Chạy KPI Là Gì? Bí quyết chạy KPI cuối tháng hiệu quả

1. Tìm hiểu các khái niệm xung quanh Chạy KPI là gì?

Hầu hết các nhân viên làm việc văn phòng, nhất là nhân viên kinh doanh đều nghe nói đến chạy KPI. Tùy theo suy nghĩ của mỗi người, KPI có thể là động lực hay là sự ám ảnh và lo sợ khi không đạt KPI cuối tháng. Vậy chạy KPI là gì?

1.1. Chạy kpi tiếng anh là gì?

KPI có tên tiếng anh đầy đủ là Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá, là công cụ đo lường tính hiệu quả của công việc. Qua đó giúp các doanh nghiệp nhận định rõ hiệu suất làm việc của các phòng ban và từng nhân viên của mình.

1.2. Chạy KPI nghĩa là gì?

Chạy KPI là gì? Chạy KPI là việc người lao động cần phải hoàn thành các nhiệm vụ, chỉ tiêu mà cấp trên đã giao. Với nhiều người, KPI chính là động lực để họ phấn đấu hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

1.3. Thưởng KPI là gì?

Bên cạnh việc đưa ra chỉ số chạy KPI là gì để nhân viên làm việc thì các doanh nghiệp luôn kèm theo chính sách thưởng KPI. Đây được xem là phần thưởng cho người chiến thắng, qua đó thúc đẩy sự phát triển của công ty. Song song đó là bạn sẽ bị phạt nếu không hoàn thành chỉ tiêu KPI đã đề ra.

2. Người lao động không đạt KPI có được hưởng lương thưởng tháng 13 không?

Trong mỗi dịp tết về, các doanh nghiệp thường thưởng lương tháng 13 cho nhân viên. Phần lương này sẽ được tính và chi trả luôn trong tháng 12 âm lịch. Pháp luật không quy định bắt buộc các doanh nghiệp đều phải thưởng lương tháng 13 này.

Vì thế, tùy theo từng quy mô hoạt động, khả năng tài chính, các công ty sẽ có những chính sách trả thưởng cho nhân viên vào dịp cuối năm khác nhau. Thế nên, khi không đạt KPI thì chế độ lương tháng 13 cũng do doanh nghiệp thuê bạn tự quyết định.

3. Vai trò của KPI đối với chủ doanh nghiệp và nhân viên

KPI thường do người thuê lao động đề xuất ra và người lao động phải thực hiện. Đối với mỗi đối tượng, chạy KPI mang lại những ý nghĩa khác nhau.

3.1. Vai trò của chạy KPI là gì đối với doanh nghiệp?

Để có thể đưa ra các chỉ số KPI thì chủ doanh nghiệp phải xem xét nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu trong kế hoạch kinh doanh. Từ đó giúp thúc đẩy sự phát triển trong tương lai cho công ty của mình.

3.2. Ý nghĩa của chạy KPI là gì với nhân viên?

Tùy theo từng phòng ban, chức vị của mỗi nhân viên, cấp trên sẽ giao một chỉ số KPI cụ thể. Thông qua việc đạt chỉ tiêu KPI cũng giúp bạn khẳng định được khả năng làm việc của mình. Đây cũng là động lực để bạn ghi điểm trong mắt lãnh đạo, có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý KPI hiệu quả nhất năm

4. Phân loại KPI

Tuy KPI được hiểu nôm na là nhiệm vụ của người lao động phải đạt được nhưng tùy theo từng chiến lược kinh doanh, KPI sẽ được phân loại thành hai nhóm sau:

• KPI định tính là dạng đo lường sự hài lòng của người dùng đối với nhân viên

• KPI định lượng là chỉ số đo lường về số lượng như lượng hàng hóa bán ra, số khóa học đã tham gia, số cuộc gọi đã xử lý, số khách hàng đã chăm sóc…

5. Ưu nhược điểm của chạy KPI cuối tháng là gì?

KPI đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng về khâu quản lý nhân sự từ rất lâu. Tuy nhiên không phải bất cứ đơn vị kinh doanh nào cũng áp dụng chỉ số này. Vậy ưu khuyết điểm của chạy KPI là gì?

5.1. Ưu điểm của KPI là gì?

• Chạy KPI cuối tháng giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên

• KPI được xem là một phần công cụ của việc thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả. Thông qua việc theo dõi tiến độ của chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được tình hình hiện tại.

