Cách gọi lễ tân khách sạn cực nhanh chóng bạn nên biết

1. Những cách gọi lễ tân khách sạn bạn nên biết

Lễ tân khách sạn là bộ phận tiếp xúc khá nhiều với khách lưu trú tại khách sạn. Chính vì thế nên khi xảy ra một số tình huống bất ngờ hoặc cần được hỗ trợ thì khách hàng sẽ liên hệ với lễ tân khách sạn.

Thông thường ở các khách sạn thì khách lưu trú có thể gọi lễ tân bằng 2 cách chính là trực tiếp và gọi điện thoại. Vậy thì đặc điểm và quy trình cụ thể của từng cách là như thế nào?

1.1. Cách gọi lễ tân khách sạn trực tiếp

Đây là cách gọi lễ tân khách sạn phổ biến và được rất nhiều khách lưu trú sử dụng. Đối với cách gọi này, khách lưu trú có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên về các vấn đề xảy ra hoặc yêu cầu của mình.

Lựa chọn gọi lễ tân khách sạn theo cách này, khách lưu trú có thể trình bày rõ ràng vấn đề mà mình đang cần xử lý. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp nhất định thì khách hàng còn thể hiện được thái độ của mình trước các tình huống mình gặp phải.

Tuy nhiên, cách gọi lễ tân trực tiếp này cũng tồn tại khá nhiều hạn chế. Và một trong những hạn chế dễ thấy nhất chính là việc tốn thêm khá nhiều thời gian và công sức cho quá trình di chuyển.

Bởi nếu lựa chọn gọi lễ tân khách sạn trực tiếp thì khách lưu trú cần phải xuống bàn lễ tân ở khu vực tiền sảnh. Ngoài ra, việc gọi lễ tân trực tiếp cũng không phù hợp nếu như tình huống cần xử lý xảy ra trên phòng lưu trú hoặc nằm ở xa bộ phận tiền sảnh.

1.2. Cách gọi lễ tân khách sạn bằng hệ thống điện thoại nội bộ

Ngoài phương pháp trên, còn một cách gọi lễ tân trong khách sạn khác và được khách lưu trú sử dụng nhiều hơn cả. Đó chính là sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ của khách sạn.

Thế nhưng không phải ai cũng biết hệ thống điện thoại nội bộ này là gì cũng như phải làm sao để gọi được lễ tân bằng điện thoại nội bộ. Và những thông tin tiếp theo trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được câu trả lời .

• Hệ thống điện thoại nội bộ là gì?

Hầu hết các khách sạn hiện nay đều trang bị tổng đài điện thoại nội bộ. Hiểu một cách đơn giản thì đây là một hệ thống được điều hành bởi một thiết bị tổng, chịu trách nhiệm tiếp nhận tất các các cuộc gọi trong và ngoài khách sạn.

Hệ thống này cũng được dùng để xử lý các tín hiệu nội - ngoại mạng một cách nhanh chóng nhất. Và tùy theo quy mô hoạt động của khách sạn mà độ phức tạp của hệ thống điện thoại nội bộ cũng sẽ ít nhiều có sự khác biệt.

Các khách sạn quy mô nhỏ thường có hệ thống đơn giản và việc quản lý cũng dễ dàng hơn. Còn đối với các khách sạn lớn thì hệ thống này khá phức tạp, việc quản lý cũng sẽ được bộ phận chuyên trách thực hiện.

Vậy thì cách sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ này là như thế nào? Và nó được dùng cho những mục đích nào là chủ yếu?

Mỗi phòng lưu trú tại khách sạn đều sẽ được trang bị một chiếc điện thoại được kiểm soát bởi hệ thống nội bộ. Khách hàng có thể sử dụng chúng để liên lạc với bộ phận lễ tân, với bên ngoài hay các phòng lưu trú khác.

Bên cạnh đó thì hầu hết các khách sạn sẽ cài đặt các phím tắt thay cho số điện thoại lễ tân khách sạn hay các bộ phận khác có liên quan. Vậy nên khi có nhu cầu liên hệ với nhân viên khách sạn, khách lưu trú chỉ cần sử dụng các phím tắt thay vì phải nhập số gọi lễ tân khách sạn hay các bộ phận còn lại.

• Sử dụng điện thoại nội bộ để gọi lễ tân khách sạn như thế nào?

Một trong những mục đích chính của hệ thống điện thoại nội bộ chính là đảm bảo liên lạc giữa khách lưu trú với bộ phận lễ tân khách sạn. Thế nhưng với những khách hàng lần đầu sử dụng điện thoại nội bộ thì không phải ai cũng biết cách gọi lễ tân khách sạn như thế nào.

Như những chia sẻ phía trên, mỗi khách sạn sẽ có những quy định riêng về ký hiệu hoặc phím tắt của hệ thống điện thoại nội bộ. Vì thế nên nếu muốn sử dụng điện thoại nội bộ thì khách hàng cần nhấc máy và bấm phím tắt đã được cài đặt từ trước.

Sau đó, điện thoại sẽ được chuyển thẳng tới bộ phận lễ tân đang tiến hành trực. Các nhân viên trực sẽ là người nhận điện thoại của bạn, tiếp nhận yêu cầu cũng như tiến hành xử lý theo đúng nghiệp vụ tiêu chuẩn.

2. Một số lưu ý khi gọi lễ tân mà bạn nên biết

Dù là hoạt động khá phổ biến tại nhưng không phải ai cũng biết cách gọi lễ tân khách sạn sao cho nhanh chóng cũng như đâu mới là những trường hợp thực sự nên gọi lễ tân. Vậy thì hãy theo dõi tiếp bài viết để nắm được một số lưu ý quan trọng khi gọi lễ tân khách sạn.

