Hướng dẫn cách nhập dữ liệu vào SPSS đơn giản và chi tiết

SPSS (viết tắt của Statistical Package for the Social Sciences) là chương trình được sử dụng để thực hiện phân tích thống kê dữ liệu khoa học trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu và cả đời sống.

Phần mềm này được nhiều đối tượng sử dụng từ học sinh, sinh viên, giới nghiên cứu học thuật, thậm chí cả những nhà kinh doanh nghiên cứu thị trường.

SPSS được sử dụng để phân tích dữ liệu nên việc cung cấp dữ liệu đầu vào là vô cùng quan trọng. Đây cũng là cơ sở đầu tiên để phần mềm có thể căn cứ vào đó thực hiện các phân tích và thống kê.

Hiện nay có 2 cách nhập dữ liệu vào SPSS là nhập thủ công bằng tay và thông qua 1 phần mềm khác.

1. Cách nhập dữ liệu vào SPSS bằng tay

Người dùng có thể trực tiếp nhập dữ liệu đầu vào bằng tay trên SPSS. Đây là cách làm thủ công mà bất cứ ai cũng có thể thực hiện. Việc nhập dữ liệu vào SPSS bằng tay được thực hiện thông qua hai bước là khai báo biến số và nhập số liệu, cụ thể:

1.1. Bước 1: Khai báo biến số

Khai báo biến số là bước đầu tiên khi sử dụng phần mềm SPSS, giúp cho người dùng xác định kiểu dữ liệu đầu vào để giúp hệ thống làm việc hiệu quả và tiết kiệm dữ liệu. Cách nhập dữ liệu vào SPSS được thực hiện chủ yếu trên 2 sheet là Data View và Variable View, trong đó việc khai báo biến số thực hiện tại Variable View.

Do đó, để thực hiện việc khai báo biến số, khi mở SPSS ra, người dùng click chuột vào sheet Variable View. Khi đó màn hình sẽ hiện ra giao diện như dưới đâ. Lúc này, người dùng có thể bắt đầu thực hiện việc khai báo.

Việc khai báo các biến số sẽ được thể hiện tại từng dòng, tương ứng với các cột sẽ là các thuộc tính khác nhau. Với SPSS, ta có các thuộc tính như sau:

- Name: Thuộc tính này sẽ cho biến tên của biến là gì. Độ dài tối đa là 8 ký tự, không được sử dụng ký tự đặc biệt và ký tự đầu tiên không được là số. Người dùng sẽ gõ trực tiếp tên biến vào cột Name.

Tùy vào nội dung cần phân tích mà nên đặt tên cho phù hợp, ví dụ như: HOTEN, TUOI, NGHENGHIEP, SOLUONG…

- Type: Đây là cột để người dùng khai báo các thuộc tính về biến với dữ liệu ở dạng số, văn bản hay tiền tệ… Việc khai báo biến số trong cột này đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi nó quyết định trực tiếp đến kết quả phân tích sau khi nhập liệu.

Thông thường khi khởi động, phần mềm sẽ mặc định dữ liệu tại cột Type là dạng số. Do đó để thay đổi người dùng cần kích chuột vào cột để lựa chọn chọn các kiểu dữ liệu khác phù hợp với nhu cầu, bao gồm:

• Numeric: Đây là kiểu dữ liệu dạng số và thường được đặt mặc định. Người dùng sẽ chỉ được nhập dữ dưới dạng số. Các thuộc tính nâng cao hơn về dữ liệu dạng số người dùng có thể khai báo ở cột Width hoặc Decimal Places.

• Comma: Mặc dù cũng là định dạng dữ liệu kiểu số nhưng giữa các giá trị có hiển thị thêm dấu phẩy (,) để phân biệt các hàng của số khi dữ liệu nhập vào từ hàng nghìn trở lên. Với thuộc tính này, khi người dùng nhập dữ liệu lên đến hàng nghìn, hàng trăm nghìn, hàng chục nghìn… thì hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị có ngăn cách mà không cần phải nhập bằng tay. Ví dụ: Với dữ liệu đầu vào là 7000000 sau khi nhập vào sẽ hiển thị 7,000,000.

• Dot: Cũng tương tự như Comma, Dot là thuộc tính dành cho dữ liệu dạng số, tuy nhiên sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách giữa các hàng của số và dấu phẩy sử dụng để ngăn cách phần nguyên và phần thập phân. Ví dụ: Với dữ liệu đầu vào là 2700,07 thì sau khi nhập sẽ hiển thị là 2.700,07.