• Tăng hiệu quả trong giao tiếp, đoàn kết nhóm khi chỉ số KPI được áp dụng cho cả đội nhóm.

• Giúp giảm thiểu sự thiên vị trong việc quản lý nhân sự bởi tất cả đều dựa vào chỉ số chạy KPI là gì của một nhân viên đạt được.

• Người dùng dễ dàng tùy chỉnh để tạo ra KPI phù hợp với ngành nghề và mục đích của chủ doanh nghiệp.

5.2. Nhược điểm khi chạy KPI là gì?

• Cơ chế hoạt động của KPI chính là tổng hợp các thông tin phức tạp thành con số đơn giản để phản ánh chính xác trạng thái của một tổ chức. Vì đơn giản hóa sự phức tạp nên đôi khi KPI sẽ đánh mất đi các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

• Khi chỉ số KPI áp dụng cho đội nhóm sẽ góp phần tăng tinh thần đoàn kết nhưng đôi khi lại dẫn đến xung đột nhóm khi bất đồng ý kiến.

Xem thêm: Nhân viên mua hàng là gì? Mô tả công việc, mức lương và KPI

6. Phương pháp xây dựng hệ thống KPI và chạy KPI có hiệu quả

Trong kinh doanh, KPI - chỉ số hiệu suất chính có vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp luôn phải xem xét nhiều yếu tố để xây dựng nên hệ thống chỉ số KPI sao cho phù hợp với đơn vị kinh doanh của mình.

6.1. Cần xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp được xem là kim chỉ nam để tổ chức đi đúng hướng trong mọi giai đoạn phát triển. Vì thế, các đơn vị cần có sự hiểu biết sâu sắc về các mục tiêu này để tạo ra những chỉ số chạy KPI là gì sao cho phù hợp.

6.2. Xác định được các tiêu chí dẫn đến thành công

Những tiêu chí góp phần tạo nên sự thành công cho các doanh nghiệp là tăng lượng khách hàng, tăng số lần giao dịch, cắt giảm kinh phí, tăng doanh thu trong tháng… Từ đó sẽ đưa ra các biện pháp thực hiện có hiệu quả hơn.

6.3. Đặt câu hỏi mở để tạo ra hệ thống KPI có ý nghĩa

Việc đặt ra các câu hỏi và cố gắng tìm đáp án sẽ giúp mục tiêu dễ hình thành đúng và phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp hơn. Điển hình là các thắc mắc như sau:

• Kết quả này vì sao lại quan trọng?

• Kết quả chạy KPI là gì?

• Giá trị thực sự sẽ được tạo ra ở đâu?

• Với doanh nghiệp, điều quan trọng hàng đầu là gì?

• Làm thế nào để biết được đây là mục tiêu cuối cùng?

6.4. Xác định doanh nghiệp cần đo lường gì và tần suất đo

Chạy KPI cuối tháng là gì thường được đề xuất cùng với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ tổng thể đến hoạt động hàng ngày của từng nhân viên. Như vậy mới đảm bảo sự phù hợp cho từng nhân sự cũng như tăng hiệu quả khi chạy KPI. Sau đó dựa vào kết quả đạt được để đo lường hiệu quả KPI đã tạo ra.

6.5. Thực hiện phát triển các KPI

Khi thực hiện triển khai KPI thì mọi nhân viên đều phải tuân thủ theo cấu trúc Smart. Bao gồm:

6.6. Thực hiện chạy KPI và đánh giá mức độ hoàn thiện

Sau khi đã hoàn thiện hệ thống chạy KPI thì các trưởng nhóm sẽ phân chia nhiệm vụ cho nhân viên và bắt đầu triển khai. Lúc này, người xác định KPi cần phải theo dõi cũng như chịu trách nhiệm lên cấp trên trong suốt quá trình chạy KPI .

6.7. Đánh giá và thưởng khi chạy đủ KPI cuối tháng

Dựa vào mức độ hoàn thành, người quản lý sẽ xác định mức lương thưởng cho nhân viên theo công thức hoặc theo hệ số của chính sách trả thưởng, cụ thể là thông qua các tiêu chí mức độ đạt KPI, sự đóng góp của cá nhân và hiệu suất công việc. Bên cạnh đó cũng xem xét thêm phản hồi của khách hàng và các yếu tố có liên quan khác để đánh giá và thưởng KPI.

