Tìm việc làm Nhân viên văn thư ngày 01/12/2024 update 0 việc làm

Nhu cầu tuyển dụng việc làm nhân viên văn thư ngày càng tăng, tập trung chủ yếu ở Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng thuộc nhiều lĩnh vực như ngân hàng, văn phòng, trường học,.... Mức lương nhân viên văn thư có thể dao động từ 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng, tùy vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu của công ty.

1. Nhu cầu tuyển dụng việc làm văn thư hiện nay

Việc làm nhân viên văn thư là công việc liên quan đến quản lý, lưu trữ, xử lý tài liệu và thông tin trong tổ chức. Nhân viên văn thư thường chịu trách nhiệm tổ chức hệ thống tài liệu, soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, văn bản pháp lý và các hoạt động hành chính khác. Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư là lưu trữ, bảo quản tài liệu hồ sơ quan trọng, quản lý con dấu, sổ sách và các tài liệu hành chính,…

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng việc làm nhân viên văn thư tại Việt Nam vẫn rất sôi động, đặc biệt trong các tổ chức hành chính, doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Cụ thể, công việc này có tới hàng nghìn tin tuyển dụng mỗi tháng. Để đảm bảo nhận được công việc văn thư, ứng viên cần phải có kỹ năng chuyên môn như quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ hành chính.

Ngoài việc bảo đảm tài liệu pháp lý của tổ chức được lưu trữ và sử dụng đúng quy định, văn thư còn là người duy trì sự ổn định và hiệu quả trong các hoạt động quản lý hành chính, hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty. Công việc nhân viên văn thư cũng là một lựa chọn phù hợp cho những ai có kỹ năng tổ chức tốt, chi tiết và thích làm việc trong môi trường hành chính ổn định.

2. Mức thu nhập bình quân của việc làm văn thư

Mức thu nhập bình quân của việc làm nhân viên văn thư tại Việt Nam hiện nay dao động khoảng 7.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng. Nguồn thu nhập này có thể thay đổi tùy thuộc vào kinh nghiệm làm việc (thường yêu cầu từ 1-3 năm), địa điểm làm việc và quy mô doanh nghiệp​. Dưới đây là mức lương cụ thể của việc làm nhân viên văn thư:

3. Những việc làm nhân viên văn thư phổ biến nhất

Nhân viên văn thư là một vị trí quan trọng trong nhiều tổ chức, đóng vai trò xử lý và quản lý các tài liệu, hồ sơ hành chính. Công việc này rất đa dạng, xuất hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau như trường học, doanh nghiệp và ngân hàng.

3.1. Việc làm văn thư trường học

Việc làm văn thư trường học là một vị trí quan trọng, đảm bảo các hoạt động hành chính và quản lý tài liệu diễn ra hiệu quả trong môi trường giáo dục. Do đó, nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư trường học:

• Quản lý hồ sơ học sinh và giáo viên: Lưu trữ thông tin học tập, kỷ luật, khen thưởng của học sinh; quản lý hồ sơ công tác của giáo viên.
• Soạn thảo và lưu trữ văn bản: Bao gồm các quyết định, thông báo, biên bản họp, và các tài liệu liên quan đến hoạt động của trường học.
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ: Chuẩn bị tài liệu và hồ sơ cho các kỳ thi, hội họp, và hoạt động ngoại khóa.
• Quản lý con dấu và công văn: Tiếp nhận, phân loại, và gửi đi các công văn, tài liệu của trường đến các cơ quan chức năng hoặc đối tác.
• Hỗ trợ ban giám hiệu: Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của hiệu trưởng và các lãnh đạo nhà trường.

Ngoài ra, nhân viên văn thư trường học cần tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, ưu tiên ngành văn thư lưu trữ, quản trị hành chính hoặc các ngành liên quan. Đặc biệt, ứng viên cần phải thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), kỹ năng quản lý tài liệu và hồ sơ, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm.

