Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, khéo léo & chuyên nghiệp

Cách viết mail xin nghỉ việc khéo léo, tinh tế sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với người xem. Qua đó, bạn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt mail xin nghỉ việc dễ dàng hơn. Vậy làm thế nào để viết mail xin thôi việc một cách chuyên nghiệp. Tìm hiểu ngay nội dung bài viết dưới đây để được hướng dẫn cách viết mail chi tiết.

1. Email xin nghỉ việc là gì?

Email xin nghỉ việc là một dạng văn bản, tài liệu nhằm thông báo cho doanh nghiệp hoặc phòng ban có thẩm quyền rằng bạn sẽ thôi việc trong khoảng thời gian cụ thể. Viết email xin thôi việc là việc bạn hợp thức hóa bàn giao và chính thức kết thúc hợp đồng lao động với doanh nghiệp mà bạn đang làm việc.

Cách viết mail xin nghỉ việc chuẩn là phải cung cấp những thông tin như họ và tên, vị trí công tác, lý do, thời gian nghỉ,...

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn nhất 2023

2. 3 mẫu viết mail xin nghỉ việc khéo léo

Chắc hẳn bạn đang gặp khó khăn, không biết bắt đầu từ đâu để tạo nên một bức thư xin thôi việc ấn tượng, lịch sự. Vậy thì bạn có thể tham khảo một vài gợi ý về cách viết mail xin nghỉ việc dưới đây:

2.1. Mẫu email xin nghỉ việc chân thành

Mẫu mail xin nghỉ việc này sử dụng từ ngữ, văn phong lịch sự và đầy tình cảm để thể hiện sự luyến tiếc khi thôi việc. Hơn thế nữa, cách trình bày rõ ràng, phân chia từng nội dung nhỏ, dễ đọc và gây thiện cảm cho người xem.

2.2. Mẫu email xin nghỉ việc ngắn gọn

Ngược lại với mẫu mail xin nghỉ việc trên, cách viết này khá ngắn gọn, súc tích nhưng tổng hợp đầy đủ nội dung cần thiết. Bên cạnh đó, cách sắp xếp đoạn và từ ngữ khéo léo, không gây khó chịu.

2.3. Mẫu email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Cách viết mail xin nghỉ việc dưới đây cung cấp thông tin chi tiết hơn, nội dung được trình bày khá súc tích và đầy đủ ý chính. Ngoài ra, cách trình bày và diễn đạt cho thấy được sự tôn trọng của người viết dành cho người xem.

3. Cách viết mail xin nghỉ việc gây thiện cảm

Viết email xin nghỉ việc tạo thiện cảm cũng như tôn trọng người xem sẽ giúp thư của bạn được thông qua dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn sở hữu một mẫu thư xin nghỉ việc chuyên nghiệp thì có thể tìm hiểu cách viết chi tiết dưới đây:

3.1. Tiêu đề mail

Đây là phần hiển thị đầu tiên khi bạn gửi mail đến cho một ai đó, thông qua đó, người nhận sẽ phân loại mức độ quan trọng để xem. Vì vậy, tiêu đề mail ảnh hưởng đến quá trình duyệt hồ sơ thôi việc của bạn. Cách viết tiêu đề mail như sau: THƯ XIN NGHỈ VIỆC _ CHỨC DANH/VỊ TRÍ CÔNG TÁC.

3.2. Mở đầu

Dù là bạn đang viết mail với mục đích gì thì phần mở đầu thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Chính vì thế, bạn nên sử dụng từ ngữ phù hợp với chủ thể mà bạn muốn gửi đến. Chẳng hạn trong lá đơn thì thường người nhận sẽ là quản lý, trưởng phòng hoặc cấp cao hơn. Do đó, bạn nên sử dụng lời chào lịch sự trong cách viết mail xin nghỉ việc của bạn.

