Bcc là gì? Có gì khác so với cc? Biết sớm để áp dụng trong công việc

1. BCC là gì?

Khi tìm hiểu BCC là gì, có thể bạn đã biết đây là một tính năng có cách hoạt động tương tự như CC. BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy được dùng để gửi một bản sao email cho ai đó. Tuy nhiên sẽ có điểm khác biệt so với CC đó là khi gửi một bản email cho ai đó, người nhận sẽ nhận được bản sao mà không thấy được địa chỉ email của những người khác cùng nhận email đó.

Vì thế mà tính năng BCC được sử dụng trong trường hợp bạn cần bảo mật danh tính của người khác bởi tất cả địa chỉ email được đề cập trong tường BCC đều bị ẩn đi, do đó người nhận trong trường To và CC không thể nhìn thấy chúng.

2. Phân biệt CC và BCC khi gửi email

Sau khi đã hiểu BCC là gì, bạn có thể so sánh chức năng này với CC để thấy được điểm khác biệt và tương đồng.

2.1. Giống nhau

Cả CC và BCC trong gmail đều có thể cùng lúc tạo ra các bản copy email và gửi cho nhiều đối tượng nhận email đó trong cùng một lúc.

2.2. Khác nhau

Bên cạnh việc hiểu BCC là gì, bạn cũng cần biết cách phân biệt BCC và CC khi sử dụng hai chức năng này trong gmail để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp, chính xác hơn. Cụ thể hãy tham khảo ngay bảng so sánh dưới đây:

3. Khi nào nên sử dụng BCC trong Gmail?

Sau khi biết BCC là gì, bạn có thể hiểu được khi nào nên sử dụng tính năng này để phục vụ tốt cho công việc của mình. BCC trong email là kiểu gửi rất hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác. Điều này có nghĩa là họ không biết email họ nhận không phải là duy nhất. Vì BCC sẽ không tiết lộ rằng bạn đang gửi email cho nhiều người.

Ngoài ra, nếu cần gửi cùng một email đến danh sách nhiều địa chỉ mà không muốn những người nhận email đó phải xem một hàng dài các địa chỉ cùng lúc được gửi đó thì BCC sẽ giúp bạn hạn chế được thông tin không cần thiết này.

Ví dụ: Trong một vụ pháp lý, bạn muốn luật sư của mình biết về email đã gửi mà không thông báo cho người bạn đang gửi email về sự thật này.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Đổi Mật Khẩu Instagram Nhanh Chóng Trong Một Nốt Nhạc

4. Hướng dẫn cách gửi email BCC

Việc biết định nghĩa BCC là gì sẽ giúp bạn nắm được cả cách để gửi email BCC cho mọi người chỉ với vài thao tác đơn giản. Cụ thể bạn có thể tham khảo theo những hướng dẫn sau đây:

4.1. Trên điện thoại (IOS, Android)

Nếu đang sử dụng điện thoại thông minh, bạn có thể sử dụng tính năng BCC trong gmail qua các bước hướng dẫn đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Gmail trên điện thoại. Sau đó đăng nhập vào tài khoản của mình (nếu bạn đã đăng nhập sẵn vào gmail thì có thể bỏ qua bước này).

Bước 2: Trong cửa sổ ứng dụng Gmail, bạn nhấn chọn nút có biểu tượng dấu ‘’+’’ hoặc biểu tượng chiếc bút ở góc phải dưới cùng bên phải màn hình để bắt đầu soạn gmail.

Bước 3: Ở cửa sổ soạn thảo gmail hiển thị, bạn nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống của dòng To để hiển thị các tùy chọn bổ sung như BCC hoặc CC.

Bước 4: Nhấn chọn vào trường địa chỉ BCC và nhập tất cả các địa chỉ gmail mà bạn muốn gửi đến.

Bước 5: Thêm bất cứ liên kết và tệp đính kèm nào vào gmail gửi kèm.

Bước 6: Nhấn chọn nút Send (biểu tượng mũi tên ở trên cùng bên phải màn hình) để bắt đầu gửi gmail đó đi.

4.2. Trên máy tính (Window, Mac)

Khi đã nắm được BCC là gì, nếu bạn đang sử dụng máy tính có cấu hình Windows hoặc Mac thì có thể làm theo các bước hướng dẫn sau để gửi được email BCC:

Bước 1: Truy cập ứng dụng Gmail và chọn vào Soạn thư.

