Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân online từ A đến Z

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân online là gì?

Trước hết, cần hiểu rõ về khái niệm hoàn thuế thu nhập cá nhân online là gì. Đây là quá trình mà một cá nhân yêu cầu được hoàn trả lại số tiền thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ dư thừa trong năm tính thuế. Trường hợp này xảy ra khi:

• Số tiền thuế đã khấu trừ từ lương cao hơn số tiền thuế thực tế phải nộp.

• Cá nhân đó có các khoản khấu trừ thuế hay tín dụng thuế mà họ đủ điều kiện.

2. Ưu - nhược điểm của hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Dưới đây là những ưu - nhược điểm khi tham gia hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau:

2.1. Ưu điểm

Hoàn thuế thu nhập cá nhân online mang lại nhiều lợi ích so với việc hoàn thuế truyền thống. Dưới đây là một số ưu điểm của việc hoàn thuế thu nhập cá nhân online:

Tiết kiệm thời gian và công sức

• Không cần phải di chuyển đến văn phòng thuế để nộp hồ sơ.

• Cùng với quy trình hoàn thuế online cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.

Dễ dàng theo dõi

• Có thể theo dõi tình trạng yêu cầu hoàn thuế của mình mọi lúc, mọi nơi.

• Nhận thông báo ngay khi yêu cầu được xử lý.

An toàn và bảo mật

• Thông tin cá nhân và tài chính được bảo vệ an toàn khi thực hiện qua hệ thống online của cơ quan thuế.

• Giao dịch được mã hóa và bảo mật để đảm bảo tính riêng tư cho người nộp thuế.

2.2. Nhược điểm

Mặc dù hoàn thuế thu nhập cá nhân online mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số khó khăn mà người nộp thuế có thể gặp phải:

Vấn đề kỹ thuật

• Có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng ứng dụng hoặc trang web của cơ quan thuế nếu không quen với công nghệ.

• Lỗi kỹ thuật có thể xảy ra và ảnh hưởng đến quá trình hoàn thuế.

Yêu cầu tài liệu

• Việc chuẩn bị và tải lên các tài liệu cần thiết có thể tốn thời gian và công sức.

• Cần phải đảm bảo rằng các tài liệu được nạp lên đúng cách để tránh sai sót.

Hỗ trợ kỹ thuật

• Không phải ai cũng thoải mái với việc tự thực hiện các bước hoàn thuế online, cần có sự hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân online mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đòi hỏi sự chú ý và kiên nhẫn từ người nộp thuế.

Xem thêm: Mức Lương Đóng Thuế Thu Nhập Cá Nhân? Đối Tượng Phải Đóng Thuế TNCN

4. Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân đơn giản

Đối với một bước quan trọng như thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online, việc có kiến thức và hiểu biết đầy đủ về quy trình là vô cùng quan trọng. Các bước cơ bản khi tham gia hoàn thuế thu nhập cá nhân online như sau:

• Kiểm tra điều kiện hợp lệ: Đầu tiên, bạn cần xác minh xem mình có đủ điều kiện để hoàn thuế hay không.

• Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập tất cả các giấy tờ liên quan như tờ khai thuế, chứng từ khấu trừ thuế và thông tin cá nhân.

• Nộp hồ sơ trực tuyến: Sử dụng ứng dụng hoặc trang web của cơ quan thuế để nộp hồ sơ và yêu cầu hoàn thuế.

• Theo dõi tình trạng: Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể theo dõi tình trạng yêu cầu hoàn thuế của mình trực tuyến.

• Nhận hoàn thuế: Nếu yêu cầu của bạn được chấp nhận, số tiền hoàn thuế sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của bạn.

​Dưới đây là chi tiết các bước hoàn thuế thu nhập cá nhân online như sau:

4.1. Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Cùng theo dõi các bước hoàn chỉnh về cách làm hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

Bước 1:

• Truy cập Trang chủ Website của Thuế Việt Nam tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/.

• Thực hiện đăng ký/ đăng nhập tài khoản để bắt đầu truy cập vào tài khoản.

Bước 2:

Sau khi đăng ký/đăng nhập thành công, hãy điền các trường thông tin chính xác tại bảng (2) gồm Mã số thuế và Mã kiểm tra.

