Hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word đơn giản và ít thao tác nhất

1. Mục lục tự động trong Word là gì?

Trước khi tìm hiểu cách tạo mục lục tự động trong word, bạn cần có những hiểu biết cơ bản về khái niệm này. Theo đó, đây là tính năng cho phép người dùng tạo ra danh sách tóm tắt các nội dung chính, ý chính trong báo cáo/tài liệu với số trang tương ứng. Ngoài ra, nó còn có thể tự động cập nhật số trang, tự động đánh số thứ tự.

2. Lợi ích của việc tạo mục lục tự động trong Word

Để biết chi tiết cách tạo mục lục tự động trong word, bạn cũng cần nắm rõ những lợi ích vượt trội mà tính năng này mang lại cho người dùng như:

• Tìm kiếm thông tin dễ dàng: Cách tạo mục lục trong word giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm thông tin, nhất là với những tài liệu có nội dung dài. Thay vì phải xem từng trang một, người đọc có thể dựa vào mục lục tự động để truy cập trực tiếp đến phần nội dung cần tìm.

• Làm nổi bật nội dung chính của tài liệu: Nhìn vào mục lục, người đọc đã có thể hiểu khái quát nội dung sẽ triển khai trong tài liệu cũng như chủ ý của tác giả. Nhờ vậy mà việc định hướng thông tin cho tài liệu cũng được rõ ràng hơn.

• Tạo sự chỉn chu, chuyên nghiệp: Nhìn vào trang mục lục, người đọc sẽ thấy được sự thống nhất trong tài liệu, đặc biệt với các đề tài nghiên cứu mang tính chất chuyên sâu.

• Tiết kiệm thời gian: Sử dụng tính năng này giúp tiết kiệm tối đa thời gian so với việc tạo mục lục thủ công; thể hiện trình độ sử dụng Word thuần thục, thành thạo của người soạn.

3. Chỉ định những nội dung cần có trong mục lục

Để có thể thực hiện thành công cách tạo mục lục tự động trong word dễ dàng và nhanh chóng, người dùng cần biết những nội dung cần có trong mục lục.

Trước khi tạo mục lục, người dùng nên soạn thảo đầy đủ nội dung cần trình bày. Sau khi các trang đã được lấp đầy nội dung, hãy chỉ định các chương lớn, tiêu đề và mục con trong toàn bộ văn bản để Word có thể nhận ra những phần quan trọng của tài liệu và đưa lên làm mục lục. Cụ thể:

3.1. Xác định các chương lớn (level 1)

Để có thể xác định level 1, bạn cần thực hiện các thao tác sau: Di chuyển chuột đến các chương lớn cần tạo mục lục và bôi đen văn bản =>Chọn thẻ References => Add Text => Chọn Level 1 cho các chương của văn bản

3.2. Xác định các tiêu đề chính (level 2)

Cách xác định level 2 như sau: Di chuyển chuột đến các phần tiêu đề chính của chương và bôi đen văn bản => Chọn thẻ References => Add Text => Chọn Level 2 cho phần tiêu đề chính của chương.

3.3. Xác định các mục con (level 3)

Để xác định các mục con, người dùng cần tiến hành các thao tác sau: Kéo thả chuột để bôi đen các mục con của tiêu đề chính => Nhấn chọn thẻ References => Add Text => Chọn Level 3 cho các mục con của tiêu đề chính.

Xem thêm:Cách Xem Lại Video Đã Xem Trên Tiktok Cực Đơn Giản Mà Ai Cũng Làm Được

4. Cách làm mục lục trong Word

Sau khi hoàn thành việc gán các cấp level cho tiêu đề, bước tiếp theo bạn cần làm là tìm hiểu về các cách tạo mục lục tự động trong word.

• Bước 1: Đầu tiên bạn lựa chọn trang muốn tạo mục lục rồi nhấn chọn vào References.

