CV
Công ty
Trắc nghiệm MI
Tính lương Gross - Net
Tính lãi suất kép
Lập kế hoạch tiết kiệm
Tính bảo hiểm thất nghiệp
Tin tức
Liên hệ
Đăng tuyển / Đăng CV
Bạn là ?
Đánh số thứ tự tự động trong Excel là một tính năng giúp bạn tự động tạo ra một dãy số thứ tự cho dữ liệu của mình, giúp việc quản lý và phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Thay vì phải nhập số thứ tự một cách thủ công, bạn có thể sử dụng các công cụ và công thức mà Excel cung cấp để tự động hóa quá trình này. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và nhất quán cho dữ liệu của bạn, đặc biệt khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn.
>>>Xem thêm: Bookmark Là Gì? Chưa Biết Những Lợi Ích Và Cách Sử Dụng Này Thì Quả Là Tiếc
Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là một kỹ thuật hữu ích, giúp tự động hóa việc tạo dãy số thứ tự cho dữ liệu bằng cách áp dụng các hàm và công thức đơn giản. Hãy cùng tham khảo 6 phương pháp đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn nhé!
Cách này thường được áp dụng cho bộ dữ liệu không quá dài cũng như không cần lọc hay phân loại dữ liệu. Thao tác này còn được gọi là “Fill Handle” với cách thực hiện đơn giản như sau:
Bước 1: Lần lượt điền các số “1” và “2” vào 2 ô đầu tiên trong bảng dữ liệu.
Bước 2: Kéo chọn 2 ô vừa điền, rê chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải đến khi con trỏ chuột đậm lên.
Bước 3: Giữ và kéo chuột từ đó đến ô cuối cùng cần đánh số thứ tự.
Cụ thể hơn, cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel này sẽ dùng công cụ “Fill Series” của Autofill để tự động đánh số. Ưu điểm của phương pháp này là bạn chỉ cần chỉnh đánh số ô đầu và không cần kéo tất cả các ô. Điều này phù hợp với việc đánh số cơ bản cho bộ dữ liệu dài và bạn biết trước số lượng ô cần đánh số. Các bước thực hiện của cách này gồm có:
Bước 1: Nhập giá trị “1” cho ô đầu tiên Nhấp mở thẻ “Home” Đến nhóm “Editing”.
Bước 2: Trong ô “Editing”, bạn nhấp chọn “Fill” Chọn “Series...” ở bảng lựa chọn vừa hiện ra.
Bước 3: Trong hộp thoại “Series”, lần lượt chọn “Columns” (Cột), nhấp chọn “Linear” ở ô “Type”. Ở “Step value”, nhập chênh lệch giá trị (hay bước nhảy) giữa 2 ô cạnh nhau, nhập giá trị của số thứ tự cuối ở ô “Stop value” rồi nhấp chọn “OK” để kết thúc. Sau đó, Autofill sẽ tự động đánh số theo yêu cầu bạn đã nhập.
Dùng công thức cũng là một cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel rất phổ biến. Ngoài ra, người dùng cũng có thể lựa chọn bước nhảy giữa các ô mà không cần tính trước giá trị cuối cùng như cách trên.
Bước 1: Nhập giá trị “1” vào ô đầu tiên (hoặc giá trị bắt đầu theo bạn muốn). Ở ô tiếp theo, bạn sẽ nhập công thức: =Vị trí ô đầu tiên+1. Ví dụ, nếu giá trị đầu tiên bạn điền vào ô B3, ở ô tiếp theo bạn sẽ nhập “=B3+1”.
Bước 2: Chọn ô vuông nhỏ bên phải ô thứ 2, giữ chuột và kéo đến ô cuối dùng để sao chép công thức này cho tất cả các ô cần đánh số.
