Vị trí assistant là gì? Yêu cầu không thể bỏ qua của vị trí trợ lý

1. Vị trí assistant là gì?

Đầu tiên hãy giải đáp vị trí assistant là gì? Đây là từ tiếng Anh chỉ trợ lý là người hỗ trợ trực tiếp cho người quản lý. Để ứng tuyển cho những vị trí này, bạn phải có kinh nghiệm làm việc rộng và chuyên môn sâu.

Một trợ lý là người sẽ tạm thời đảm nhận các nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý khi người quản lý vắng mặt. Họ cũng là những người sắp xếp cuộc họp, hẹn hò, quản lý thư tín, hoặc sắp xếp chỗ ở cho người quản lý khi đi công tác,...

2. Những trách nhiệm và tố chất để trở thành assistant

Để hiểu rõ hơn vị trí assistant là gì, bạn cần biết những trách nhiệm, công việc chính của vị trí trợ lý. Tuỳ vào từng ngành nghề hay hoạt động của doanh nghiệp, vị trí Assistant cũng sẽ đảm nhận những công việc cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, nhiệm vụ chính của assistant là hỗ trợ cấp trên điều hành, quản lý nhân viên và phân bổ công việc hiệu quả, trơn tru.

Chúng ta có thể nhận thấy Assistant là một vị trí quan trọng, được xem như cánh tay đắc lực cho lãnh đạo. Chính vì vậy, một assistant cần phải đảm bảo đáp ứng đủ những yêu cầu về tố chất dưới đây.

3. Mức thu nhập của 1 Assistant

Khi đã hiểu sâu về vị trí assistant, bạn cũng sẽ thấy tầm quan trọng của họ. Với vai trò quan trọng như vậy, mức lương hiện nay của các trợ lý khá cao so với mức trung bình chung. Tuy nhiên, mức lương thực tế phụ thuộc vào khả năng của họ, quy mô của doanh nghiệp và nhiều yếu tố khác mang tính chất khách quan. Dưới đây là mức thu nhập trung bình của vị trí Assistant, các mức lương này được khảo sát với hàng ngàn tin tuyển dụng tại thị trường Việt Nam:

• Lương thấp nhất: 10.000.000 đồng/tháng

• Lương trung bình: 28.000.000 đồng/tháng

• Khoảng lương phổ biến: 20.900.000 - 31.300.000 đồng/tháng

• Lương cao nhất: 94.000.000 đồng/tháng

4. Thách thức mà assistant phải đối mặt là gì?

Bất kỳ ngành nghề nào cũng có khó khăn riêng cần phải đối mặt. Khi tìm hiểu sâu các thông tin về vị trí assistant là gì, bạn sẽ thấy rõ những khó khăn mà họ phải đối mặt dưới đây:

• Áp lực phải làm việc trực tiếp với sếp. Điều hiển nhiên và cũng tối quan trọng của một Assistant là thường xuyên tương tác với sếp. Đây là một cơ hội tốt để thăng tiến nhưng cũng đi kèm theo những thách thức như khiến bạn căng thẳng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu đang bất ổn. Ngoài ra việc phải đáp ứng những kỳ vọng của sếp cũng tạo ra những áp lực vô hình cho bạn.

• Khoảng cách và sự cẩn trọng của đồng nghiệp. Làm trợ lý, bạn sẽ được xem xét là "người của sếp". Do đó, bạn sẽ trải qua cảm giác thận trọng từ đồng nghiệp. Họ sẽ kiểm tra xem bạn có nói xấu về họ với sếp không, liệu họ có thể tin tưởng bạn không, liệu có là "đồng nghiệp" đứng về phía họ không?

• Cần phải nhận thức đúng về thẩm quyền của mình. Một trong những nhiệm vụ của assistant đó là truyền tải thông tin, quyết định của sếp đến các nhân viên khác. Nhiều lúc còn xử lý các vấn đề từ cấp dưới nằm trong quyền hạn. Do đó sẽ không tránh khỏi việc các nhân viên khác sẽ tìm đến assistant để hỏi thông tin hay yêu cầu quyết định công việc. Do đó bạn cần ý thức được vị trí và quyền hạn của mình để tránh trường hợp bị cho là vượt quyền.

