Lean là gì? Nguyên tắc và cách áp dụng hiệu quả mô hình Lean

1. Lean là gì? Định nghĩa ngắn gọn

Lean hay lean production là quá trình cải tiến liên tục mọi quy trình trong kinh doanh nhằm loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, gây lãng phí trong sản xuất để nâng cao giá trị cho khách hàng, có lợi thế cạnh tranh với các đối thủ.

Về cơ bản, mô hình này hướng đến việc tối ưu chi phí sản xuất, giảm lãng phí và mang lại hiệu quả kinh doanh. Có thể hiểu đơn giản lean là gì? Lean chính là việc tạo ra nhiều giá trị cho khách hàng hơn với nguồn lực ít hơn.

2. Mục tiêu của lean là gì?

Mục tiêu chính mà các công ty, doanh nghiệp ứng dụng mô hình lean là gì? Đó là có được quy trình sản xuất tinh gọn, sử dụng nhân công, máy móc, nguyên vật liệu, và thời gian ít hơn, như vậy chi phí cũng thấp hơn.

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của lean, chúng ta có thể xác định những mục tiêu cụ thể như sau:

• Giảm thời gian chuẩn bị sản xuất và cải thiện chu kỳ sản xuất.

• Tối ưu hóa bố trí nhà máy thông qua việc sắp xếp lưu chuyển nguyên liệu hiệu quả.

• Giảm nguồn lực cần cho kiểm tra chất lượng.

• Xây dựng mối quan hệ mật thiết với ít nhà cung cấp hơn, nhưng chất lượng và đáng tin cậy hơn.

• Sử dụng trao đổi thông tin điện tử với nhà cung cấp và khách hàng.

• Hợp lý hóa tổng thể sản phẩm để loại bỏ những mẫu cũ không còn cần thiết và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

• Thiết kế sản phẩm đơn giản hóa với ít thành phần hơn nhưng không làm giảm chất lượng sản phẩm.

• Phát triển sản phẩm và dịch vụ có thể tùy chỉnh dựa trên bộ phận chuẩn hóa, giúp giảm thiểu tồn kho và đáp ứng sự thay đổi nhu cầu của khách hàng.

3. Nguyên tắc áp dụng lean vào hoạt động sản xuất

Qua các thông tin đã biết về định nghĩa và mục tiêu của mô hình sản xuất tinh gọn lean. Vậy nguyên tắc hoạt động của lean là gì? Khách hàng là chính "thước đo" cho giá trị sản phẩm và dịch vụ của một doanh nghiệp. Lean luôn bắt đầu và kết thúc với những giá trị tốt nhất cho khách hàng. Để sản phẩm và dịch vụ mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, doanh nghiệp cần thực hiện 5 nguyên tắc áp dụng lean như sau:

3.1. Xác định giá trị

Để triển khai bất kỳ chiến lược lean nào, quan trọng nhất là xác định rõ đối tượng khách hàng và những yếu tố mà họ coi trọng. Nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục và việc đặt câu hỏi về mong muốn hiện tại và tương lai của khách hàng là quan trọng.

Trong quy trình lean, khách hàng quyết định giá trị gia tăng. Để được coi là "giá trị gia tăng", mọi hoạt động phải đáp ứng ba tiêu chí chính: khách hàng sẵn sàng trả tiền, tạo ra các thay đổi tích cực về sản phẩm/dịch vụ và thực thi chính xác ngay từ đầu.

3.2. Lập biểu đồ giá trị

Sau khi xác định giá trị từ góc nhìn của khách hàng, bước tiếp theo là phân tích lưu trình giá trị. Nó là chuỗi các bước cần thiết để sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng. Bằng cách xem xét từ đầu đến cuối quá trình sản xuất, bạn có thể xác định được bước nào không tạo ra giá trị, bước nào dư thừa và lãng phí cần phải loại bỏ.

3.3. Tạo dòng chảy

Sau khi loại bỏ các quy trình gây lãng phí, tối ưu được chi phí và thời gian, cần đảm bảo rằng các sản phẩm hoạt động theo một trình tự xác định, tuần tự, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Khi dòng chảy được tạo ra, doanh nghiệp giảm đáng kể các phát sinh gây lãng phí, thời gian chờ giảm xuống tối thiểu và quy trình ở trở nên linh hoạt hơn.

