển dụng mà doanh nghiệp đưa ra trên JD công việc, ứng viên cũng có thể tự đánh giá được năng lực của bản thân có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không.

• Ngoài ra, ứng viên cũng nắm được lộ trình phát triển của vị trí tuyển dụng, qua đó góp phần xác định được mục tiêu và định hướng nghề nghiệp cho bản thân trong tương lai.

• Đặc biệt, thông qua các nội dung về mức lương và chế độ đãi ngộ, doanh nghiệp có thể đánh giá được một phần mức lương tại vị trí ứng tuyển so với mặt bằng chung của thị trường, có đáp ứng và phù hợp với năng lực của mình không để có cơ sở đàm phán, thỏa thuận với doanh nghiệp về các phúc lợi.

Làm thế nào để có thể xây dựng JD công việc

Đóng vai trò quan trọng và quyết định trong nội dung tuyển dụng nên việc xây dựng JD công việc vô cùng quan trọng. Chỉ khi xây dựng được một bản mô tả công việc đúng chuẩn, doanh nghiệp mới có thể thu hút được ứng viên và tìm được những nhân sự chất lượng, phù hợp với yêu cầu.

Một JD thu hút cần phải đáp ứng một số tiêu chí sau:

• Có nội dung đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng và đầy đủ các yếu tố mà ứng viên quan tâm.

• Giúp cho ứng viên xác định được mục tiêu nghề nghiệp.

• Đưa ra các tiêu chí rõ ràng về yêu cầu để giúp ứng viên xác định được mình có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không.

• Có sự khác biệt so với các JD công việc khác trên thị trường.

Ngoài việc tham khảo các tiêu chí trên, có thể tham khảo những bước sau để xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả hơn.

* Thu thập thông tin về công việc tuyển dụng

Việc thu thập thông tin về vị trí tuyển dụng sẽ giúp cho doanh nghiệp xây dựng được bản mô tả công việc đầy đủ, chính xác và có tính cạnh tranh trên thị trường.

Có nhiều cách thức để doanh nghiệp thu thập thông tin về vị trí tuyển dụng như:

• Dựa trên công việc thực tế của nhân sự đang thực hiện tại công ty (đối với các vị trí hiện có)

• Với các vị trí mới có thể tìm kiếm thông tin dựa trên các bảng biểu, phiếu điều tra, câu hỏi với nhân sự trong doanh nghiệp.

• Hoặc tìm kiếm nguồn thông tin từ internet hoặc thị trường.

* Phác thảo nội dung của JD công việc

Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin, bộ phận tuyển dụng cần sàng lọc, tổng hợp lại các nội dung quan trọng và phù hợp rồi dựa vào đó để phác thảo ra một bản mô tả công việc sơ khai. Đây tuy chưa phải là bản JD đúng chuẩn nhưng sẽ giúp cho doanh nghiệp hình dung ra nội dung cơ bản về công việc và các yêu cầu cần có.

* Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết và tiến hành phê duyệt JD chuẩn

Các bộ phận liên quan tiếp tục tiến hành chỉnh sửa và trao đổi để thống nhất các nội dung của JD công việc. Bộ phận nhân sự có thể tham khảo thông tin của nhân viên, các phòng ban, bộ phận liên quan để đưa ra nội dung hoàn chỉnh.

Với từng phần của JD, cần chú ý xây dựng nội dung đảm bảo tiêu chí như đã phân tích ở trên, tránh tình trạng lan man, dài dòng thiếu thực tế.

Một số lưu ý khi xây dựng JD công việc

Việc xây dựng JD công việc theo đúng quy trình sẽ đảm bảo nội dung đầy đủ, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Ngoài ra, để tránh mắc phải các sai lầm, doanh nghiệp cần chú ý thêm các vấn đề sau:

• Xây dựng JD ngắn gọn, cụ thể và chi tiết. Kinh nghiệm này được rất nhiều chuyên gia khuyến cáo và chia sẻ, giúp tiết kiệm thời gian của cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Để làm được điều đó, nhà tuyển dụng nên hạn chế sử dụng những cụm từ hoa mỹ và sáo rỗng, tập trung trực tiếp vào nội dung công việc.

• Đừng quên quảng bá và giới thiệu về công ty và văn hóa doanh nghiệp. Có rất nhiều JD tuyển dụng hiện nay chỉ tập trung vào việc đưa ra các yêu cầu mà quên mất rằng văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thu hút ứng viên, đặc biệt là trong thời đại khi người đi làm ngày càng chú trọng hơn đến các giá trị tinh thần, động lực và văn hóa mà doanh nghiệp mang lại.

• Không thường xuyên cập nhật thông tin về JD công việc. Nhiều doanh nghiệp thường có thói quen xây dựng JD và sử dụng nó trong thời gian lâu dài, không có tính cập nhật mà không biết rằng thị trường vẫn luôn thay đổi, dẫn đến JD dễ bị lỗi thời. Bởi vậy mà bộ phận tuyển dụng nên thường xuyên cập nhật thông tin về JD để bắt kịp sự thay đổi của thị trường.

