Bí mật ít người biết về công việc lễ tân và mức lương siêu khủng của nghề này

1. Công việc lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân trong tiếng Anh là receptionist, là người phụ trách các công việc và đảm nhận nhiệm vụ tại quầy lễ tân. Vị trí công việc này là bộ phận chính nằm ở vị trí tiền sảnh của những nhà hàng, khách sạn hoặc của những công ty hoạt động trong đa dạng ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Họ là những người đầu tiên sẽ tiếp xúc, gặp gỡ cũng như trao đổi, trò chuyện trực tiếp với khách hàng.

Có thể nói, nhân viên lễ tân được xem như bộ mặt của 1 nhà hàng, khách sạn hoặc của công ty,... Chất lượng phục vụ của những nơi này có được khách hàng đánh giá tốt 10/10 điểm hay không sẽ phụ thuộc cực kỳ lớn vào hiệu suất làm việc, hoạt động của lễ tân. Những người làm công việc này cần phải có tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, khả năng giao tiếp thật khéo léo để mang lại những ấn tượng tuyệt vời nhất cho khách hàng đối với đơn vị mà họ đến. Ngày nay, trên thị trường, nhân viên lễ tân chính là một vị trí nghề nghiệp được rất nhiều bạn trẻ phấn đấu hướng đến.

Đọc thêm: Các Ngành Truyền Thông Hot Nhất Hiện Nay, Bật Mí Ngành Nghề Có Mức Lương Cực Khủng

2. Mô tả chi tiết công việc lễ tân

Sau khi hiểu rõ về khái niệm, bạn cũng cần tìm hiểu rõ về công việc mà một nhân viên lễ tân đảm nhận bao gồm những gì. Tùy thuộc đặc thù của công việc cũng như quy định và yêu cầu khác nhau của mỗi công ty, nhiệm vụ của từng nhân viên lễ tân cũng sẽ có những sự khác nhau nhất định. Thế nhưng, xem xét về khía cạnh cơ bản nhất, các công việc cơ bản của nhân viên lễ tân sẽ bao gồm những vấn đề sau:

• Đảm nhận nhiệm vụ chào hỏi và tiếp đón từ giây phút đầu tiên với các đối tác và khách hàng của đơn vị mà mình đang công tác.

• Giải đáp những câu hỏi, thắc mắc, xử lý những vấn đề của các khách hàng theo dạng trò chuyện trực tiếp hoặc tiến hành thông qua điện thoại.

• Có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đường cho khách hàng đến với số phòng đã đặt trước hoặc đến vị trí của thang máy,...

• Thực hiện việc tiếp nhận - lưu giữ tài liệu, hồ sơ cũng như các thông tin của đối tác và khách hàng quan trọng.

• Tiếp nhận và nhanh chóng xử lý các cuộc gọi từ phía đối tác và khách hàng.

• Luôn phải đảm bảo được tốt nhất vấn đề vệ sinh đối với khu vực quầy lễ tân. Song song đó là tuân thủ đầy đủ những quy định và quy tắc của đơn vị mà mình đang công tác.

• Là người sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề an toàn của văn phòng làm việc bằng cách tuân thủ tất cả các quy định của đơn vị. Đặc biệt, lễ tân sẽ phải kiểm tra kỹ lưỡng những người ra - vào đơn vị thông qua quầy lễ tân bằng phương pháp theo dõi trong sổ nhật ký, quản lý - cấp phát - kiểm tra cẩn thận thẻ thông hành của đối tác và khách hàng.

• Theo dõi chính xác số lượng các văn phòng phẩm đang tồn kho và tiến hành đặt hàng cho đơn vị khi cần thiết.

• Phối hợp với các phòng ban - bộ phận có liên quan trong đơn vị mà mình đang công tác để có thể thực hiện, xử lý những công việc và nhiệm vụ chung.

3. Ưu điểm khi bạn chọn công việc lễ tân?

Sau đây là một số ưu điểm tuyệt vời khi bạn quyết định lựa chọn gắn bó và phát triển với công việc lễ tân.

3.1. Công việc và nhiệm vụ rất đa dạng

Như đã đề cập ở các phần nội dung trước, bên cạnh nhiệm vụ chào hỏi, tiếp đón, trực điện thoại, thực hiện những thủ tục check in - check out dành cho đối tác và khách hàng của đơn vị mà mình đang công tác,... nhân viên lễ tân còn luôn cần phải chuẩn bị sẵn sàng tâm thế tiếp nhận và xử lý toàn bộ các lời phàn nàn, góp ý cũng như những vấn đề phát sinh, của đối tác và khách hàng về chất lượng dịch vụ của đơn vị. Đôi khi, họ cũng được đối tác và khách hàng của đơn vị nhờ hỗ trợ các công việc khác, chẳng hạn như bắt taxi đưa đón, hỗ trợ sắp xếp tour du lịch, đặt nhà hàng, mua giúp các loại vé tham quan,...

