On the job training là gì? Hướng dẫn quy trình OJT hiệu quả cho doanh nghiệp

1. On the job training là gì?

On the job training là gì? On the job training, tên viết tắt là OJT, là một chương trình đào tạo tại chỗ, trong đó các cá nhân có được kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực bằng cách trực tiếp tham gia vào các nhiệm vụ và hoạt động liên quan đến công việc trong môi trường làm việc thực tế.

Không giống như các phương pháp đào tạo trên lớp hoặc lý thuyết, OJT cung cấp kinh nghiệm thực hành và đào tạo thực tế phù hợp với yêu cầu của các vai trò công việc cụ thể. OJT cho phép họ vừa học hỏi phát triển vừa hòa nhập với môi trường làm việc hằng ngày. Các chuyên gia trong lĩnh vực, các nhà quản lý, thành viên nhóm nhân sự và các đồng nghiệp có kinh nghiệm lâu năm sẽ cung cấp và hoàn thiện chương trình đào tạo nội bộ này.

Trong quá trình đào tạo tại chỗ, nhân viên học hỏi bằng cách quan sát và tham gia vào các tình huống làm việc thực tế, dưới sự hướng dẫn và giám sát của các chuyên gia trong lĩnh vực, các nhà quản lý, thành viên nhóm nhân sự và các đồng nghiệp có kinh nghiệm lâu năm. Trải nghiệm học tập nhập vai này cho phép các cá nhân áp dụng kiến ​​thức lý thuyết, phát triển các kỹ năng thực tế và hiểu sâu hơn về chức năng, nhiệm vụ của vị trí mà họ đảm nhận.

>>Xem thêm: Quy Trình Làm Việc Là Gì? Các Bước Để Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

1.1. Nguồn gốc của On the job training là gì?

OJT là phương pháp đào tạo nguồn nhân lực xuất phát tại Hoa Kỳ. Ban đầu, phương pháp này được sử dụng cho các chuyên gia đào tạo kiến thức chuyên môn cho người được tuyển dụng. Đây là cách đào tạo 1 - 1 xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng phố biến ra toàn thế giới.

1.2. Các đối tượng tham gia On the job training

Các đối tượng trong diện tham gia On the job training là gì? Dưới đây là những đối tượng phù hợp với phương pháp đào tạo này:

• Nhân viên mới: Đào tạo nhập môn và đào tạo nghiệp vụ mới

• Nhân viên yếu kém: Đào tạo sửa sai và đào tạo lại tiêu chuẩn quy trình

• Nhân viên thuyên chuyển: Nhập môn vị trí mới và bổ sung thêm kiến thức cho công việc mới

• Nhân viên thăng tiến: Đào tạo nâng cao chuyên môn và bổ sung kiến thức, kỹ năng cho công việc mới

1.3. Phân loại On the job training trong doanh nghiệp

Để hiểu hơn On the job training là gì, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các cách phân loại hình thức đào tạo này. Trên thực tế, OJT được chia thành 2 loại chính bao gồm:

• OJT có kế hoạch

Loại hình đào tạo này tuân theo một cấu trúc được lên kế hoạch và xác định rõ ràng. Nó bao gồm các mục tiêu học tập cụ thể, thời gian biểu định trước và cách tiếp cận có hệ thống để phát triển kỹ năng. OJT có kế hoạch thường liên quan đến tài liệu đào tạo, tài nguyên và đánh giá để đo lường tiến độ.

Ngoài ra, nhân viên sẽ tham gia trực tiếp vào các hoạt động liên quan đến công việc dưới sự hướng dẫn và giám sát của nhân viên có kinh nghiệm.

• OJT tự phát

Ngược lại, OJT tự phát không chính thức và linh hoạt hơn. Phương pháp dựa vào việc học thông qua quan sát, bắt chước và trải nghiệm thực tế mà không có chương trình giảng dạy chính thức hoặc khuôn khổ cố định. Loại hình đào tạo này được thực hiện bằng việc theo dõi các nhân viên có kinh nghiệm, quan sát quy trình làm việc hoặc tham dự các cuộc họp và thuyết trình để thu thập thông tin chi tiết và kiến ​​thức...

Đối với loại OJT này sẽ không tốn kém chi phí và công sức nhưng thường sẽ không hoặc ít mang lại các hiệu quả mong muốn.

Như vậy, 2 phân loại này cung cấp một khuôn khổ để hiểu các cách tiếp cận khác nhau đối với đào tạo tại chỗ. Các tổ chức có thể chọn loại OJT phù hợp nhất với mục tiêu đào tạo, nguồn lực và nhu cầu cụ thể của nhân viên.

2. Lợi ích của On the job training là gì?

Theo Udemy for Business, 71% chuyên gia nhân sự tin rằng nhân viên trong doanh nghiệp không có đủ kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại. Từ cách nhìn nhận trên, các nhà quản lý doanh nghiệp đã triển khai nhiều kế hoạch đào tạo tại chỗ cho nhân viên theo từng nhóm đối tượng khác nhau bởi nhiều lợi ích mà nó đã đem lại. Vậy lợi ích của On the job training là gì?