5. Các vị trí assistant phổ biến và những yêu cầu chi tiết cho từng vị trí

Sau khi rõ vị trí assistant là gì? Bạn muốn thử sức với công việc này thì hãy tham khảo những vị trí assistant phổ biến dưới đây.

5.1. Assistant manager

Assistant Manager là vị trí quan trọng trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Đây là vị trí đòi hỏi chuyên môn, kinh nghiệm cùng khả năng ứng biến, linh hoạt cao.

Nhiệm vụ của một assistant manager:

• Assistant manager hỗ trợ quản lý các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp, tổ chức. Họ có thể giúp lên kế hoạch, giám sát các dự án, sự kiện và hoạt động cho công ty.

• Tham gia các hoạt động quản trị nhân sự gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên.

• Giúp nhà quản lý trong việc đánh giá hiệu suất và xây dựng chính sách, quy trình liên quan đến nhân sự.

• Được giao trách nhiệm quản lý dự án nhỏ hoặc phụ trách một phần của dự án lớn hơn. Họ sẽ theo dõi tiến độ, phân công công việc và đảm bảo rằng dự án hoàn thành theo đúng tiến độ.

• Tham gia trong việc tương tác với khách hàng. Họ có thể hỗ trợ trong việc giải quyết thắc mắc, cung cấp hỗ trợ khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

• Đảm bảo rằng các quy trình hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chuẩn mực.

Những yêu cầu để trở thành 1 assistant manager:

• Kỹ năng mềm xuất sắc.

• Kỹ năng chuyên môn về lên kế hoạch, quy trình sản xuất - kinh doanh.

• Kỹ năng giao việc và lãnh đạo.

5.2. Trợ lý cá nhân

Nếu bạn hiểu sâu hơn về vị trí assistant là gì thì bạn cũng sẽ biết đến vị trí trợ lý cá nhân. Đây là vị trí được tuyển dụng phổ biến ở các công ty, doanh nghiệp. Họ sẽ có chức năng chính là hỗ trợ công việc cho một cá nhân.

Nhiệm vụ của 1 trợ lý cá nhân:

• Quản lý lịch trình của người quản lý.

• Quản lý các thông tin liên quan đến người quản lý.

• Tham gia điều phối các công việc của người quản lý.

• Quản lý các hoạt động di chuyển, ăn ở.

Yêu cầu để trở thành 1 trợ lý cá nhân:

• Để trở thành một trợ lý cá nhân giỏi bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng quản lý thời gian vượt trội, thích ứng linh hoạt trong công việc, khả năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng, trung thực và đạo đức tốt,...

5.3. Assistant marketing

Khi tìm hiểu về assistant là gì và marketing, bạn sẽ nhận ra hiện nay marketing đang là 1 trong những ngành cực kỳ phát triển, vị trí assistant marketing đang được đặc biệt quan tâm rất nhiều. Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và cơ cấu phòng ban, assistant marketing sẽ được chia và phân bổ sao cho phù hợp.

Nhiệm vụ của 1 assistant marketing:

• Hỗ trợ quản lý ngân sách sao cho phù hợp với từng giai đoạn và mục tiêu của chiến lược marketing.

• Đề xuất các chiến lược tiếp thị. Để thực hiện nhiệm vụ này, Marketing Assistant cần phải phân tích thị trường, tìm hiểu insight khách hàng, thông tin sản phẩm…

• Hỗ trợ thực thi các chiến dịch. Ở mỗi chiến dịch đều cần có sự kết hợp giữa nhiều team/phòng ban khác nhau, hay thậm chí là làm việc với các đối tác, agency. Do đó để đảm bảo hiệu quả tốt nhất, Marketing Assistant phải giữ tâm thế hỗ trợ các bên liên quan và quản lý sát sao các hoạt động của chiến dịch.

