Những điều cần biết về hoá đơn giá trị gia tăng, bạn không nên bỏ qua

1. Tổng quan về hoá đơn giá trị gia tăng

Hiện nay, hoá đơn giá trị gia tăng được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi, tuy nhiên với những đơn vị mới có thể chưa tiếp cận nhiều cũng như chưa hiểu kĩ về các quy định của hoá đơn này.

1.1. Hoá đơn giá trị gia tăng là gì?

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 điều 8: Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn mà các tổ chức kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Dưới đây là các hoạt động có sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng:

• Cung cấp hàng hoá, dịch vụ nội địa.

• Các hoạt động vận tải quốc tế.

• Xuất khẩu dịch vụ và hàng hoá ra nước ngoài.

1.2. Đặc điểm của hoá đơn GTGT

Dưới đây là một số nội dung được đề cập đến trong hoá đơn giá trị gia tăng:

• Thông tin công ty, doanh nghiệp cung cấp hàng hoá và dịch vụ.

• Thông tin của người mua hàng hoá, dịch vụ.

• Mã số và ngày phát hành hoá đơn.

• Thông tin chi tiết về hàng hoá và dịch vụ đang cung cấp.

• Tổng tiền VAT và thông tin tỷ lệ thuế suất.

• Tổng toàn bộ số tiền cần thanh toán.

• Chữ ký của người cung cấp hoá đơn.

Xem thêm: Kết Chuyển Thuế GTGT Là Gì? Nguyên Tắc Và Các Bước Kết Chuyển Thuế GTGT Cuối Kỳ

2. Tìm hiểu các quy định về xuất hóa đơn VAT

Thời điểm xuất hoá đơn thuế giá trị gia tăng được quy định rõ tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 và khoản 2 điều 9 như sau:

• Đối với bên cung cấp hàng hoá

Hoá đơn GTGT được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hoá cho người mua, tính từ lúc đã thu tiền hoặc có thể chưa thu tiền.

• Đối với bên cung cấp dịch vụ

Hoá đơn GTGT được lập tại thời điểm khi đã hoàn thành quá trình cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

2.1. Một số trường hợp cụ thể khi xuất hoá đơn GTGT

Những trường hợp cung cấp hàng hoá, dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên thì cần phải đối chiếu số liệu của người bán và người mua. Hoá đơn được lập và xuất đi tính từ thời điểm hoàn thành quá trình đối chiếu số liệu, quá trình này không được quá ngày 7 của tháng phát sinh.

• Đối với dịch vụ viễn thông

Hoá đơn GTGT được lập ngay tại thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ, thời gian chậm nhất là 2 tháng kể từ ngày phát sinh cước dịch vụ. Nếu trường hợp dịch vụ viễn thông được cung cấp đến khách hàng thông qua thẻ trả trước mà không yêu cầu xuất hoá đơn GTGT, địa chỉ, tên, số thuế thì mỗi lần kết thúc ngày làm việc, đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông phải tổng hợp lại toàn bộ doanh thu phát sinh cho những khách hàng này.

• Đối với các hoạt động lắp đặt và xây dựng

Hoá đơn GTGT được lập tại thời điểm nghiệm thu và bàn giao công trình, không tính đã thu tiền hay chưa.

• Đối với những tổ chức kinh doanh bất động sản

Tổ chức, đơn vị kinh doanh chưa tiến hành thủ tục chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng cho người mua thì hoá đơn giá trị gia tăng được lập tại thời điểm thu tiền hoặc theo thoả thuận trong hợp đồng.

Tổ chức, đơn vị kinh doanh đã tiến hành thủ tục chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng thì hoá đơn giá trị gia tăng được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sử dụng và sở hữu cho người mua, không kể đã thanh toán tiền hay chưa thanh toán.

• Đối với các tổ chức dịch vụ vận tải hàng không

Hoá đơn giá trị gia tăng được lập dựa trên thông lệ quốc tế, chậm nhất là ngày thứ 5 kể từ lúc xuất chứng từ dịch vụ vận tải hàng không.

• Đối với các hoạt động tìm kiếm, khai thác và chế biến dầu thô

Thời điểm bên mua và bán quyết định giá bán chính thức cũng là thời điểm hoá đơn bán dầu thô được lập ra, không kể đã trả tiền hay chưa. Đối với những loại khí như khí thiên nhiên, khí than, sẽ được vận chuyển bằng đường ống dẫn khí. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập tại thời điểm cả 2 bên mua và bán thống nhất được khối lượng hàng hoá, nhưng chậm nhất là 7 ngày tính từ ngày người bán gửi hàng đi.

• Đối với các cơ sở kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ

Kết thúc mỗi ngày làm việc, các cửa hàng kinh doanh sẽ dựa trên hoá đơn để lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho các giao dịch trong ngày.

• Đối với các đơn vị cung cấp xăng dầu tại các điểm bán lẻ

Hoá đơn giá trị gia tăng điện tử được lập tại thời điểm kết thúc mỗi lần bán xăng. Nhân viên bán xăng phải cất giữ toàn bộ hoá đơn bán hàng để phòng trừ trường hợp các cơ quan có thẩm quyền đến kiểm tra.

• Đối với cơ sở ý tế cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh

Nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hoá đơn thì cuối ngày làm việc, cơ sở y tế sẽ lấy thông tin của khách hàng từ thông tin khám chữa bệnh để lập hoá đơn giá trị gia tăng, nếu khách hàng yêu cầu hoá đơn thì sau khi khám xong, cơ sở y tế sẽ tiến hành lập hoá đơn và bàn giao lại cho khách hàng.

• Đối với bên kinh doanh vận tải bằng taxi

Sau khi kết thúc chuyến đi, đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách có sử dụng phần mềm tính tiền phải tiến hành gửi thông tin chuyến đi đến khách hàng và gửi về cơ quan thuế với toàn bộ thông tin gồm tên đơn vị vận tải, biển số xe, khoảng cách chuyến đi và tổng số tiền phải thu của hành khách.

• Đối với các hoạt động thu phí đường bộ

Đối với những khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ lập hoá đơn điện tử định kỳ theo tháng, hóa đơn được lập tại ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ đó. Nội dung trên hóa đơn gồm tất cả các phương tiện lưu thông qua trạm thu phí, thời gian xe qua trạm và giá phí tính cho mỗi lượt xe qua.

• Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán

Hoá đơn giá trị gia tăng được xuất cuối ngày hoặc cuối tháng, lúc này đơn vị xuất hoá đơn tổng giao dịch phát sinh trong ngày tại hệ thống dữ liệu. Thông tin trên mỗi hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác và phải có bảng tổng hợp mỗi khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra. Nếu trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn thì phải lập hoá đơn bàn giao cho khách.

3. Tham khảo 4 mẫu hoá đơn VAT phổ biến hiện nay

Tất cả mẫu hoá đơn giá trị gia tăng đều được áp dụng dựa trên mẫu số 01GTKT3/001 theo thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Tuy nhiên trên thực tế, các đơn vị, doanh nghiệp có thể tự thiết kế các mẫu hoá đơn khác nhau theo sở thích của mình nhưng phải dựa trên quy định của bộ Tài chính.

3.1. Mẫu 1

3.2. Mẫu 2

3.3. Mẫu 3

3.4. Mẫu 4

Xem thêm: Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT): Tất Tần Tật Những Điều Bạn Cần Biết

4. Một số lưu ý khi viết hoá đơn giá trị gia tăng

Trước khi viết hoá đơn giá trị gia tăng cần phải lưu ý một số nội dung sau để tránh làm mất thời gian.

4.1. Cần viết đúng tiêu thức trong hóa đơn

Ngày, tháng, năm ở trên hoá đơn là ngày hoàn tất quá trình chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng hàng hoá đến tay người mua, không kể đã thanh toán hay chưa thanh toán. Còn đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, thì ngày này chính là ngày hoàn tất quá trình cung cấp dịch vụ tới người sử dụng, không kể đã trả tiền hay chưa.

Nếu trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mà đã thu được tiền trước từ khách hàng thì ngày trên hoá đơn giá trị gia tăng chính là ngày thu tiền.

4.2. Thông tin của khách hàng và đơn vị cung cấp hàng hoá

Ghi đầy đủ và chính xác thông tin người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không lấy hoá đơn và cũng không muốn cung cấp thông tin cho doanh nghiệp thì bên bán vẫn phải lập hoá đơn giá trị gia tăng với nội dung khách hàng không cung cấp thông tin.

• Tên đơn vị chính là tên của công ty cung cấp hàng hoá, dịch vụ.

• Địa chỉ chính là địa chỉ của bên mua hàng.

• Mã số thuế chính là mã số công ty được cung cấp khi đăng ký thuế.

• Hình thức thanh toán: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì trong hoá đơn ghi TM, còn nếu khách hàng thanh toán bằng tài khoản thẻ thì ghi CK, ghi TM/CK đối với trường hợp chưa xác định được phương thức thanh toán của khách hàng.

4.3. Tổng hợp chi tiết sản phẩm bán đi

• Đối với cột STT: Tiến hành đánh số thứ tự từ 1 đến hết số lượng hàng hoá bán ra.

• Tên dịch vụ, hàng hoá: Ghi rõ chi tiết tên hàng và dịch vụ cung cấp

• Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hoá bán ra: Chiếc, cái, kg, …

• Số lượng: Ghi cụ thể số lượng hàng hoá bán ra

• Đơn giá: Ghi giá bán hàng hoá tính trên 1 đơn vị (chưa có VAT)

• Thành tiền: Tổng số tiền cho toàn bộ hàng hoá bán ra

• Sau khi đã liệt kê hết toàn bộ hàng hoá, nếu thừa dòng bạn phải gạch bỏ những dòng trống này.

4.4. Ghi chính xác thông tin ở phần tổng cộng

Phần này là tổng hợp cả tiền hàng và tiền thuế giá trị gia tăng. Trong đó, tuỳ theo loại hàng hoá mà thuế giá trị gia tăng sẽ có mức từ 0%, 5%, 10%. Sau khi tính xong phần tổng cộng thì dưới đó là phần chữ ký, bắt buộc phải có chữ ký 2 bên mua và bán.

Trên đây là toàn bộ nội dung về hoá đơn giá trị gia tăng, và một số mẫu đơn đi kèm. Mong rằng bài viết này hữu ích đối với bạn, giúp bạn hiểu hơn về mẫu đơn này. Nếu còn có thắc mắc về mẫu đơn này, bạn có thể liên hệ để chúng tôi giúp đỡ thêm.