Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Cập nhật chế độ BHXH mới nhất

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép quá trình đóng và nhận các chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia. Vậy sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Nó là một tài liệu cần thiết được cấp cho mỗi người lao động khi họ tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật. Thông tin trong sổ bảo hiểm gồm thời gian làm việc, lịch sử đóng và nhận bảo hiểm xã hội. Mỗi cá nhân chỉ được cấp và duy trì một sổ duy nhất.

Sổ bảo hiểm xã hội là cơ sở để ghi lại quá trình tham gia vào bảo hiểm xã hội và là căn cứ để xác định cũng như giải quyết các chế độ bảo hiểm. Mỗi sổ bảo hiểm xã hội có một mã số duy nhất được cấp bởi cơ quan bảo hiểm xã hội.

1.1. Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì cũng góp phần giải đáp cho câu hỏi sổ bảo hiểm xã hội là gì. Sổ bảo hiểm xã hội được thiết kế dưới dạng một cuốn sổ giấy màu xanh nhạt và trắng, bao gồm 4 trang bìa và nhiều tờ rời đi kèm.

• Trang đầu tiên chứa quốc hiệu, tiêu ngữ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, biểu tượng màu xanh của Bảo hiểm xã hội và một ô trống để ghi họ tên, số sổ và thông tin cấp phát.

• Trang thứ hai của sổ ghi thông tin chi tiết về người tham gia, bao gồm mã số định danh cá nhân, họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch và số căn cước công dân của họ.

• Trang thứ ba ghi thông tin về các chế độ bảo hiểm xã hội đã được hưởng như chế độ thai sản, tai nạn lao động, số quyết định và ngày hưởng bảo hiểm.

• Trang thứ tư chứa các lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội. Các tờ rời ghi lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người tham gia.

1.2. Sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu?

Mỗi người tham gia Bảo hiểm Xã hội sẽ được cấp một cuốn sổ Bảo hiểm Xã hội duy nhất theo quy định. Quá trình nhận Sổ BHXH có thể thực hiện theo các trường hợp sau đây:

• Nếu bạn là người lao động đang làm việc, bạn có thể nhận Sổ BHXH tại công ty sau khi công ty hoàn tất thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho bạn. Hoặc bạn có thể đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm Xã hội nơi công ty bạn tham gia.

• Trong trường hợp bạn tham gia BHXH tự nguyện, bạn có thể đến tổ chức dịch vụ thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp để nhận.

• Nếu bạn là người lao động muốn nhận Sổ BHXH sau khi nghỉ việc, bạn sẽ nhận Sổ tại công ty cũ (nếu công ty đang hoạt động) hoặc tại cơ quan BHXH quản lý BHXH của công ty cũ (nếu công ty đã ngừng hoạt động).

• Trong trường hợp bạn mất Sổ BHXH và muốn xin cấp lại, bạn cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan Bảo hiểm Xã hội để yêu cầu cấp lại. Bạn cũng có thể tự yêu cầu cấp lại Sổ (không thay đổi thông tin) thông qua ứng dụng Bảo hiểm Xã hội số - VssID của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam.

1.3. Sổ bảo hiểm xã hội ai giữ?

Cùng với câu hỏi sổ bảo hiểm xã hội là gì thì việc sổ BHXH ai giữ cũng được nhiều người quan tâm. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 18 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động được quyền tự quản lý Sổ BHXH của mình. Trong trường hợp phát hiện thông tin sai, người lao động có thể thông báo lại cho người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH để được xử lý kịp thời.

Người lao động tự giữ sổ cần bảo quản nó nguyên vẹn và sạch sẽ để không làm ảnh hưởng đến thông tin ghi trong sổ. Trong trường hợp mất sổ, có thể liên hệ với cơ quan BHXH để được hướng dẫn về thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm.

1.4. Sổ bảo hiểm xã hội để làm gì?

Mục đích của sổ bảo hiểm xã hội là gì? Dưới đây là một số vai trò chính của sổ BHXH:

• Chứng minh quyền lợi: Sổ BHXH chứng minh rằng người lao động đã tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội của quốc gia đó.

• Tính toán quyền lợi: Thông tin về lịch sử đóng bảo hiểm, số tiền đã đóng và thời gian đóng sẽ được ghi lại trong sổ BHXH.

• Bảo vệ pháp lý: Sổ BHXH có thể được sử dụng làm bằng chứng pháp lý trong các trường hợp tranh chấp liên quan đến quyền lợi bảo hiểm xã hội hoặc khi cần chứng minh về quá trình tham gia và đóng bảo hiểm.