3.3. Lời cảm ơn

Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp hay cụ thể hơn là phòng ban của bạn, không tránh khỏi những mâu thuẫn, bực tức. Nhưng bạn vẫn nên tạo mối quan hệ tốt trước khi rời khỏi công ty. Tốt nhất, trước khi đưa ra lý do xin nghỉ việc thì bạn cũng nên dành những lời cảm ơn đến công ty, sếp, quản lý của bạn trong suốt thời gian làm việc. Đây cũng là cách để sếp của bạn có một cái nhìn khác về bạn.

3.4. Lý do nghỉ việc

Đây là yếu tố trọng tâm trong email xin nghỉ việc mà người nhận quan tâm nhất. Bởi vì, không phải lý do nào cũng được phê duyệt đơn xin thôi việc của bạn. Do đó, bạn nên tìm kiếm cũng như suy nghĩ cách viết email xin nghỉ việc với lý do chính đáng. Hoặc bạn có thể tìm hiểu chính sách công ty để đưa ra những lý do thuyết phục hơn.

3.5. Thời gian nghỉ

Trước khi ghi rõ thời gian cụ thể chính thức kết thúc hợp đồng, bạn nên tham khảo luật lao động yêu cầu thời hạn xét duyệt hồ sơ. Từ đó, bạn có thể biết được mình thuộc trường hợp nào và thời gian nộp đơn trước bao nhiêu ngày. Thông thường, thời gian chính thức nghỉ kể từ khi thông báo thôi việc ít nhất 30 ngày.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin việc giáo viên chuẩn và chuyên nghiệp 2023

3.6. Công việc cần bàn giao

Dù bạn là nhân viên văn phòng bình thường hay chỉ là công nhân thì vấn đề bàn giao công việc cũng phải được thực hiện. Cách viết mail xin nghỉ việc có liệt kê công việc cần bàn giao thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn trước khi rời đi. Bàn giao ở đây là những công việc, nhiệm vụ mà bạn đã đảm nhiệm trong thời gian qua để quản lý sắp xếp người thay thế.

3.7. Lời chào và lời chúc

Lời cuối cùng trước khi kết thúc email xin nghỉ việc, bạn không thể nào quên lời chào trân trọng và lời chúc tốt đẹp.

4. Các lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc

Một số điều cần chú ý trong cách viết mail xin nghỉ việc như sau:

• Danh sách người nhận

Thông thường người nhận sẽ là ban giám đốc công ty, trường phòng nhân sự, trưởng phòng ban nơi bạn đang làm việc hoặc quản lý của bạn.

• Thông báo nghỉ việc sớm

Đối với luật lao động quy định thời gian nghỉ việc phải báo trước ít nhất 30 ngày để công ty sắp xếp nhân sự. Chính vì vậy, bạn nên viết mail xin nghỉ việc sớm hơn thời gian quy định để có thời gian sắp xếp và bàn giao công việc.

• Không phàn nàn

Tuy trong thời gian làm việc, bạn có thể không thích môi trường làm việc hay một ai đó trong công ty, cách viết mail xin nghỉ việc khéo léo không nên đề cập đến vấn đề đó. Hãy để đồng nghiệp của bạn giữ ký ức tươi đẹp trước khi bạn rời khỏi.

• Viết súc tích

Không phải ai cũng có thời gian để đọc hết lá thư của bạn bao gồm những gì. Hơn nữa, khi bạn viết thư quá dài sẽ khiến nội dung lan man mà quên đề cập đến ý chính. Do đó, cách tốt nhất bạn nên viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ nội dung cần thiết trong lá đơn.

• Thể hiện trách nhiệm với công việc

Đây là cách giúp bạn tạo thiện cảm với người xem, đồng thời giúp bạn rút ngắn thời gian phê duyệt đơn thôi việc. Vậy nên, bạn đừng quên thể hiện tinh thần trách nhiệm của mình trong phần cuối thư.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu sơ yếu lí lịch

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin nghỉ việc

Những bài viết liên quan:

- Tổng hợp mẫu đơn xin việc chuẩn nhà nước chính xác 2023

- Tải mẫu đơn xin việc có dán ảnh được nhiều người quan tâm

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong mail