Viết đơn xin việc như thế nào là chuẩn?

1. Tìm hiểu về tài liệu đơn xin việc

Trước khi tìm hiểu cách viết đơn xin việc, bạn nên nắm được những thông tin tổng quan về loại văn bản này:

• Đơn xin việc là gì?

Đơn xin việc là một loại giấy tờ thường đi kèm trong bộ hồ sơ xin việc, được thể hiện bằng hình thức viết tay hoặc đánh máy. Nhiệm vụ cơ bản của đơn xin việc là bày tỏ mong muốn làm việc tại công ty cũng như thể hiện khả năng, kiến thức hay kinh nghiệm chuyên môn để thuyết phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, loại văn bản này được coi là không bắt buộc.

• Đơn xin việc gồm những gì?

Một đơn xin việc đầy đủ bao gồm các thành phần sau: Tiêu đề, Thông tin cá nhân, Người nhận, Lời chào, Phần giới thiệu, Nội dung về kinh nghiệm và kỹ năng liên quan, Lời kết.

• Đơn xin việc có vai trò như thế nào khi ứng tuyển?

Đơn xin việc là công cụ quan trọng giúp ứng viên kết nối với nhà tuyển dụng. Thông qua đó, bạn có thể gây ấn tượng tích cực đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ xin việc. Đặc biệt, đơn xin việc cung cấp những thông tin về kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên nhằm có cơ sở để thuyết phục nhà tuyển dụng cân nhắc lựa chọn.

• Tại sao nhà tuyển dụng lại cần đơn xin việc?

Đơn xin việc giúp nhà tuyển dụng tổ chức và quản lý hồ sơ ứng viên một cách hiệu quả. Từ những thông tin thu thập được, bộ phận tiếp nhận có thể dễ dàng so sánh và đánh giá ứng viên để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

• Có mấy loại đơn xin việc? Nên lựa chọn loại đơn nào phù hợp?

Có 4 hình thức viết đơn xin việc, bao gồm đơn xin việc truyền thống, đơn xin việc qua email, đơn xin việc trực tuyến. Trong đó, hình thức thực hiện trực tuyến được coi là phổ biến nhất và được nhiều người ưa chuộng bởi tính tiện lợi và linh hoạt.

Xem thêm: Đánh Giá Chi Tiết 10 Web Tìm Việc Làm Uy Tín, Chất Lượng Nhất Việt Nam

2. Lưu ý về cấu trúc đơn xin việc hiệu quả

Khi viết đơn xin việc, ứng viên cần tuân theo cấu trúc được xây dựng một cách gọn gàng, dễ đọc và chuyên nghiệp. Điều này khiến bạn trở nên ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Mở đầu lá đơn xin việc gồm những phần nào?

Một số mục cơ bản cần có khi viết đơn xin việc bao gồm:

• Tiêu đề: Nội dung tiêu đề mô tả mục đích của lá đơn. Thông thường, tiêu đề sẽ bao gồm tên ứng viên và vị trí ứng tuyển.

• Thông tin cá nhân: Các mục chính gồm có họ tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Bạn nên đảm bảo các thông tin này cần chính xác và dễ tiếp cận.

• Lời chào: Bắt đầu lá đơn bằng một lời chào lịch sự sẽ giúp bạn tạo ra sự gần gũi và tôn trọng người đọc.

• Tóm tắt về bản thân: Bạn có thể trình bày lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí công việc này hoặc tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn bạn có.

Phần nội dung đơn xin việc nên viết gì?

Trong phần nội dung chính, ứng viên nên đảm bảo thể hiện rõ năng lực và kỹ năng của bản thân đối với các yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Bạn có thể tham khảo các đầu mục sau:

• Tóm tắt về trình độ học vấn của bản thân: Ứng viên có thể bắt đầu bằng trình độ học vấn và mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai.

• Kinh nghiệm làm việc: Ứng viên cần liệt kê chi tiết các vị trí công việc trước đó, bao gồm tên công ty, thời gian làm việc. Mô tả các nhiệm vụ và thành tựu bạn đã đạt được trong quá khứ.

• Kỹ năng và năng lực: Ứng viên có thể cá nhân hoá đơn xin việc bằng cách nêu ra những quan điểm của bản thân về xu hướng thị trường ở lĩnh vực mà bạn ứng tuyển.

Cách kết thúc đơn xin việc chuyên nghiệp và lịch sự?