• Hồ sơ cá nhân: Sổ BHXH cũng có thể được coi là một phần của hồ sơ cá nhân của mỗi người lao động, ghi chép lại lịch sử làm việc và đóng bảo hiểm xã hội của họ.

Vì vậy, sổ BHXH có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động và là một công cụ hữu ích trong quản lý bảo hiểm xã hội.

>>> Xem thêm: Mức Lương Ngành Kỹ Thuật Máy Tính Là Bao Nhiêu? Cơ Hội Việc Làm Trên Thị Trường

2. Hồ sơ đăng ký tham gia và việc cấp sổ mới bảo hiểm xã hội như thế nào?

Sau khi biết được đáp án cho câu hỏi sổ bảo hiểm xã hội là gì, nhiều người cũng muốn tìm hiểu chi tiết về hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Dưới đây là quy trình chi tiết để làm hồ sơ đăng ký tham gia và cấp Sổ BHXH, dựa trên quy định tại Điều 23 của Quyết định 595/QĐ-BHXH:

Đối với người lao động: Chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký cấp Sổ BHXH bao gồm:

• Tờ khai tham gia BHXH và điều chỉnh thông tin cũng như thẻ bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS.

• Giấy tờ chứng minh nếu được hưởng bảo hiểm y tế cao hơn.

Đối với người sử dụng lao động: Tập hợp danh sách người lao động tham gia BHXH với các giấy tờ sau:

• Tờ khai thông tin đơn vị tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.

• Danh sách người lao động chính thức tham gia các loại bảo hiểm theo mẫu D02-TS.

• Bảng kê khai thông tin theo mẫu D01-TS.

Các bước đăng ký cấp sổ bảo hiểm xã hội là gì?

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH địa phương qua 3 hình thức: trực tiếp, qua bưu chính hoặc giao dịch điện tử.

• Sau 5 ngày kể từ khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho danh sách người lao động đã đăng ký.

3. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là phiên bản số hóa của sổ truyền thống. Nó chứa đựng các thông tin liên quan đến người lao động, lịch sử đóng và nhận bảo hiểm xã hội của họ.

Sổ BHXH điện tử khác sổ bảo hiểm xã hội là gì? Khác với sổ BHXH truyền thống được in trên giấy, thông tin trong sổ bảo hiểm xã hội điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

4. Những thông tin quan trọng liên quan đến số bảo hiểm xã hội

Dù đã hiểu sổ bảo hiểm xã hội là gì và có tham gia Bảo hiểm Xã hội nhưng không nhiều người hiểu rõ về bản chất và các đặc điểm của nó, điều này có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của họ trong tương lai. Dưới đây là một số điều quan trọng liên quan đến Sổ Bảo hiểm Xã hội mà người lao động cần nhớ đến.

4.1. Sở hữu 2 sổ bảo hiểm xã hội có được không?

Trong qua trình tìm hiểu sổ bảo hiểm xã hội là gì đã có thực tế cho thấy trường hợp 1 người sở hữu đến 2 sổ. Khá nhiều trường hợp làm sai dẫn đến người lao động sở hữu đến 2 Sổ (BHXH). Tuy nhiên, theo quy định của Luật BHXH, mỗi người lao động chỉ được cấp một Sổ BHXH duy nhất, do đó, không thể có trường hợp một người sở hữu 2 Sổ BHXH.

Khi phát sinh tình trạng này, người lao động cần xác định các trường hợp sau để giải quyết:

Nếu có đến 2 Sổ BHXH và thời gian đóng trùng nhau:

Theo quy định tại điểm 2.5, khoản 2, Điều 2 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, số tiền đóng thừa từ 2 Sổ BHXH trở lên sẽ được hoàn trả cho người lao động. Sau đó, người lao động cần thực hiện việc gộp Sổ BHXH bằng cách:

• Điền tờ khai tham gia BHXH và điều chỉnh thông tin theo mẫu TK1-TS.

• Tập hợp các Sổ BHXH hiện có.

Hoàn thành và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH địa phương, thời gian xử lý không vượt quá 10 ngày. Kết quả sẽ bao gồm: Sổ BHXH mới, số tiền đóng thừa BHXH + BHYT + BHTN và quyết định hoàn trả từ cơ quan chức năng.

Trường hợp có 2 Sổ BHXH trở lên nhưng thời gian đóng khác nhau:

Theo quy định tại khoản 4, Điều 46 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, cơ quan chức năng sẽ thu hồi tất cả Sổ BHXH và tiến hành hoàn thiện lại cơ sở dữ liệu vào Sổ mới. Quy trình gộp Sổ BHXH cho người lao động bao gồm:

• Điền tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo mẫu TK1-TS và các Sổ cần gộp.