3.4. Xây dựng hệ thống kéo

Trong lĩnh vực sản xuất, áp dụng nguyên lý "kéo" đồng nghĩa với việc sản xuất theo yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất đúng theo đơn đặt hàng đó, đúng chủng loại, đúng số lượng và đúng thời gian.

Điều này giúp tránh tình trạng lưu kho không cần thiết và giảm chi phí quản lý hàng tồn. Hệ thống kéo là cách tiếp cận linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả để đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng.

3.5. Hoàn thiện và cải tiến

Khi doanh nghiệp đã xác định rõ giá trị, đồng thời xác định toàn bộ lưu trình giá trị, đảm bảo dòng chảy liên tục và đáp ứng việc "kéo giá trị" từ khách hàng, bước tiếp theo là hoàn thiện và cải tiến kịp thời.

Các công cụ như bản đồ chuỗi giá trị, Kaizen, 5S, Just in time, Kanban là những phương tiện chính để xây dựng và duy trì quá trình lean một cách hiệu quả. Sự hoàn thiện liên tục không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn giúp tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp, sẵn sàng đáp ứng sự biến động của thị trường.

4. Sự khác biệt giữa mô hình Lean và mô hình truyền thống

Điểm khác nhau giữa mô hình truyền thống và mô hình lean là gì? Chúng ta có thể phân biệt 2 mô hình này dựa trên các yếu tố sau:

5. Ý nghĩa của việc áp dụng mô hình lean

Áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn không chỉ là một chiến lược ngắn hạn, mà đó là sự biến đổi toàn diện về tư duy và hành động của tổ chức. Để đạt được hiệu quả này, doanh nghiệp cần phải có tầm nhìn chiến lược và sự kiên trì.

Ngoài ra, góc nhìn đầy đủ và có hệ thống cần bao gồm triết lý vận hành, văn hóa tổ chức, nguyên tắc lean, cùng các phương pháp và công cụ cải tiến. Hệ thống sản xuất tinh gọn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình với ít nguồn lực, ít thời gian, không gian và vốn.

Kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra có chi phí thấp hơn, ít lỗi hơn so với các phương pháp quản lý truyền thống. Việc áp dụng lean cũng giúp đáp ứng tính linh hoạt nhu cầu đa dạng của khách hàng, đảm bảo chất lượng cao, giảm chi phí và thời gian sản xuất.

Thông tin được quản lý đơn giản và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí liên quan đến tồn kho sản phẩm.

6. Các phương pháp quản trị trong mô hình lean

Để đạt hiệu quả cao khi áp dụng mô hình Lean Manufacturing, doanh nghiệp cần thực hiện việc rà soát kỹ lưỡng và loại bỏ sự lãng phí trong quy trình quản lý và sản xuất. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ thực hiện mô hình quản lý sản xuất tinh gọn:

• Phương pháp Six Sigma: Tập trung vào giảm biến động và cải thiện chất lượng.

• Công Việc Tiêu Chuẩn (Standardized Work – SW): Xác định và duy trì quy trình làm việc hiệu quả.

• Phân Tích Lãng Phí Muda và Phương Pháp Kaizen: Công cụ này giúp loại bỏ lãng phí và thúc đẩy cải tiến liên tục.

• Phương Thức Quản Lý Kanban: Giúp kiểm soát lượng tồn kho và tối ưu hóa sản xuất theo nhu cầu thực tế.

• Phương Pháp 5S: Tổ chức và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, hiệu quả.

• Sản Xuất Tinh Giản qua Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị – Value Stream Mapping (VSM): Phân tích và tối ưu hóa chuỗi giá trị sản xuất.

• Phương Pháp Tập Trung Quy Trình PDCA – Focus PDCA: Quy trình lặp lại để liên tục cải thiện.

• Mô Hình Sản Xuất Cell: Tổ chức quy trình sản xuất thành các cell để tăng hiệu suất.

• Duy Trì Năng Suất Tổng Thể (Total Productive Maintenance – TPM): Bảo dưỡng và duy trì thiết bị để giảm gián đoạn sản xuất.