• Bước 2: Bạn nhấn chọn tiếp vào Table of Contents tại phía bên trái của màn hình máy tính.

• Bước 3: Tuỳ vào ý thích mà bạn có thể chọn Automatic Table 1 hoặc là Automatic Table 2. Nó sẽ giúp bạn bạn có thể tạo được mục lục tự động dựa vào định dạng được thiết lập sẵn.

5. Chỉnh sửa và cập nhật mục lục khi có thay đổi

Sau khi hoàn thành cách tạo mục lục tự động trong word, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng Word sẽ cho phép cập nhật lại bất cứ lúc nào bạn cần chỉnh sửa nội dung trong tài liệu.

• Bước 1: Để cập nhật lại mục lục sao cho khớp với phần nội dung chỉnh sửa, hãy nhấp chuột trái vào mục lục => chọn Update Table.

• Bước 2: Trên màn hình xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents, bạn hãy nhấn vào 1 trong 2 tùy chọn => Nhấn OK để hoàn thành.

Xem thêm: Bí Quyết Khôi Phục Tin Nhắn Messenger Đã Xóa Trên IPhone Thành Công

6. Những lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word

Song song với việc tìm hiểu cách tạo mục lục tự động trong word, người dùng cũng nên biết một số lỗi thường gặp khi sử dụng tính năng này để biết cách khắc phục.

6.1. Lỗi mục lục trong Word không hiển thị dấu ".........."

Nếu word không thể hiển thị dấu …., người dùng hãy thực hiện theo hướng dẫn sau: Nhấn vào References => Chọn Table of Contents => Chọn Custom Table of Contents để tiến hành cài đặt. Tại Tab Leader, bạn chọn "......." => Nhấn OK để hoàn tất

6.2. Thêm cấp độ (level) cho mục Add Text

Nhiều người dùng gặp phải rắc rối khi mục Add Text chỉ hiển thị 3 cấp độ nhưng tài liệu thực tế lại cần thêm level 4, level 5,... Để khắc phục và thêm cấp độ cho mục Add Text, bạn làm theo hướng dẫn như sau:

Tại Table of Contents, bạn chọn Custom table of contents => Nhập số level bạn muốn thêm tại Show levels => Chọn OK.

Xem thêm:

• Hướng Dẫn Cách Đánh Số Trang Trong Word 2016 Đơn Giản, Làm Một Lần Ăn Ngay
• Lưu Ngay Cách Xoay Ngang 1 Trang Trong Word Nhanh Như Chớp

7. Một số tính năng khác của Word

Khi đã nắm rõ cách tạo mục lục tự động trong word, bạn cũng nên dành thời gian tìm hiểu về một số tính năng khác của Word.

7.1. Tìm kiếm

Đây là tính năng hữu ích trong Word giúp tìm kiếm và sử dụng các công cụ soạn thảo. Hộp tìm kiếm này nằm ở phía trên cùng của ứng dụng, được đại diện bởi hình ảnh kính lúp.

7.2. Dịch thuật

Để việc dịch thuật trở nên nhanh chóng hơn, Microsoft Word đã tích hợp tính năng Translator ngay trên ứng dụng. Tính năng này cung cấp một giải pháp tra cứu và dịch thuật tiện lợi, hỗ trợ đến 60 ngôn ngữ khác nhau, trong đó có cả tiếng Việt.

7.3. Kiểm tra ngữ pháp

Đây là một trong các tính năng hay trong Word không chỉ giúp người dùng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, Microsoft Editor còn nâng cao chất lượng văn bản bằng cách gợi ý từ ngữ và cấu trúc câu phù hợp, làm cho văn bản không chỉ chính xác mà còn thể hiện đúng văn phong của người viết.

7.4. Chuyển giọng nói thành văn bản (Dictate)

Để bắt đầu sử dụng Dictate, người dùng cần mở ứng dụng Microsoft Word và nhấp vào biểu tượng micro có nhãn Dictate, sau đó chọn ngôn ngữ muốn sử dụng.

