Cách in Excel vừa trang giấy A4 như thế nào? Thao tác chi tiết cực dễ

Đóng góp bởi:   Johan Đức Lê
Thứ Tư, 27/03/2024 18:40:00 +07:00
Cách in Excel vừa trang giấy A4 là cách hiệu chỉnh giúp bảng tính của bạn trở nên chính xác, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Bằng cách điều chỉnh các cài đặt in, bạn có thể sở hữu các trang Excel đúng chuẩn A4, không bị cắt lề hoặc bị tràn ký tự ra ngoài. Xem ngay hướng dẫn in Excel vừa trang giấy A4 dễ nhất dưới đây.

1. Tại sao phải in Excel vừa trang giấy A4?

Khi thao tác trên Excel, bạn cần phải điều chỉnh trang trước khi in để tránh bị lỗi form hoặc bị tràn trang. Việc in Excel vừa trang giấy A4 mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Khi in Excel vừa khít trang giấy A4, dữ liệu trên trang tính Excel sẽ không bị cắt bớt hoặc che khuất. Từ đó tránh bị mất các thông tin quan trọng và đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu được hiển thị một cách đầy đủ trên mỗi trang in.

Bên cạnh đó, cách in Excel vừa trang giấy A4 cũng tạo ra các bản in có kích thước phù hợp, dễ đọc và dễ quản lý. Bạn có thể dễ dàng xem và sử dụng bản in mà không cần phải thực hiện các điều chỉnh hoặc cắt ghép.

Bản in Excel vừa khít trang giấy A4 thể hiện tính chuyên nghiệp và gọn gàng, thích hợp cho việc trình bày thông tin trong các báo cáo, bản trình bày hoặc tài liệu văn phòng. Nói chung, việc in Excel vừa trang giấy A4 không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn để phục vụ cho công việc của bạn.

2. Cách in Excel vừa trang giấy A4 thành công 100%

Nếu chưa biết cách in Excel vừa trang giấy A4 thì bạn có thể tham khảo các phương thức dưới đây:

2.1. Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Page Layout

Một trong những cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản nhất là sử dụng tính năng Page Layout có sẵn trong Excel. Đây là tính năng được sử dụng để điều chỉnh cách bố trí và xuất bản dữ liệu trên trang in. Page Layout cung cấp các công cụ để thiết lập kích thước trang, các margin, định dạng tiêu đề và chân trang, cũng như xem trước trang in.

Để in Excel vừa trang giấy A4 thông qua tính năng Page Layout, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

  • Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Page Layout
Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Page Layout
  • Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào mũi tên tại mục “Page Setup” để tùy chỉnh cài đặt trang in.

Truy cập Page Setup để thiết lập in Excel vừa trang giấy A4
Truy cập Page Setup để thiết lập in Excel vừa trang giấy A4
  • Bước 3: Giao diện Page Setup hiển thị, tại mục “Orientation”, chọn “Portrait”

Chọn hướng trang in phù hợp với khổ giấy A4
Chọn hướng trang in phù hợp với khổ giấy A4
  • Bước 4: Tiếp theo, nhấn vào tab “Page”, sau đó chọn “Fit to” và nhập số 1. Tại “Page (s) wide by”, chọn số 1.

Cách in Excel vừa khít trang giấy A4, không bị tràn trang
Cách in Excel vừa khít trang giấy A4, không bị tràn trang
  • Bước 5: Tại khung “Paper size”, click vào mũi tên và chọn “A4”.

In Excel vừa trang giấy A4 thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh mất dữ liệu
In Excel vừa trang giấy A4 thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh mất dữ liệu
  • Bước 6: Nhấn vào mục “OK” ở phía dưới hộp thoại để lưu lại các thiết lập trang in ở trên.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản trong một nốt nhạc
Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản trong một nốt nhạc
  • Bước 7: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

In Excel vừa khít trang giấy A4, không mất dữ liệu và không bị tràn trang
In Excel vừa khít trang giấy A4, không mất dữ liệu và không bị tràn trang

Xem thêm: Cách cài đặt bàn phím tiếng Việt có dấu chi tiết nhất cho điện thoại và máy tính

2.2. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Breaks

Thêm một cách in Excel vừa trang giấy A4 đó là sử dụng tính năng ngắt trang Break. Cách này áp dụng trong trường hợp trang dữ liệu trên Excel quá dài và bạn muốn ngắt trang để đảm bảo dữ liệu in ra vừa khít trang A4, không bị tràn trang.

Cách thực hiện như sau:

  • Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng tính năng Break trong Excel
Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng tính năng Break trong Excel
  • Bước 2: Tiếp theo, trong hộp thoại “Page Setup”, nhấn vào tính năng “Break” và chọn “Insert Page Break” để ngắt trang.

Chọn Breaks để ngắt trang, in Excel vừa trang giấy A4
Chọn Breaks để ngắt trang, in Excel vừa trang giấy A4
  • Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

Ngắt trang để in Excel vừa trang giấy A4
Ngắt trang để in Excel vừa trang giấy A4

2.3. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Page Break Preview

Ngoài ra còn có một cách in Excel vừa trang giấy A4 cũng rất đơn giản mà bạn có thể áp dụng đó là sử dụng tính năng Page Break Preview. Page Break Preview trong Excel là một chế độ xem cho phép người dùng xem cách dữ liệu trên bảng tính được phân chia thành các trang in.

Trong chế độ này, các đường ngắt trang và các trang in được hiển thị một cách rõ ràng, giúp bạn điều chỉnh vị trí của các đường ngắt trang để tạo ra trang in hoàn chỉnh, không bị lỗi. Để in Excel vừa trang giấy A4 bằng Page Break Preview, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

  • Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in.

  • Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn vào tab “View”, sau đó chọn tính năng “Page Break Preview”.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Page Break Preview
Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Page Break Preview
  • Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

In Excel vừa trang giấy A4 chuyên nghiệp
In Excel vừa trang giấy A4 chuyên nghiệp

2.4. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng tính năng Margins

Nếu chưa biết cách in Excel vừa trang giấy A4 thì bạn có thể sử dụng công cụ Margins có sẵn trong Excel. Cách thực hiện như sau:

  • Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

Chọn Page Layout để thiết lập trang in trong Excel
Chọn Page Layout để thiết lập trang in trong Excel
  • Bước 2: Nhấn vào mũi tên tại mục “Page Setup” để mở các tùy chọn thiết lập trang in.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản nhất
Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản nhất
  • Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào tab “Margins” và điều chỉnh căn lề trái, lề phải, trên, dưới theo ý mình.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Margins
Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Margins
  • Bước 4: Nhấn vào mục “Print” để tiến hành in bảng tính Excel ra giấy A4.

In Excel vừa trang giấy A4 để tránh mất dữ liệu
In Excel vừa trang giấy A4 để tránh mất dữ liệu

Xem thêm: Lưu ngay 6 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel nhanh như chớp

3. Một số lỗi in Excel ra giấy A4 thường gặp

Dưới đât là một số lỗi thường gặp khi in trang Excel ra giấy A4 mà bạn có thể tham khảo:

3.1. Lỗi không tìm thấy máy in

Khi áp dụng cách in Excel vừa trang giấy A4, nhiều người dùng thường gặp lỗi không tìm thấy máy in. Lỗi này xảy ra do nhiều nguyên nhân như:

  • Kết nối không đúng: Một trong những nguyên nhân chính của lỗi này có thể là kết nối vật lý giữa máy in và máy tính bị mất hoặc kết nối không đúng cách => Đảm bảo rằng cáp USB hoặc cáp mạng đã được kết nối đúng cổng.

  • Thiết lập máy in không chính xác: Cài đặt máy in trên máy tính không đúng cũng có thể làm cho hệ thống không nhận máy in. => Kiểm tra xem máy in đã được cài đặt và cấu hình đúng chưa trong cài đặt hệ thống của bạn.

  • Driver máy in lỗi: Driver máy in hỏng hoặc cài đặt không đúng cách cũng nguyên nhân máy tính không tìm thấy máy in. => Hãy cập nhật hoặc cài đặt lại driver máy in để giải quyết vấn đề.

  • Máy in không hoạt động: Đôi khi, lỗi "Không tìm thấy máy in" xảy ra do bạn chưa kết nối máy in với máy tính hoặc chưa bật máy tin. => Kiểm tra xem máy in đã được bật hay chưa.

Không tìm thấy máy in khi in Excel ra giấy do kết nối máy tính với máy in không đúng cách
Không tìm thấy máy in khi in Excel ra giấy do kết nối máy tính với máy in không đúng cách

3.2. Lỗi máy in bị mờ chữ

In trang Excel ra giấy bị mờ do máy in hết mực
In trang Excel ra giấy bị mờ do máy in hết mực

Thêm một lỗi thường xuyên gặp phải khi in bảng tính Excel ra giấy A4 đó là chữ số bị mờ và không nhìn rõ được. Lỗi này xuất phát do nhiều nguyên nhân như:

  • Cài đặt in không đúng: Cài đặt in không chính xác như độ phân giải in thấp, chế độ in nhanh chóng, hoặc cài đặt in mờ có thể làm cho văn bản trở nên mờ. => Chỉnh lại độ phân giải và chế độ in phù hợp.

  • Máy in hết mực: Máy in có thể in mờ nếu mực in sắp hết. => Hãy kiểm tra mức mực trong máy in, nếu hết thì phải thay mực rồi mới tiếp tục in.

  • Giấy in không phù hợp: Sử dụng giấy in không phù hợp có thể làm cho chữ trở nên mờ. => Chọn loại giấy in chất lượng và phù hợp với máy in của bạn.

3.3. Lỗi in file Excel ra giấy bị sọc đen

In trang Excel ra giấy A4 bị sọc do đầu in bị bẩn hoặc bị hỏng
In trang Excel ra giấy A4 bị sọc do đầu in bị bẩn hoặc bị hỏng

Một lỗi cũng rất hay gặp phải khi in trang tính Excel ra giấy là đó bị sọc đen. Lỗi này xuất phát do nhiều nguyên nhân như:

  • Đầu in bẩn hoặc hỏng: Một trong những nguyên nhân chính là đầu in bẩn hoặc hỏng. Các hạt bụi hoặc mảng mực bám vào đầu in có thể tạo ra các sọc đen trên trang in. => Vệ sinh đầu in.

  • Cụm mực in hỏng: Nếu cụm mực in bị hỏng thì sẽ tạo ra các sọc đen khi in. => Cụm mực in cần được kiểm tra và thay thế nếu cần.

  • Giấy in bẩn hoặc ẩm ướt: Sử dụng giấy in bẩn hoặc ẩm ướt có thể gây ra các sọc đen trên trang in. => Sử dụng giấy in sạch sẽ và không bị ướt.

  • Máy in hỏng hoặc cần được vệ sinh: Nếu máy in gặp vấn đề kỹ thuật hoặc bị bẩn, nó có thể tạo ra các sọc đen khi in. => Kiểm tra và vệ sinh máy in đều đặn để tránh vấn đề này.

4. Những lưu ý khi in Excel ra giấy A4

Dưới đây là những lưu ý khi áp dụng cách in Excel vừa trang giấy A4:

  • Trước khi in, hãy sử dụng chế độ xem trước in để đảm bảo rằng dữ liệu được phân trang và trình bày đúng cách trên trang giấy A4.

  • Chọn vùng in một cách cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ có những phần cần thiết của bảng tính được in ra trên giấy A4.

  • Kiểm soát các margin (lề) để đảm bảo rằng không gian trống xung quanh dữ liệu là phù hợp và không bị cắt bớt khi in.

  • Chọn loại giấy phù hợp với mục đích sử dụng, ví dụ như giấy trắng thường hoặc giấy in màu.

  • Kết nối máy in với máy tính đúng cách để không có sự cố kỹ thuật nào gây ra vấn đề khi in.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh bị mất dữ liệu khi in. Việc điều chỉnh form chữ, cỡ chữ, margin và chọn vùng in phù hợp là điều cần thiết để tạo ra các bản in chất lượng nhất. Bên cạnh đó, để không xảy ra lỗi khi in, bạn nên kiểm tra trước trang in, sau đó mới bấm in file Excel ra giấy.

Bài viết liên quan
Không phải Elon Musk, đây mới là người giàu nhất thế giới

Không phải Elon Musk, đây mới là người giàu nhất thế giới

Trong top 100 những người giàu nhất thế giới phải kể đến Bernard Arnault với khối tài sản lên đến 233 tỷ USD. Kế đến là Elon Musk với tài sản ròng ước tính khoảng gần 200 tỷ USD. Họ đều là những vị tỷ phú nắm trong tay nhiều tập đoàn lớn nổi danh trên toàn cầu.
Xem thêm »
Hướng dẫn chi tiết cách thay đổi sim chính chủ Viettel tại nhà siêu đơn giản

Hướng dẫn chi tiết cách thay đổi sim chính chủ Viettel tại nhà siêu đơn giản

Thay đổi sim chính chủ Viettel tại nhà là biện pháp hữu hiệu giúp nhà mạng quản lý người dùng và hạn chế những rủi ro tiềm ẩn xung quanh. Ngày nay, khi công nghệ phát triển, bạn chỉ cần ở nhà và cài đặt trên điện thoại là thông tin sim chính chủ đã được cài đặt, hoàn thiện chỉ trong chốc lát.
Xem thêm »
Hướng dẫn chi tiết cách lấy mã giảm giá Tiktok cho người mới

Hướng dẫn chi tiết cách lấy mã giảm giá Tiktok cho người mới

Cách lấy mã giảm giá Tiktok cho người mới là thông tin đáng chú ý dành riêng cho những tín đồ đam mê mua sắm trên sàn Tiktok. Với hướng dẫn chi tiết, bạn có thể mua sắm sản phẩm thả ga và hưởng nhiều ưu đãi khủng đến từ sàn và nhãn hàng. Cơ hội săn hàng xịn với giá rẻ không còn là ước mơ.
Xem thêm »
Hướng dẫn chi tiết cách tắt chế độ im lặng trên iPhone không phải ai cũng biết

Hướng dẫn chi tiết cách tắt chế độ im lặng trên iPhone không phải ai cũng biết

Cách tắt chế độ im lặng trên iPhone là giải pháp dành cho người sử dụng không muốn bị làm phiền khi đang tham gia cuộc họp, đi chơi… Chỉ với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể cài đặt chế độ này dễ dàng cho chú dế yêu của mình.
Xem thêm »
Hé lộ phần mềm lấy lại ảnh đã xóa vĩnh viễn trên iphone cực đỉnh

Hé lộ phần mềm lấy lại ảnh đã xóa vĩnh viễn trên iphone cực đỉnh

Phần mềm lấy lại ảnh đã xóa vĩnh viễn trên iphone là cứu tinh hoàn hảo cho những bức ảnh mà bạn lỡ tay xóa mất. Chỉ với vài thao tác đơn giản, những bức ảnh tưởng như đã biến mất hoàn toàn được khôi phục lại nguyên vẹn như ban đầu.
Xem thêm »
Chuyên gia giải đáp: Nộp tiền tại cây ATM khác ngân hàng được không?

Chuyên gia giải đáp: Nộp tiền tại cây ATM khác ngân hàng được không?

Nộp tiền tại cây ATM khác ngân hàng được không là câu hỏi được rất nhiều người dùng quan tâm, nhất là khi hình thức chuyển khoản đang được sử dụng phổ biến. Theo đó, bạn hoàn toàn có thể nạp tiền vào tài khoản ngân hàng ở bất kỳ cây ATM nào nhưng nếu khác ngân hàng, bạn buộc phải chịu một mức phí theo quy định.
Xem thêm »
Top 9 cách đổi font chữ trên Facebook đơn giản, tạo cá tính riêng

Top 9 cách đổi font chữ trên Facebook đơn giản, tạo cá tính riêng

Cách đổi font chữ trên Facebook không chỉ giúp trang cá nhân của bạn thêm nổi bật mà còn thể hiện cá tính và phong cách riêng biệt. Ngoài ra, đây cũng là cách giúp bạn tăng tương tác và thu hút khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội.
Xem thêm »
Um có nghĩa là gì trong tình yêu? Ý nghĩa ngôn ngữ thú vị của Gen Z

Um có nghĩa là gì trong tình yêu? Ý nghĩa ngôn ngữ thú vị của Gen Z

Um có nghĩa là gì trong tình yêu? Um có nghĩa là yêu em. Đây là một trong số những từ ngữ được nhiều bạn trẻ gen Z sử dụng phổ biến và được biết tấu với nhiều ý nghĩa khác lạ. Để tìm hiểu sâu hơn về những tầng nghĩa trong các lĩnh vực khác, cùng tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết sau.
Xem thêm »
1.1.1.1 là gì? Bật mí thủ thuật tăng tốc truy cập internet nhanh nhất

1.1.1.1 là gì? Bật mí thủ thuật tăng tốc truy cập internet nhanh nhất

Những ai thường xuyên làm việc trên mạng qua máy tính thì sẽ biết đến 1.1.1.1 là gì. Đây được xem là dịch vụ thay đổi DNS nhằm tăng tốc truy cập internet. Từ đó giúp bạn có nhiều trải nghiệm thú vị hơn khi tìm hiểu thông tin trên mạng với thời gian nhanh nhất.
Xem thêm »
Giải mã tất tần tật về ngôn ngữ gen Z: Tưởng không dễ mà dễ không tưởng

Giải mã tất tần tật về ngôn ngữ gen Z: Tưởng không dễ mà dễ không tưởng

Biết được ngôn ngữ gen Z sẽ giúp bạn dễ dàng bắt kịp xu hướng và nắm được ý nghĩa của một số từ mới được các bạn trẻ sử dụng phổ biến hiện nay. Qua đó giúp bạn giao tiếp dễ dàng và thuận lợi hơn trên mạng xã hội và đời sống hàng ngày.
Xem thêm »

Mẫu CV hot theo ngành nghề

Back to top

Job3s có thể giúp gì cho bạn?
chat