Mô hình quản lý sản xuất tinh gọn là một tập hợp linh hoạt của các công cụ, kỹ thuật và nguyên tắc. Sự kết hợp này giúp giải quyết một cách hiệu quả những thách thức trong quy trình sản xuất. Tùy thuộc vào điều kiện và đặc thù sản xuất, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng những công cụ cụ thể của lean.

>>>Xem thêm: Nhân Viên Tạp Vụ Là Gì? Nhân Viên Tạp Vụ Cần Làm Những Gì?

7. Làm thế nào để áp dụng hiệu quả mô hình lean cho doanh nghiệp?

Cách để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả mô hình lean là gì? Mô hình lean có nhiều cách áp dụng, tùy thuộc vào nhu cầu và vấn đề của doanh nghiệp mà nhà quản trị chọn ra phương hướng phù hợp. Tuy nhiên, những case study áp dụng lean thành công thường luôn thực hiện 6 yếu tố sau:

7.1. Mục tiêu chiến lược cụ thể

Trước hết, lean không chỉ là một chiến lược, mà là một phương pháp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược. Để triển khai lean hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và truyền đạt sự quan trọng của lean đến các bộ phận phòng ban.

Việc này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của lean trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu và kích thích họ làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

7.2. Luôn kiên định với mô hình lean

Đối với ban lãnh đạo, sự kiên định với lean là quan trọng nhất. Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện sự cần thiết của lean trong doanh nghiệp thông qua hành động cụ thể như thường xuyên thăm xưởng sản xuất, truyền đạt đến toàn thể nhân viên thông tin về hiệu quả mà lean làm được cho doanh nghiệp.

7.3. Vạch ra chuỗi ra trị

Để nhìn thấy và loại bỏ lãng phí kịp thời trong quy trình sản xuất, việc vạch ra chuỗi giá trị xuyên suốt từ đầu đến cuối của quá trình là rất quan trọng. Chuỗi giá trị giúp xác định và loại bỏ các khâu không tạo giá trị cho doanh nghiệp. Áp dụng đúng cách, chuỗi giá trị cung cấp một hướng dẫn rõ ràng và đơn giản cho việc cải tiến, giúp tránh được sự lạc đường và tối ưu hóa quy trình.

7.4. Đặt ra tiêu chuẩn cụ thể

Tiêu chuẩn hóa nơi làm việc và công việc là bước quan trọng của mô hình lean. Bằng cách bắt đầu với phương pháp 5S để có nơi làm việc sạch-gọn-tối ưu. Sau đó tiêu chuẩn hóa các công đoạn, doanh nghiệp có thể ổn định quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhất quán và tạo cơ sở cho các cải tiến tiếp theo.

7.5. Phát triển các nhà lãnh đạo tuyến đầu

Lãnh đạo tuyến đầu đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa lean. Làm thế nào họ thể hiện tầm ảnh hưởng trong các quá trình cải tiến như lean? Họ không chỉ là quản lý, người giám sát mà còn là người mà nhân viên tin tưởng, lắng nghe và báo cáo công việc hàng ngày. Đào tạo và cung cấp công cụ quản lý sẽ giúp họ có động lực mạnh mẽ để cống hiến và trở thành nhà lãnh đạo tuyến đầu tiếp theo của công ty.

7.6. Phân bổ nguồn lực hợp lý

Thiếu nguồn lực thường là một thách thức khi triển khai Lean. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ nguồn lực. Ngoài việc nâng cao năng lực nội tại, có thể cân nhắc thuê các đội tư vấn, chuyên gia lean hoặc sử dụng công cụ phần mềm để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của nhân sự nội bộ, đồng thời đảm bảo sự thành công trong triển khai lean.

>>>Xem thêm: Ngành Logistics Là Gì? Cơ Hội Việc Làm Khi Học Ngành Logistic Liệu Có Rộng Mở?

Để áp dụng hiệu quả mô hình lean trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc hoạt động của lean là gì? Để từ đó áp dụng phương pháp quản trị và vận hành tinh gọn cho doanh nghiệp của mình.