Khi xử lý số liệu bằng Excel, hàm số luôn là công cụ mạnh và phù hợp với bộ dữ liệu lớn. Hơn nữa, hàm số còn giúp bạn lọc và xử lý dữ liệu theo ý muốn. Mỗi hàm khác nhau sẽ có ý nghĩa và mục đích sử dụng khác nhau. Cùng đến với từng hàm cụ thể và cách sử dụng như sau:
Hàm ROW trong Excel có chức năng trả về số thứ tự của hàng cho một ô hoặc phạm vi ô cụ thể. Nếu bạn nhập công thức hàm ROW mà không kèm theo tham chiếu, hàm sẽ tự động lấy số hàng của ô chứa công thức đó. Điểm mạnh của việc sử dụng hàm ROW là khi bạn chèn hoặc xóa các hàng, số thứ tự sẽ tự động cập nhật để phản ánh sự thay đổi, giúp duy trì tính chính xác và cập nhật của dữ liệu. Để đánh số thứ tự trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong ô đầu tiên của bảng tính Excel, nhập công thức "=ROW()-(số thứ tự của ô cần điền - 1)" và nhấn Enter. Ví dụ, nếu số thứ tự của ô cần điền là 2, công thức sẽ có dạng "=ROW()-1".
Bước 2: Di chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô đó, bạn sẽ thấy một dấu "+" màu đen xuất hiện. Sử dụng chuột trái kéo xuống các ô bên dưới để đánh số thứ tự cho bảng tính Excel.
Bước 3: Kiểm tra kết quả, bạn sẽ thấy các ô trong cột đã được đánh số thứ tự theo công thức đã nhập.
Một cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel khác khá phổ biến chính là sử dụng hàm SEQUENCE. Với phương pháp này, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong ô đầu tiên của bảng tính Excel, nhập công thức "=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)" và nhấn Enter. Ví dụ, bạn có một bảng Excel với 7 hàng, công thức sẽ là "=SEQUENCE(7)".
Bước 2: Bảng tính Excel sẽ tự động đánh số thứ tự cho các hàng từ 1 đến số hàng cần đánh số. Kết quả sẽ được hiển thị ngay trong bảng tính theo mẫu dưới đây.
Sử dụng hàm SUBTOTAL kết hợp với hàm IF trong Excel có thể giúp bạn đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu trong bảng. Với cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel này, các hàng trống sẽ không được đánh số. Công thức hàm SUBTOTAL kết hợp với hàm IF như sau:
“=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false], SUBTOTAL(function_num, ref1,...))”
Trong đó:
Logical_test: Điều kiện kiểm tra. Bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra xem ô có dữ liệu hay không. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra ô A2 có dữ liệu hay không, logical_test sẽ là NOT(ISBLANK(A2)).
Value_if_true: Giá trị sẽ trả về nếu điều kiện kiểm tra là đúng. Trong trường hợp này, bạn có thể nhập công thức ROW() để trả về số thứ tự của hàng.
Value_if_false: Giá trị sẽ trả về nếu điều kiện kiểm tra là sai. Trong trường hợp này, bạn có thể để trống, để các hàng trống không được đánh số.
Function_num: Số tương ứng với hàm tính toán mà bạn muốn sử dụng trong hàm SUBTOTAL. Trong trường hợp này, để đếm các ô có dữ liệu, bạn có thể sử dụng giá trị 103, tương ứng với hàm COUNTA.
Ref1: Vùng chứa các ô mà bạn muốn đánh số thứ tự. Điều này có thể là một cột hoặc một phạm vi ô.
Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu sau đây:
.jpg)
Nhập công thức sau đây vào ô đầu tiên bạn cần đánh số thứ tự: =IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))
Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô đầu tiên đến khi xuất hiện dấu +, giữ chuột trái và kéo xuống các ô bên dưới mà bạn muốn đánh số thứ tự.
