Payroll là gì? Tại sao cần tìm hiểu về Payroll trước khi đi làm

1. Payroll là gì?

Payroll là thuật ngữ phổ biến trong doanh nghiệp, có thể được hiểu là sổ lương, bảng lương hoặc tổng quỹ lương… trong một công ty, tổ chức phải trả hàng tháng cho các bộ nhân viên của mình theo hợp đồng lao động.

Payroll sẽ gồm tất cả các khoản thu nhập, chi phí liên quan đến việc trả lương cho nhân sự. Bao gồm: Lương cơ bản, phụ cấp, lương thưởng, các loại bảo hiểm….

Thông thường, Payroll sẽ được xây dựng hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý… tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động. Đồng thời, cách xây dựng Payroll của mỗi công ty cũng sẽ có phần khác nhau.

2. Một Payroll đầy đủ sẽ cần những gì?

Những thông tin đầy đủ cần có trong một Payroll là gì mà lại thường khiến các HR phải đau đầu hàng như vậy? Thông thường một Payroll đầy đủ sẽ có những thông tin sau:

• Danh sách nhân viên và thông tin đầy đủ.

• Ngày vào làm của nhân viên.

• Số buổi làm đủ công, số buổi nghỉ, số buổi làm nửa công, số buổi đi muộn, về sớm, số buổi tăng ca.

• Mức lương của mỗi nhân viên, các khoản thu nhập bổ sung: phụ cấp, thưởng hiệu quả, thưởng doanh số, thưởng KPI, BHYT, BHLĐ…

• Các khoản khấu trừ: BHXH, Thuế TNCN, tiền quỹ, tiền phạt và các khoản khấu trừ khác.

3. Chức năng của Payroll là gì?

Payroll được sử dụng ở hầu hết các công ty, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Vậy chức năng của Payroll là gì? Payroll được đánh giá là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là hỗ trợ việc tính lương, Payroll còn là thước đo hiệu quả để đánh giá năng suất của đội ngũ nhân sự.

Một Payroll chuẩn sẽ mang lại những chức năng và vai trò như sau:

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Đồng thời căn cứ từ đó để làm cơ sở phân bổ nguồn lực tài chính sao cho hợp lý.

• Đánh giá, kiểm tra, giám sát xem nhân viên nào làm việc đầy đủ, nhân viên nào làm việc năng suất, nhân viên nào kém năng suất, nhân viên viên nào hay nghỉ…

• Đảm bảo quyền lợi cho nhân viên theo đúng các chính sách đã ký kết với nhân viên qua hợp đồng lao động ví dụ như thu nhập, bảo hiểm…

• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phát huy tối đa sức mạnh nguồn lực, sử dụng các chính sách hấp dẫn để đẩy cao hiệu quả công việc của nhân sự.

4. Xây dựng Payroll thực chất là công việc của HR hay kế toán?

Dù tính lương về cơ bản là một hoạt động có liên quan đến kế toán nhưng thực chất, việc trả lương và tính công cho nhân sự lại là trách nhiệm thuộc bộ phận nhân sự (HR). Hầu hết các công ty hiện nay, việc trả lương đều do bộ phận HR phụ trách.

Mắc dù vẫn có một số công ty có thể để việc tính toán lương cho kế toán nhưng về việc quản lý và tính công của nhân sự thì vẫn sẽ là bên nhân sự.

5. Những yếu tố để xây dựng Payroll hoàn thiện

Những yếu tố để xây dựng Payroll là gì là thắc mắc chung của những người mới tìm hiểu về lĩnh vực nhân sự. Thực chất, để xây dựng một bảng lương không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên, để hoàn thiện Payroll nhanh chóng mà vẫn đảm bảo mọi thông tin đều chính xác lại là một vấn đề nan giải.

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để xây dựng một Payroll hiệu quả mà job3s đã tổng hợp:

5.1. Căn cứ quy định pháp luật

Trong quá trình hoàn thiện Payroll, việc tuân thủ các quy định pháp luật về quy định tiền lương là yếu tố vô cùng quan trọng cần lưu tâm. Các yêu cầu về mức lương tối thiểu, BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân và các quy định khác của Bộ luật lao động cần luôn được bảo đảm công bằng và minh bạch.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp, công ty không được trả lương cho nhân viên thấp hơn mức tối thiểu của vùng theo nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

Ngoài ra, quy định còn chỉ rõ, những người lao động đã qua đào tạo bài bản thì doanh nghiệp cần trả cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

5.2. Mức lương trung bình của ngành

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trả lương cao hơn mức tối thiểu vùng. Thông thường mức lương được thỏa thuận với người lao động thường dựa vào các yếu tố như: Năng lực, kinh nghiệm của vị trí ứng tuyển và kết hợp so sánh với mức lương trung bình của vị trí đó trên thị trường lao động.