Theo nghiên cứu Bersin by Deloitte, doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể:

• 46% doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trong thị trường

• 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc

• 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai

Cụ thể, các lợi ích của On the job training trong doanh nghiệp bao gồm:

• Phát triển kỹ năng thực hành

Lợi ích đầu tiên của phương pháp On the job training là gì? Đào tạo tại chỗ cung cấp cho nhân viên một môi trường học tập thực tế để có được các kỹ năng và năng lực dành riêng cho công việc. Bằng cách tham gia vào nhiệm vụ công việc thực tế, các cá nhân có được kinh nghiệm thực tế giúp nâng cao đáng kể kỹ năng của họ. Sự phát triển kỹ năng thực tế này giúp cải thiện hiệu suất, tăng hiệu quả và chuyển đổi liền mạch sang trách nhiệm công việc.

• Áp dụng kiến thức vào thực tế nhanh chóng

Phương pháp này giúp áp dụng kiến thức vào thực tế nhanh chóng. Thay vì chỉ dựa vào kiến ​​thức lý thuyết thu được thông qua các chương trình giáo dục hoặc đào tạo chính thức, OJT cho phép các cá nhân áp dụng kiến ​​thức của họ vào thực tế. Việc thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành này sẽ đẩy nhanh quá trình học tập, tăng cường khả năng ghi nhớ kiến ​​thức và nâng cao năng lực tổng thể.

• Đào tạo theo yêu cầu và phù hợp với công việc

Lợi ích của On the job training là gì? Đào tạo tại chỗ được điều chỉnh theo các yêu cầu cụ thể của công việc, đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo phù hợp trực tiếp với vai trò và trách nhiệm của họ. Cách tiếp cận tùy chỉnh này cho phép các cá nhân có được kỹ năng và kiến ​​thức dành riêng cho công việc, giảm thiểu khoảng cách đào tạo và tối ưu hóa hiệu suất. Kết quả là, nhân viên được trang bị những kỹ năng chính xác cần thiết để trở nên xuất sắc trong vị trí của họ.

• Chuyển giao kiến ​​thức và cố vấn

OJT thường liên quan đến việc hợp tác chặt chẽ với các đồng nghiệp hoặc cố vấn có kinh nghiệm, những người sở hữu kiến ​​thức và chuyên môn có giá trị trong ngành. Khía cạnh cố vấn này của đào tạo tại chỗ cho phép chuyển giao trí tuệ thực tế, hiểu biết sâu sắc và các phương pháp hay nhất. Bằng cách học hỏi từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm, nhân viên có thể hiểu sâu hơn về ngành, trau dồi kỹ năng và phát triển tầm nhìn rộng hơn.

>>Xem thêm: Quy Trình Đào Tạo Nhân Viên Phục Vụ Nhà Hàng, Khách Sạn, Quán Cafe Hiệu Quả

3. Khi nào nên triển khai On the job training cho doanh nghiệp?

Chương trình On the job training sẽ cần thiết và được triển khai khi doanh nghiệp có sự thay đổi. Những sự thay đổi này có thể đến từ các giai đoạn và tình huống khác nhau như sau:

• Hội nhập nhân viên mới: Triển khai OJT trong quá trình hội nhập cho nhân viên mới giúp họ nhanh chóng thích nghi với vai trò và ý thức được trách nhiệm của mình. Chương trình tạo cơ hội để họ làm quen với văn hóa, quy trình và nhiệm vụ công việc cụ thể của tổ chức.

• Giới thiệu công nghệ hoặc quy trình mới: Khi các doanh nghiệp giới thiệu công nghệ mới, hệ thống phần mềm hoặc quy trình cập nhật, đào tạo tại chỗ trở nên quan trọng. OJT giúp nhân viên hiểu và thích nghi với những thay đổi này một cách hiệu quả.

• Thăng tiến hoặc chuyển đổi công việc: Khi nhân viên được thăng chức lên các vị trí mới hoặc đảm nhận các vai trò khác nhau trong tổ chức, đào tạo tại chỗ có thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi của họ.

• Nâng cao và phát triển kỹ năng: OJT có giá trị đối với việc nâng cao kỹ năng và sự phát triển liên tục của nhân viên. Nó có thể được thực hiện để nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện có trong các lĩnh vực mà họ có thể thiếu thành thạo hoặc để cải thiện hiệu suất của họ trong các nhiệm vụ công việc cụ thể.

• Giải quyết các khoảng cách về hiệu suất: Nếu hiệu suất của nhân viên thấp hơn mong đợi, đào tạo tại chỗ có thể được sử dụng để giải quyết các khoảng cách về hiệu suất.

• Đào tạo về tuân thủ và an toàn: Các ngành có yêu cầu tuân thủ hoặc an toàn cụ thể thường sử dụng đào tạo tại chỗ để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ các quy định này.

• Lập kế hoạch kế nhiệm và phát triển lãnh đạo: Điều này bao gồm việc phân công họ vào các dự án hoặc nhóm liên chức năng, giúp họ tiếp xúc với các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và cung cấp sự cố vấn từ các nhà lãnh đạo cấp cao.

