Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì? Kỹ năng cần có để trở thành nhân viên giỏi

1. Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì là điều mà rất nhiều bạn trẻ quan tâm, đặc biệt là các bạn nữ. Dưới đây là một số thông tin giúp các bạn hiểu hơn về công việc này.

1.1. Tìm hiểu khái niệm nhân viên văn phòng

Trước khi đi vào tìm hiểu nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì thì bạn hãy xem khái niệm nhân viên văn phòng là gì. Đây là cụm từ rất quen thuộc và là phần không thể thiếu trong mỗi công ty.

Những nhân viên văn phòng là người thực hiện các công việc về hành chính. Đây cũng được xem là bộ phận cốt lõi phục vụ cho các hoạt động của công ty từ khâu giải quyết thủ tục về quản lý hành chính, hỗ trợ nhân viên, đến tổ chức sự kiện. Cũng có một số bộ phận nhân viên văn phòng làm việc dưới dạng kinh doanh, tìm kiếm khách hàng cho công ty, doanh nghiệp.

1.2. Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Mỗi đơn vị tuyển dụng sẽ có những yêu cầu riêng cho vị trí nhân viên văn phòng. Tuy nhiên nhìn chung thì lời giải đáp cho câu hỏi nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì như sau:

• Đầu tiên bạn cần có bằng tốt nghiệp ngành nghề liên quan như hành chính nhân sự, quản trị văn phòng,...

• Ngoài ra các chứng chỉ tin học, ngoại ngữ cũng vô cùng cần thiết với vị trí này. Đây là điều giúp chứng minh bạn có năng lực để đảm nhận vị trí nhân viên văn phòng.

• Một số kỹ năng mềm cũng được yêu cầu thêm như kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, xử lý vấn đề.

Có bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng hay trung cấp là một lợi thế khi ứng tuyển. Tuy nhiên hiện nay ở rất nhiều công ty tư nhân không còn quá chú trọng vào bằng cấp của ứng viên. Bạn không cần quá lo về việc nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì, chỉ cần tốt nghiệp trung học phổ thông và chứng minh bạn có năng lực và đủ khả năng để xử lý công việc mà công ty giao thì vẫn có thể tham gia ứng tuyển và được tuyển dụng chính thức.

Xem thêm: Bỏ Túi 10+ Công Việc Làm Thêm Cho Dân Văn Phòng Hấp Dẫn, Linh Hoạt, Thu Nhập Cao

2. Công việc chung của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng sẽ làm việc theo giờ hành chính và xử lý rất nhiều công việc liên quan. Thông thường bao gồm các việc sau:

• Đảm nhận công việc như lễ tân văn phòng: Trả lời các cuộc điện thoại từ khách hàng, thực hiện công việc đón tiếp khách, xử lý thông tin và hướng dẫn khách hàng đến bộ phận liên quan, tổ chức các cuộc họp, các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm nhiệm công tác tổ chức phong trào, hoạt động tập thể của nhân viên công ty.

• Thực hiện công việc nghiệp vụ chuyên môn: Tiếp nhận và xử lý các văn bản giấy tờ, chấm công cho nhân viên, xử lý các đơn xin nghỉ phép, sắp xếp lịch trình của lãnh đạo.

• Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị: Cung cấp và quản lý văn phòng phẩm theo nhu cầu từng phòng ban; quản lý trang thiết bị kỹ thuật, mua sắm, sửa chữa tài sản công ty.

Trường hợp bạn là nhân viên văn phòng nhưng thuộc bộ phận kinh doanh thì còn có trách nhiệm tìm kiếm, tư vấn sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

3. Mức lương của nhân viên hành chính văn phòng hiện nay

Sau vấn đề nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì thì mức lương của vị trí này cũng được nhiều người quan tâm. Cũng giống như các công việc khác, tùy vào cấp bậc mà sẽ có mức lương khác nhau.

• Đối với cấp nhân viên: Mức lương dành cho vị trí này dao động khoảng từ 5,5 - 7 triệu đồng/tháng cho các vị trí văn phòng.

• Đối với cấp thư ký: Nếu bạn giữ chức vụ thư ký hay trợ lý thì mức lương bình quân khoảng từ 8,5 - 12 triệu đồng/tháng.

• Đối với cấp quản trị: Ở cấp bậc này mức lương sẽ từ 9 - 25 triệu/tháng. Với những người làm vị trí này sẽ đòi hỏi chuyên môn cao, hiểu biết rộng, tốt nghiệp bậc đại học các ngành liên quan và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm.

4. Kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng

Ngoài việc đáp ứng được vấn đề nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì thì bạn còn cần có một số kỹ năng khác như sau:

4.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, công việc. Khi có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ thuận lợi hơn trong công việc.

4.2. Nghiệp vụ xử lý công việc

Với tất cả các vị trí thì nghiệp vụ chuyên môn đều cần thiết, ở nhân viên văn phòng đòi hỏi các kỹ năng như: sử dụng máy vi tính, thành thạo Word, Excel,... Ngoài ra, bạn cũng cần cố gắng tìm tòi, học hỏi các công cụ khác để ứng dụng trong công việc.

4.3. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe như thế nào để hiểu và tiếp nhận được thông tin phù hợp rất cần với nhân viên văn phòng. Bạn cần kỹ năng nghe chuyên tâm để hiểu vấn đề, từ đó có hướng giải quyết phù hợp.

4.4. Kỹ năng giải quyết

Trong công việc bao giờ cũng có những khó khăn cần giải quyết, những vấn đề phát sinh mà bạn không lường được. Bạn cần phải biết cách giải quyết như thế nào để không làm ảnh hưởng kết quả công việc, vừa không gây mất đoàn kết nội bộ. Đây là một kỹ năng khá quan trọng với người làm vị trí hành chính văn phòng.