Lưu ý: Đăng nhập cần sử dụng mã thuế cá nhân và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Trong trường hợp bạn không nhớ mã số thuế cá nhân, bạn có thể tra cứu online mã số của mình.

Bước 3:

Lựa chọn mục “Quyết toán thuế” -> “Kê khai trực tuyến” để kê khai thông tin quyết toán thuế.

Sau đó hệ thống gửi về bảng "Chọn thông tin tờ khai". Lúc này các thông tin được điền tự động dựa trên các dữ liệu có sẵn trên hệ thống. Và bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã chính xác hay chưa?

Lưu ý (*) là trường thông tin mà bạn bắt buộc phải điền.

Thông tin cần điền để hoàn thuế thu nhập cá nhân online bao gồm:

• Tên người gửi*: Thông tin về tên đầy đủ của người gửi hồ sơ hoàn thuế.
• Địa chỉ liên hệ*: Địa chỉ mà cơ quan thuế có thể liên hệ để gửi thông báo hoặc yêu cầu thêm thông tin.
• Điện thoại liên lạc*: Số điện thoại mà cơ quan thuế có thể liên lạc trực tiếp với người nộp thuế.
• Địa chỉ email*: Địa chỉ email mà cơ quan thuế có thể gửi thông báo và hướng dẫn liên quan đến quá trình hoàn thuế.
• Chọn tờ khai: Người nộp thuế chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của mình, bao gồm tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.
• Cục Thuế và Chi cục Thuế: Thông tin này sẽ được hệ thống điền tự động dựa trên thông tin đăng ký của người nộp thuế.
• Loại tờ khai: Người nộp thuế chọn loại tờ khai, có thể là tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung, tùy thuộc vào trường hợp cụ thể.
• Năm kê khai: Người nộp thuế cung cấp thông tin về năm kê khai thuế.

Trong phần lựa chọn tờ khai, nếu bạn tự quyết toán thuế TNCN, bạn sẽ chọn tờ khai 02/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021). Tiếp theo, bạn tiếp tục tích chọn theo trường hợp của mình để hoàn thành quá trình nộp tờ khai.

• Trường hợp 1: Nếu bạn chỉ có duy nhất 01 nguồn thu nhập trực tiếp từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn), lúc này bạn chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm ở ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế trong năm.
• Trường hợp 2: Nếu bạn có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập từ việc khai trực tiếp và từ tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ, thì bạn cần thực hiện việc tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng sau.
• Trường hợp 3: Nếu bạn không khai trực tiếp thuế trong năm và chỉ có thu nhập từ tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ, bạn cần kê khai thông tin về quá trình thay đổi nơi làm việc.

Sau khi hoàn tất các thông tin trên, bạn nhấn chọn “Tiếp tục” để tiếp tục quy trình khai thuế.

Bước 4: Tiến hành kê khai và điền đầy đủ thông tin nộp thuế chính xác theo tờ kê khai mẫu và nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Tải file tờ khai mẫu đã điền thông tin bằng cách chọn kết xuất XML.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”, tiếp theo nhập “Mã kiểm tra” nhằm xác thực nộp tờ khai và nhấn chọn “Tiếp tục”. Nộp tờ khai thành công thì bạn sẽ nhận được thông báo.

Bước 7: Trong phần chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ tạo ra một file tờ khai theo định dạng XML và gửi về cho người nộp. Người nộp cần thực hiện việc “In tờ khai” để có bản tờ khai in ra và nộp cho cơ quan thuế để làm hồ sơ khấu trừ. Sau khi tải về file “Kết xuất XML”, bạn cần in ra 02 bản, sau đó ký tên vào cả hai bản.

Lưu ý: Người nộp cần tải về và cài đặt ứng dụng iTax Viewer, đây là phần mềm được cung cấp bởi Tổng cục Thuế để đọc tờ khai thuế điện tử định dạng XML.

Bước 8: Sau khi đã có tờ khai thuế in ra và đã ký tên, người nộp thuế mang theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế vừa in ra (đã có chữ ký) để nộp tại Bộ phận Một của cơ quan Thuế và hoàn thành.

