Quy trình làm việc là gì? Các bước để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là cách thức thiện hiện một hoặc nhiều chuỗi công việc, giai đoạn, từng phần công việc đã được lên kế hoạch từ trước theo một trình tự nhất định, nhằm đạt được mục tiêu nào đó. Quy trình làm việc ở từng giai đoạn có thể khác nhau và được điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu tại thời điểm đó.

Ở mỗi giai đoạn và đối với mỗi công việc khác nhau thì quy trình làm việc cũng sẽ có những điểm đặc thù riêng. Tuy nhiên dựa và các yếu tố hiên nay có thể phân chia quy trình thành 4 nhóm tiêu biểu, cụ thể:

• Quy trình quản lý khách hàng

• Quy trình vận hành doanh nghiệp

• Quy trình quản lý đổi mới

• Quy trình xã hội

Ngoài ra tùy vào đặc thù của từng công ty và tính chất công việc, còn có thể có một số quy trình khác như quy trình kinh doanh, quy trình mua sắm, quy trình chăm sóc khách hàng hay quy trình tuyển dụng, quy trình quản lý nhân sự… Dù thuộc nhóm nào thì quy trình làm việc cũng cần đảm bảo ít nhất các nội dung sau:

• Mục tiêu cần thực hiện

• Các công việc cần tiến hành và mức độ quan trọng của từng công việc

• Thứ tự ưu tiên của từng công việc và người thực hiện tương ứng theo từng giai đoạn

• Thời gian thực hiện dự kiến và phương thức thực hiện công việc dự kiến

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc đối với một doanh nghiệp

Việc xây dựng quy trình làm việc ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng là vô cùng cần thiết, bởi nó mang đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Đây còn là một trong những thước đo tiêu chuẩn trong việc xác định hiệu suất làm việc của cá nhân cũng như của cả doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực mà quy trình làm việc mang đến:

* Giúp doanh nghiệp thực hiện được đúng mục tiêu đã đề ra

Việc xây dựng quy trình làm việc sẽ giúp người đứng đầu cụ thể hóa các mục tiêu cần thực hiện trong công việc bằng các đầu việc cụ thể, bao gồm cả mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận đều sẽ được thiết kế hướng tới các mục tiêu đó, khi triển khai đúng hướng sẽ đạt kết quả như kỳ vọng.

* Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

Xây dựng quy trình làm việc sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa danh sách công việc cần làm, biết công việc nào là quan trọng, cần ưu tiên và đánh giá loại bỏ các khâu, các bước thừa thãi không cần thiết, từ đó giúp tiết kiệm chi phí vận hành, đẩy nhanh tốc độ thực hiện công việc.

* Giúp cho từng cá nhân làm việc chuyên nghiệp và có hiệu quả hơn

Quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp cho nhân viên hiểu được kế hoạch, công việc mà mình cần thực hiện, lộ trình thực hiện cũng được lên kế hoạch từ trước rõ ràng, tránh tình trạng vừa làm vừa nghĩ gây mất thời gian. Nhân viên chỉ cần tập trung thực hiện công việc theo guồng được phân công, vừa tăng tính tập trung vừa đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện dự án đã được giao.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, từ vài trăm hoặc thậm chí là cả nghìn nhân viên, việc xây dựng quy trình làm việc sẽ giúp quản lý công việc trở nên đơn giản hơn, tránh sự chồng chéo về nhiệm vụ giữa các bộ phận.

* Dễ dàng quản lý, giám sát công việc và phát hiện các vấn đề phát sinh để kịp thời xử lý

Làm việc theo quy trình đã được xây dựng sẽ giúp cho người đứng đầu dễ dàng quản lý, giám sát tiến độ công việc để biết dự án đang thực hiện nhanh hay chậm, từ đó dễ dàng đốc thúc nhân viên thực hiện.

Bên cạnh đó, quy trình kiểm tra ở các doanh nghiệp cũng sẽ giúp bộ phận quản lý, giám sát nhanh chóng phát hiện ra những sai lệch trong quá trình thực hiện, dự đoán các rủi ro có thể xảy ra để kịp thời giải quyết, giúp hạn chế tối đa hậu quả có thể xảy ra.

Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Quy trình làm việc giống như con đường đưa doanh nghiệp đến với thành công, do đó phải xác định đúng đường, đúng trọng tâm thì mới có thể tiến đến đích một cách nhanh nhất. Để xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo một số bước dưới đây để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc cần thực hiện

Trước khi xây dựng quy trình cho một công việc nhất định, trước hết nhà quản lý cần xác định được nhu cầu và mục đích cụ thể là gì? Nhu cầu đó xuất phát từ vấn đề gì, từ nhà quản lý hay nhân viên, từ việc nâng cao chất lượng hệ thống, tái cấu trúc/cơ cấu doanh nghiệp hay thực hiện theo yêu cầu từ ban lãnh đạo…

Còn việc xác định mục đích sẽ giúp cho nhà lãnh đạo cụ thể hóa được các mục tiêu và phương pháp cần thực hiện. Để thực hiện được điều này, người đứng đầu cần trả lời được một số câu hỏi như việc xây dựng quy trình làm việc để làm gì, quy trình đó có cần tuân thủ chính sách gì hay không và bản chất của quy trình làm việc là gì?

Bước này sẽ giúp cho nhà quản lý có cái nhìn cơ bản và tổng quát về quy trình làm việc, đặc biệt là mục tiêu cần thực hiện để tránh việc đi lầm đường.

Bước 2: Xác định phạm vi áp dụng của quy trình làm việc

Sau khi xác định được nhu cầu và mục tiêu của việc lập quy trình, doanh nghiệp đồng thời sẽ xác định được phạm vi áp dụng của quy trình (thời gian, chí phí và nguồn lực), cụ thể:

• Quy trình này áp dụng cho ai, một hoặc một số bộ phận nào hay toàn bộ doanh nghiệp.

• Thời gian áp dụng quy trình là bao lâu? Trong một khoảng thời gian nhất định hay là lâu dài theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

• Quy trình đó có thể thay đổi không và được thay đổi trong những trường hợp nào?

Bước 3: Xác định các bước cần thực hiện để hoàn thành công việc/dự án

Khi đã xác định được những yêu cầu cơ bản của quy trình, tiếp theo nhà tuyển dụng cần xác định các bước, công việc phải thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Không có quy chuẩn về số bước cần thực hiện để hoàn thành công việc/dự án nhưng một điều dễ nhận thấy là nếu có quá nhiều khâu cần thực hiện sẽ không hiệu quả cả về mặt thực thi và quản lý.

Bởi vậy, các doanh nghiệp ưu tiên trả lời các câu hỏi sau để có thể tập trung vào mục tiêu trọng tâm, cụ thể:

* 5W1H, trong đó:

• What? - Nội dung công việc là gì?

• Why? - Mục tiêu và yêu cầu khi thực hiện công việc đó là gì?

• When? - Khi nào có thể tiến hành và kết thúc công việc?

• Where? - Công việc đó có thể thực hiện ở đâu?

• Who? - Những ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó?

• How? - Làm thế nào để có thể thực hiện công việc đó?

Bên cạnh việc xác định các thông tin cơ bản về công việc người quản lý cũng cần xác định các thông tin về nguồn lực, cụ thể:

• Về nhân lực: Số lượng nhân sự có đủ để thực hiện dự án không, có thể đảm bảo các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất không?

• Về tài chính: Nguồn ngân sách hiện có là bao nhiêu? Dự kiến kinh phí thực hiện là bao nhiêu? Số lần được giải ngân?

• Về nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng (nếu có): Có yêu cầu gì trong tuyển chọn nhà cung ứng hay không? Nguyên vật liệu cần đạt những tiêu chuẩn gì?

• Máy móc/Công nghệ: Các thiết bị được sử dụng cho công việc/dự án cần có gồm những gì? Số lượng và tiêu chuẩn ra sao?

• Phương pháp làm việc như thế nào?

