Hệ thống ERP là gì? Giải pháp thông minh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống tích hợp các ứng dụng và công cụ giúp nhân viên trong doanh nghiệp làm việc trên cùng một hệ thống.

Hệ thống ERP hợp nhất tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện, thay vì nhân viên phải làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và tách biệt như trước đây. Ví dụ, nhân viên marketing và lập lịch trình có thể truy cập cùng một nguồn dữ liệu với nhân viên phát triển kinh doanh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.

2. Phân loại hệ thống ERP

Giải đáp được hệ thống ERP là gì, tiếp theo chúng ta sẽ cùng phân loại hệ thống ERP. ERP thường được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, ngành nghề, kiến trúc, cơ sở hạ tầng,... Việc hiểu rõ các loại ERP này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra sự lựa chọn phù hợp với ngân sách, các yêu cầu bảo mật cũng như nhu cầu cụ thể của mình.

2.1. Hệ thống ERP triển khai tại chỗ (On-premise)

On-premise là mô hình triển khai phần mềm tại chỗ, trong đó hệ thống được cài đặt trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Phần mềm cùng với cơ sở dữ liệu được lưu trữ và chạy trên máy chủ của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp phải tự quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống này.

Xem thêm: Giá trị cốt lõi là gì? Cách xây dựng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

2.2. Hệ thống ERP điện toán đám mây (Cloud ERP)

Đây là hệ thống ERP triển khai trên nền tảng đám mây, cho phép lưu trữ và quản lý phần mềm cùng dữ liệu trên máy chủ của các nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Trong mô hình này, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp Cloud ERP và truy cập vào phần mềm thông qua internet.

2.3. Hệ thống ERP kết hợp (Hybrid ERP)

Hybrid ERP là mô hình ERP tích hợp giữa hai mô hình On-premise và Cloud. Trong mô hình này, một phần dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ trên đám mây, trong khi phần còn lại được triển khai tại chỗ trên máy chủ riêng của doanh nghiệp. Sử dụng Hybrid ERP sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn hệ thống ERP là gì.

3. Những chức năng của hệ thống ERP

Bạn đã nắm được hệ thống ERP là gì, vậy chức năng của hệ thống này là gì? Thông thường, một hệ thống ERP cơ bản sẽ được tích hợp với những chức năng sau đây:

• Quản lý mua hàng: Tạo và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng mua; theo dõi công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.

• Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng; theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng.

• Quản lý hàng tồn kho: Kiểm soát việc nhập - xuất - tồn kho; quản lý kho theo nhiều tiêu chí như lô, hạn sử dụng, vị trí; lập báo cáo tồn kho.

• Quản lý Kế toán - Tài chính - Kinh tế: Kiểm soát các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay; quản lý kế toán mua bán hàng; quản lý kế toán kho hàng, tài sản, công cụ dụng cụ; Kế toán giá thành, thuế, tiền lương; kế toán tổng hợp.

• Lập kế hoạch sản xuất: ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch nguyên vật liệu.

• Báo cáo quản trị: Cung cấp báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý/năm, báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng.

4. Hệ thống ERP thích hợp với những doanh nghiệp nào?

Ngoài tìm hiểu hệ thống ERP là gì, bạn cũng nên biết hệ thống này cần thiết cho những doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số dấu hiệu phổ biến cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ERP:

• Mở rộng quy mô hoạt động: Công ty đang phát triển hoặc có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh.

• Sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau mà không có sự kết nối giữa chúng.

• Gặp khó khăn trong công tác quản lý: Doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý giúp giám sát và cải thiện các quy trình vận hành.

• Nâng cấp hệ thống cũ: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời hoặc không đáp ứng được nhu cầu.

• Thích ứng với xu hướng quản lý mới: Lãnh đạo doanh nghiệp muốn đưa ra lộ trình công nghệ kinh doanh mới bao gồm giải pháp quản lý toàn diện.

• Tăng năng suất làm việc: Việc xử lý dữ liệu thủ công gây mất thời gian, dẫn đến tình trạng quá tải và dễ xảy ra sai sót trong quá trình xử lý.

5. Hệ thống ERP đem lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp?

Sau khi giải đáp được hệ thống ERP là gì, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các lợi ích mà hệ thống này đem đến. Hệ thống ERP quản lý mọi hoạt động từ xây dựng, kiểm tra, đánh giá, giám sát đến quản lý chất lượng. Cụ thể:

• Ghi nhận thông tin gần như ngay lập tức về hàng hóa nhập khẩu bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng trả lại và lý do trả hàng, giúp lãnh đạo doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa kịp thời.

• Cho phép tạo, lập và lưu trữ các tài liệu, hỗ trợ cho mọi công đoạn sản xuất của doanh nghiệp.

• Thu thập số liệu nhanh chóng từ máy móc và thiết bị sản xuất, cho phép hệ thống đánh giá chất lượng một cách chính xác.

• ERP tham gia vào quá trình kiểm tra và giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng, đồng thời ghi nhận thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp.