Bước 2: Lúc này một cửa sổ tin nhắn sẽ mở ra. Bạn chọn vào BCC ở phía bên phải của dòng đến. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể nhấn tổ hợp các phím tắt sau Ctrl + Shift + B để gửi BCC

Bước 3: Nhập địa chỉ email của những người nhận vào trường BCC sau đó thêm nội dung email và nhấn Gửi.

Xem thêm:

Chuyển Vùng Dữ Liệu Là Gì? Cách Tính Cước Và Mẹo Sử Dụng Tiết Kiệm Nhất

Cc Có Nghĩa Là Gì? Áp Dụng Ngay Để Tăng Tính Chuyên Nghiệp Trong Công Việc

5. Những lưu ý khi viết email

Bên cạnh việc hiểu rõ BCC là gì, bạn cũng cần nắm rõ những lưu ý dưới đây khi viết email để làm việc chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hơn.

5.1. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp để gửi

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan, tổ chức nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó sẽ tạo cảm giác uy tín, tin cậy và chuyên nghiệp hơn. Nhưng nếu đang làm việc độc lập, bạn nên cân nhắc hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.

5.2. Nghĩ kỹ trước khi quyết định trả lời tất cả

Trong công việc, bạn sẽ nhận được những email được gửi cho nhiều người cùng lúc. Để tránh phiền hà cho người nhận, bạn hãy cân nhắc trước khi lựa chọn vào tính năng ‘’reply all’’ vì không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi. Trừ trường hợp bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

5.3. Hạn chế dùng dấu chấm than

Nhiều người thường có thói quen viết nhiều dấu chấm than sau mỗi câu dẫn đến đoạn văn đôi khi giống như họ đang ra lệnh cho người đọc. Do đó, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật sự cần thiết. Ngoài ra cũng nên hạn chế sử dụng những thán từ biểu đạt cảm xúc để tránh làm người nhận hiểu sai ý nghĩa email của bạn.

5.4. Hài hước đúng chỗ

Với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, bạn không nên để sự hài hước với những câu trêu đùa trong email của mình. Bởi có những câu nói khiến ta cảm thấy buồn cười nhưng lại có thể trở nên cợt nhả và gây hiểu lầm khi viết ra.

5.5. Để ý đến khác biệt văn hóa

Khi viết email, bạn nên điều chỉnh thông điệp của mình dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ hiểu rõ về họ để tránh xảy ra bất đồng khi giao tiếp. Đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc, mọi người luôn có xu hướng muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác. Do đó khi trao đổi qua email với họ, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác về bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe.

5.6. Đọc lại email trước khi gửi

Việc xuất hiện lỗi chính tả khi viết email là điều nên hạn chế bởi vì chỉ với một lỗi chính tả nhỏ cũng khiến người nhận đánh giá bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp điều này gây đến bất lợi cho công việc. Do đó, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “Gửi’’ để rà soát lỗi chính tả và thông tin gửi đã đầy đủ chưa.

5.7. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

Bạn hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email cho người nhận khi đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo để tránh trường hợp vô tình nhấn gửi khi chưa viết xong. Hơn nữa khi hiểu BCC là gì thì việc nhập hàng loạt địa chỉ người nhận cũng cần được rà soát cẩn thận để tránh gửi nhầm cho những người không có nhu cầu nhận thông tin.

5.8. Lưu ý cách trình bày email

Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, bạn hãy bôi đậm phần lời chào để xác nhận rõ đối tượng cần đọc và bôi đậm cả những thông tin trọng tâm để họ dễ quan sát nội dung. Ngoài ra, cũng đừng quên giãn cách các dòng trình bày rõ ràng trong email để người đọc dễ dàng nắm bắt được các ý.

5.9. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Những email chuyên nghiệp tuyệt đối không có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay các biểu tượng cảm xúc bởi người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Tuy nhiên, cũng có một số từ viết tắt bạn có thể sử dụng được trong email nhưng bạn cần ghi nhớ đúng ý nghĩa, tránh dùng sai.

5.10. Nhớ xin chào và cảm ơn

Thưa gửi và cảm ơn đều là những câu cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

Tóm lại, việc tìm hiểu BCC là gì sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích về một tính năng chuyên nghiệp được nhiều người sử dụng trên Gmail. Bên cạnh đó cũng giúp bạn biết được các thao tác để thực hiện chức năng này một cách đơn giản, chuyên nghiệp hơn.