Các gợi ý về phần kết thúc đơn xin việc bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Lời cảm ơn: Ứng viên nên gửi lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn ứng tuyển.

• Thể hiện sự mong đợi: Kết thúc đơn xin việc bằng lời diễn đạt mong muốn được gặp gỡ trực tiếp để thảo luận về yêu cầu công việc và khả năng đóng góp của bạn cho doanh nghiệp.

• Lời chào kết: Bạn nên sử dụng một lời chào kết lịch sự như “Trân trọng" hoặc “Kính chào".

Nên xưng hô như thế nào trong đơn xin việc?

Việc xưng hô rất quan trọng trong lá đơn xin việc, đây cũng là một trong những yếu tố gây ấn tượng đầu tiên đối với nhà tuyển dụng. Một số cách xưng hô lịch sự và chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo:

• Xưng hô theo tên doanh nghiệp hoặc tên chức vụ: “Kính gửi Ban tuyển dụng" hoặc “Kính gửi Quý Công ty”.

• Xưng hô theo tên cụ thể: “Kính gửi Ông/Bà [Họ và tên]" hoặc "Kính gửi Ông/Bà [Chức vụ] [Họ và tên]".

Làm thế nào để làm nổi bật kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp?

Để làm nổi bật kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với các yêu cầu của vị trí công việc, bạn cần trình bày nội dung một cách rõ ràng và cụ thể như sau:

• Nghiên cứu yêu cầu ứng tuyển và công ty: Bạn hãy tìm hiểu về vị trí ứng tuyển thông qua bản mô tả công việc hoặc trên các nền tảng trực tuyến, qua đó nắm rõ những tiêu chí mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

• Chọn lọc kinh nghiệm và các kỹ năng liên quan: Ứng viên chỉ nên liệt kê những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển.

• Trình bày một cách cụ thể: Khi mô tả kinh nghiệm làm việc, bạn nên trình bày cụ thể các mốc thời gian và số liệu có giá trị. Điều này nhằm tăng tính thuyết phục để nhà tuyển dụng cân nhắc về chuyên môn của bạn.

• Liên kết các kỹ năng cá nhân và yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng: Bạn cần giải thích những kỹ năng của bạn có thể đáp ứng yêu cầu công việc từ phía doanh nghiệp như thế nào.

• Sử dụng bullet: Định dạng này cho phép bạn đưa ra thông tin một cách cụ thể, đồng thời giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm được những thông tin quan trọng.

Cách làm đơn xin việc thể hiện động lực, mong muốn làm việc với vị trí ứng tuyển

Ngoài những quy chuẩn của đơn xin việc, việc thể hiện động lực và mong muốn nhận việc là yếu tố quan trọng để ứng viên bước qua vòng CV. Một số mẹo hiệu quả bạn có thể tham khảo dưới đây.

• Nghiên cứu vị trí công việc: Hiểu rõ vị trí công việc giúp bạn thể hiện sự quan tâm chân thành đến công việc ứng tuyển.

• Bắt đầu bằng lý do ứng tuyển: Ngay từ phần mở đầu, bạn hãy giải thích lý do tại sao quan tâm đến vị trí ứng tuyển.

• Liên hệ với giá trị và sứ mệnh của công ty: Liên hệ giữa mục tiêu cá nhân và sứ mệnh của doanh nghiệp nhằm giúp nhà tuyển dụng thấy được vai trò của bạn trong sự phát triển chung.

• Kết nối kỹ năng và kinh nghiệm với yêu cầu ứng tuyển: Nhấn mạnh những thứ bạn có thể đóng góp cho doanh nghiệp.

• Kết thúc bằng mong muốn gặp gỡ: Bạn có thể bày tỏ lời cảm ơn và mong muốn trao đổi thêm về các yêu cầu từ nhà tuyển dụng cũng như chứng minh năng lực của bản thân.

Nên viết gì để nêu bật được giá trị bản thân với công ty?

Bạn cần trình bày rõ ràng những kỹ năng, kinh nghiệm và thành tựu bạn đã đạt được cũng như giá trị của những điều này đối với công ty thông qua một số yếu tố dưới đây:

• Hiểu rõ nhu cầu của công ty.

• Tập trung vào các kỹ năng phù hợp.

• Nêu bật các thành tựu và số liệu cụ thể.

• Liên kết giá trị cá nhân và sứ mệnh của công ty.