• …

Trên đây chỉ là thông tin cơ bản và minh họa, đối với từng doanh nghiệp cụ thể có thể sẽ có những tiêu chí và yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào điều kiện công việc và lĩnh vực kinh doanh.

Bước 4: Xác định người thực hiện

Khi đã có danh sách các bước cần thực hiện trong quy trình, tiếp theo cần xác định được các bước đó sẽ do cá nhân hay bộ phận nào thực hiện. Nhà quản lý cần phân bố nhân lực dựa trên năng lực, nội dung đó cần bao nhiêu người phụ trách, có cần thêm nhân lực hỗ trợ không

Bước 5: Xác định các điểm kiểm soát chính

Quy trình làm việc bao gồm rất nhiều công đoạn nên sẽ rất khó để có thể kiểm tra từng bước, bởi vừa gây mất thời gian, không cần thiết mà nguồn lực của doanh nghiệp cũng có hạn. Bởi vậy, trong số bước đã được lập danh sách, người quản lý nên lựa chọn ra một vài điểm kiểm soát chính để dễ thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá, tuy nhiên việc lựa chọn này phải đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc 80/20.

Bước 6: Xác định các biện pháp kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện công việc

Bất cứ quy trình làm việc nào cũng không thể thiếu đi khâu kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện. Do đó doanh nghiệp cần xây dựng các phương án thực hiện kiểm tra, giám sát theo đúng trình tự, tránh các trường hợp bị sai sót. Để quá trình này diễn ra nhất quán, có thể đưa ra một số yếu tố đánh giá như:

• Đơn vị đo lường công việc

• Công cụ hoặc phương pháp đo lường

• Số lượng cần kiểm tra và giám sát

Đặc biệt trong quá trình kiểm tra có thể đặt ra các tiêu chí như:

• Các bước thực hiện khi kiểm tra

• Mức độ thường xuyên là bao lâu

• Người thực hiện kiểm tra, giám sát

• Những nội dung quan trọng cần kiểm tra, giám sát

Bước 7: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Các điểm cần kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá được công việc/dự án có đang được thực hiện theo đúng yêu cầu và kế hoạch đã đề ra hay không, nếu tìm được điểm có vấn đề sẽ dễ dàng đưa ra phương án điều chỉnh cho phù hợp. Việc kiểm tra thử nghiệm này không diễn ra chỉ ở một thời điểm mà xuyên suốt trong quá trình triển khai, đây là một trong những nội dung quan trọng để xác định tính khả thi của quy trình làm việc.

3 giai đoạn mà doanh nghiệp cần phải chú ý gồm có:

• Pre-test: Đây là giai đoạn tiến hàng làm thử/sản xuất thử

• Thử nghiệm trong quá trình thực hiện công việc

• Đo lường tính khả thi của quy trình làm việc

Các nội dung kiểm tra thử nghiệm cần có bao gồm: Công đoạn thực hiện, tài liệu hướng dẫn, các điểm kiểm soát, người thực hiện kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất kiểm tra và hồ sơ kiểm tra…

Bước 8: Diễn giải chi tiết từng bước thực hiện trong quy trình

Doanh nghiệp cần xây dựng nội dung hướng dẫn để mô tả chi tiết từng bước trong quy trình làm việc, các bước được thực hiện cụ thể như thế nào. Đối với trường hợp cách thức thực hiện phức tạp, quá dài hoặc có sự kết hợp của nhiều bộ phận, phòng ban… thì nên có tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện cụ thể.

Bước 9: Hoàn thiện các tài liệu tham khảo, biểu mẫu và phần định nghĩa

Để quy trình làm việc được diễn ra trơn tru, doanh nghiệp nên xây dựng các bộ tài liệu tham khảo hoặc biểu mẫu đi kèm. Bộ tài liệu có thể là bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ, từ viết tắt trong quy trình làm việc hoặc bao gồm các thông tin hướng dẫn chi tiết thực hiện các bước. Còn biểu mẫu đính kèm có thể là các mẫu chứng từ, mẫu đơn, đề xuất…

Một số sai lầm có thể mắc phải khi xây dựng quy trình làm việc

Nếu không biết cách xây dựng quy trình làm việc, có thể dẫn đến một phần hoặc toàn bộ quá trình sai lầm, khiến cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đã đề ra, thậm chí gặp để lại những hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là một số sai lầm mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi xây dựng quy trình làm việc, cùng tham khảo để rút kinh nghiệm và phòng tránh.