Một số mẫu JD công việc phổ biến

Cùng tham khảo một số JD của các ngành nghề trên thị trường hiện nay:

JD nhân viên bán hàng

* Mô tả công việc

- Quản lý và chăm sóc khách hàng hiện hữu, hỗ trợ công việc kinh doanh, tư vấn và giới thiệu sản phẩm.

- Thực hiện công việc tư vấn sản phẩm, lên đơn cho khách hàng trên phần mềm và gửi đơn cho bộ phận kho và giao hàng.

- Chăm sóc, theo dõi, phụ trách các vấn đề về công nợ của khách hàng.

- Thực hiện một số công việc khác để hỗ trợ các bộ phận liên quan.

* Yêu cầu công việc

- Nữ yêu thích công việc bán hàng, tư vấn sản phẩm.

- Độ tuổi: Dưới 30 tuổi.

- Đã tốt nghiệp đại học.

* Quyền lợi

- Mức lương: 8 triệu đồng và phụ cấp, lương kinh doanh.

- Được đóng bảo hiểm xã hội và hưởng các quyền lợi khác của công ty, trao đổi cụ thể trong phỏng vấn.

* Thời gian làm việc: Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, sáng từ 8h đến 12 giờ, chiều từ 13h30 đến 17h30.

Trợ lý tiếng Trung

* Mô tả công việc

• Làm trợ lý và biên phiên dịch thông tin giữa nhân viên và ban lãnh đạo, các bộ phận khác trong doanh nghiệp như hành chính nhân sự, phát triển truyền thông, kinn doanh…

• Hỗ trợ Ban lãnh đạo xử lý các công việc hàng ngày, thư từ, email…

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo.

* Yêu cầu

• Ứng viên thuộc độ tuổi từ 23 - 29

• Đã tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành tiếng Trung, từng hoặc có chứng chỉ HSK 5 hoặc 6, chứng chỉ TOCFL ban B từ cấp 4 trở lên hoặc các chứng chỉ khác tương đương.

• Ưu tiên những người từng du học tại Trung Quốc hoặc làm ở vị trí tương đương.

• Yêu cầu kinh nghiệm: từ 1 năm trở lên.

• Thành thạo tin học văn phòng.

• Am hiểu các lễ nghi thương mại, có tư duy nhạy bén, cẩn thận, chu đáo và tỉ mỉ.

• Có phẩm chất đạo đức tốt.

• Có ngoại hình ưa nhìn.

* Quyền lợi

• Được hưởng lương cơ bản và các khoản phụ cấp (trao đổi cụ thể khi phỏng vấn)

• Dược làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động và chuyên nghiệp.

• Được hưởng đầy đủ các chế độ về bảo hiểm theo quy định của pháp luật.

• Ngoài ra được hưởng thêm các chế độ riêng của công ty như bảo hiểm sức khỏe, khám sức khỏe, du lịch, nghỉ mát hàng năm…

• Thời gian làm việc: Giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6.

JD thiết kế nội thất

* Mô tả công việc

• Nghiên cứu và update phong cách, vật liệu phục vụ thiết kế.

• Đưa ra các concept, kế hoạch, phương án theo yêu cầu của khách hàng.

• Triển khai thiết kế phối cảnh trên phần mềm 3DSMAX.

* Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp chuyên ngành kiến trúc/xây dựng/nội thất hoặc kỹ sư.

• Sử dụng thành thạo các phần mềm thiết kế chuyên ngành như Corona, Sketchup, 3DSMAX, Autocad…

• Có thái độ làm việc chăm chỉ, cầu tiến, trách nhiệm và sáng tạo.

• Có kinh nghiệm từ 1 năm ở các vị trí tương đương.

* Quyền lợi

• Mức lương từ 10 - 15 triệu đồng, tùy vào năng lực.

• Được hưởng lương tháng 13

• Được tham gia bảo hiểm đầy đủ theo quy định, đồng thời hưởng riêng các chế độ phúc lợi khác của công ty.

• Được làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động.

• Thời gian làm việc: Từ 8h đến 12h và từ 13h30 đến 17h30.

Tổng kết: Trong bài viết này, chúng tôi đã cùng bạn tìm hiểu về JD công việc là gì. Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự của các doanh nghiệp, quyết định đến chất lượng nhân sự ứng tuyển. Về phía ứng viên, đây sẽ là một trong những tài liệu tham khảo hữu ích giúp trước khi đưa ra quyết định ứng tuyển.

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong việc làm

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: đơn xin việc mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: tải mẫu đơn xin nghỉ việc

Đừng quên bật thông báo cho website của chúng tôi để có cơ hội nhận được nhiều tin tuyển dụng hấp dẫn và chất lượng.