Xem thêm: Mẫu Viết Sơ Yếu Lý Lịch Xin Việc Giúp Ứng Viên Chinh Phục Mọi Nhà Tuyển Dụng

3. Tổng hợp mẫu đơn xin việc theo ngành nghề

Nhìn chung, việc viết đơn xin việc đòi hỏi bạn phải tùy chỉnh nội dung để phù hợp với từng ngành nghề đặc thù. Đồng thời, bạn cần đảm bảo đã nghiên cứu kỹ về công ty, vị trí ứng tuyển và trình bày một cách rõ ràng, cụ thể.

3.1. Sinh viên mới tốt nghiệp nên sử dụng mẫu đơn xin việc nào?

3.2. Ngành Kinh doanh/Marketing nên chọn mẫu đơn xin việc nào?

3.3. Ngành Giáo dục/Y tế nên sử dụng mẫu đơn xin việc nào?

3.4. Mẫu đơn xin việc nào phù hợp cho vị trí Kỹ sư cơ khí?

3.5. Mẫu đơn xin việc nào chuẩn cho kỹ sư xây dựng hiện nay?

3.6. Mẫu đơn xin việc cho công nhân nên sử dụng là mẫu nào?

3.7. Mẫu đơn xin việc tham khảo cho ngành Xuất nhập khẩu

3.8. Mẫu đơn xin việc nào phù hợp cho vị trí kế toán viên?

3.9. Mẫu đơn xin việc nào phù hợp cho vị trí Designer?

3.10. Mẫu đơn xin việc cho ngành ngân hàng ấn tượng là như thế nào?

3.11. Mẫu đơn xin việc chung tiếng Anh sử dụng được cho nhiều ngành nghề

3.12. Mẫu đơn xin việc nào sẽ thu hút nhà tuyển dụng trong lĩnh vực IT/Kỹ thuật?

3.13. Mẫu đơn xin việc nào phù hợp cho vị trí giáo viên, bác sĩ, y tá, điều dưỡng,...?

3.14. Mẫu đơn xin việc nào phù hợp cho vị trí lập trình viên, kỹ sư phần mềm,..?

4. Khi viết đơn xin việc cần chú ý điều gì?

Một số chú ý ứng viên cần nắm được khi viết đơn xin việc:

• Khi viết đơn xin việc bạn tránh dùng từ ngữ như thế nào?

Khi viết đơn xin việc, bạn nên tránh sử dụng những từ ngữ tiêu cực hoặc thiếu tự tin như “không thể", “không có”, “thất bại”, “rất đáng tiếc", “chịu trách nhiệm về", “xin lỗi vì", “dù sao đi nữa",.... Thay vào đó, bạn cần dùng những từ tích cực và thể hiện khả năng của bản thân. Bên cạnh đó, ứng viên nên tránh các từ như “xuất sắc nhất", “vượt trội", “không ai bằng", thay vào đó, bạn nên miêu tả bản thân một cách cụ thể và kỹ năng của bạn.

Hơn nữa, việc xuất hiện tiếng lóng hay ngôn ngữ nói cũng không được nhà tuyển dụng đánh giá cao tiềm năng của bạn. Kết thúc bằng “vậy nha", “hihi", “ok", sử dụng tiếng Anh lẫn tiếng Việt, sử dụng tiếng Anh lẫn với tiếng Việt, mở đầu bằng “em chào các anh chị" nhưng lại kết bằng “Nice day everyone…”. tất cả chúng đều khiến đơn xin việc của bạn trở nên trẻ con và thiếu chuyên nghiệp.

• Có nên viết đơn xin việc dài quá hay ngắn quá không?

Đơn xin việc quá ngắn hoặc quá dài có thể để lại ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng mặc dù không có bất kỳ quy chuẩn nào về độ dài đơn xin việc. Nhìn chung, ứng viên cần nêu đầy đủ các thông tin nhưng cũng phải đảm bảo nội dung không lan man, dài dòng.

Nhà tuyển dụng sẽ chỉ đọc lướt để lọc những thông tin quan trọng nên nội dung cần phải viết ngắn gọn, không dài quá 2 trang, trừ khi đó là những thông tin quan trọng hoặc kinh nghiệm làm việc thực sự có giá trị với vị trí đang tuyển dụng.

• Vì sao không nên copy mẫu đơn xin việc của người khác?