4.2. Công thức áp dụng hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Việc tính toán số tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân online có thể phức tạp tùy thuộc vào tình huống cụ thể của mỗi người. Dưới đây là công thức cơ bản để tính hoàn thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và theo quy định của Luật Thuế cụ thể:

[ Số tiền hoàn thuế = Số tiền thuế đã khấu trừ - Số tiền thuế thực tế phải nộp ]

Trong đó:

• Số tiền thuế đã khấu trừ: Là số tiền thuế đã được khấu trừ từ thu nhập của bạn trong năm tính thuế.

• Số tiền thuế thực tế phải nộp: Là số tiền thuế mà bạn thực sự phải nộp sau khi tính đến các khoản khấu trừ thuế và tín dụng thuế. Số tiền thuế TNCN phải nộp được tính bằng cách thực hiện phép tính sau: [(Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) : 12 tháng] x Thuế suất x 12 tháng.

Việc tính toán này thường được thực hiện tự động khi bạn điền thông tin vào tờ khai hoặc ứng dụng hoàn thuế.

5. Một số lưu ý về hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Khi hoàn thuế thu nhập cá nhân online, hãy nhớ kỹ các lưu ý sau:

• Luôn giữ bản sao các tài liệu tài chính: Đảm bảo bạn lưu giữ bản sao các tài liệu quan trọng như hóa đơn, chứng từ thu và hợp đồng để có thể chứng minh được thuế của bạn là hợp lệ và chính xác.

• Theo dõi các thay đổi về quy định thuế: Quy định thuế có thể thay đổi theo thời gian, do đó hãy đảm bảo bạn cập nhật với các quy định mới nhất và điều chỉnh quy trình hoàn thuế của mình nếu cần.

• Tìm hiểu về các khoản giảm trừ và quyền lợi thuế: Có những khoản giảm trừ và quyền lợi thuế đặc biệt dành cho người làm việc tự do trực tuyến. Hãy tìm hiểu về chúng và đảm bảo bạn tận dụng tối đa các lợi ích này để giảm thiểu số tiền thuế phải trả.

• Đảm bảo rằng thông tin bạn điền vào hồ sơ hoàn thuế là chính xác và đầy đủ.

6. Giải đáp một số thắc mắc về hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Trong quá trình thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân online, bạn sẽ gặp phải một số vấn đề cần giải đáp như sau:

6.1. Thời gian giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Thời gian giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân online có thể dao động tùy theo cơ quan thuế và quy trình xử lý. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, quá trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần. Bạn có thể theo dõi tình trạng yêu cầu của mình để biết khi nào bạn sẽ nhận được kết quả.

6.2. Có 2 nguồn thu nhập thì làm hoàn thuế thu nhập cá nhân như nào?

Nếu bạn có 2 nguồn thu nhập khác nhau, ví dụ như thu nhập từ công việc chính thức và thu nhập từ hoạt động kinh doanh cá nhân, bạn cần phải khai báo cả hai nguồn thu nhập này khi làm hoàn thuế thu nhập cá nhân. Đối với mỗi nguồn thu nhập, bạn cần cung cấp thông tin và tài liệu tương ứng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hoàn thuế.

6.3. Hoàn thuế online có an toàn không?

Cơ quan thuế thường áp dụng các biện pháp bảo mật và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính an toàn cho quá trình hoàn thuế online. Tuy nhiên, bạn cũng cần tuân thủ các biện pháp bảo mật cá nhân khi sử dụng dịch vụ này.

6.4. Làm thế nào để biết yêu cầu hoàn thuế của mình đã được xử lý?

Bạn có thể theo dõi tình trạng yêu cầu hoàn thuế của mình trên trang web hoặc ứng dụng của cơ quan thuế bằng cách sử dụng mã số theo dõi được cung cấp sau khi nộp hồ sơ.

6.5. Cách lấy lại thuế thu nhập cá nhân nhanh chóng như thế nào?

Thời gian xử lý yêu cầu hoàn thuế online thường phụ thuộc vào cơ quan thuế và số lượng yêu cầu đang chờ xử lý. Tuy nhiên, quá trình này thường diễn ra nhanh chóng hơn so với hoàn thuế truyền thống.

Trên đây là hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân online mà bạn có thể dễ dàng thực hiện. Việc thực hiện hoàn thuế online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự tiện lợi và an toàn cho người nộp thuế.

Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân là gì? Tất tần tật những điều cần biết về thuế TNCN