* Xây dựng quy trình một cách phức tạp, cứng nhắc

Quy trình làm việc sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn, tuy nhiên không phải trong trường hợp nào cũng nên áp dụng quy trình. Việc áp dụng quy trình máy móc, dập khuôn, thiếu tính linh hoạt có thể khiến cho công việc trở nên khó khăn hơn, thậm chí có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.

Ví dụ: Nhân viên cần trình ký duyệt chi để thực hiện cho dự án của phòng Marketing nhưng phải thông qua 3 cấp duyệt chi là trưởng phòng, phó giám đốc và giám đốc. Điều này có thể gây khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ công việc, trong khi có thể rút ngắn thông qua 2 cấp hoặc thậm chí chỉ 1 cấp ký duyệt.

* Có quá nhiều cuộc họp

Họp là phương thức hữu ích để truyền tải và trao đổi thông tin ở doanh nghiệp, có thể sử dụng để định hướng chiến lược, đánh giá và tổng kết công việc… Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng hình thức này vào quy trình làm việc như một điều tất yếu và hiển nhiên.

Tuy nhiên cũng có trường hợp doanh nghiệp lạm dụng dẫn đến tần suất các cuộc họp quá nhiều, vừa khiến cho nhân viên trải qua cảm giác nặng nề vừa ảnh hưởng đến thời gian làm việc.

* Không tôn trọng sự góp ý của nhân viên

Đối tượng áp dụng chính của quy trình làm việc chính là nhân viên, họ sẽ là những người trực tiếp làm việc và giải quyết các vấn đề liên quan đến quy trình đó hàng ngày. Do đó, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi rất có thể trong quá trình làm việc, họ sẽ phát hiện ra những bất cập của quy trình đang vận hành.

Việc bỏ ngoài tai sự góp ý của nhân viên có thể khiến cho doanh nghiệp mất đi cơ hội phát hiện ra lỗi sai để kịp thời điều chỉnh, không thể tối ưu hóa quy trình đã xây dựng. Bên cạnh đó điều này còn thể hiện sự thiếu tôn trọng, không ghi nhận đóng góp của nhân viên. Lâu dần có thể sinh ra tâm lý bất mãn, làm việc qua loa, chống đối và không muốn cống hiến, gây ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng của toàn công việc/dự án.

Tổng kết: Ở bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ các thông tin về quy trình làm việc của doanh nghiệp. Cùng điểm lại các thông tin chính trong bài viết này:

- Quy trình làm việc là chuỗi các công việc, giai đoạn được thực hiện theo trình tự đã lên kế hoạch.

- Quy trình làm việc mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó nổi bật nhất là giúp cho quá trình làm việc, vận hành và hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn, dễ dàng đạt được các mục tiêu đã đề ra.

- Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, có thể tham khảo các bước sau:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc cần thực hiện
• Bước 2: Xác định phạm vi áp dụng của quy trình làm việc
• Bước 3: Xác định các bước cần thực hiện để hoàn thành công việc/dự án
• Bước 4: Xác định người thực hiện
• Bước 5: Xác định các điểm kiểm soát chính
• Bước 6: Xác định các biện pháp kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện công việc
• Bước 7: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
• Bước 8: Diễn giải chi tiết từng bước thực hiện trong quy trình
• Bước 9: Hoàn thiện các tài liệu tham khảo, biểu mẫu và phần định nghĩa

- Quy trình làm việc giúp cho doanh nghiệp tìm thấy hướng đi rõ ràng nhưng cần áp dụng linh hoạt, tránh rập khuôn, máy móc.

- Để quy trình làm việc vận hành một cách có hiệu quả, cần có sự hợp tác giữa cả hai bên là người lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên.