Cách in Excel vừa trang giấy A4 như thế nào? Thao tác chi tiết cực dễ

1. Tại sao phải in Excel vừa trang giấy A4?

Khi thao tác trên Excel, bạn cần phải điều chỉnh trang trước khi in để tránh bị lỗi form hoặc bị tràn trang. Việc in Excel vừa trang giấy A4 mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Khi in Excel vừa khít trang giấy A4, dữ liệu trên trang tính Excel sẽ không bị cắt bớt hoặc che khuất. Từ đó tránh bị mất các thông tin quan trọng và đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu được hiển thị một cách đầy đủ trên mỗi trang in.

Bên cạnh đó, cách in Excel vừa trang giấy A4 cũng tạo ra các bản in có kích thước phù hợp, dễ đọc và dễ quản lý. Bạn có thể dễ dàng xem và sử dụng bản in mà không cần phải thực hiện các điều chỉnh hoặc cắt ghép.

Bản in Excel vừa khít trang giấy A4 thể hiện tính chuyên nghiệp và gọn gàng, thích hợp cho việc trình bày thông tin trong các báo cáo, bản trình bày hoặc tài liệu văn phòng. Nói chung, việc in Excel vừa trang giấy A4 không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn để phục vụ cho công việc của bạn.

2. Cách in Excel vừa trang giấy A4 thành công 100%

Nếu chưa biết cách in Excel vừa trang giấy A4 thì bạn có thể tham khảo các phương thức dưới đây:

2.1. Cách in Excel vừa trang giấy A4 trong Page Layout

Một trong những cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản nhất là sử dụng tính năng Page Layout có sẵn trong Excel. Đây là tính năng được sử dụng để điều chỉnh cách bố trí và xuất bản dữ liệu trên trang in. Page Layout cung cấp các công cụ để thiết lập kích thước trang, các margin, định dạng tiêu đề và chân trang, cũng như xem trước trang in.

Để in Excel vừa trang giấy A4 thông qua tính năng Page Layout, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

• Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào mũi tên tại mục “Page Setup” để tùy chỉnh cài đặt trang in.

• Bước 3: Giao diện Page Setup hiển thị, tại mục “Orientation”, chọn “Portrait”

• Bước 4: Tiếp theo, nhấn vào tab “Page”, sau đó chọn “Fit to” và nhập số 1. Tại “Page (s) wide by”, chọn số 1.

• Bước 5: Tại khung “Paper size”, click vào mũi tên và chọn “A4”.

• Bước 6: Nhấn vào mục “OK” ở phía dưới hộp thoại để lưu lại các thiết lập trang in ở trên.

• Bước 7: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

Xem thêm: Cách cài đặt bàn phím tiếng Việt có dấu chi tiết nhất cho điện thoại và máy tính

2.2. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Breaks

Thêm một cách in Excel vừa trang giấy A4 đó là sử dụng tính năng ngắt trang Break. Cách này áp dụng trong trường hợp trang dữ liệu trên Excel quá dài và bạn muốn ngắt trang để đảm bảo dữ liệu in ra vừa khít trang A4, không bị tràn trang.

Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

• Bước 2: Tiếp theo, trong hộp thoại “Page Setup”, nhấn vào tính năng “Break” và chọn “Insert Page Break” để ngắt trang.

• Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

2.3. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng công cụ Page Break Preview

Ngoài ra còn có một cách in Excel vừa trang giấy A4 cũng rất đơn giản mà bạn có thể áp dụng đó là sử dụng tính năng Page Break Preview. Page Break Preview trong Excel là một chế độ xem cho phép người dùng xem cách dữ liệu trên bảng tính được phân chia thành các trang in.

Trong chế độ này, các đường ngắt trang và các trang in được hiển thị một cách rõ ràng, giúp bạn điều chỉnh vị trí của các đường ngắt trang để tạo ra trang in hoàn chỉnh, không bị lỗi. Để in Excel vừa trang giấy A4 bằng Page Break Preview, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn vào tab “View”, sau đó chọn tính năng “Page Break Preview”.

• Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào mục “File” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Print” để in trang Excel ra giấy A4.

2.4. Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng tính năng Margins

Nếu chưa biết cách in Excel vừa trang giấy A4 thì bạn có thể sử dụng công cụ Margins có sẵn trong Excel. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Trước hết, mở file Excel mà bạn cần in vừa trang giấy A4 và chọn toàn bộ trang mà bạn muốn in. Trên giao diện trang Excel, nhấn vào “Page Layout” trên thanh công cụ.

• Bước 2: Nhấn vào mũi tên tại mục “Page Setup” để mở các tùy chọn thiết lập trang in.

• Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào tab “Margins” và điều chỉnh căn lề trái, lề phải, trên, dưới theo ý mình.

• Bước 4: Nhấn vào mục “Print” để tiến hành in bảng tính Excel ra giấy A4.

Xem thêm: Lưu ngay 6 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel nhanh như chớp

3. Một số lỗi in Excel ra giấy A4 thường gặp

Dưới đât là một số lỗi thường gặp khi in trang Excel ra giấy A4 mà bạn có thể tham khảo:

3.1. Lỗi không tìm thấy máy in

Khi áp dụng cách in Excel vừa trang giấy A4, nhiều người dùng thường gặp lỗi không tìm thấy máy in. Lỗi này xảy ra do nhiều nguyên nhân như:

• Kết nối không đúng: Một trong những nguyên nhân chính của lỗi này có thể là kết nối vật lý giữa máy in và máy tính bị mất hoặc kết nối không đúng cách => Đảm bảo rằng cáp USB hoặc cáp mạng đã được kết nối đúng cổng.

• Thiết lập máy in không chính xác: Cài đặt máy in trên máy tính không đúng cũng có thể làm cho hệ thống không nhận máy in. => Kiểm tra xem máy in đã được cài đặt và cấu hình đúng chưa trong cài đặt hệ thống của bạn.

• Driver máy in lỗi: Driver máy in hỏng hoặc cài đặt không đúng cách cũng nguyên nhân máy tính không tìm thấy máy in. => Hãy cập nhật hoặc cài đặt lại driver máy in để giải quyết vấn đề.

• Máy in không hoạt động: Đôi khi, lỗi "Không tìm thấy máy in" xảy ra do bạn chưa kết nối máy in với máy tính hoặc chưa bật máy tin. => Kiểm tra xem máy in đã được bật hay chưa.

3.2. Lỗi máy in bị mờ chữ

Thêm một lỗi thường xuyên gặp phải khi in bảng tính Excel ra giấy A4 đó là chữ số bị mờ và không nhìn rõ được. Lỗi này xuất phát do nhiều nguyên nhân như:

• Cài đặt in không đúng: Cài đặt in không chính xác như độ phân giải in thấp, chế độ in nhanh chóng, hoặc cài đặt in mờ có thể làm cho văn bản trở nên mờ. => Chỉnh lại độ phân giải và chế độ in phù hợp.

• Máy in hết mực: Máy in có thể in mờ nếu mực in sắp hết. => Hãy kiểm tra mức mực trong máy in, nếu hết thì phải thay mực rồi mới tiếp tục in.

• Giấy in không phù hợp: Sử dụng giấy in không phù hợp có thể làm cho chữ trở nên mờ. => Chọn loại giấy in chất lượng và phù hợp với máy in của bạn.

3.3. Lỗi in file Excel ra giấy bị sọc đen

Một lỗi cũng rất hay gặp phải khi in trang tính Excel ra giấy là đó bị sọc đen. Lỗi này xuất phát do nhiều nguyên nhân như:

• Đầu in bẩn hoặc hỏng: Một trong những nguyên nhân chính là đầu in bẩn hoặc hỏng. Các hạt bụi hoặc mảng mực bám vào đầu in có thể tạo ra các sọc đen trên trang in. => Vệ sinh đầu in.

• Cụm mực in hỏng: Nếu cụm mực in bị hỏng thì sẽ tạo ra các sọc đen khi in. => Cụm mực in cần được kiểm tra và thay thế nếu cần.

• Giấy in bẩn hoặc ẩm ướt: Sử dụng giấy in bẩn hoặc ẩm ướt có thể gây ra các sọc đen trên trang in. => Sử dụng giấy in sạch sẽ và không bị ướt.

• Máy in hỏng hoặc cần được vệ sinh: Nếu máy in gặp vấn đề kỹ thuật hoặc bị bẩn, nó có thể tạo ra các sọc đen khi in. => Kiểm tra và vệ sinh máy in đều đặn để tránh vấn đề này.

4. Những lưu ý khi in Excel ra giấy A4

Dưới đây là những lưu ý khi áp dụng cách in Excel vừa trang giấy A4:

• Trước khi in, hãy sử dụng chế độ xem trước in để đảm bảo rằng dữ liệu được phân trang và trình bày đúng cách trên trang giấy A4.

• Chọn vùng in một cách cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ có những phần cần thiết của bảng tính được in ra trên giấy A4.

• Kiểm soát các margin (lề) để đảm bảo rằng không gian trống xung quanh dữ liệu là phù hợp và không bị cắt bớt khi in.

• Chọn loại giấy phù hợp với mục đích sử dụng, ví dụ như giấy trắng thường hoặc giấy in màu.

• Kết nối máy in với máy tính đúng cách để không có sự cố kỹ thuật nào gây ra vấn đề khi in.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh bị mất dữ liệu khi in. Việc điều chỉnh form chữ, cỡ chữ, margin và chọn vùng in phù hợp là điều cần thiết để tạo ra các bản in chất lượng nhất. Bên cạnh đó, để không xảy ra lỗi khi in, bạn nên kiểm tra trước trang in, sau đó mới bấm in file Excel ra giấy.