Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính đúng chuẩn

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là gì? Cụm từ này còn được biết đến với nhiều tên gọi như Biên chế lao động, Biên chế cán bộ (áp dụng trong cơ quan nhà nước). Với doanh nghiệp tư nhân, định biên nhân sự là khái niệm được sử dụng phổ biến hơn.

Hiểu đơn giản nhất, định biên tức là quá trình xác định vai trò, trách nhiệm, nhiệm vụ cũng như quyền hạn của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Thông qua quá trình này, sẽ xác định được doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân sự, mỗi phòng ban cần bao nhiêu nhân sự. Từ đó sẽ xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân sự, kế hoạch tuyển dụng đào tạo, kế hoạch phân bổ sắp xếp để phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Có thể nói, định biên nhân sự là việc làm rất quan trọng với doanh nghiệp. Những người làm quản trị nhân sự, chuyên viên tư vấn tài chính, giám đốc, chủ doanh nghiệp…đều cần hiểu định biên nhân sự là gì. Từ đó, sẽ có phương hướng áp dụng phù hợp, đảm bảo tăng cường hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

2. Vì sao phải định biên nhân sự?

Một công ty không thể vận hành nếu thiếu nhân sự. Tuy nhiên, nếu quá nhiều nhân sự cũng sẽ dẫn đến lãng phí. Nhân sự được sử dụng không đúng trình độ, kỹ năng chuyên môn cũng là sự lãng phí.

Do đó, định biên nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng:

• Đảm bảo số lượng nhân viên để phục vụ cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

• Tối ưu hóa các chi phí liên quan đến nhân sự: Tiền lương, tiền thưởng, đào tạo, phí tuyển dụng…

• Phân bổ nhân viên làm việc đúng trình độ, đúng sở trường, tối ưu năng lực của nhân viên

• Dự báo được nhu cầu nhân sự trong tương lai. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra các chiến lược nhân sự để đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng.

Có nghĩa là, với cấp công ty và cấp bộ phận thì định biên đều cho giá trị rõ ràng. Thông qua quy trình định biên đúng chuẩn, doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định và có năng suất hơn.

Xem thêm: Đừng Bỏ Lỡ Những Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Giúp Công Việc Dễ Thở, Nhanh Chóng Hơn

3. Cách tính định biên nhân sự chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Cách tính định biên nhân sự như thế nào? Tùy vào từng công ty sẽ có hoạch định nhân sự khác nhau. Khi có định hướng chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tiến hành tính toán để sắp xếp và bố trí nhân sự hợp lý.

3.1. Nguyên tắc của tính định biên nhân sự là gì?

Cách tính định biên nhân sự là gì? Sẽ không có công thức chung mà sẽ dựa vào từng trường hợp để đưa ra phương án xác định. Trong đó, 3 nguyên tắc dưới đây được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất:

Tỷ lệ tương quan:

• Doanh thu tăng/giảm bao nhiêu phần trăm sẽ quyết định nhân sự tăng/giảm tương ứng. Nếu doanh thu tăng 20%, định biên nhân sự sẽ tăng 10%. Ngược lại nếu doanh thu giảm.

• Tương quan tỷ lệ giữa nhóm nhân viên trực tiếp và nhóm nhân viên gián tiếp (ví dụ CTV). Tỷ lệ phù hợp là 65% trực tiếp, 35% gián tiếp, 15% quản lý, 85% nhân viên.

• Tương quan giữa ngân sách dành cho quản lý và nhân viên, giữa nhóm trực tiếp và nhóm gián tiếp. Chi phí/doanh thu = 70%. Quỹ lương cho quản lý và nhân viên sẽ từ 15% - 30% trên 70% này.

Định mức lao động:

• Áp dụng định mức lao động theo khối lượng (dành cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ).

• Áp dụng theo hệ chi tiêu hệ suất (dành cho khối kinh doanh). Ví dụ như cần 5 nhân viên để sản xuất được 200 sản phẩm/ ngày.

• Áp dụng theo đối tượng phục vụ (dành cho khối gián tiếp).

Tần suất và thời lượng:

Nguyên tắc này dựa trên chức danh, tần suất cũng như thời gian thực hiện nhiệm vụ của cá nhân, nhóm tập thể. Nguyên tắc này sẽ được áp dụng để tính toán nhân sự cho khối gián tiếp. Ví dụ như nhân viên Sale sẽ gồm công việc gì, thời gian triển khai…

3.2. Công thức cụ thể để tính định biên nhân sự

Dựa vào 3 nguyên tắc trên, chúng ta cũng sẽ có được công thức tính định biên nhân sự. Tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà cách tính này sẽ linh động thay đổi.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ hoạt động hàng ngày. Mỗi ca làm việc sẽ là 8 tiếng. Hoạt động cả chủ nhật, lễ tết.

Theo luật Lao động thì mỗi nhân viên sẽ được nghỉ ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm, 24 ngày nghỉ bù lễ tết. Như vậy, trong 1 năm thì 1 nhân viên sẽ được nghỉ tổng 88 ngày. Số ngày lao động thực tế còn 277 ngày công.

Như vậy, nếu cửa hàng đó cần phải đảm bảo nhân sự cho 1 ca mỗi ngày, thì cần phải tuyển 365/277 = 1,32. Con số này được gọi là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ cần số lượng nhân sự tương ứng: N x C x 1,32. Trong đó:

• N: Số nhân viên cho 1 ca làm việc, tùy thuộc vào quy mô cửa hàng.

