NDA là gì? Tất tần tật các thông tin cần biết về NDA

1. NDA là gì?

NDA là gì? NDA được viết tắt theo cụm từ tiếng Anh Non-Disclosure Agreement. Hiểu đơn giản thì đây là văn bản thỏa thuận bảo mật thông tin giữa ít nhất 2 bên. Theo đó, khi ký kết vào thoả thuận này, mỗi bên không được phép chia sẻ các thông tin liên quan đến tài liệu, bí mật kinh doanh hay phát minh sáng chế cho bất kỳ bên không liên quan nào.

Trên thực tế, thỏa thuận bảo mật thông tin NDA chủ yếu được triển khai ký kết giữa các doanh nghiệp hoặc cá nhân với doanh nghiệp.

2. Vì sao NDA lại quan trọng?

Bên cạnh việc nắm rõ khái niệm NDA là gì thì bạn cũng cần hiểu rõ được vai trò và tầm quan trọng của NDA. NDA hay các thỏa thuận không được tiết lộ vô cùng cần thiết bởi những lý do sau đây:

2.1. Bảo vệ thông tin bí mật

NDA có vai trò bảo vệ thông tin bí mật, đảm bảo rằng các thông tin đó an toàn và không bị tiết lộ ra ngoài. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp dựa vào kiến thức độc quyền, bí mật thương mại hoặc dữ liệu khách hàng nhạy cảm để duy trì lợi thế cạnh tranh của họ.

2.2. Duy trì lợi thế cạnh tranh trong NDA là gì?

NDA cũng đóng vai trò cốt lõi trong việc bảo vệ những quy trình độc đáo, công nghệ đổi mới hoặc quan hệ đối tác độc quyền, cho phép các doanh nghiệp vượt lên trên những đối thủ cạnh tranh của họ.

2.3. Thiết lập niềm tin và sự tự tin

Khi các bên tham gia vào một mối quan hệ kinh doanh, họ cần phải tin tưởng lẫn nhau với các thông tin nhạy cảm. Bằng cách ký NDA, cả hai bên thể hiện cam kết bảo vệ thông tin bí mật của nhau, thúc đẩy niềm tin và sự tự tin trong mối quan hệ đối tác.

2.4. Yêu cầu pháp lý cho vi phạm

Đối với trường hợp không may vi phạm NDA, bên bị thiệt hại có quyền truy cứu pháp lý để yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc lệnh cấm phù hợp. NDA cung cấp khung pháp lý để giải quyết những vi phạm và đóng vai trò ngăn chặn việc sử dụng trái phép hoặc tiết lộ các thông tin bí mật.

3. Các loại NDA phổ biến hiện nay

Sau khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của NDA, hãy cùng tìm hiểu các loại NDA phổ biến hiện nay. NDA triển khai phổ biến 3 loại hình cơ bản: NDA đơn phương, NDA chung và NDA đa phương.

3.1. NDA đơn phương

Đây là thoả thuận một phía nhằm bảo vệ thông tin bí mật của bên tiết lộ. Trong loại NDA này, một bên (bên tiết lộ) chia sẻ thông tin nhạy cảm với bên khác (bên nhận) và yêu cầu họ giữ bí mật thông tin đó.

NDA đơn phương thường được sử dụng khi một bên tiết lộ thông tin độc quyền cho các nhà đầu tư, nhà thầu hoặc đối tác kinh doanh tiềm năng.

3.2. NDA chung

Hay còn được gọi là NDA song phương, là một thoả thuận trong đó cả hai bên liên quan trao đổi thông tin bí mật và đồng ý giữ bí mật thông tin đó.

Loại NDA này thường được sử dụng khi hai công ty đang xem xét hợp tác, cộng tác hoặc liên doanh. Khi ký một NDA chung, cả hai bên có thể tự do chia sẻ thông tin nhạy cảm vì biết rằng thông tin đó sẽ được bảo vệ.

3.3. NDA đa phương

NDA đa phương liên quan đến ba hoặc nhiều bên đồng ý bảo vệ thông tin bí mật của nhau. Loại NDA này thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh phức tạp liên quan đến nhiều bên. Nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đến thỏa thuận duy trì tính bảo mật của thông tin được chia sẻ.

4. Những thành phần chính của NDA là gì?

Vậy thành phần chính của NDA là gì? Tuỳ vào từng loại hình thỏa thuận NDA, nội dung sẽ được điều chỉnh thay đổi sao cho phù hợp. Tuy nhiên, những thành phần chính của NDA vẫn bao gồm:

4.1. Thông tin bảo mật

Thành phần này xác định thông tin cụ thể được coi là bí mật và được bảo vệ theo NDA. Nó có thể bao gồm bí mật thương mại, thông số kỹ thuật, dữ liệu tài chính, thông tin khách hàng và bất kỳ thông tin độc quyền nào khác mà các bên muốn giữ bí mật.