Chính vì vậy, chúng ta thấy, công việc của các nhân viên lễ tân là cực kỳ đa dạng, phong phú nên những người làm ở vị trí này sẽ dễ dàng học hỏi được rất nhiều các kiến thức cũng như kinh nghiệm vô cùng hữu ích và thú vị, có thể ứng dụng trong cuộc sống hiện tại và tương lai.

3.2. Cơ hội thăng tiến cao

Nhân viên lễ tân còn được đánh giá là phòng ban - bộ phận sở hữu cơ hội thăng tiến cực kỳ cao và vô cùng hấp dẫn. Nếu chúng ta biết cách trau dồi, học hỏi và tích lũy cho mình đầy đủ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong thời gian làm việc cũng như liên tục cố gắng không ngừng nghỉ để xử lý thật tốt các công việc, bạn hoàn toàn đạt được cơ hội thăng tiến nhanh chóng. Chúng ta sẽ được xem xét đề bạt từ vị trí nhân viên thông thường trở thành giám sát, trưởng bộ phận, quản lý, phó giám đốc và tổng giám đốc phòng ban lễ tân. Đặc biệt, nếu bạn làm tại vị trí này, bạn có thể dễ dàng đưa ra yêu cầu để đơn vị điều chuyển bộ phận làm việc của chúng ta nếu muốn.

3.3. Mở rộng mối quan hệ trong xã hội

Nhờ tiếp xúc với đa dạng đối tượng khách hàng cũng như các đối tác khác nhau của đơn vị hàng ngày mà nhân viên lễ tân có thể mở rộng được những mối quan hệ xã hội của chính bản thân mình một cách đáng kể. Nhờ vậy, chúng ta sẽ nâng cao cơ hội thấu hiểu về những nét đặc trưng văn hóa của các dân tộc, quốc gia và khu vực khác nhau, rèn luyện được khả năng giao tiếp và nắm bắt được tâm lý con người,... Từ đó, không những bạn sẽ giúp công việc của mình trở nên thuận lợi, hiệu quả hơn mà còn tự vận dụng những kỹ năng trên để mở rộng các mối quan hệ xã hội và công việc của riêng mình.

3.4. Mức lương thưởng hấp dẫn

Theo một số khảo sát hiện nay của các công ty tuyển dụng trên thị trường việc làm thì mức lương của công việc lễ tân dù không quá cao nhưng phần phí dịch vụ được phân chia cũng như các khoản tiền thưởng lại rất hấp dẫn và thu hút được nhiều bạn trẻ mong muốn dấn thân, gắn bó.

4. Bạn cần học ngành gì để trở thành lễ tân?

Cho đến thời điểm này, các trường Đại học vẫn chưa cung cấp bất cứ chuyên ngành đào tạo lễ tân nào như các ngành nghề khác. Tuy nhiên, nếu bạn muốn dấn thân, theo đuổi công việc này, chúng ta vẫn có thể theo học những chuyên ngành khác tại các trường Đại học có liên quan, chẳng hạn như: chuyên ngành quản trị nhà hàng - khách sạn, chuyên ngành du lịch - khách sạn, chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực để có thể được trang bị đầy đủ các kiến thức cơ bản, quan trọng và cần thiết cho công việc lễ tân.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lựa chọn học những khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp nhằm rút ngắn được khoảng thời gian học tập và đặc biệt là nâng cao trải nghiệm cho mình thông qua các công việc thực hành thực tế. Ngoài ra, vị trí này còn yêu cầu rất lớn về khả năng ngoại ngữ và một số yêu cầu nhất định về ngoại hình cũng như kỹ năng giao tiếp. Chính vì vậy, bạn cũng nên đăng ký cho mình các lớp học ngoại ngữ và kỹ năng mềm, đồng thời, chăm chút cẩn thận thêm cho ngoại hình của mình.

5. Các vị trí nổi bật của công việc lễ tân

Việc nắm rõ các vị trí nổi bật của công việc lễ tân giúp bạn xem xét kỹ lưỡng và đưa ra lựa chọn phù hợp ngay sau khi ra trường để bắt đầu.

5.1. Lễ tân khách sạn

Đây chính là vị trí rất được yêu thích và được hầu hết các bạn trẻ học lễ tân hiện nay mơ ước, nhất là khi lĩnh vực dịch vụ tại Việt Nam đang ngày càng có nhiều bước tiến phát triển vượt bậc và mạnh mẽ. Các công việc chủ yếu của lễ tân khách sạn thông thường sẽ liên quan đến những công tác hỗ trợ các khách hàng vào ở tại khách sạn check in - check out.