• Scientific Notation: Là cách ký hiệu các con số dưới dạng tích của một số (từ 1 đến 10) và lũy thừa của 10. Trong đó phần lũy thừa được ký hiệu bằng chữ E và số mũ được viết bên phải của chữ E. Thuộc tính này thường được sử dụng trong trường hợp dữ liệu nhập vào là các con số lớn hoặc có nhiều ký tự. Ví dụ: Số 7000000000000 sẽ được viết thành 7E12 hoặc 0,00000002 sẽ được viết thành 2E-7.

• Date: Là thuộc tính dành cho dữ liệu kiểu thời gian, có thể gồm năm, tháng, ngày, giờ, phút và giây. Dữ liệu khi được nhập vào sẽ hiển thị tùy thuộc vào định dạng có sẵn mà người dùng đã chọn trong SPSS.

• Dollar: Đây là kiểu dữ liệu hiển thị cho đơn vị tiền tệ là dollar. Khi người dùng nhập dữ liệu đầu vào thì sẽ tự động hiển thị với ký tự $ (dollar) mà không cần nhập tay.

• Custom Currency: Đây cũng là thuộc tính biến dành cho các đơn vị tiền tệ, bao gồm 5 kiểu là CCA, CCC, CCB, CCE và CCD. Người dùng có thể tùy chọn các kiểu định dạng này bằng cách nhấp vào cột Edit, chọn Options và chọn thẻ Currency, sau đó lựa chọn theo nhu cầu.

• String: Thuộc tính dành cho các kiểu dữ liệu không phải dạng số. Chính vì vậy mà biến này không bị giới hạn về số ký tự nhập vào và thường được sử dụng cho biến mô tả.

• Restricted Numeric (integer with leading zeros): Là thuộc tính tương tự như Numeric nhưng các chữ số được hiển thị trên giao diện của SPSS sẽ bằng nhau. Với các trường hợp mà dữ liệu nhập vào có chữ số ít hơn số ký tự được hiển thị thì hệ thống sẽ tự động thêm các chữ số 0 vào phía trước cho đến khi đủ số ký tự theo khai báo. Số ký tự khai báo sẽ được thực hiện trong kiểu biến của thuộc tính Width.

- Width: Đây là cột để khai báo các thuộc tính nâng cao đến ký tự, xác định số lượng ký tự tối đa có thể nhập vào và hiển thị trên SPSS. Hệ thống cũng sẽ tự động điều chỉnh dữ liệu nhập vào sao cho phù hợp, ví dụ như với các trường hợp có nhiều ký tự hơn tiêu chuẩn, SPSS sẽ tự điều chỉnh cho phù hợp hoặc thông báo bằng cách hiển thị dấu (*) để người dùng điều chỉnh cho phù hợp.

- Decimals: Thuộc tính này cho phép người dùng khai báo phần chữ số hàng thập phân hiển thị trên màn hình. Người dùng có thể chỉ định số vị trí thập phân của một biến số bằng cách nhấp vào phía trong ô tương ứng với cột Decimals sau đó nhấp vào biểu tượng mũi tên up hoặc down để tăng hoặc giảm số vị trí thập phân của dữ liệu.

- Label: Người dùng cần khai báo thuộc tính này để mô tả để giải thích ý nghĩa của biến. Các loại dữ liệu được nhập tại cột này thường không bị hạn chế về số lượng ký tự, cũng không nhất định phải là các chữ số. Dưới đây là ví dụ về các loại dữ liệu có thể nhập tại cột Label.

- Value: Với cột Value, người dùng cần phải khai báo chi tiết vì đây là cột chỉ các thuộc tính quan trọng đo lường về định tính, định lượng để SPSS tiến hành phân tích dữ liệu. Do đó người dùng cần tiến hành mã hóa câu hỏi và nội dung về dữ liệu. Dưới đây là các bước để tiến hành mã hóa:

• Bước 1: Nhấp chuột vào nút ba chấm (...) tại cột Values để mở hộp thoại khai báo Value Labels.

• Bước 2: Nhập các giá trị, mã hóa các thang đo định tính (Value), đồng thời đặt nhãn giải thích ý nghĩa cho mã số đã nhập (Label)

• Bước 3: Lưu lại thông tin đã khai báo bằng cách nhấn nút Add

• Bước 4: Thực hiện tương tự để khai báo cho các giá trị mã hóa còn lại. Khi hoàn tất toàn bộ quá trình thì bấm nút OK.