2.1. Nên gọi lễ tân vào khung giờ nào?

Đây là câu hỏi của rất nhiều khách lưu trú, nhất là những người lần đầu ở khách sạn. Họ thường có suy nghĩ sẽ làm phiền nhân viên lễ tân, nhất là vào những khung giờ khuya hoặc sáng sớm.

Vậy thì có thể gọi lễ tân vào khung giờ nào trong ngày? Trên thực tế, bộ phận lễ tân của khách sạn luôn có người trực 24/7. Chính vì thế nên khách lưu trú có thể liên hệ tới bất kỳ lúc nào trong ngày.

Thậm chí nếu tình huống phát sinh vào khung giờ khuya hay gần sáng, bạn vẫn có thể tìm số gọi lễ tân khách sạn và liên hệ để nhờ xử lý. Bên cạnh đó, khách sạn còn cung cấp một số dịch vụ như morning call. Khi lựa chọn các dịch vụ đó, khách lưu trú còn có thể lựa chọn thời gian để bộ phận lễ tân liên lạc cho mình.

2.2. Các trường hợp nên gọi lễ tân khách sạn

Ngoài việc nên gọi lễ tân trong giờ nào thì các trường hợp nên gọi lễ tân là gì cũng là điều mà khách lưu trú khá băn khoăn. Bởi các khách sạn cũng thường không đưa ra quy định về việc nên gọi lễ tân trong trường hợp nào.

Bộ phận lễ tân là nơi tiếp nhận và xử lý theo quy trình hầu hết các vấn đề khách hàng gặp phải. Điều này cũng đồng nghĩa với việc khi gặp các tình huống bất ngờ, khi cần yêu cầu thêm dịch vụ hay phòng ở gặp vấn đề thì khách lưu trú đều có thể liên hệ tới bộ phận lễ tân.

Ngoài ra, khách hàng cũng có thể nhờ bộ phận lễ tân nhận gửi fax, bưu kiện, nhận điện thoại… giúp trong thời gian không ở tại khách sạn. Nhân viên lễ tân sẽ thay bạn ký nhận và giữ đồ tại khu vực được quy định sẵn. Khi bạn trở về thì họ cũng là người báo với bạn có hàng hay không và phải tới đâu để lấy bưu kiện đó.

Nếu gặp phải các trường hợp phát sinh bất ngờ khác trong quá trình lưu trú thì khách hàng cũng có thể liên hệ với lễ tân. Trường hợp không đủ thẩm quyền xử lý thì nhân viên sẽ có trách nhiệm báo cáo để đưa ra phương án giải quyết tốt nhất cho khách hàng.

2.3. Cách trao đổi với lễ tân khách sạn

Thêm một vấn đề nữa cần lưu ý khi gọi lễ tân khách sạn chính là cách trao đổi. Vậy thì khi trao đổi với lễ tân khách sạn cần chú ý đến những điều gì?

• Về nội dung của cuộc trao đổi

Khách hàng cần trình bày rõ ràng, mạch lạc về vấn đề mà mình gặp phải. Vì chỉ khi đó nhân viên lễ tân mới có thể xác định được tình trạng thực tế cũng như tìm ra nguyên nhân của vấn đề.

Nội dung cuộc trao đổi với lễ tân khách sạn cũng không nên quá dài dòng, lan man. Điều này có thể giúp cả khách lưu trú lẫn nhân viên lễ tân tiết kiệm thời gian mà vẫn có thể xử lý tốt vấn đề.

• Về thái độ trong suốt quá trình trao đổi

Bên cạnh nội dung, khách hàng cũng nên có sự chú ý về thái độ cũng như cách nói chuyện. Dù là người sử dụng dịch vụ đang đưa ra yêu cầu hoặc phàn nàn về một vấn đề nào đó nhưng khách hàng cũng nên chú ý điều này.

Thay vì giữ thái độ gay gắt, không hợp tác thì khách lưu trú nên có thái độ bình tĩnh, lịch sự và sử dụng ngôn ngữ sao cho đúng mực. Đây không chỉ là sự tôn trọng mà còn là phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp mà chúng ta nên hiểu.

2.4. Có nên gửi tiền tip sau khi gọi lễ tân khách sạn hay không?

Và một trong những vấn đề mà rất nhiều khách hàng băn khoăn khi gọi lễ tân khách sạn là có nên gửi tiền tip hay không. Trong thực tế thì việc gửi tiền tip cho nhân viên khách sạn sau khi sử dụng dịch vụ là điều khá thường gặp.

Chính vì thế nên nhiều khách hàng băn khoăn về việc có hay không nên gửi tiền tip sau khi gọi lễ tân. Bởi lẽ tần suất gọi có thể nhiều hơn việc sử dụng các dịch vụ khác khá nhiều. Tuy nhiên các vấn đề thường không quá lớn ví dụ như yêu cầu bổ sung đồ dùng cho phòng lưu trú.

Bên cạnh đó, các khách sạn hầu hết đều không có quy định rõ ràng gì về phụ phí hay tiền tip. Điều này đồng nghĩa với việc đây hoàn toàn là chi phí do khách tự nguyện bỏ ra để thể hiện sự hài lòng cũng như cảm kích đối với sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân.

Vì thế nên tùy theo điều kiện, suy nghĩ cũng như mức độ của sự việc khi gọi lễ tân khách sạn nhờ hỗ trợ mà khách hàng có thể cân nhắc xem có gửi tiền tip hay không.

Trên đây là một số lưu ý cũng như cách gọi lễ tân khách sạn mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng với những kiến thức này, bạn đọc sẽ có thể tự tin hơn khi giao tiếp với nhân viên lễ tân tại khách sạn trong thời gian bạn lưu trú tại khách sạn đó.