6.8. Điều chỉnh và tối ưu KPI để phù hợp với tình hình thực tế

Trong quá trình chạy KPI, người giám sát cũng cần ghi nhận lại các phản hồi và đánh giá từ nhân viên, khách hàng. Cụ thể, bạn có thể xây dựng phiếu đánh giá để thu thập các điều tốt, điều cần cải thiện. Qua đó, doanh nghiệp sẽ rút kinh nghiệm và tối ưu các KPI kế tiếp để tăng tính hiệu quả.

7. Một số lưu ý khi chạy KPI là gì?

Chạy KPI cuối tháng giúp đo lường và giám sát hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Nhưng khi thực hiện chỉ số KPI sai thì sẽ gây nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp. Vì thế, khi lên kế hoạch, xây dựng hệ thống KPI thì bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

• Căn chỉnh để chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức

• Các chỉ số KPI đưa ra phải có cơ sở dữ liệu để đảm bảo sẽ mang lại hiệu quả

• KPI có thể hành động để tạo ra thành tích

• Dữ liệu cho các chỉ số KPI cần phải có độ chính xác

8. Phân biệt KPI và Target

Hiểu rõ KPI là gì bạn sẽ dễ dàng phân biệt được với Target. Nếu KPI góp phần tạo nên sự phát triển cho nhân viên, thành công của doanh nghiệp thì Target chính là đích đến cho sự nỗ lực hết mình của nhân viên.

Dưới đây là bảng phân biệt KPI và Target:

9. Các công cụ hỗ trợ đo lường KPI hiệu quả

Thay vì làm thủ công thì bạn có thể dùng công cụ hỗ trợ để giám sát và đo lường các chỉ số KPI. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Dưới đây là một vài công cụ được nhiều tổ chức sử dụng.

• Sixsense: Đây là phần mềm quản lý KPI miễn phí giúp bạn phân tích và quản lý bảng đánh giá chỉ số KPI hiệu quả.

• Phần mềm quản lý KPI Scoro giúp bạn theo dõi mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Qua đó có sự hiệu chỉnh phù hợp để thời gian chạy KPI là gì đạt hiệu quả cao nhất.

• HandyKPI là phần mềm quản lý KPI hoạt động được trên thiết bị di động. Từ đó giúp bạn dù đang di chuyển thì vẫn theo dõi được sự hoạt động của đội nhóm.

10. Tổng hợp những câu hỏi có liên quan chạy KPI

Ngoài việc tìm hiểu chạy KPI cuối tháng là gì thì nhân viên còn có rất nhiều câu hỏi khác. Nhất là về vấn đề lương thưởng và tiền bảo hiểm xã hội có liên quan đến lương KPI hay không.

10.1. Lương KPI có phải đóng BHXH

Lương KPI sẽ được chi trả dựa vào thành quả mà bạn đã đạt được. Số tiền lương này sẽ được tính dựa vào công thức riêng hay quá trình bạn đã làm việc. Theo quy định của bảo hiểm xã hội dành cho doanh nghiệp thì số tiền này sẽ được trừ trong khoản tiền lương cố định hàng tháng. Vì thế, tùy theo lương KPI của bạn có tính chất thường xuyên hay không sẽ quyết định có phải đóng bảo hiểm xã hội hay không.

10.2. Doanh nghiệp có nên thưởng cho nhân viên khi vượt chỉ số KPI hay không?

Khi đề xuất ra các chỉ tiêu KPi thì doanh nghiệp luôn kèm theo mức tiền thưởng để làm động lực. Trong trường hợp có nhân viên vượt qua chỉ số này thì các tổ chức vẫn nên thưởng thêm theo quy định. Bởi đây được xem là phần thưởng, lời khen cho nhân viên tích cực, tạo động lực cho những nhân viên khác cũng cần phải cố gắng hơn trong công việc.

Qua việc tìm hiểu chạy KPI là gì, bạn sẽ thấy rõ được lợi ích khi áp dụng chỉ số KPI vào công việc. Tuy nhiên để đảm bảo tính hiệu quả, giảm thất thoát về thời gian và chi phí khi chạy KPI cuối tháng thì doanh nghiệp cần phải chọn mục tiêu, thiết lập chỉ số sao cho phù hợp với tổ chức của mình.