7.5. Tạo CV

Hiện nay, người dùng có thể tạo ra bản CV đầy ấn tượng ngay trên Word. Khi tạo một tệp Word mới, người dùng chỉ cần điều hướng tới File, chọn New và nhập từ khóa Resume vào ô tìm kiếm. Một loạt các mẫu CV sẽ xuất hiện, đa dạng về kiểu dáng và định dạng, phục vụ nhiều ngành nghề và trình độ.

7.6. Tự động lưu file (Auto-save)

Với Microsoft 365, người dùng sẽ có 1TB không gian lưu trữ trên OneDrive. Đây chính là một trong các tính năng hay trong Word, giúp người dùng có thể an tâm lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu từ mọi nơi, mọi thiết bị.

Tính năng Auto-save sẽ tự động lưu tệp dữ liệu lên OneDrive. Dù có sự cố xảy ra như mất điện hoặc máy tính bị đơ thì văn bản cũng đã được lưu lại, người dùng không còn phải lo đang làm thì mất văn bản do lỗi, chưa kịp lưu nữa.

7.7. Nghiên cứu thông tin

Đây là một trong các tính năng hay trong Word, được thiết kế để giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Để sử dụng công cụ này, chọn thẻ References, sau đó chọn Research. Tại đây, người dùng nhập từ khóa muốn tìm kiếm và bấm Enter, kết quả tìm kiếm từ Bing sẽ hiện lên tức thì.

7.8. Chèn video trực tuyến

Một tính năng hữu ích trong Word có thể giúp nâng cao chất lượng và tính trực quan của bài viết: đó là khả năng chèn video trực tuyến ngay vào tài liệu.

7.9. So sánh hoặc gộp tài liệu (Compare & Combine)

Người dùng có thể sử dụng tính năng Compare and Combine trong Word để so sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu hoặc gộp các tài liệu riêng lẻ thành một bản tổng hợp. Đây là một trong các tính năng hay trong Word được thiết kế để tăng cường hiệu quả và độ chính xác trong công việc.

7.10. Chèn biểu đồ (Smart Art)

Smart Art là một công cụ tuyệt vời cho phép người dùng chuyển đổi dữ liệu thành các biểu đồ trực quan. Ngoài ra, tiện ích này cũng có thể thay thế Excel trong việc tạo và quản lý biểu đồ, sơ đồ.

7.11. Nghe đọc văn bản (Read aloud)

Tính năng Read Aloud được coi là một trong các tính năng hay trong Word. Đặc biệt, nó trở thành công cụ đắc lực đối với những ai thường xuyên phải đọc, soát lỗi hay chỉnh sửa các tài liệu dài và phức tạp.

7.12. Cá nhân hóa Word

Người dùng không chỉ có thể cá nhân hóa Microsoft Word theo nhu cầu mà còn tận dụng được tối đa các tính năng hay trong Word, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

7.13. Tùy chỉnh thanh trạng thái

Có thể nhiều người dùng chưa để ý, thanh trạng thái ở dưới cùng cửa sổ có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân và được xem như một trong các tính năng hay trong Word, có thể tùy chỉnh các tùy chọn như số trang, số từ, tỷ lệ phóng to…

7.14. Tìm kiếm thông minh (Smart Lookup)

Đây là một trong các tính năng hay trong Word, cho phép người dùng tìm kiếm và tham khảo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau mà không cần thoát khỏi ứng dụng. Bạn chỉ cần bôi đen từ đó và chọn Smart Lookup. Mọi thông tin liên quan sẽ được hiển thị trong một hộp thoại phụ.

Có thể nói, cách tạo mục lục tự động trong word cũ khá đơn giản, ai cũng có thể thực hiện. Tính năng này mang lại nhiều tiện ích, người dùng có thể dễ dàng ứng dụng trong công việc và học tập để đạt được hiệu quả cao nhất.