Mẫu mô tả công việc hành chính nhân sự chuẩn & đầy đủ

Bản mô tả công việc hành chính nhân sự là một văn bản mà ứng viên quan tâm đến lĩnh vực này cần đọc để thấu hiểu rõ hơn về công việc cụ thể cần làm khi chính thức đảm nhận vị trí này. Nếu bạn là nhà tuyển dụng thì nên biết cách viết phần mô tả công việc khi đăng tin tuyển vị trí nhân viên hành chính nhân sự. Dưới đây, Job3s sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách viết đầy đủ nhất.

1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự (Administrative HR Staff) là người đảm nhiệm các nhiệm vụ hành chính và nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc quản lý và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính của công ty. Do vậy. bản mô tả công việc hành chính nhân sự thường bao gồm rất nhiều mục.

2. Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự

Người làm hành chính & nhân sự tham gia rất nhiều hoạt động quản lý thông tin và hỗ trợ nhân viên trong các vấn đề liên quan đến nhân sự trong tổ chức. ví dụ như sau:

• Tuyển dụng nhân sự: Đăng tuyển, tiếp nhận thông tin và sàng lọc ứng viên phù hợp.
• Đào tạo nhân sự: Tiến hành đào tạo văn hóa công ty giúp ứng viên hòa nhập với mọi người.
• Vận hành hệ thống lương, thưởng và phúc lợi: Thông báo lương, thưởng cho ứng viên.
• Xây dựng và giám sát hệ thống quản trị: Lập báo cáo hệ thống quản lý nhân sự cho cấp trên.
• Theo dõi và giải quyết chế độ bảo hiểm: Chịu trách nhiệm về chế độ bảo hiểm của ứng viên.
• Nghiên cứu, xây dựng quy định an toàn lao động và giám sát để đạt hiệu quả tốt nhất.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu giữ, quản lý hồ sơ nhân sự.
• Các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu.
• Các hoạt động phối hợp: Xây dựng mối quan hệ mật thiết với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng.
• Các công việc nội chính, hành chính của phòng: Chăm lo văn hóa tinh thần và thể chất cho nhân sự.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên bán hàng mới & chi tiết 2023

3. Yêu cầu công việc nhân viên hành chính nhân sự

Nhìn chung, người đảm nhận vị trí này sẽ phải làm 1 lúc 2 việc là hành chính và nhân sự. Dưới đây là những yêu cầu chung mà hầu hết công ty nào cũng áp dụng:

• Nắm vững kiến thức về các quy trình, quy định và chính sách nhân sự.
• Có kỹ năng hành chính tốt, bao gồm viết và trả lời email, xử lý tài liệu,...
• Có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền đạt thông tin và giải quyết các vấn đề.
• Có tinh thần hợp tác và làm việc nhóm.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và phần mềm kế toán.
• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh và các ngành có liên quan.

4. Mẫu JD mô tả công việc hành chính nhân sự

Mỗi một công ty, tổ chức sẽ có cách viết bản mô tả công việc hành chính nhân sự riêng. Do vậy, bạn hãy dựa vào ngành nghề bạn đang kinh doanh và quy mô công ty của mình để điều chỉnh sao cho phù hợp nhất nhé. Dưới đây là 3 mẫu ví dụ:

Mẫu số 1: Tải ngay

Mẫu số 2: Tải ngay

Mẫu số 3: Tải ngay

5. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự thường được tổ chức theo các bộ phận và chức năng cụ thể để đảm bảo quản lý thông tin và hỗ trợ nhân sự một cách hiệu quả.

• Bộ phận tuyển dụng: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ ứng viên, thực hiện phỏng vấn, kiểm tra thông tin và chọn lọc những ứng viên phù hợp.
• Bộ phận lương thưởng & phúc lợi (C&B): Thực hiện các cuộc khảo sát thị trường và nghiên cứu về mức lương và thưởng trong ngành.
• Bộ phận hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý và duy trì các hồ sơ và thông tin liên quan đến nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, tiền lương,...
• Bộ phận đào tạo & phát triển: Thực hiện kế hoạch và chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao năng lực và kỹ năng làm việc của họ.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc kế toán nội bộ doanh nghiệp cho từng vị trí

6. Phẩm chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và quản lý các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức. Dưới đây là một số phẩm chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự:

• Khéo léo xây dựng mối quan hệ: Thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ đối với các vấn đề và thắc mắc của nhân viên.giúp củng cố mối quan hệ đồng nghiệp một cách tích cực.
• Có khả năng lắng nghe, kiên nhẫn: Cần lắng nghe và thấu hiểu các quan điểm, mong muốn và nhu cầu của nhân viên trong tổ chức giúp xây dựng lòng tin và sự hỗ trợ từ nhân viên.
• Kỷ luật, công bằng: Giúp xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và tôn trọng, giải quyết xung đột trong tổ chức một cách hòa bình và xây dựng môi trường làm việc hòa đồng.
• Chăm chỉ và chịu được áp lực: Khả năng chịu áp lực giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng hạn.

7. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Lương thưởng của nhân viên hành chính nhân sự có thể thay đổi tùy vào nhiều yếu tố, bao gồm vị trí công việc, cấp bậc, kinh nghiệm, quy mô và loại hình công ty. Trung bình là khoảng 150 triệu đến 300 triệu VND một năm, tuy nhiên thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn.

Thông thường, trong mô tả công việc hành chính nhân sự sẽ không đề cập đến phần lương quá nhiều. Do đó, khi được nhận vào vòng phỏng vấn, bạn hãy trao đổi thẳng thắn với nhà tuyển dụng về vấn đề này nhé.

Những bài viết liên quan:

- Sale Admin là gì? Bảng mô tả công việc Sale Admin chi tiết

- Mô tả công việc chăm sóc khách hàng chuẩn & đầy đủ 2023

Job3s mong rằng với những thông tin xoay quanh chủ đề về bản mô tả công việc hành chính nhân sự vừa được cung cấp ở trên sẽ hữu ích với bạn. Ngành này khá phổ biến và được nhiều ứng viên nữ chọn lựa. Nếu bạn có thắc mắc về ngành nghề, cách viết CV sao cho chuẩn nhất, hãy truy cập vào website Job3s để tìm hiểu thêm nhé.