• Điều phối công việc trong team/phòng ban nhằm đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng và hoàn thành tốt công việc được giao.

• Báo cáo và cùng manager đánh giá hiệu quả của chiến lược marketing. Thông thường khi thực hiện công việc này, assistant sẽ tổng hợp báo cáo từ các team/phòng ban khác nhau và tạo thành một báo cáo hoàn chỉnh.

Yêu cầu để trở thành 1 assistant marketing:

• Kỹ năng phân tích và quản lý

• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

• Kiến thức chuyên ngành marketing

• Khả năng sáng tạo

• Luôn luôn cập nhật những chiến lược, xu hướng marketing mới

Xem Thêm: Biên Tập Viên Là Gì? Những Thông Tin Thú Vị Xoay Quanh Một Biên Tập Viên

5.4. Trợ lý nhân sự

Đối với những công ty, doanh nghiệp có phòng nhân sự lớn thì bạn sẽ biết hr assistant là gì? Đây là vị trí hỗ trợ công việc cho trưởng bộ phận nhân sự.

Nhiệm vụ của 1 trợ lý nhân sự:

• Thu thập và quản lý thông tin nhân viên bao gồm việc tổng hợp, lưu trữ cùng sắp xếp dữ liệu.

• Hỗ trợ các công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, công ty như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn,...

• Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới như: sắp xếp nơi làm việc, vật dụng cần thiết, tiếp đón nhân viên, phổ biến các quy định công ty…

• Hỗ trợ quản lý tiền lương và quyền lợi gồm: phê duyệt bảng lương, quản lý chấm công, giải quyết các vấn đề thắc mắc của nhân viên,...

• Ngoài ra còn một số công việc khác như thực hiện công tác hậu cần cho những cuộc họp, sự kiện, hội thảo… Xây dựng kế hoạch du lịch hàng năm, tổ chức sinh nhật, tiệc nội bộ, các sự kiện lễ Tết… của công ty.

Yêu cầu để trở thành 1 trợ lý nhân sự:

• Kiến thức chuyên môn về ngành nhân sự.

• Kỹ năng quản lý nhân sự cùng sắp xếp công việc.

• Kỹ năng linh hoạt, thích ứng giải quyết vấn đề.

• Khả năng lắng nghe và thấu hiểu.

5.5. Trợ lý quản lý nhà hàng

Trợ lý quản lý nhà hàng là vị trí nhiều người muốn khi làm trong ngành F&B. Nếu bạn đang làm việc tại nhà hàng và tìm hiểu về vị trí assistant là gì, chắc chắn trợ lý nhà hàng là công việc phù hợp với bạn.

Nhiệm vụ của trợ lý quản lý nhà hàng:

• Quản lý nhân viên như: tuyển dụng, lên lịch làm việc, tổ chức training…

• Quản lý hàng hóa, tài sản.

• Giải quyết sự cố và khiếu nại của khách hàng trong thẩm quyền.

• Quản lý bàn, bao gồm: theo dõi số lượng khách, kiểm tra việc chuẩn bị thực đơn, ghi lại bàn và set up bàn.

• Hỗ trợ điều phối công việc trong nhà hàng.

• Báo cáo công việc cho quản lý.

Yêu cầu để trở thành 1 quản lý nhà hàng:

• Có kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian cũng như kế hoạch.

• Có khả năng lãnh đạo và giao việc cho nhân sự.

• Ngoại hình ổn, tự tin và năng động.

• Kỹ năng giải quyết tốt những vấn đề phát sinh.

• Có ngoại ngữ.

Xem Thêm: Nhân Viên Kinh Doanh Thiết Bị Y Tế Là Gì? Mức Lương Có Cao Không?

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về vị trí assistant là gì? Công việc của 1 assistant cùng mức thu nhập họ nhận được. Đây là vị trí có mức thu nhập tốt, lộ trình phát triển ổn định nhưng bù lại áp lực công việc không hề nhỏ. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về vị trí trợ lý này thì hãy đọc kỹ bài viết của chúng tôi. Chúc các bạn thành công!