- Missing: Còn được gọi là giá trị khuyết. Cần phải khai báo thuộc tính này để phần mềm biết rằng vị trí nào không có dữ liệu hoặc dữ liệu bị khuyết. Bởi khi tiến hành nhập dữ liệu hoặc thực hiện các cuộc khảo sát sẽ có một số trường hợp hoặc một số ô mà người dùng không nhập/không trả lời, một số thuật toán có thể phân biệt giữa hai trường hợp này, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả phân tích dữ liệu.

Với cột này SPSS người dùng chỉ có thể khai báo tối đa 3 mã giá trị bị thiếu cho biến đã chọn hoặc chỉ định một dải số được coi là bị thiếu, cộng với một mã giá trị bị thiếu duy nhất bổ sung.

- Columns: Đây là cột để khai báo độ rộng của biến khi tiến hành nhập liệu, thể hiện độ rộng của cột thực tế trong bảng tính. Để đặt chiều rộng cho cột này, người dùng nhấp vào trong ô tương ứng với cột Columns rồi tiếp tục nhấp vào biểu tượng mũi tên lên/xuống để tăng/giảm chiều rộng cho cột theo mong muốn. Độ rộng phổ biến được cài đặt là 8.

- Align: Đây là cột để khai báo các thuộc tính về vị trí của dữ liệu trong bảng tính. Người dùng có thể căn chỉnh nội dung cho các ô trong bảng tính bằng cách lựa chọn căn trái, căn phải hoặc căn giữa.

Để thực hiện, người dùng nhấp vào ô tương ứng với cột Align của biến, sau đó nhấp vào menu thả xuống để lựa chọn mục căn chỉnh theo mong muốn (trái, phải hoặc chính giữa).

- Measure: Đây là cột để người dùng khai báo các thuộc tính liên quan đến các loại thang đo thể hiện dữ liệu, bao gồm 3 loại là:

• Scale: Thang đo định lượng: Thường được sử dụng đối với các dạng dữ liệu như trọng lượng, khoảng cách, tuổi tác…

• Ordinal: Thang đo về thứ bậc: Thường được sử dụng để phân loại dữ liệu có tính chất tăng dần hoặc giảm dần của thứ tự.

• Nominal: Thang đo định danh: Thường được sử dụng để phân loại dữ liệu liên quan đến quốc gia, giới tính, quốc tịch, vùng miền hoặc giới tính.

Trên đây là các bước để tiến hành khai báo biến trước khi nhập dữ liệu vào SPSS. Việc khai báo được thực hiện lần lượt, sau khi tạo xong một biến tại dòng tương ứng, người dùng xuống dòng để bắt đầu khai báo các biến khác theo trình tự như trên, quá trình này được lặp lại cho đến khi hoàn tất toàn bộ các yêu cầu về biến.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách viết CV nhập liệu chinh phục nhà tuyển dụng

1.2. Bước 2: Nhập dữ liệu

Quá trình khai báo hoàn tất cũng là lúc người dùng có thể tiến hành nhập liệu để cung cấp dữ liệu đầu vào cho phần mềm. Cách nhập dữ liệu vào SPSS được thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấn chuyển sang sheet Data View để mở giao diện dành cho việc nhập dữ liệu.

• Bước 2: Tiến hành nhập dữ liệu theo số liệu đã có từ trước và các yêu cầu đã khai báo.

• Bước 3: Sau khi hoàn tất quá trình nhập liệu, nhấn File rồi chọn tiếp Save As để lưu dữ liệu để tránh các sự cố gây mất toàn bộ dữ liệu và phải thực hiện lại từ đầu.

Xem thêm: Cách thiết kế bài test nhân viên nhập liệu hiệu quả

2. Cách nhập dữ liệu vào SPSS từ nguồn khác

Ngoài cách nhập dữ liệu vào SPSS trực tiếp, người dùng còn có thể áp dụng cách đọc tập tin dữ liệu từ nguồn khác. Với cách làm này, bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn như Excel, văn bản dạng CSV, SAS hoặc STATA.

Trong đó hai nguồn phổ biến và thường xuyên là Excel và văn bản dạng CSV, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách nhập dữ liệu vào SPSS từ hai nguồn này.

2.1. Cách nhập dữ liệu vào SPSS từ excel

Người dùng có thể trực tiếp nhập dữ liệu từ excel vào SPSS, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Tuy nhiên muốn thực hiện được việc này thì dữ liệu trong bảng tính excel phải đáp ứng được 5 tiêu chí sau:

• Hàng đầu tiên của bảng tính (hàng 1) phải là hàng tên biến.

• Trong tên biến không được chứa khoảng trắng và phải được ngăn cách với nhau bằng dấu “_”

• Dữ liệu phải được nhập từ ô A2 của bảng tính.