4. Quy trình triển khai OJT hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi nắm bắt chính xác On the job training là gì, để đạt được hiệu quả khi triển khai OJT cho doanh nghiệp nhất thiết phải thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Xác định nhóm đối tượng và chủ đề cần đào tạo

Trước khi bắt đầu vào một chương trình đào tạo nào đó, điều đầu tiên chính là xác định doanh nghiệp đang hướng đến nhóm đối tượng nào cần đào tạo và chủ đề cần đào tạo cho doanh nghiệp là gì. Một số yếu tố cần xác định trong chủ đề có thể bao gồm:

• Chiến lược là gì?

• Mục tiêu rộng là gì?

• Năng suất cần đạt được như thế nào?

• Lợi nhuận

• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Lưu ý: Sau khi áp dụng phương pháp OJT giúp nhân viên hiểu được về phương pháp On the job training là gì, hãy xem lại những lần yêu cầu nhân viên làm việc và tìm ra vấn đề vướng mắc đang gặp phải. Từ đó, bạn có thể hình dung và tìm ra khoảng trống trong sự khác nhau giữa những điều nhân viên cần và những gì họ đang có rồi thực hiện đào tạo kiến thức tại khoảng trống này.

• Bước 2: Lập kế hoạch và chuẩn bị

Để thực hiện thành công đào tạo tại chỗ đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận. Bắt đầu bằng cách xác định loại định dạng cho chương trình OJT (đào tạo phong cách lớp, cố vấn, chương trình có cấu trúc), các kỹ năng và kiến ​​thức cụ thể cần được truyền đạt cho nhân viên.

Sau đó, hãy tạo một kế hoạch đào tạo có cấu trúc phác thảo các mục tiêu học tập, thời lượng và các nguồn lực cần thiết. Kế hoạch này phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và nhu cầu cá nhân của nhân viên. Có thể sử dụng danh sách kiểm tra theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp về những nhiệm vụ cần thiết, các chuyên gia làm việc với những nhân viên mới hoặc những nhân viên cần đào tạo.

• Bước 3: Chỉ định những người cố vấn có kinh nghiệm

Lựa chọn những người cố vấn có kinh nghiệm rất quan trọng tạo nên thành công cho chương trình đào tạo tại chỗ. Xác định các cá nhân trong tổ chức có chuyên môn cần thiết, kỹ năng giao tiếp xuất sắc và niềm đam mê chia sẻ kiến ​​thức. Những người cố vấn này sẽ hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên trong suốt quá trình đào tạo, đảm bảo rằng họ nhận được thông tin chính xác và phản hồi mang tính xây dựng.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có người cố vấn thành thạo và có nhiều kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực đang cần đào tạo thì bạn có thể thuê chuyên gia bên ngoài và sử dụng một điều phối viên nội bộ để làm việc với chuyên gia. Đây là một phương pháp hữu ích khi doanh nghiệp không có tài nguyên đào tạo hoặc trường hợp hệ thống hoặc thiết bị chuyên dụng cao chưa đáp ứng.

• Bước 4: Chuẩn bị tài liệu

Tài liệu tham khảo có giá trị cho các đánh giá, đánh giá hiệu suất trong tương lai và xác định các lĩnh vực cần phát triển thêm. Nguồn tài liệu có thể lấy từ các tài liệu nội bộ và tài liệu liên quan từ nhiều nơi:

• Cẩm nang công ty

• Cơ sở kiến thức

• Tài nguyên công nghiệp

• Tài nguyên trực tuyến

• Quản trị doanh nghiệp nhỏ

• Các chương trình liên quan

• ...

Thiết kế tài liệu và chương trình đào tạo chính là mục tiêu bạn muốn nhân viên đạt được trước khi chuyển sang phần tiếp theo.

• Bước 5: Phản hồi và đánh giá liên tục

Phản hồi và đánh giá thường xuyên là những thành phần thiết yếu của quá trình đào tạo tại chỗ hiệu quả. Thiết lập một cơ chế phản hồi trong đó người cố vấn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho học viên, nêu bật những điểm cần cải thiện và ghi nhận sự tiến bộ của họ. Vòng phản hồi này đảm bảo rằng nhân viên nhận được hướng dẫn và hỗ trợ trong suốt hành trình đào tạo của họ.

Ngoài ra, hiệu suất nhân viên được cải thiện sẽ luôn tác động tích cực tới lợi nhuận và tăng trưởng của doanh nghiệp. Có thể đo lường sự cải thiện rõ rệt của nhân viên bằng cách so sánh năng suất, hiệu quả công việc từ trước khi đào tạo đến sau khi đào tạo.

Tóm lại, On the job training là một hình thức đào tạo tại chỗ được tiến hành trong môi trường công việc thực tế giúp người học ghi nhớ dễ dàng kiến thức và nắm bắt được kỹ năng cần thiết thông qua việc thực hành. Hiểu rõ On the job training là gì và xây dựng quy trình đào tạo phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả được kỹ năng và năng lực của nhân viên, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.