Việc sao chép toàn bộ đơn xin việc của người khác có thể khiến nhà tuyển dụng phát hiện và nảy sinh tâm lý nghi ngờ về sự trung thực của ứng viên. Hơn nữa, điều này khiến đơn xin việc của bạn không có tính cá nhân hoá và không thể hiện được điểm mạnh của bản thân.

• Nên dùng font chữ nào cho đơn xin việc?

Đây cũng là một trong những yếu tố khiến đơn xin việc của bạn chuyên nghiệp hơn. Một số font chữ phù hợp để viết đơn xin việc trên nhiều nền tảng bạn có thể tham khảo là Arial, Times New Roman, Calibri, Cambria, Garamond, Georgia.

• Có nên dùng 1 mẫu đơn xin việc cho tất cả cơ hội việc làm khác?

Mỗi công ty đều có những yêu cầu cụ thể về vị trí công việc và đặc thù ngành hàng khác nhau. Vì vậy, dùng một mẫu đơn cho nhiều công việc khác nhau sẽ làm giảm cơ hội của bạn trong quá trình tuyển dụng.

• Kích thước font chữ bao nhiêu là phù hợp?

Đối với các đầu mục, bạn có thể để font chữ trong khoảng 12 - 14. Còn đối với phần nội dung, font chữ thường để từ 10 - 12.

• Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay thân mật trong đơn xin việc?

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng. Ngôn ngữ trang trọng giúp đảm bảo rằng bạn không vi phạm các quy tắc và chuẩn mực của văn phong văn bản hành chính.

• Vì sao không nên viết đơn xin việc giống CV?

Mặc dù đơn xin việc và CV đều có vai trò quan trọng nhưng hai loại văn bản này có mục đích và nội dung khác nhau. Chính vì vậy, bạn không nên viết đơn xin việc giống CV nhằm tối ưu thông tin.

• Cách viết lời giới thiệu bản thân ấn tượng như thế nào?

Bạn có thể tóm tắt kỹ năng chuyên môn của bạn qua một câu nói ấn tượng hoặc bắt đầu bằng mục tiêu nghề nghiệp của bản thân. Cụ thể, phần giới thiệu của bản thân, ứng viên hãy bắt đầu bằng cách giới thiệu về những thành tích và kinh nghiệm từng đạt được. Chẳng hạn như:

"Tôi đã tốt nghiệp Cử nhân chuyên ngành Marketing 6 năm trước và trải qua nhiều vị trí về Marketing online tại một số doanh nghiệp. Tôi đã từng đảm nhiệm vị trí Content Marketing Leader tại Công ty XYZ trong 2,5 năm. Sau đó trở thành Content Marketing Manager tại Công ty EPL cho đến nay.

• Nên đưa những kinh nghiệm, kỹ năng nào vào đơn xin việc?

Những kỹ năng và kinh nghiệm bạn cung cấp trong đơn xin việc nên phản ánh đúng năng lực của bản thân và bạn chỉ nên tập trung vào những điểm mạnh phù hợp với vị trí ứng tuyển. Ứng viên nên trình bày rõ các vị trí công việc mà bản thân từng đảm nhiệm, đồng thời thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bản thân có thể đảm nhiệm được các yêu cầu từ nhà tuyển dụng. Một số gợi ý về các kỹ năng cần có trong đơn xin việc như sau:

• Kỹ năng liên cá nhân - Interpersonal skills.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề - problems solving.

• Kỹ năng làm việc nhóm.

• Kỹ năng quản lý thời gian.

• Kỹ năng lãnh đạo.

Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên Marketing, những kỹ năng chuyên môn cần thiết gồm có như kỹ năng viết, khả năng sáng tạo, khả năng lên ý tưởng, kỹ năng triển khai kế hoạch truyền thông, kỹ năng làm việc nhóm,..

• Cách thể hiện động lực và mục tiêu nghề nghiệp thuyết phục?

Ứng viên cần mô tả những mục tiêu của bản thân và kế hoạch khi làm việc tại doanh nghiệp. Để thể hiện động lực và mục tiêu nghề nghiệp một cách thuyết phục, bạn nên trình bày rõ ràng lý do bạn quan tâm đến vị trí tuyển dụng của công ty, đồng thời giải thích cách mà bạn đóng góp giá trị của bản thân khi nhận vị trí công việc đó.