3.2. Việc làm văn thư văn phòng

Việc làm văn thư văn phòng là một trong những vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, tổ chức. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm:

• Quản lý hồ sơ, tài liệu: Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của công ty. Ngoài ra, nhân viên văn thư còn phải đảm bảo các tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ dàng tra cứu, thậm chí xử lý tài liệu đến và đi (công văn, hợp đồng, báo cáo).
• Soạn thảo văn bản: Chuẩn bị, soạn thảo các loại văn bản hành chính như quyết định, thông báo, biên bản họp, và các giấy tờ nội bộ khác.
• Quản lý trang thiết bị văn phòng: Theo dõi và đặt mua các trang thiết bị, vật tư cần thiết cho hoạt động văn phòng.
• Tổ chức, hỗ trợ các sự kiện nội bộ: Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện trong công ty, ghi chép biên bản họp và lưu trữ.
• Hỗ trợ công tác hành chính khác: Thực hiện các công việc hỗ trợ liên quan đến hành chính như tiếp nhận và trả lời điện thoại, tiếp đón khách.

Ngoài trình độ thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint), nhân viên văn thư còn phải có kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu và khả năng giao tiếp. Hơn nữa, công việc này cũng cần đảm bảo ứng viên tốt nghiệp trung cấp trở lên các ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, hoặc quản trị kinh doanh. Nhân viên văn thư rất phù hợp với những ai yêu thích sự cẩn thận, thích làm việc hành chính và mong muốn sự ổn định trong sự nghiệp.

3.3. Việc làm văn thư ngân hàng

Việc làm văn thư ngân hàng là một vị trí hành chính quan trọng trong hệ thống ngân hàng. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp và khả năng quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả. Công việc chính của nhân viên văn thư ngân hàng gồm:

• Lưu trữ, sắp xếp các tài liệu liên quan đến hoạt động của ngân hàng, bao gồm hợp đồng tín dụng, giấy tờ khách hàng, công văn nội bộ.
• Đảm bảo tính bảo mật và khoa học trong quản lý tài liệu.
• Chuẩn bị công văn, thông báo nội bộ, và các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từ các phòng ban.
• Đảm bảo văn bản tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình của ngân hàng.
• Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn, thư tín từ bên ngoài đến các phòng ban liên quan.
• Xử lý các yêu cầu về gửi thư, tài liệu qua bưu điện hoặc các dịch vụ chuyển phát nhanh.
• Đặt lịch họp, ghi biên bản cuộc họp
• Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị phục vụ công việc hành chính.

Để đáp ứng được nhu cầu của nhà tuyển dụng, ứng viên phải tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các ngành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, hành chính, hoặc liên quan, nhanh nhẹn trong xử lý công việc, đặc biệt khi liên quan đến tài liệu quan trọng. Ngoài ra, nhân viên văn thư ngân hàng cần có kỹ năng lưu trữ và quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook), khả năng giao tiếp tốt, phối hợp làm việc nhóm hiệu quả.

4. Khu vực tuyển dụng việc làm văn thư nhiều nhất

Khu vực tuyển dụng việc làm nhân viên văn thư thường tập trung tại các thành phố lớn và các trung tâm kinh tế, hành chính trên cả nước bao gồm Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng.

4.1. Tuyển dụng việc làm văn thư tại Hà Nội

Là thủ đô và trung tâm hành chính quốc gia, Hà Nội có nhu cầu việc làm nhân viên văn thư cao, đặc biệt trong các cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện và các doanh nghiệp. Các khu vực như Hoàn Kiếm, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Hai Bà Trưng, Đống Đa thường là nơi tuyển dụng nhiều vị trí văn thư nhất do tập trung các văn phòng, trụ sở công ty và tổ chức lớn.

Phần lớn các vị trí yêu cầu kinh nghiệm từ 1 - 5 năm. Tuy nhiên, một số cơ hội cũng dành cho người mới bắt đầu hoặc không yêu cầu kinh nghiệm nhưng sẽ được đào tạo. Việc làm nhân viên văn thư ở Hà Nội có mức lương dao động từ 7.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng, tùy theo kinh nghiệm và lĩnh vực cụ thể.

4.2. Tuyển dụng việc làm văn thư tại TP.HCM

TP.HCM hiện là khu vực có nhu cầu tuyển dụng việc làm nhân viên văn thư cao, nhờ vào số lượng lớn công ty, cơ sở giáo dục và tổ chức hành chính hoạt động, thường tập trung ở Quận 1, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Quận 3, Thủ Đức và Tân Bình.

Với mức lương từ 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng, nhân viên văn thư cần phải có từ 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có khả năng giao tiếp tốt, thành thạo công nghệ thông tin. Tuy nhiên, một số nơi cũng chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp nếu có kỹ năng phù hợp.

4.3. Tuyển dụng việc làm văn thư tại Đà Nẵng

Là trung tâm kinh tế của miền Trung, Đà Nẵng thu hút nhiều doanh nghiệp và tổ chức hoạt động, dẫn đến nhu cầu tăng cường đội ngũ hành chính văn thư. Hơn nữa, với sự phát triển của các cơ quan hành chính, trường học và bệnh viện trong khu vực, nhân viên văn thư ngày càng được tuyển dụng nhiều để quản lý và lưu trữ tài liệu.

Để làm tốt công việc này, ứng viên phải có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, thành thạo vi tính văn phòng, am hiểu quy trình hành chính và các quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng sẵn sàng đào tạo người mới. Mức lương việc làm nhân viên văn thư tại đây sẽ dao động từ 6.000.000 – 12.000.000 VNĐ/tháng, tùy vào kinh nghiệm và năng lực.

5. Yêu cầu của nhà tuyển dụng đối với việc làm văn thư

Yêu cầu của nhà tuyển dụng đối với việc làm nhân viên văn thư có thể khác nhau tùy theo lĩnh vực, tổ chức và vị trí cụ thể.

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các ngành liên quan đến hành chính, văn thư lưu trữ, hoặc quản trị văn phòng.
• Một số vị trí tại các công ty lớn hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu bằng đại học.
• Ưu tiên các ứng viên có chứng chỉ chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

Kinh nghiệm làm việc

• Kinh nghiệm từ 6 tháng đến 2 năm trong lĩnh vực hành chính, văn thư.
• Một số nhà tuyển dụng chấp nhận ứng viên chưa có kinh nghiệm nhưng yêu cầu thái độ học hỏi tốt và sẵn sàng đào tạo.

Kỹ năng chuyên môn

• Kỹ năng tổ chức: Sắp xếp, lưu trữ tài liệu khoa học, logic, quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu hành chính.
• Vi tính văn phòng: Thành thạo phần mềm Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), sử dụng phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu (nếu công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng).
• Kiến thức pháp lý: Am hiểu các quy định pháp luật liên quan đến văn thư lưu trữ và quản lý hồ sơ.

Kỹ năng mềm

• Giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả với các phòng ban, cấp trên, và khách hàng.
• Tỉ mỉ và cẩn thận: Đảm bảo độ chính xác và bảo mật thông tin trong quản lý tài liệu.
• Quản lý thời gian: Biết sắp xếp công việc để đáp ứng yêu cầu đúng hạn.
• Giải quyết vấn đề: Xử lý các tình huống liên quan đến việc lưu trữ hoặc thất lạc tài liệu.

Yêu cầu khác

• Tính cách: Ứng viên phải trung thực, đáng tin cậy, giữ bí mật thông tin tốt. Ngoài ra, bạn phải năng động, chịu được áp lực trong công việc.
• Ngoại hình: Một số tổ chức yêu cầu ngoại hình chỉnh chu, tác phong chuyên nghiệp (đặc biệt trong các lĩnh vực ngân hàng, giáo dục, hoặc cơ quan hành chính).
• Ngoại ngữ: Đối với các công ty nước ngoài hoặc yêu cầu giao dịch quốc tế, ứng viên cần có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Nhật, hoặc tiếng Hàn).
• Chứng chỉ: Các chứng chỉ hành chính hoặc liên quan đến quản lý văn phòng là lợi thế.

Những yêu cầu này cho thấy nhà tuyển dụng tìm kiếm các ứng viên không chỉ có nền tảng chuyên môn vững chắc mà còn có kỹ năng làm việc linh hoạt và tinh thần trách nhiệm cao.

Việc làm nhân viên văn thư là ngành nghề có tính ổn định cao, phù hợp với những người yêu thích công việc tổ chức, lưu trữ và hỗ trợ quản lý. Đây là một lựa chọn tốt cho những ai muốn xây dựng sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Hãy tìm hiểu thêm về các khóa học chuyên môn hoặc chứng chỉ để nâng cao khả năng cạnh tranh, đồng thời tận dụng cơ hội việc làm tại các khu vực có nhu cầu tuyển dụng cao. Ngành văn thư không chỉ mang lại thu nhập ổn định mà còn mở ra nhiều triển vọng thăng tiến trong tương lai!