CV
Công ty
Trắc nghiệm MI
Tính lương Gross - Net
Tính lãi suất kép
Lập kế hoạch tiết kiệm
Tính bảo hiểm thất nghiệp
Tin tức
Liên hệ
Đăng tuyển / Đăng CV
Bạn là ?
Bảng chấm công tự động là một công cụ giúp đơn giản hóa và tự động hóa quy trình ghi, theo dõi thời gian làm việc của nhân sự trong doanh nghiệp.
Không giống như bảng chấm công thủ công truyền thống yêu cầu nhập dữ liệu thủ công, bảng chấm công tự động sẽ tự ghi lại thông tin mà không cần người quản trị nhập liệu quá nhiều.
Bảng chấm công tự động mang lại nhiều lợi thế so với các phương pháp theo dõi thời gian thủ công truyền thống như:
Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, giúp việc theo dõi và đánh giá đóng góp của từng cá nhân trở nên dễ dàng hơn.
Tăng năng suất công việc của nhân viên, giảm thiểu một số đầu việc không cần thiết để tập trung vào các nhiệm vụ chính.
Việc tạo bảng chấm công tự động trong Excel là một phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bằng cách sử dụng các công thức, hàm và công cụ hỗ trợ trong Excel, bạn có thể tự động tính toán giờ làm việc, giờ nghỉ và tổng số giờ công cho từng nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước tạo bảng chấm công tự động chuyên nghiệp trong Excel bạn nên tham khảo, áp dụng:
Về cơ bản, bảng chấm công tự động sẽ chủ yếu bao gồm 2 sheet chính:
Lưu ý: Trình bày các thông tin cần theo một thứ tự đồng nhất để tránh việc thiếu sót hoặc không chính xác.
Lưu ý: Cần xây dựng bảng chấm công chuẩn nhất để tránh tình trạng thiếu sót và theo sát thời gian làm việc của nhân sự để đảm bảo được nhân viên không bị bỏ lỡ ngày công nào.
Nội dung tại sheet Danh sách nhân viên chủ yếu là thông tin của nhân viên. Tạo các cột ngang với các nội dung lần lượt bao gồm:
STT
Mã nhân viên
Họ và tên
Ngày sinh
Ngày vào làm việc
Số điện thoại liên lạc
Ghi chú
Các thông tin trong sheet Danh sách nhân viên cần nhập liệu thủ công.
Tại cột ngày sinh và ngày vào làm bạn cần thiết lập số liệu tự động đưa về dạng dd-mm-yyyy. Thao tác đơn giản bao gồm:
Bước 1: Bôi đen hai cột ngày sinh và ngày vào làm
Bước 2: Format Cell => Number => Custom => dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm).
Lưu ý: Cách ra 1 cột bên trái để dự phòng nếu cần bổ sung. Ngoài ra, bạn có thể chừa ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để có thể tạo liên kết tới các sheet khác.
Để thực hiện tạo sheet tháng 1, bạn cần thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Tạo Khung cho bảng chấm công
+ Các nội dung: Tiêu đề - Bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng
+ Các cột: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng)
+ Tạo 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú
.jpg)
.jpg)
Bước 2: Co độ rộng của các cột theo một kích thước vừa phải nhất định.
Cụ thể:
Cách 1: Bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công sao cho độ rộng của cột ngày trong tháng khoảng 30 pixels.
Cách 2: Bôi đen các cột ngày trong tháng đến quy ra công, sau đó bấm chọn Command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels.
Để tạo ngày tháng cho bảng chấm công bạn cần thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Xác định năm sử dụng tại ô D1 bằng hàm =date($D$1;1;1)
Bước 2: Chọn ô B4, chọn Format Cell => Number => Custom => nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải => OK
Bước 3:
Tại ô E9 (ngày 1), nhập =B4 để xác nhận ngày đầu tiên của tháng
Tại ô F9, nhập E9+1 để xác định ngày thứ 2 trong tháng
Sau đó copy công thức từ ô F9 sang các ô bên cạnh cho tới AI9.
Bước 4:
Bôi đen từ F9 tới AI9
Chọn Format Cell => Custom => nhập giá trị “dd” => OK.
.jpg)
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước, bảng chấm công tự động sẽ hiện ra số ngày như dưới đây:
Các ký hiệu chấm công được đặt theo từng loại công. Mỗi kí hiệu chấm công sẽ tương ứng với 1 cột quy ra công (hoặc có thể gộp), ngoài ra thêm 1 cột tính tổng số công Các loại công cần chọn ký hiệu cụ thể bao gồm:
Ngày công thực tế (đi làm đủ số công):
Nửa ngày công (làm nửa ca, nửa ngày…)
Ngày nghỉ hưởng nguyên lương (đi học, họp, phép… nghỉ mà có lương)
Nghỉ không lương
Tại cột Ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, đặt hàm sau:
=COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)
Nội dung hàm: Đếm số lần xuất hiện của giá trị tại ô G34, trong vùng E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 là ký hiệu chấm công của ngày công đủ, vùng E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên (hàng 11), cố định cột E và AI để khi copy công thức không bị ảnh hưởng tới vùng chấm công
Tương tự với các cột khác, ta đặt công thức:
Ô AK11 (Nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
Ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
Ô AM11 (nghỉ không lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
Ô AN11 (ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$38)
Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị.
Ví dụ: tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản
Ô AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11
Sau khi đặt công thức xong, ta copy công thức xuống cho các nhân viên khác.
Sau khi hoàn tất các bước, ta sẽ hoàn thiện được bảng chấm công như sau:
Như vậy, sheet chấm công tự động đã được hoàn thiện. Bạn copy và thực hiện tương tự ra các tháng còn lại.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng chấm công tự động bằng Excel. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn sử dụng các phương pháp chấm công và tính công khác sao cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình; đảm bảo sự công bằng, chính xác trong việc theo dõi, quản lý nhân viên.
Xem thêm:
Hướng dẫn tạo bảng chấm công tự động chuyên nghiệp trong excel
Mẫu mở bài Rừng Xà Nu thu hút và ấn tượng với giáo viên
Điểm danh những quán cà phê mua mang về gần đây được giới trẻ ưa chuộng nhất
Tất tần tật cách kiểm tra pin iPhone đã thay chưa và cảnh báo nguy cơ tiềm ẩn
iPhone 12 Pro Max 512GB giá bao nhiêu? Có đáng mua không ở thời điểm hiện tại?
Cà nhính là gì? Tổng hợp teencode hot trend gen Z đầy đủ nhất
Gợi ý những bộ phim kiếm hiệp hay ngày xưa, xem mãi không chán
Vì sao nam giới nên xuất 21 lần 1 tháng: Cách giúp đàn ông sung mãn ở tuổi 60
Tiếng lóng là gì? Nguồn gốc, đặc điểm, ý nghĩa của việc sử dụng tiếng lóng
Khám phá xe Vario 150 giá bao nhiêu - Bảng giá mới cập nhật năm 2024
Mẫu CV hot theo ngành nghề