4.2. Thời hạn và chấm dứt

NDA chỉ định khung thời gian mà thoả thuận có hiệu lực và những điều kiện theo đó thoả thuận có thể bị chấm dứt. Điều quan trọng là phải xác định rõ thời hạn của NDA để đảm bảo rằng thông tin vẫn được bảo vệ trong một khoảng thời gian nhất định.

Bên cạnh đó, thoả thuận nên nêu rõ các trường hợp, theo đó một trong hai bên có thể chấm dứt NDA, ví dụ như vi phạm bảo mật.

4.3. Nghĩa vụ của các bên liên quan

Trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên liên quan đến việc xử lý và bảo vệ thông tin bí mật được nêu trong phần này. Nó xác định cách nên nhận nên xử lý thông tin bí mật, mức độ cẩn thận mà họ nên thực hiện và những hạn chế đối với việc sử dụng và tiết lộ thông tin đó.

Phần này cũng bao gồm nghĩa vụ thông báo trong trường hợp vi phạm và những bước cần thực hiện để giảm thiểu bất kỳ thiệt hại tiềm ẩn nào.

4.4. Biện pháp xử lý vi phạm

NDA bao gồm những điều khoản phác thảo các hành động và biện pháp khắc phục trong trường hợp vi phạm thỏa thuận. Điều này có thể bao gồm các thiệt hại về tiền bạc, cứu trợ tạm thời hoặc bất kỳ biện pháp pháp lý thích hợp nào khác.

Việc có các biện pháp khắc phục rõ ràng và có hiệu lực thi hành nhằm đảm bảo rằng các bên được khuyến khích thực hiện nghĩa vụ của mình và duy trì tính bảo mật.

5. Quy trình thiết lập, giám sát thực hiện NDA trong doanh nghiệp

Quy trình thực hiện NDA là gì? Để có thể thiết lập, giám sát thực hiện NDA, doanh nghiệp có thể tham khảo 4 bước cơ bản sau và áp dụng linh hoạt cho tổ chức của mình:

5.1. Đề nghị nhân viên ký NDA theo quy định

Theo Điều 85, Bộ Luật Lao động năm 2019 quy định, nhân viên khi làm việc tại doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu vi phạm, nhân viên đó sẽ phải chịu kỷ luật theo quy định.

Bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình thiết lập và giám sát thực hiện NDA là giúp nhân viên hiểu rõ về tầm quan trọng của NDA và thực hiện ký kết thỏa thuận. Doanh nghiệp cần đề nghị tất cả nhân viên có liên quan ký NDA, bao gồm nhân viên mới, nhân viên hiện tại, nhân viên làm việc thời vụ,...

Trước khi đề nghị nhân viên ký NDA, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng NDA đã được soạn thảo phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp. NDA cần được trình bày dễ hiểu, rõ ràng và có tính khả thi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải giải thích cho nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhạy cảm và nghĩa vụ của nhân viên ký NDA.

5.2. Triển khai quá trình thực hiện NDA

Khi nhân viên đã ký NDA, doanh nghiệp cần phải triển khai quá trình thực hiện NDA, gồm các hoạt động sau:

• Tổ chức những buổi hội thảo, đào tạo để phổ biến NDA cho nhân viên hiểu rõ.

• Thiết lập những biện pháp bảo mật thông tin phù hợp với NDA, ví dụ như sử dụng các biện pháp bảo mật thông tin điện tử, thiết lập hệ thống bảo mật phù hợp với doanh nghiệp,...

5.3. Thực hiện xử lý NDA khi nhân viên thôi việc

Nếu nhân viên thôi việc, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý NDA, gồm các hoạt động sau:

• Thu hồi tất cả tài liệu, thiết bị chứa thông tin nhạy cảm của nhân viên thôi việc.

• Yêu cầu nhân viên thôi việc ký cam kết không tiết lộ thông tin nhạy cảm trong một thời gian nhất định.

5.4. Giám sát thực hiện và xử lý vi phạm nếu có

Doanh nghiệp có trách nhiệm giám sát thực hiện NDA thường xuyên để đảm bảo các bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, bao gồm những hoạt động sau:

• Kiểm tra và giám sát thực hiện NDA: Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm tra và giám sát việc thực hiện NDA thông qua những hình thức như: Thăm dò ý kiến nhân viên, phỏng vấn nhân viên, kiểm tra hồ sơ,...

• Xử lý vi phạm NDA nếu có: Khi phát hiện nhân viên vi phạm NDA, doanh nghiệp cần xử lý vi phạm kịp thời và đúng quy định.

Vậy là job3 đã cùng bạn tìm hiểu NDA là gì và tầm quan trọng của nó trong kinh doanh. Bạn có thể tạo một NDA hiệu quả để bảo vệ thông tin bí mật của mình và mang lại sự an tâm cho tất cả các bên liên quan.

Xem thêm:

• Public Relations Là Gì? Vai Trò, Loại Hình Và Cách Thực Hiện Trong Thời Công Nghệ Số

• Tìm Hiểu Sourcing Là Gì? Làm Thế Nào Để Tìm Kiếm Nguồn Cung Ứng Hiệu Quả