Xem thêm: Sup là nghề gì? Điều ẩn sau vị trí trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý

6. Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Việc hiểu hệ thống ERP là gì vẫn chưa đủ, bạn cần phải nắm được các tiêu chí lựa chọn ERP phù hợp sau đây để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp của mình:

• Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp: Chọn một nhà cung cấp ERP uy tín và giàu kinh nghiệm trong việc triển khai sẽ đảm bảo doanh nghiệp nhận được tư vấn hữu ích thay vì chỉ nhận thông tin về thông số kỹ thuật của phần mềm.

• Các tính năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm ERP cần được tùy chỉnh với các tính năng đáp ứng nhu cầu và quy trình làm việc thực tế.

• Tham khảo ý kiến từ các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ: Đây là một cách hiệu quả để đánh giá năng lực của nhà cung cấp giải pháp ERP. Đánh giá từ những khách hàng trước có thể cung cấp thông tin giá trị về khả năng và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp ERP.

• Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP có thể mở rộng để đáp ứng khối lượng công việc lớn hơn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và số lượng người dùng tăng lên.

• Khả năng tích hợp: Một hệ thống ERP tốt có khả năng tích hợp các phần mềm hiện có của doanh nghiệp, chẳng hạn như phần mềm quản lý kho, bán hàng hoặc tích hợp với các thiết bị phần cứng khác.

• Phù hợp với quy định về kế toán tại Việt Nam: Module kế toán tổng hợp là một phần quan trọng của hệ thống ERP vì nó tiếp nhận dữ liệu từ nhiều module khác và thực hiện các hạch toán tự động. Tuy nhiên, phần mềm ERP nước ngoài thường không tuân thủ các quy định và chế độ kế toán của Việt Nam về kết chuyển và phân bổ chi phí. Do đó, nhiều doanh nghiệp phải mua thêm phần mềm kế toán để thực hiện báo cáo theo quy định, dẫn đến việc hệ thống ERP không còn hoàn chỉnh.

• Phù hợp với ngân sách: Chi phí triển khai phần mềm ERP cần phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Các chi phí bao gồm chi phí mua phần mềm, chi phí bảo trì hằng năm, chi phí triển khai và thực hiện dự án,...

7. Gợi ý các phần mềm ERP tốt nhất hiện nay tại Việt Nam

Như vậy, bạn đã hiểu được hệ thống ERP là gì từ những nội dung trên. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm hệ thống ERP chất lượng, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các phần mềm ERP được sử dụng phổ biến tại hiện nay.

• Phần mềm MISA AMIS

MISA AMIS là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện được phát triển bởi MISA - công ty có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và dẫn đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số tại Việt Nam. Với hơn 30 phần mềm chuyên dụng, MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

• Phần mềm Ecount

Ecount là một phần mềm ERP phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp các phân hệ cơ bản như bảng lương, mua hàng, bán hàng, quản lý nhóm,... Ngoài ra, doanh nghiệp không cần trả thêm phí vẫn có thể tận dụng tất cả các tính năng của Ecount.

• Phần mềm ERPViet

ERPViet là một giải pháp quản trị doanh nghiệp do công ty TNHH IZISolution cung cấp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet có các tính năng chính như: quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, CRM, quản lý nhân sự,...

• Phần mềm Fast Business Online

Fast Business Online là phần mềm ERP được phát triển bởi công ty Phần mềm FAST, ra mắt vào năm 2012. Phần mềm này cung cấp các phân hệ chính như: phân phối, kho, mua hàng, bán hàng, CRM, tài chính kế toán, sản xuất,...

• Phần mềm Bravo ERP

Bravo là một giải pháp quản trị toàn diện, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh. Các phân hệ cơ bản của nó bao gồm: quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý sản xuất,... Phần mềm này còn hỗ trợ các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện các thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.

8. Một số lưu ý khi sử dụng hệ thống ERP

Bên cạnh việc hiểu được hệ thống ERP là gì, bạn cũng phải cần chú ý đến hai điều sau đây khi áp dụng hệ thống ERP vào cho doanh nghiệp:

• Chi phí đầu tư lớn: Bên cạnh chi phí triển khai, bản quyền và bảo trì hàng năm, doanh nghiệp cần phải đầu tư thêm vào phần cứng phù hợp với từng nền tảng, như máy chủ và thiết bị di động tương thích. Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì chi phí triển khai hệ thống ERP có thể là một khoản đầu tư không nhỏ.

• Thời gian triển khai dài: So với các phần mềm đóng gói, việc triển khai một hệ thống ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn để đảm bảo sự thành công.

Thông qua bài viết trên, bạn đã biết được hệ thống ERP là gì và những thông tin quan trọng liên đến hệ thống này. Trong thời đại công nghệ số, hệ thống ERP đóng vai trò là nền tảng định hướng tương lai cho doanh nghiệp. Sử dụng hiệu quả ERP, doanh nghiệp có thể đối phó và vượt qua những thách thức khó khăn trên thị trường.