4.5. Tinh thần ham học hỏi và năng động trong công việc

Ngoài các kỹ năng cần thiết để xử lý công việc thì nhân viên văn phòng cần luôn phấn đấu để tiếp thu những tiến bộ, tinh hoa của xã hội. Bạn cũng cần rèn luyện sự tự tin và năng động để có thể đạt kết quả cao hơn, thăng tiến tốt hơn.

Xem thêm: Cách Viết CV Nhân Viên Văn Phòng "Đốn Tim" Nhà Tuyển Dụng

5. Khó khăn thường gặp của nhân viên văn phòng

Không chỉ lo lắng về việc nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì mà trong quá trình làm việc cũng có nhiều lo ngại khác. Bất kỳ nhân viên văn phòng nào cũng gặp khó khăn và sau đây là một số vấn đề mà hầu hết những người đi làm vị trí văn phòng đều gặp.

5.1. Lương không cao

Nhiều người cứ nghĩ nhân viên văn phòng làm lương cao hơn các bộ phận khác, tuy nhiên thực tế không phải vậy. Những người làm việc ở văn phòng ít nhận được các khoản trợ cấp, tiền thưởng, hoa hồng như các bộ phận khác nên thu nhập thường thấp hơn. Tuy nhiên nếu bạn không ngừng trau dồi kỹ năng thì vẫn có thể thăng tiến và có thu nhập ổn định hơn.

5.2. Áp lực công việc

Nhân viên văn phòng đa số sẽ làm việc trực tiếp với các lãnh đạo, do đó áp lực với họ là khá cao. Những người này cũng gần như không thể ra ngoài trong giờ làm và thời gian nghỉ ngơi cũng rất ít.

5.3. Sức khỏe xuống dốc

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, một người ngồi trên 8 tiếng/ngày có khả năng cao mắc những bệnh về cơ xương, tim mạch, thận,... hơn người bình thường. Cổ vai gáy là một trong những căn bệnh phổ biến nhất của người làm văn phòng. Đặc thù công việc làm trên máy tính nên dễ gặp các bệnh về mắt và thậm chí làm cho bạn đau đầu, chóng mặt.

Môi trường làm việc chật hẹp, thiếu cây xanh cũng dễ làm cơ thể thiếu oxy gây buồn ngủ. Việc tiếp xúc với bàn phím máy tính cũng dễ gặp các bệnh về da do tiếp xúc với ổ vi khuẩn trong đó.

5.4. Nhan sắc xuống cấp

Những người làm văn phòng thường ít vận động nên dễ bị béo bụng. Việc ngồi điều hòa cũng khiến da khô, nhan sắc xuống cấp. Ngoài ra nếu tư thế làm việc không đúng có thể gây khom lưng.

6. Những công việc văn phòng mang lại thu nhập cao

Có rất nhiều công việc văn phòng mang lại thu nhập tốt, bạn có thể tham khảo một số vị trí hot ngay sau đây:

6.1. Nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh thường không yêu cầu bằng cấp, chuyên môn mà lại có cơ hội có thu nhập cao. Không giống với các vị trí hành chính, tuy cũng làm việc ở văn phòng nhưng họ lại có công việc hoàn toàn khác.

Công việc chính của họ là tìm kiếm, tiếp cận khách hàng và mang doanh thu về cho công ty. Số lượng sản phẩm được bán ra càng lớn thì hoa hồng của họ càng nhiều.

6.2. Telesales

Cũng giống như nhân viên kinh doanh, công việc telesales là gọi điện thoại cho khách hàng, giới thiệu và bán sản phẩm của công ty. Thường thì kịch bản đã được lên trước, nhân viên chỉ cần học thuộc và tư vấn khách hàng. Kỹ năng giao tiếp vô cùng cần thiết đối với người làm vị trí này.

6.3. Nhân viên chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng là nhân viên giúp liên kết mối quan hệ với khách hàng. Từ đó họ giúp tạo doanh thu cho doanh nghiệp lâu dài với khách hàng cũ. Vị trí này không cần tìm khách hàng mới mà chỉ làm việc với dữ liệu khách hàng từ bộ phận kinh doanh.

7. Tìm việc nhân viên văn phòng tại job3s

Bạn đã biết nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì, nếu bạn đáp ứng được nhưng chưa biết tìm việc ở đâu thì job3s là một trong những nơi đáng tham khảo. Job3s là một trong những trang tìm việc làm uy tín và được nhiều người tin tưởng. Tại đây có kho dữ liệu hàng nghìn công việc dành cho các ứng viên. Đặc biệt, job3s sử dụng ứng dụng AI để phân tích CV từ đó giúp bạn có công việc phù hợp nhất.

Bạn có thể dễ dàng xem được thông tin tuyển dụng, mức lương, khu vực làm việc ngay trên trang. Job3s còn mang đến công cụ tạo CV mới, giúp ứng viên có một CV thật ấn tượng để giới thiệu bản thân. Nhờ vậy mà dễ dàng tiếp cận với những nhà tuyển dụng và tìm được công việc tốt.

Trên đây là nội dung chi tiết về công việc văn phòng, giải đáp thắc mắc nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì. Bên cạnh đó còn đưa ra một số thông tin về kỹ năng cần thiết, một số khó khăn có thể mắc phải của nhân viên văn phòng. Và nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm hãy truy cập ngay vào job3s để có những cơ hội việc làm tốt nhất.