Song song đó, bạn cũng sẽ phải chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề đang phát sinh trong quá trình sinh hoạt và lưu trú của khách hàng, chẳng hạn như: tư vấn những dịch vụ kèm theo phòng ngủ, giải đáp những vấn đề thắc mắc có liên quan, tiến hành xử lý các than phiền, phản hồi không tốt của khách hàng về sản phẩm - dịch vụ (nếu có) của khách sạn.

5.2. Lễ tân nhà hàng

Quản lý việc đặt bàn sẽ là công việc, nhiệm vụ hàng đầu của lễ tân nhà hàng. Chúng ta sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận và xử lý các thông tin chi tiết của khách hàng đặt bàn thông qua các dạng như: trao đổi trực tiếp với khách hàng tại nhà hàng, trao đổi thông qua điện thoại hoặc trò chuyện qua các phần mềm nhắn tin.

Công việc này đòi hỏi bạn phải nắm rõ được những thông tin chính xác về số lượng khách hàng cũng như số bàn trống hiện tại của nhà hàng để có thể hỗ trợ một cách nhanh chóng và xuyên suốt, tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu. Trong trường hợp đã hết ca làm, bạn cần báo cáo ngay cho cấp trên để có thể kịp thời sắp xếp nhân viên khác đảm nhận tiếp tục các công việc.

5.3. Lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng sẽ đảm nhận chính về những công việc văn thư - hành chính, bao gồm chào hỏi, tiếp đón các đối tác và khách hàng, tiếp nhận những cuộc gọi đến, chịu trách nhiệm giao - nhận các loại giấy tờ của đơn vị,... Đây cũng là vị trí vô cùng quan trọng, góp phần lớn đảm bảo được sự trơn tru, liên tục và linh hoạt trong suốt quy trình hoạt động của những phòng ban - bộ phận khác trong đơn vị.

5.4. Lễ tân thẩm mỹ viện

Lễ tân thẩm mỹ viện sẽ cần đảm nhiệm những công việc sau đây: tiếp đón và hẹn lịch với khách hàng, tư vấn và giới thiệu những gói sản phẩm - dịch vụ làm đẹp mà thẩm mỹ viện hiện có đến với các khách hàng, hỗ trợ nhiều công tác hành chính - quản lý giấy tờ khác ở phòng khám,...

5.5. Lễ tân phòng khám

Lễ tân phòng khám sẽ cần đảm nhiệm những công việc sau đây: tiếp nhận các thông tin chi tiết về nhu cầu khám - theo dõi bệnh của các bệnh nhân, sắp xếp các lịch khám sao cho phù hợp nhất, tiến hành tiếp đón các bệnh nhân, theo dõi cẩn thận về các hồ sơ khám - chữa bệnh, thông báo đến bệnh nhân lịch tái khám của họ khi cần, hỗ trợ nhiều công tác hành chính - quản lý giấy tờ khác ở phòng khám,...

6. Các kỹ năng cần thiết của nhân viên lễ tân là gì?

Để trở thành 1 nhân viên lễ tân giỏi, bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng và cần thiết, cụ thể:

6.1. Kỹ năng chăm chút ngoại hình

Tính chất công việc yêu cầu khía cạnh ngoại hình sẽ là một trong các điều kiện không thể nào thiếu khi chúng ta ứng tuyển công việc này. Thậm chí, nhiều đơn vị sẽ đưa ra nhiều yêu cầu cụ thể và khắt khe về đặc điểm gương mặt, cân nặng, chiều cao của bạn. Tuy nhiên, mặt bằng chung về yêu cầu ngoại hình vẫn sẽ là các yêu cầu về mặt chuyên nghiệp của tác phong, sự gọn gàng trong trang phục và đặc biệt là sự thân thiện trong cử chỉ và thái độ của chúng ta đối với khách hàng.

Không những vậy, lễ tân chính là người đầu tiên tiếp xúc trực tiếp với các đối tác và khách hàng của đơn vị nên cần tạo ấn tượng thật tốt. Theo đó, nụ cười sẽ là ưu điểm vượt trội hơn hẳn những yếu tố khác. Bạn cần cố gắng rèn luyện và biết phương pháp vận dụng nghệ thuật mỉm cười sao cho thật tốt và luôn đúng lúc để có thể tạo ra được càng nhiều thiện cảm cho đối tác và khách hàng càng tốt.

