Chuẩn bị nguồn dữ liệu
- Nhận bàn giao dữ liệu từ Đơn vị thầu hồ sơ (Sở Lao động/Trung tâm DVVL...)
Chỉnh lý hồ sơ (Bóc ghim)
- Kiểm tra trật tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ và đánh số thứ tự
- Bóc, tách từng tờ tài liệu nếu tài liệu được đóng quyển; loại bỏ ghim, kẹp.
- Làm phẳng tài liệu: ép tài liệu cho phẳng hoặc dùng bàn là để làm phẳng tài liệu bị nhăn, gấp nếp
- Kiểm tra lại, sắp xếp hồ sơ, kẹp ghim chữ A, cất vào túi hồ sơ
Số hóa hồ sơ (Scan)
- Nhận tài liệu bàn giao từ khâu chỉnh lý
- Kiểm tra hồ sơ xem đúng số lượng ghi bên ngoài bìa
- Bật máy scan và tiến hành scan lần lượt từng trang tài liệu theo chiều đứng, không xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu
- Khi quét xong toàn bộ tài liệu của một hồ sơ, thực hiện lệnh xuất các files ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập
- Cuối ngày nén hồ sơ và gửi vào mail của Công ty
Các công việc khác khi yêu cầu
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý và Giám đốc