Nếu doanh nghiệp trả cao hơn quá nhiều so với mức lương mặt bằng chung sẽ dẫn tới tăng chi phí nhân công không cần thiết. Ngược lại, nếu thấp hơn sẽ dẫn đến khó hút được nhân sự, đặc biệt là những nhân sự tài năng, dày dạn kinh nghiệm.

5.3. Cơ chế lương của công ty

Cơ chế lương của mỗi công ty, doanh nghiệp thường được quy định dưới dạng văn bản và được thông báo cho nhân viên từ khi nhận việc. Nội dung của cơ chế thường bao gồm: Các thông tin về khoản lương, khoản chi cho người lao động. Từ đó nhằm hạn chế những hiểu nhầm, tranh cãi về quyền lợi trong doanh nghiệp.

Cơ chế lương của mỗi công ty sẽ cần được hoàn thiện trong quá trình phát triển doanh nghiệp để phù hợp với thị trường và năng lực của nhân viên.

5.4. Bảng chấm công hàng tháng

Bảng chấm công là một công cụ không thể thiếu cho việc xây dựng một Payroll hoàn chỉnh. Bảng chấm công sẽ cung cấp các thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không tăng lương, tăng ca, ngày công tác… để làm cơ sở tính toán số công hàng tháng của từng nhân viên.

Bên cạnh đó, bảng chấm công còn hỗ trợ nhà quản lý giám sát được hiệu quả công việc của từng cá nhân. Từ đó đưa ra các quyết định về khen thưởng và xử phạt những cá nhân làm việc kém hiệu quả. Bảng chấm công mang đến tính chính xác và minh bạch hơn cho Payroll.

5.5. Quy định các khoản trích theo lương

Các khoản trích lương chủ yếu được đề cập là BHYT, BHXH và khoản phí công đoàn. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đóng 23,5% tổng chi phí còn người lao động là 10,5% số lương.

Ngoài ra, còn có những chính sách về lương, thưởng, trợ cấp, phụ cấp theo từng vị trí, bộ phận và cấp bậc theo quy định của Bộ luật lao động để hỗ trợ và đảm bảo quyền lợi của người lao động có thể tập trung làm việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Xem thêm: Đi Phỏng Vấn Cần Chuẩn Bị Gì? 10 Điều Không Thể Thiếu

6. Tại sao cần tìm hiểu về Payroll trước khi đi làm?

Khi bản thân người lao động nắm rõ được những quy định Payroll là gì và cách tính Payroll sẽ giúp họ đảm bảo được quyền lợi của bản thân khi bắt đầu tham gia vào thị trường lao động:

• Trước tiên, khi phỏng vấn và ký kết hợp đồng lao động, người lao động sẽ hiểu rõ được những thông báo đầy đủ về cơ chế và quyền lợi thu nhập, thưởng và trợ cấp của doanh nghiệp dành cho họ.

• Thứ hai, trong quá trình lao động và nhận lương, người lao động có thể kiểm soát được cách trả lương, tính lương của doanh nghiệp có đúng như với cam kết ban đầu không.

• Cuối cùng, việc này còn giúp họ có được cái nhìn tổng thể về thu nhập của bản thân. Biết cách thương lượng, đòi hỏi quyền lợi xứng đáng với năng lực của mình trước và trong quá trình cống hiến cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, hiểu biết về Payroll là một trong những yếu tố quan trọng để người lao động không bị doanh nghiệp chèn ép, “cắt xén” quyền lợi mà bản thân không hề hay biết.

Xem thêm: HR Business Partner Là Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Cần Biết Về HR Business Partner

Payroll luôn là bài toán đau đầu của các doanh nghiệp Startup. Việc tìm hiểu Payroll là gì và những yếu tố xây dựng lên một Payroll hoàn chỉnh và hiệu quả sẽ giúp các Startup “nhẹ gánh” đi phần nào. Bên cạnh đó, người lao động cũng nên hiểu rõ về những quy định pháp luật và cách tính lương của công ty để đảm bảo quyền lợi của bản thân.