Cách thiết kế bài test nhân viên nhập liệu hiệu quả

1. Tìm hiểu về vị trí nhân viên nhập liệu

Nhân viên nhập liệu là người thực hiện các công việc liên quan đến nhập dữ liệu, quản lý và lưu trữ dữ liệu tại một hay nhiều mảng khác nhau tại doanh nghiệp. Nhập liệu không bị giới hạn bởi nghề nghiệp hay lĩnh vực, tuy nhiên xuất hiện nhiều nhất vẫn ở một số lĩnh vực như digital marketing, customer service, telesale, tài chính ngân hàng, chứng khoán, kế toán…

Công việc chính của một nhân viên nhập liệu chủ yếu là cập nhật thông tin về dữ liệu để đảm bảo tính mới, cấp thiết của sản phẩm/dịch vụ và để bổ sung vào kho dữ liệu của doanh nghiệp. Ngoài ra còn đảm nhiệm cả các công việc về sửa chữa, quản lý dữ liệu để phòng ngừa các rủi ro không đáng có.

Nhân viên nhập liệu không đòi hỏi bằng cấp hay năng lực chuyên môn quá cao, thế nhưng để có thể đảm nhiệm được vị trí này cũng phải đảm bảo các kỹ năng cơ bản. Đây là công việc thiên về thực hành, bởi vậy để kiểm tra xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu và tốc độ hay không, doanh nghiệp thường đưa ra các bài test nhân viên nhập liệu.

Có nhiều dạng thức bài test dành cho nhân viên, ví dụ như test IQ, test EQ, test năng lực chuyên môn… Tuy nhiên đối với nghề nhập liệu, khi nhắc đến bài test nhân viên nhập liệu thì mặc định hiểu rằng đây là bài test về kỹ năng thực hiện công việc.

2. Vì sao nên tạo bài test nhân viên nhập liệu?

Bài test nhân viên nhập liệu mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể:

Kiểm tra năng lực của ứng viên, từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng

Nhập liệu là nghề đặc thù, nhân viên sẽ phải tiếp xúc với lượng lớn dữ liệu và khối lượng công việc khổng lồ, vừa phải đảm bảo tính chính xác vừa phải đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời, do đó không phải ai cũng có thể đảm nhiệm được.

Yêu cầu kiểm tra năng lực sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được năng lực của ứng viên, trước tiên là đối chiếu với thông tin họ tự đưa ra ở trong CV. Sau đó dựa vào tốc độ mà ứng viên thể hiện trong buổi test để đánh giá xem như vậy có phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Từ đó góp phần loại đi những ứng viên không đủ yêu cầu, nâng cao chất lượng tuyển dụng.

Giảm thiểu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

Bài test nhân viên nhập liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp sàng lọc ứng viên ngay trong quá trình tuyển dụng, phỏng vấn, vừa giúp tiết kiệm thời gian, tránh phải phỏng vấn hay thử thách nhiều lần, từ đó giảm các chi phí về tuyển dụng, tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

Tạo ra sự công bằng và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Bài test nhân viên nhập liệu đặt tất cả ứng viên trong một lộ trình đánh giá giống nhau, tránh được trường hợp thiên vị và bao che, đồng thời nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.

4. Cách thiết kế bài test nhân viên nhập liệu

Bài test nhân viên nhập liệu được xem là một phần trong quy trình tuyển dụng giúp đánh giá và sàng lọc ứng viên. Mục đích của doanh nghiệp khi đưa ra bài test nhân viên nhập liệu là:

• Kiểm tra tốc độ và năng lực của ứng viên, từ đó đánh giá về năng lực nghề nghiệp

• Kiểm tra khả năng chịu áp lực công việc và khả năng thích ứng, đặc biệt là trong khoảng thời gian ngắn.

4.1. Hướng dẫn thiết kế

Hiện nay có nhiều nền tảng để hỗ trợ việc nhập liệu như nhập liệu trên excel, trên google trang tính, trên access, trên các phần mềm như SPSS, VBA hoặc phần mềm nội bộ của doanh nghiệp…

Chính sự đa dạng về phương thức và phần mềm nhập liệu như vậy khiến cho việc thiết kế bài test nhân viên nhập liệu cũng phong phú không kém.

Không có một tiêu chuẩn nào cho bài test nhân viên nhập liệu, thế nhưng cách tốt nhất là nên tạo ra ngay một form nhập liệu trên nền tảng mà doanh nghiệp vẫn thường xuyên sử dụng.

Như vậy việc thiết kế bài test nhân viên được làm tương tự như khi công ty vẫn tạo form nhập liệu thông thường. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bài test bằng các công cụ do bên thứ ba cung cấp hoặc thiết kế ngay trên chính công cụ mà mình sử dụng, cụ thể:

• Chi tiết cách tạo form nhập liệu trong SPSS

• Chi tiết cách tạo form nhập liệu trong Access

4.2. Các loại dữ liệu trong bài test

Nội dung của bài test nhân viên nhập liệu ngoài việc xác định năng lực của ứng viên về tốc độ gõ phím, cách xử lý tình huống thì cũng cần đưa ra các kiểu dữ liệu để ứng viên làm quen. Mỗi phần mềm sẽ có các kiểu dữ liệu khác nhau nhưng nhìn chung có thể kể đến bao gồm:

• Dữ liệu dạng text

• Dữ liệu dạng số

• Dữ liệu kiểu tiền tệ: Phù hợp cho các trường hợp nhập liệu mà nội dung có liên quan đến tiền tệ, ví dụ nhập liệu trong ngành tài chính, ngân hàng hoặc chứng khoán…

• Dữ liệu dạng lựa chọn Yes/No hoặc dữ liệu với các trường lựa chọn có lưu trữ giá trị hoặc không

• Dữ liệu kiểu ngày tháng

• Dữ liệu kiểu Rich Text: Thường được sử dụng trong những trường hợp mà nội dung nhập liệu bao gồm cả kiểu chữ và kiểu số với những định dạng khác nhau về màu sắc, kiểu chữ…

• Dữ liệu dạng bảng: Bao gồm dữ liệu nằm trong các hàng, các cột của bảng, thường là tổng hợp cả dữ liệu số và dữ liệu chữ

• Dữ liệu tập tin: Phù hợp với những trường hợp sử dụng việc lưu trữ file đính kèm

• Dữ liệu dạng link: Áp dụng cho việc chèn liên kết vào trong form nhập liệu

• Dữ liệu kiểu memo/long text: Đây cũng là dữ liệu dưới dạng text nhưng những đoạn text ở đây thường là các đoạn hoặc trường đoạn dài, thường khác với kiểu dữ liệu text ngắn ở trên

• Dữ liệu kiểu công thức: Đây có thể là các công thức, hàm tính toán với nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp như phép cộng, phép trừ, toán tử so sánh…

• …

Một form nhập liệu thường là sự kết hợp của nhiều loại dữ liệu khác nhau, không bao giờ chỉ gồm một loại dữ liệu đơn lẻ. Bởi vậy mà khi tạo bài test nhập liệu cũng cần xem xét đến nội dung để lựa chọn kiểu dữ liệu cho phù hợp.

Bài test có nhiều kiểu dữ liệu cũng là một cách thức tốt để kiểm tra tính thích nghi, năng lực sử dụng công cụ và tính linh hoạt của ứng viên.

5. Các mẫu bài test nhân viên nhập liệu

Hiện nay không có một mẫu bài test cụ thể nào dành cho nhân viên nhập liệu, bởi ở mỗi doanh nghiệp lại sử dụng công cụ nhập liệu và có lĩnh vực khác nhau. Do đó bài test dành cho mỗi công ty cũng không thể giống nhau. Ví dụ như bài test dành cho nhân viên nhập liệu ở công ty chuyên về digital marketing sẽ khác bài test nhân viên nhập liệu của ngành tài chính ngân hàng.

Bởi vậy mà không có mẫu bài test cụ thể nào dành cho nhân viên nhập liệu. Hơn nữa nếu tạo bài test theo mẫu chung cũng sẽ tạo ra một số bất cập, ví dụ không thể kiểm tra trình độ của nhân viên, mẫu bài test không sát với công việc thực tế tại doanh nghiệp.

Vậy nên cách tốt nhất khi thiết kế bài test cho nhân viên nhập liệu không phải là việc sử dụng mẫu, thay vào đó nên tạo các bài test tương tự với công việc mà một nhân viên chính thức vẫn thường làm. Như vậy có thể đánh giá năng lực ứng viên một cách tốt nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách viết CV nhập liệu chinh phục nhà tuyển dụng

6. Một số lưu ý khi làm bài test nhập liệu cho ứng viên

Để có thể phát huy hết hiệu quả của bài test nhân viên nhập liệu, cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Bài test này chỉ là một trong những phương thức để đánh giá năng lực của ứng viên, không nên là thước đo duy nhất bởi việc lựa chọn ứng viên còn dựa trên nhiều yếu tố như năng lực, thái độ và kiến thức. Bạn có thể áp dụng thêm mô hình ASK trong để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

• Cần phải thông báo cho ứng viên về việc có bài test trong quy trình phỏng vấn, vừa là để họ có sự chuẩn bị tốt nhất vừa thể hiện sự tôn trọng ứng viên, thái độ chuyên nghiệp của công ty trong quy trình phỏng vấn.

• Nội dung và độ khó của bài test nên được xây dựng một cách cụ thể, để có thang đo tốt nhất. Không nên tạo ra các bài test quá dễ dàng nhưng đồng thời cũng không nên thêm các nội dung đánh đố để làm khó thí sinh.

• Cần thống kê, theo dõi và đo lường mối quan hệ giữa kết quả bài test và hiệu quả công việc, như vậy mới có thể xác định được việc áp dụng bài test trong quy trình tuyển dụng là ó phù hợp hay không.

​Xem thêm: Hướng dẫn cách lặp lại tiêu đề trong excel đơn giản, tiết kiệm thời gian nhập liệu và in ấn

Trên đây là những thông tin hữu ích về bài test nhân viên nhập liệu và cách thức để có một bài test hiệu quả. Việc áp dụng phương thức này trong quy trình tuyển dụng sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích nhất định, đồng thời cũng sẽ bao gồm cả những bất lợi.

Do đó, không phải mọi công ty đều nhất định phải áp dụng cách đánh giá ứng viên như vậy trong quy trình tuyển dụng mà phải cân nhắc thêm cả các yếu tố xung quanh khác, có như vậy mới đưa ra được cách thức phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Đừng quên tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để có thêm nhiều góc nhìn đa chiều, hiểu thêm nhiều cách hữu ích trong quản lý quy trình tuyển dụng.