Ví dụ, đối với mục tiêu trong ngành Business Analyst, cách thể hiện mục tiêu nghề nghiệp như sau: Mục tiêu nghề nghiệp của tôi là trở thành một chuyên viên Business Analyst (BA) thật vững chuyên môn, đóng góp vào việc phân tích và cải thiện quy trình kinh doanh của tổ chức. Tôi muốn sử dụng kỹ năng phân tích dữ liệu và tạo báo cáo đã tích lũy được trong suốt 2 năm làm BA giúp tổ chức phát triển, tạo ra những sản phẩm chất lượng, có ích cho cộng đồng.

• Nên nêu những giá trị bản thân nào để thu hút nhà tuyển dụng?

Thông qua những nguyện vọng về vị trí việc làm như môi trường làm việc, các khóa đào tạo, và cơ hội thăng tiến,… nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc chọn lựa được ứng viên phù hợp với định hướng phát triển của công ty. Theo đó, ứng viên cần nghiên cứu về doanh nghiệp như giá trị cốt lõi, văn hoá công ty. Đồng thời, ứng viên nên có thao tác liên kết những kỹ năng của bản thân và yêu cầu của vị trí tuyển dụng bằng cách nêu rõ bạn có thể đóng góp gì cho công ty. Bạn có thể tham khảo cách trình bày khả năng của bản thân như sau:

"Tôi là Nguyễn Văn X. Trong suốt 5 năm qua, tôi đã phát triển sự nghiệp của mình trong lĩnh vực quản lý dự án, với kinh nghiệm làm việc trong các dự án đa ngành và với các đội ngũ đa quốc gia. Tôi luôn hướng đến việc nắm vững và áp dụng các phương pháp quản lý dự án hiệu quả như Agile và Scrum để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ, đúng hạn và trong phạm vi ngân sách.

Một điểm nổi bật trong sự nghiệp của tôi là dự án [tên dự án], một dự án [miêu tả ngắn gọn về dự án] mà tôi đã dẫn dắt từ giai đoạn lên kế hoạch cho đến hoàn thành, đảm bảo rằng mục tiêu của dự án được thực hiện một cách hiệu quả. Đồng thời , giúp công ty tối ưu ngân sách nhưng vẫn đạt hiệu quả cao”.

• Đơn xin việc nên đánh máy hay viết tay?

Nếu không có yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng, hình thức đánh máy thường là lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo ấn tượng sâu sắc về tinh thần và sự nhiệt huyết, viết tay cũng là một sự lựa chọn thú vị mà bạn có thể cân nhắc.

5. Hướng dẫn cách viết đơn xin việc với 4 hình thức

Bạn có thể lựa chọn một trong 4 hình thức viết đơn xin việc dưới đây:

6. Mối liên kết giữa hồ sơ xin việc, đơn xin việc và CV xin việc

Hồ sơ xin việc, đơn xin việc và CV đều là những tài liệu quan trọng mà bạn phải gửi đến nhà tuyển dụng khi ứng tuyển vào bất kỳ vị trí nào. Với mỗi loại, chúng đều có vai trò và nội dung khác nhau. Nhìn chung, mối liên kết giữa các loại tài liệu này gồm có:

• Đơn xin việc và CV: Đơn xin việc trong hồ sơ là cầu nối giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, ứng viên có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng thông qua tài liệu này. Trong khi đó, CV đóng vai trò xác nhận những điều bạn nói trên đơn xin việc.

• Hồ sơ xin việc: Đây là tổ hợp của cả đơn xin việc và CV, bên cạnh đó còn tích hợp thêm các loại tài liệu bổ sung khác.

Vai trò và cách hoạt động của hồ sơ xin việc, đơn xin việc và CV xin việc được thể hiện ở các đặc điểm như sau:

• Đơn xin việc thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và khuyến khích họ đọc CV của bạn.

• CV cung cấp chi tiết kỹ năng, kinh nghiệm của bạn.

• Hồ sơ xin việc là tổng hợp tất cả những tài liệu cần thiết để nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện về bạn.

Việc viết đơn xin việc cần đáp ứng nhiều quy chuẩn về nội dung và ngôn ngữ. Mặc dù đây là loại tài liệu không bắt buộc nhưng nó có thể giúp bạn gây ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Nhân viên nên tìm hiểu kỹ về các yêu cầu của vị trí tuyển dụng để có cơ sở liên kết những kỹ năng và kinh nghiệm với các yêu cầu đó nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng cho vị trí mà bạn mong ước.