• Nơi xử lý sẽ là đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH địa phương. Thời hạn xử lý không quá 10 ngày, kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

4.2. Người lao động phải làm gì khi thất lạc sổ bảo hiểm xã hội

Trường hợp người lao động đang quản lý sổ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) nhưng bị mất sổ sẽ gây ảnh hưởng đến quyền lợi sau này. Do đó, khi mất sổ BHXH, người lao động cần yêu cầu cơ quan chức năng cấp lại sổ mới nếu đang tiếp tục quá trình đóng BHXH. Hồ sơ bao gồm tờ khai điều chỉnh BHXH theo mẫu TK1-TS và nộp tới cơ quan chức năng quản lý BHXH ở bất kỳ địa điểm nào. Thời gian xử lý là 10 ngày, sau đó người lao động sẽ nhận được sổ BHXH mới.

Hiện nay, cơ quan chức năng quản lý các đơn vị sử dụng lao động và quản lý người lao động thông qua mã số định danh. Điều này đồng nghĩa rằng người lao động sẽ tiếp tục sử dụng mã số BHXH đã được cấp để hưởng các quyền lợi mà mình đang được hưởng.

4.3. Số sổ bảo hiểm xã hội được tra cứu ở đâu?

Ngoài thắc mắc sổ bảo hiểm xã hội là gì và thì việc tra cứu chúng ở đâu cũng được nhiều người đặt ra? Số sổ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) là một mã số định danh và thông tin cá nhân của người lao động được cấp bởi cơ quan chức năng. Quá trình tra cứu số sổ BHXH có thể thực hiện dễ dàng qua các phương tiện sau:

• Số sổ BHXH thường được ghi trực tiếp trên Sổ BHXH của người lao động.

• Tra cứu số sổ BHXH có thể được thực hiện qua thông tin trên thẻ Bảo hiểm Y tế (BHYT).

• Tra cứu số sổ BHXH cũng có thể được tiến hành trên trang web chính thức của cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam.

4.4. Tiến trình làm lại sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Quá trình làm mới sổ bảo hiểm xã hội là gì? Nó có đơn giản hay không? Có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.

• Bước 2: Nộp hồ sơ tới cơ quan chức năng quản lý BHXH cấp huyện tại nơi bạn đã đăng ký tham gia.

• Bước 3: Chờ xét duyệt hồ sơ, thời gian xử lý không vượt quá 10 ngày tính từ ngày cơ quan chức năng nhận được hồ sơ hợp lệ.

4.5. Tất toán sổ bảo hiểm xã hội

Quy trình tất toán sổ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) là quá trình quyết toán một lần để người lao động được hưởng chế độ BHXH. Để được tất toán sổ BHXH, cần tuân thủ các điều kiện sau đây:

• Người lao động đạt đến tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ điều kiện đóng bảo hiểm trong ít nhất 20 năm theo quy định.

• Người lao động đã tham gia BHXH ít nhất 1 năm và chưa đủ điều kiện đóng bảo hiểm trong ít nhất 20 năm.

• Người lao động ra nước ngoài định cư hoặc mắc các bệnh nguy hiểm theo quy định của Bộ Y tế.

• Cán bộ, chiến sĩ lực lượng vũ trang khi xuất ngũ, thôi việc nhưng chưa đáp ứng đủ điều kiện để hưởng lương hưu.

>>> Xem thêm: Muốn Làm Quản Lý Nhà Hàng Đừng Quên Trang Bị Cho Mình Những Kỹ Năng Này

4.6. Người lao động tự chốt sổ BHXH có được không?

Bên cạnh thắc mắc về sổ bảo hiểm xã hội là gì thì vấn đề chốt sổ BHXH cũng được nhiều người đặt ra. Theo quy định, người lao động không có thẩm quyền tự chốt Sổ Bảo hiểm Xã hội. Trách nhiệm về việc chốt Sổ Bảo hiểm Xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp công ty phá sản và nợ bảo hiểm, khi đó không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).

Nếu công ty không thực hiện việc chốt sổ, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa chỉ trụ sở của công ty hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để yêu cầu hỗ trợ và can thiệp để chốt sổ.

Sổ Bảo hiểm Xã hội là một tài liệu mà mọi người lao động nên giữ bởi những lợi ích mà nó mang lại trong tương lai. Khi bạn về hưu, quyển sổ này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nhận lương hưu hàng tháng, phụ thuộc vào tổng số tiền bạn đã đóng và số năm bạn đã đóng góp. Hy vọng, những thông tin trên đã giải đáp những thắc mắc của bạn về sổ bảo hiểm xã hội là gì. Hãy lưu lại kiến thức này để đảm bảo quyền lợi cho mình nhé.