6.2. Nắm rõ kiến thức nghiệp vụ

Bạn cần đảm bảo rằng mình đã hoàn toàn hiểu rõ ràng nhất về công việc của mình nhờ những kiến thức nghiệp vụ đã được đào tạo. Nếu bạn mắc bất cứ lỗi nào do thiếu kiến thức nghiệp vụ trong quá trình làm việc sẽ khiến đối tác và khách hàng không hài lòng, đôi khi ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.

6.3. Kỹ năng giao tiếp tốt

Mỗi ngày, nhân viên lễ tân đều cần giao tiếp và tiếp xúc với rất nhiều những đối tượng đối tác và khách hàng khác nhau của đơn vị đang công tác. Chính vì vậy, việc trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp tốt chính là yêu cầu không thể thiếu. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng then chốt giúp bạn tạo nên những ấn tượng tốt đối với đối tác và khách hàng mà chúng ta tiếp xúc.

6.4. Khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo

Hiện nay, rất nhiều nhà hàng, khách sạn và công ty Việt Nam không những cung cấp các dịch vụ dành cho các khách hàng trong nước mà còn là dành cho cả các khách hàng nước ngoài. Do đó, khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo chính là điểm cộng lớn đối với bạn muốn trở thành lễ tân. Hiện nay, tiếng Anh cũng trở thành yêu cầu bắt buộc tại nhiều đơn vị để có thể đảm bảo được chất lượng và hiệu quả trong công việc.

6.5. Kỹ năng xử lý tình huống

Thái độ làm việc mang tính chuyên nghiệp cao và luôn có được sự linh động trong tất cả các tình huống xảy ra chính là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng của nhân viên lễ tân. Thực tế, không phải bất cứ đối tác hay khách hàng nào cũng đều có tính cách vui vẻ và dễ chịu. Cho dù gặp phải các tình huống tốt hay xấu, lớn hay nhỏ, bạn cần phải duy trì sự bình tĩnh, tác phong và lời ăn tiếng nói nhẹ nhàng, khéo léo.

Đặc biệt, bạn luôn cần lắng nghe, thấu hiểu cũng như chân thành ghi nhận lại những góp ý từ phía đối tác và khách hàng. Hãy đặt lợi ích của họ lên vị trí hàng đầu để có thể xử lý mọi tình huống một cách hợp lý - hợp tình nhất.

6.6. Kỹ năng tin học văn phòng

Trong lĩnh vực này, bạn không cần phải có kinh nghiệm về tin học văn phòng quá cao như nhiều ngành nghề khác nhưng vẫn cần nắm được các thao tác cơ bản để có thể sử dụng thành thạo những phần mềm quản lý khách sạn, quản trị nhà hàng,... Các thao tác cơ bản này bao gồm: thống kê về số lượng các khách hàng, số các phòng hiện có, nhập con số chính xác và thanh toán các loại chi phí,... Nhờ đó, bạn sẽ giải quyết nhanh chóng được các yêu cầu đến từ phía đối tác và khách hàng, tránh làm gián đoạn các công việc cũng như hành trình trải nghiệm của họ tại đơn vị của chúng ta.

Đọc thêm: Ngạch Công Chức Là Gì? Làm Sao Để Nâng Ngạch Công Chức?

7. Bật mí về mức thu nhập hiện tại của nghề lễ tân

Mức thu nhập của nghề này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như khối lượng các công việc mà bạn đảm nhận, quy mô đơn vị cũng như đặc thù lĩnh vực hoạt động của từng đơn vị,...

Nếu xem xét theo yếu tố số năm kinh nghiệm làm việc thì chúng ta có thể nhanh chóng phân chia những mốc thu nhập của nghề lễ tân như sau:

• Dưới 1 năm kinh nghiệm: từ 6 - 10 triệu đồng mỗi tháng

• Từ 2 - 3 năm kinh nghiệm: từ 12 - 18 triệu đồng mỗi tháng

• Trên 5 năm kinh nghiệm: 20 - 25 triệu đồng mỗi tháng​

Ngoài ra, nếu bạn sở hữu kiến thức, kỹ năng chuyên môn tốt cũng như khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo hoặc mang đến lợi ích lớn đối với đơn vị công tác thì chắc chắn, những nhà tuyển dụng sẽ sẵn sàng chi trả mức thu nhập cho bạn cao hơn rất nhiều so với con số thu nhập trung bình hiện tại của thị trường lao động.

Nếu bạn đang có ý định theo đuổi và gắn bó lâu dài với công việc lễ tân thì đừng quên tìm hiểu kỹ lưỡng những thông tin liên quan để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên xem thêm nhiều bài viết tư vấn nghề nghiệp bổ ích khác trên website của job3s nhé!