• C: Số ca làm việc của cửa hàng.

Ví dụ, cửa hàng có quy mô 3 tầng lầu. Mỗi tầng lầu gồm 2 nhân viên. Có tổng 2 ca làm việc (mỗi ca 8 tiếng). Như vậy, tổng số nhân sự cần tuyển sẽ là: (2 x 3) x 2 x 1,32 = 15,84 nhân viên. Như vậy, để đảm bảo công việc xuyên suốt và nhân viên vẫn có được các ngày nghỉ theo đúng luật thì cần phải tuyển 16 nhân viên.

3.3. Lưu ý quan trọng khi tính định biên nhân sự

Mỗi doanh nghiệp sẽ dựa vào tình hình thực tế, mảng hoạt động, đặc thù công việc để có cách tính định biên nhân sự phù hợp. Nắm được cách tính định biên nhân sự là gì, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các điểm sau để có sự tính toán chính xác, hiệu quả:

• Dựa trên các số liệu thực tế để tính định biên. Điển hình là các thông số như tần suất nghỉ việc, tăng trưởng doanh thu thực tế, tăng trưởng sản xuất…

• Nắm rõ đặc điểm của định biên nhân sự là gì. Đây không phải là một yếu tố độc lập. Mức định biên sẽ bị ảnh hưởng và chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau. Các nhân tố ảnh hưởng nhất là thị trường lao động, chính sách nhân sự, chiến lược phát triển kinh doanh… Dựa vào đó để tính toán phù hợp, hiệu quả.

• Luôn cập nhật, điều chỉnh định biên nhân sự để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

4. Mẫu định biên nhân sự tối ưu, phù hợp nhiều doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn muốn xây dựng định biên nhân sự nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Quy trình thiết kế định biên nhân sự là gì? Để xây dựng được kế hoạch định biên nhân sự cần phải phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, sự gắn kết của các phòng ban.

Về cơ bản, quy trình sẽ gồm 5 bước cơ bản:

• Bước 1: Dự báo nhu cầu thực tế nguồn nhân lực, số lượng nhân sự cho từng vị trí, thời gian cần thiết phải có nhân sự, các kỹ năng và phẩm chất của nhân sự.

• Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực, hiểu đúng ưu nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại. Phân tích các yếu tố hệ thống nhân sự, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chính sách quản lý nguồn nhân sự, mức độ hấp dẫn của công việc…

• Bước 3: Dựa trên kết quả dự báo cũng như kết quả phân tích thực trạng, đưa ra quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực cho từng giai đoạn.

• Bước 4: Thiết lập kế hoạch định biên nhân sự: Tuyển dụng, tái cơ cấu tổ chức, luân chuyển nhân sự, đề bạt nhân sự, tinh giản lao động thừa…

• Bước 5: Đánh giá hiệu quả kế hoạch định biên nhân sự.

5. Lỗi thường gặp khi tính định biên nhân sự là gì?

Mặc dù hiểu rõ định biên nhân sự là gì nhưng trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng định biên được chính xác. Nếu việc định biên không được thực hiện đúng tiêu chuẩn sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Dưới đây là những lỗi định biên nhân sự phổ biến nhất:

• Đánh giá sai lệch nhu cầu thực của doanh nghiệp. Từ đó dẫn đến việc định biên nhân sự quá ít hoặc quá nhiều.

• Kỹ thuật phân tích sai dẫn đến sự phân bổ nhân sự thiếu chính xác, bố trí nhân sự cho các phòng ban không chuẩn.

• Kế hoạch định biên nhân sự thiếu linh hoạt, quá cứng nhắc. Khi công ty có biến động khó có thể xoay sở được, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

• Định biên nhân sự thiếu hiệu quả cho từng phòng ban, công tác định biên không sâu sát.

• Thiếu phương án dự phòng, thiếu mục tiêu tương lai.

6. Tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cùng job3s!

Con người là tài sản của doanh nghiệp. Thông qua mẫu định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể định biên hiệu quả, đưa ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp cho công ty trong từng giai đoạn phát triển.

Có thể nói, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, tìm hiểu định biên nhân sự là gì cũng vô cùng quan trọng. Có kết quả định biên, việc tuyển dụng chính là nền tảng để đảm bảo chất lượng và số lượng nguồn nhân sự đúng yêu cầu.

Với hàng nghìn doanh nghiệp, job3s là một trong những địa chỉ tuyển dụng uy tín và chuyên nghiệp rất đáng tin cậy. Tại job3s, doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với hàng chục nghìn ứng viên tiềm năng. Nền tảng hiện đại, kết nối hiệu quả doanh nghiệp và người lao động. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng chọn lọc được nhân sự tiềm năng, phù hợp với công việc, văn hóa và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Trên đây là những nội dung xoay quanh vấn đề định biên nhân sự là gì. Doanh nghiệp, đặc biệt là những người làm công tác nhân sự, cần phải nắm rõ khái niệm, đặc thù, và cách tính phù hợp với doanh nghiệp của mình. Xây dựng kế hoạch định biên phù hợp sẽ là nền tảng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Từ đó, giúp tăng năng suất, tăng vị thế của thương hiệu trên thị trường.

Xem thêm: Các Tiêu Chí Đánh Giá Nhân Viên Cuối Năm Bất Cứ Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần