Workflow là gì? Quy trình 7 bước xây dựng Workflow hiệu quả

1. Workflow là gì?

Khái niệm Workflow là gì? Workflow hay còn được gọi là quy trình công việc hay luồng công việc, là một loạt các bước hoặc nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một công việc cụ thể.

Quy trình công việc luôn bao gồm các nhiệm vụ bên trong, được lặp đi lặp lại và không giới hạn số lượng nhiệm vụ. Ngoài nhiệm vụ công việc, các thành viên trong quy trình này chính là thành tố quan trọng nhất để quy trình được diễn ra và diễn ra một cách hoàn chỉnh.

Nói một cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc. Ngoài ra, quy trình này còn giúp tăng tính hiệu quả của công việc, tránh lãng phí thời gian, công sức lao động và những sai sót.

Trên thực tế, tất cả những kế hoạch của doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức bất kỳ đều cần phải có một quy trình công việc bài bản và rõ ràng.

Việc áp dụng quy trình làm việc sẽ biến công việc của bạn thành một "cỗ máy được bôi dầu" tốt nhất. Bởi thế, tùy vào quy mô công việc thì bất cứ đối tượng nào cũng cần có kế hoạch về thực hiện theo quy trình làm việc.

Tuy nhiên, trên thực tế Workflow thường xuất hiện rõ nét nhất trong hầu hết các công ty, tổ chức và doanh nghiệp bất kể quy mô bé hay vừa và nhỏ.

Một số vấn đề sẽ đặt ra khi áp dụng bắt đầu quy trình làm việc, hãy đặt ra những câu hỏi và xác định được câu trả lời:

• Hiện tại, tổ chức đã cung cấp công cụ giám sát quá trình làm việc của các thành viên hay chưa?

• Có nên tối ưu hóa và tự động hóa quy trình công việc hay không?

• Tính khả thi của việc kết nối các phần mềm quản lý và các phần mềm khác như bán hàng, chấm công,...?

• Có gặp khó khăn trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban và công việc hay không?

Sau khi nắm bắt chính xác khái niệm Workflow là gì và trả lời đầy đủ những câu hỏi trên, thực trạng hiện tại của công ty sẽ hiện ra. Đây sẽ là lúc bạn xác định được bạn có nên áp dụng Workflow vào tổ chức của mình hay không?

>>Xem thêm: Quy trình làm việc là gì? Các bước để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

2. Lợi ích của việc áp dụng Workflow là gì?

Đối với mỗi doanh nghiệp thì lợi ích khi áp dụng Workflow là gì? Dưới đây là một số lợi ích bạn cần phải nắm rõ:

• Cải thiện được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Khi một quy trình công việc được thiết kế tốt sẽ loại bỏ được các bước dư thừa, không cần thiết, giảm các lỗi thủ công. Từ đó, hiệu quả kinh doanh tổng thể sẽ được cải thiện tốt nhất.

Ví dụ: Khi bạn là một nhân sự mới của một công ty, bạn sẽ phải tham gia vào quá trình đào tạo và hòa nhập với văn hóa của công ty. Việc này thực sự hữu ích bởi văn hóa công ty chính là linh hồn cho mọi công ty bền vững và phát triển.

• Trực quan hóa các quy trình công việc

Lợi ích của Workflow là gì? Một trong những lợi ích quan trọng mà Workflow đem lại chính là trực quan hóa các quy trình công việc. Cách mà doanh nghiệp cung cấp một sơ đồ làm việc logic, thuyết phục tạo tiền đề nâng cao tính khả thi. Mọi nhiệm vụ sẽ được sắp xếp và thể hiện rõ nét nhất.

Ví dụ: Sau khi học tập văn hóa, người nhân viên mới sẽ được phân bổ nhiệm vụ dựa theo sơ đồ quy trình làm việc và phù hợp với chuyên môn của mình. Điều này sẽ giúp bản thân nhân viên nắm rõ nhiệm vụ của mình và mục tiêu của công ty.

• Tiết kiệm được chi phí vận hành

Việc tối ưu các nhiệm vụ và giảm thiểu được các thủ tục dư thừa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí vận hàng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có thể giúp lợi nhuận kinh doanh được tăng trưởng nhanh chóng.

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách tối ưu hóa quy trình công việc, các tổ chức có thể nâng cao dịch vụ khách hàng, giảm thời gian phản hồi và đảm bảo trải nghiệm mượt mà và liền mạch cho khách hàng của họ. Những khách hàng hài lòng có nhiều khả năng trở thành những người ủng hộ trung thành cho thương hiệu.

>>Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Quy trình 7 bước xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình làm việc có cấu trúc tốt sẽ biến sự hỗn loạn thành sự hài hòa, mở đường cho sự thành công của một doanh nghiệp. Vậy cách để doanh nghiệp có thể xây dựng hiệu quả Workflow là gì? Dưới đây là 7 bước cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

3.1. Xác định nguồn dữ liệu, nguồn lực liên quan

Trước khi xây dựng Workflow thì hãy chắc chắn rằng bạn đã biết chính xác Workflow là gì và có một mục tiêu, chiến lược cụ thể. Nếu không, bạn sẽ chỉ mãi quanh quẩn suy nghĩ về lý do tại sao công việc kinh doanh của công ty mãi không được cải thiện. Bạn có thể liệt kê các yêu cầu cần thiết trong quá trình kinh doanh để từ đó xác định được mục tiêu nhanh chóng.

Hãy phân tích các quy trình kinh doanh hiện có, xác định các điểm yếu và các khâu/công đoạn cần cải thiện. Sau đó, để xây dựng được Workflow thì người quản lý cần phải tổng hợp đầy đủ các thông tin và tài liệu liên quan đến quy trình công việc để có được những hiểu biết có giá trị. Các dữ liệu liên quan bao gồm cách thức hoạt động, thành phần tham gia, nhiệm vụ của từng thành viên hoặc những khó khăn trong cách vận hành quy trình.

Mô hình được phác thảo trên giấy, email hoặc phần mềm công nghệ. Hãy chỉ định rõ ai sẽ là người phê duyệt kết quả của những người trong các nhiệm vụ.

3.2. Liệt kê cụ thể những nhiệm vụ cần phải làm

Tiếp tục quá trình xây dựng Workflow, bạn hãy triển khai việc lên danh sách các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Hãy nhớ rằng đừng dừng lại chỉ ở việc áp dụng lý thuyết vào việc liệt kê nhiệm vụ. Nhà quản lý hãy đi đến từng phòng ban để xem các hoạt động và đặc trưng công việc của từng người để xem có vấn đề gì phát sinh không nhằm liệt kê được sát nhất các nhiệm vụ.

Phân tích các yêu cầu của dự án và đánh giá tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Từ đó, sắp xếp các nhiệm vụ theo một thứ tự ưu tiên để chúng hoạt động một cách hiệu quả nhất.

3.3. Phân công nhiệm vụ cho từng người

Sau khi đã liệt kê các nhiệm vụ cụ thể, người quản lý cân nhắc giao nhiệm vụ cho từng người. Một bí quyết giao nhiệm vụ thành công nằm ở việc hiểu được khả năng của từng cá nhân và khai thác tiềm năng của họ. Song song với từng nhiệm vụ, hãy đưa ra một thời hạn phù hợp cho từng nhiệm vụ.

Lưu ý: Hãy phân công các nhiệm vụ một cách cụ thể cho từng cá nhân. Điều này giúp nó có thể nhận thức được bản thân cần phải làm gì, phải làm trong thời gian bao lâu. Từ đó nhân viên hoàn toàn có thể chủ động hoàn thành công việc của mình theo đúng thời hạn được giao.

3.4. Thiết kế sơ đồ Workflow

Sau khi nhiệm vụ đã được giao đến từng người, bắt đầu lên ý tưởng cho cách vẽ sơ đồ làm việc phù hợp. Đây là một bản phác thảo trực quan nhất về chi tiết những nhiệm vụ trong Workflow.

Một gợi ý cho bạn để giảm thiểu thời gian và vẽ sơ đồ một cách trực quan nhất chính là sử dụng các công cụ hỗ trợ. Có rất nhiều phần mềm được tích hợp sẵn tiện ích vẽ sơ đồ, đáp ứng được các nhu cầu từ đơn giản cho tới phức tạp.

Tham khảo các phần mềm vẽ công cụ dưới đây:

Lucidchart

• Điểm nổi bật:

  • Đa dạng và phong phú về kiểu dáng

  • Kích thích sự sáng tạo của người dùng

  • Dễ dàng thao tác

• Link tải: TẠI ĐÂY

Draw.io

• Điểm nổi bật:

  • Miễn phí

  • Tự do sáng tạo

  • Đầy đủ các chức năng

• Link tải: TẠI ĐÂY

Diagram Editor

• Điểm nổi bật:

  • Phù hợp để làm công việc nhóm

  • Tính thẩm mỹ cao

  • Dễ dàng thao tác

• Link tải: TẠI ĐÂY

3.5. Kiểm tra mức độ hiệu quả của Workflow

Đây chính là bước quan trọng trong quy trình xây dựng Workflow hiệu quả. Ban lãnh đạo cần đánh giá tính khả thi của quy trình công việc được xây. Quá trình này cần sự hợp tác của các thành viên cùng tham gia vào quy trình làm việc này.

Các yếu tố cần thiết trong quá trình kiểm tra cần phải được có bao gồm:

• Người quản lý hiểu biết về toàn bộ quy trình và mục tiêu tự động hóa công việc

• Yêu cầu kiến thức chuyên sâu về quy trình nghiệp vụ và quy trình làm việc.

• Kiểm tra quy trình làm việc phần mềm, các tài liệu cần thiết và liên quan.

3.6. Hướng dẫn cho các thành viên áp dụng quy trình mới đề ra

Nhằm thống nhất được cách làm việc của đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cần tổ chức hướng dẫn và đào tạo nhân viên áp dụng quy trình làm việc mới.

Hãy chia sẻ cho mọi người cách thức lập Workflow hoàn chỉnh, mục tiêu và kết quả cần đạt được để họ có cái nhìn trực quan khi tiến hành triển khai nhiệm vụ của mình. Việc hiểu rõ và nắm bắt được vai trò và nhiệm vụ của mình sẽ giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm với công việc hơn.

3.7. Tiến hành triển khai Workflow mới

Trước khi đưa Workflow vào vận hành thì hãy thực hiện thử nghiệm quy trình. Bạn có thể giao cho một nhóm nhỏ để vận hành. Thử nghiệm luồng công việc mới giúp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được quy trình đã đề ra sẽ được thực hiện như thế nào.

Các bước thử nghiệm quy trình làm việc bao gồm:

• Phân tích quy trình làm việc kinh doanh (Analyzing Business Workflow): Phân tích và hiểu quy trình làm việc của doanh nghiệp

• Phát triển trường hợp thử nghiệm (Test Case Development): Phát triển các thử nghiệm với sự hỗ trợ của kỹ thuật

• Xác minh (Verification): Nhóm xác minh luồng với nhiều loại người dùng khác nhau như người thử nghiệm, người dùng cuối,...

• Kiểm tra thực hiện (Test Execution): Kiểm tra các dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ làm đầu vào

• So sánh (Comparing): So sánh kết quả thực tế và kết quả dự kiến

• Giải quyết & Triển khai (Resolve & Deploy): Làm việc lại cùng nhau để giải quyết và khắc phục các vấn đề, lỗi.

4. Một số công cụ xây dựng Workflow đơn giản, chi tiết

Cùng với sự phát triển của công nghệ và sự phổ biến của Workflow giúp cho ngày càng có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng quy trình công việc hiệu quả. Những công cụ này cung cấp các tính năng và các chức năng hợp lý hóa quản lý tác vụ, cộng tác và báo cáo.

Vậy các công cụ hữu ích và phổ biến có thể hỗ trợ xây dựng Workflow là gì, tham khảo cụ thể dưới đây:

• Trello: Được tạo ra với mục đích hỗ trợ và quản lý quy trình làm việc trong tổ chức, Trello là một công cụ quản lý dự án, nhiệm vụ trực quan bằng cách sử dụng bảng, danh sách và thẻ để tổ chức các tác vụ. Bạn có thể tạo quy trình công việc bằng cách di chuyển thẻ qua các giai đoạn khác nhau, chỉ định thành viên đảm nhiệm, đặt ngày đến hạn và đính kèm tệp.

• Microsoft Excel: Không chỉ dừng lại ở việc tính toán với các con số, Excel còn là một công cụ hỗ trợ đắc lực để xây dựng quy trình công việc và lên timeline cho các dự án.

• Microsoft Project (MS Project): Là một phần mềm quản lý dự án với nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ người dùng trong quá trình triển khai và thực hiện dự án. MS Project có khả năng xử lý các tác vụ trong dự án bằng nhiều module khác nhau bao gồm: lập kế hoạch, phân công và theo dõi tiến độ.

Bài viết cung cấp chi tiết những thông tin về Workflow là gì và những thông tin quan trọng liên quan đến Workflow. Workflow chính là một quy trình liên tục đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi, đánh giá và thích ứng. Bằng cách xem tối ưu hóa quy trình làm việc như một chiến lược kinh doanh cốt lõi, các tổ chức có thể định vị được doanh nghiệp của mình để đạt được thành công lâu dài trong một thị trường ngày càng cạnh tranh.