• Bảng tính chỉ đơn thuần gồm dữ liệu, không được chứa các nội dung không liên quan khác như văn bản, hình ảnh hay dữ liệu đính kèm.

• Phải khai báo biến trống cho bảng tính, nghĩa là định dạng trước giá trị của các ô trống dữ liệu và các giá trị này phải phù hợp với đặc điểm chung của toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.

5 tiêu chí này sẽ đảm bảo rằng trong quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm SPSS không xảy ra sai sót, nếu không người dùng sẽ phải xử lý thủ công các nội dung nhập sai, gây ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất.

Sau khi đã chuẩn bị file excel đáp ứng các yêu cầu trên, người dùng tiến hành nhập dữ liệu vào SPSS theo các bước sau:

• Bước 1: Khởi động SPSS, tại giao diện của phần mềm chọn File sau đó chọn Open rồi tiếp tục chọn Data.

• Bước 2: Màn hình lúc này sẽ hiển thị hộp thoại Open Data để người dùng có thể lựa chọn file cần mở. Bạn ấn vào mũi tên ở dưới ô Files of types để tìm và chọn file có định dạng Excel.

• Bước 3: Tiếp tục tìm thư mục chứa file Excel, ấn chọn vào File và nhấp vào nút Open để mở file trong SPSS.

• Bước 4: Trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại thông báo về việc mở file excel, nhấn chọn OK để hoàn thành và mở file.

Người dùng cần phải tích vào mục Read variable names from the first row of data, để phần mềm có thể lấy gán tên biến vào hàng đầu và đọc dữ liệu từ hàng thứ 2 trở đi. Nếu không phần mềm sẽ nhận diện tất cả, bao gồm cả hàng 1 mà không có dòng tên biến.

Ngoài ra đối với trường hợp người dùng chỉ muốn import một phần dữ liệu của bảng tính excel vào SPSS mà không phải tất cả thì nhập vùng dữ liệu đó vào ô Range, ví dụ A2:H50. Còn ô Worksheet sẽ giúp người dùng lựa chọn sheet cần nhập dữ liệu, trong trường hợp file excel có nhiều trang tính cần nhập dữ liệu.

Như vậy chỉ với vài thao tác là người dùng có thể nhập dữ liệu từ file excel vào SPSS mà không cần mất thời gian nhập thủ công.

2.2. Cách nhập dữ liệu vào SPSS từ văn bản dạng CSV

Ngoài cách nhập dữ liệu vào SPSS từ file excel, người dùng cũng có thể thực hiện tương tự với các văn bản được lưu ở định dạng CSV.

Cách làm này sẽ áp dụng cho các phần mềm SPSS 25 trở lên, với các bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Khởi động chương trình SPSS

• Bước 2: Tại màn hình chính chọn File, tiếp tục ấn chọn Open rồi ấn tiếp vào Data để lựa chọn file dữ liệu cần Import. Màn hình khi đó sẽ hiển thị cửa sổ đọc dữ liệu CSV.

• Bước 3: Hoàn thiện và kiểm tra các thông số trong sửa sổ rồi ấn OK.

Trong trường hợp muốn thực hiện các yêu cầu cao hơn như chỉnh sửa dữ liệu, đổi tên biến… người dùng ấn vào mục Tùy chọn nâng cao và làm theo hướng dẫn trong màn hình.

Như vậy, các cách nhập dữ liệu vào SPSS từ nguồn khác đều rất dễ thực hiện, chỉ với vài thao tác là người dùng có thể dễ dàng import dữ liệu, từ đó tiết kiệm nhiều thời gian và công sức mà còn nâng cao tính chính xác, hạn chế những lỗi nhỏ về đánh máy và nhập liệu.

Dù lựa chọn cách nhập dữ liệu vào SPSS bằng hình thức nào thì sau khi kết thúc toàn bộ quá trình, người dùng cũng cần phải lưu lại file để tránh mất dữ liệu và có thể dễ dàng sử dụng. Các bước để lưu dữ liệu đã nhập vào SPSS là:

• Bước 1: Nhấn chọn vào File trên thanh công cụ sau đó chọn Save As.

• Bước 2: Chọn thư mục/vị trí mà người dùng muốn lưu trữ file.

• Bước 3: Đặt tên cho thư mục cần lưu sau đó ấn Save để hoàn thành.

Nhập dữ liệu là bước đầu tiên để có thể sử dụng phần mềm SPSS phục vụ cho các công việc/mục đích phân tích dữ liệu khác. Hy vọng với cách nhập dữ liệu vào SPSS, bạn có thể dễ dàng sử dụng và thu được kết quả chính xác.