Một cách đánh số thứ tự nhảy trong Excel khác cũng khá phổ biến chính là sử dụng hàm Subtotal. Thao tác thực hiện cách này như sau:
Bước 1: Nhập công thức =SUBTOTAL(3, $START_CELL:CURRENT_CELL) vào ô đầu tiên của cột số thứ tự. Trong đó:
Ví dụ, nếu bạn muốn đánh số thứ tự cho các hàng từ B2 đến B9, công thức trong ô B2 sẽ là: =SUBTOTAL(3, $B$2:B2). Khi bạn nhập công thức này, Excel sẽ tự động đánh số thứ tự cho hàng đầu tiên.
Bước 2: Di chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức và kéo chuột xuống đến hàng cuối cùng mà bạn muốn đánh số thứ tự. Khi bạn kéo chuột, công thức sẽ được tự động điền vào các ô còn lại trong cột số thứ tự, và số thứ tự sẽ được đánh theo thứ tự tăng dần.
>>> Xem thêm: Dữ Liệu Hệ Thống Trên Iphone Là Gì? Các Cách Xóa Siêu Nhanh Chỉ Trong Vài Giây
Trong quá trình sử dụng kỹ thuật cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel, một trong những lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải là lỗi số thứ tự không tự động nhảy. Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này như sau:
Người dùng chưa thực hiện đúng cách thức kéo số thứ tự: Để khắc phục lỗi này, bạn cần nhập ít nhất hai số đầu tiên của dãy số thứ tự mà bạn muốn tạo.
Ví dụ, nhập số 1 và 2 vào hai ô liên tiếp. Sau đó, bôi đen cả hai số này, kéo điểm chấm nhỏ ở góc dưới bên phải của ô chứa số thứ hai xuống (hoặc sang phải) để tạo dãy số thứ tự tự nhảy 2.
Xem thêm một số hướng dẫn của excel:
Hướng Dẫn 5 Cách Định Dạng Ngày Tháng Năm Trong Excel Dễ Hiểu Ai Cũng Làm Được
Hướng Dẫn Cách Lặp Lại Tiêu Đề Trong Excel Đơn Giản, Tiết Kiệm Thời Gian Nhập Liệu Và In Ấn
Cách Lấy Lại File Excel Chưa Lưu Chắc Chắn Bạn Sẽ Cần
Lưu Ngay 6 Cách Đánh Số Thứ Tự Tự Nhảy Trong Excel Nhanh Như Chớp
Bài viết đã cung cấp thông tin chi tiết về cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên thuận lợi hơn. Việc nắm vững cách đánh số thứ tự không chỉ quan trọng trong việc sắp xếp và quản lý dữ liệu mà còn giúp bạn phân tích và thống kê một cách dễ dàng. Bạn hãy áp dụng những kỹ thuật này để tối ưu hóa công việc của bạn, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật nhanh chóng và chính xác, đặc biệt là đối với bộ dữ liệu lớn nhé.
Hướng dẫn tạo bảng chấm công tự động chuyên nghiệp trong excel
Mẫu mở bài Rừng Xà Nu thu hút và ấn tượng với giáo viên
Điểm danh những quán cà phê mua mang về gần đây được giới trẻ ưa chuộng nhất
Tất tần tật cách kiểm tra pin iPhone đã thay chưa và cảnh báo nguy cơ tiềm ẩn
iPhone 12 Pro Max 512GB giá bao nhiêu? Có đáng mua không ở thời điểm hiện tại?
Cà nhính là gì? Tổng hợp teencode hot trend gen Z đầy đủ nhất
Gợi ý những bộ phim kiếm hiệp hay ngày xưa, xem mãi không chán
Vì sao nam giới nên xuất 21 lần 1 tháng: Cách giúp đàn ông sung mãn ở tuổi 60
Tiếng lóng là gì? Nguồn gốc, đặc điểm, ý nghĩa của việc sử dụng tiếng lóng
Khám phá xe Vario 150 giá bao nhiêu - Bảng giá mới cập nhật năm 2024
Mẫu CV hot theo ngành nghề
