Kịch bản tổ chức tiệc tất niên - year end party ấn tượng và thu hút

Tuy nhiên, để tiệc Year end party trở thành một kỷ niệm khó quên thì không thể thiếu yếu tố quan trọng đó là kịch bản tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng job3s tìm hiểu kịch bản tất niên hoàn hảo, từ việc lên ý tưởng cho đến triển khai chi tiết sự kiện đặc biệt này nhé!

1. Tổ chức tiệc tất niên có ý nghĩa gì?

Tiệc tất niên - Year End Party là một chương trình được công ty tổ chức vào mỗi dịp cuối năm với ý nghĩa như một lời tổng kết, vinh danh và khen thưởng những cá nhân, phòng ban làm việc xuất sắc trong một năm vừa qua. Bên cạnh đó, cùng nhau nhìn lại những thành quả đã gặt hái được trong năm và đề ra mục tiêu, phương hướng hoạt động cho năm tới. Buổi tiệc tất niên được tổ chức sang trọng, hoành tráng với sự tham gia của tất cả lãnh đạo, nhân viên trong công ty. Bởi vậy, đây là dịp đặc biệt để các phòng ban, nhân viên có cơ hội tiếp xúc và gắn kết với nhau.

Tiệc tất niên cũng là dịp để công ty gửi lời tri ân sâu sắc đến toàn thể cán bộ, công nhân viên, khách hàng, đối tác đã và đang tin tưởng, đóng góp hết mình cho sự phát triển của công ty. Đây chính là động lực để nhân viên ngày càng gắn bó với công ty và tăng cường mối liên hệ mật thiết với các đối tác.

Bữa tiệc tất niên có ý nghĩa vô cùng to lớn vì vậy, các công ty thường chú trọng đầu tư để tạo nên một bữa tiệc thật hoành tráng và đáng nhớ. Để đạt được điều này, cần phải lên kịch bản tổ chức tiệc tất niên thật chỉn chu, kỹ lưỡng, từ lên chủ đề, xây dựng kịch bản, lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức, lên danh sách khách mời, dự trù ngân sách, tập duyệt các tiết mục văn nghệ…

2. Vì sao cần kịch bản tổ chức tiệc tất niên chỉnh chu?

Trước hết, kịch bản tổ chức tiệc tất niên xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện và kế hoạch đạt được. Đồng thời tạo ra tính linh hoạt để người thực hiện thích ứng với bất kỳ thay đổi nào. Kịch bản tạo ra một hướng dẫn rõ ràng để cả đội ngũ tổ chức và khách mời theo dõi.

Tiếp theo, kịch bản tạo ra sự đồng nhất và kết nối giữa các phần khác nhau của sự kiện. Kịch bản không chỉ dừng lại là một danh sách các hoạt động, mà là tạo ra một câu chuyện có ý nghĩa, có chủ đề xuyên suốt để mọi người tham gia vào một trải nghiệm đặc biệt.

Ngoài ra, kịch bản cũng giúp tăng tương tác và gắn kết giữa mọi người tham gia. Các hoạt động của chương trình tạo ra cơ hội để mọi người tham gia có thể giao lưu, tương tác với nhau cùng tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ.

3. Các bước chi tiết xây dựng kịch bản Year End Party

Bạn cần xây dựng kịch bản chi tiết để tạo nên một kịch sản sáng tạo, độc đáo, gây ấn tượng tốt đối với mọi người tham gia bữa tiệc. Điều này cần thời gian và ý tưởng của nhiều người để kịch bản bữa tiệc tất niên thêm phong phú, đa dạng.

3.1. Xác định chủ đề, ý tưởng kịch bản

Được xem như “chìa khóa” thành công của buổi tiệc Year End Party nên cần phải có một chủ đề mới lạ, một ý tưởng concept hấp dẫn. Kịch bản tiệc tất niên không chỉ thể hiện ý nghĩa và thông điệp của buổi tiệc mà còn độc đáo để tạo được ấn tượng và thu hút những người tham gia.

Với sự sáng tạo phong phú và đa dạng, bạn có thể viết nên những kịch bản tiệc tất niên theo phong cách độc đáo riêng và không giới hạn trong một khuôn khổ nào cả. Một số ý tưởng mà công ty có thể tham khảo như: kịch bản Year End Party theo phong cách Tết cổ truyền với tông màu chủ đạo là màu đỏ kết hợp với các chi tiết liên quan như cành đào, đèn lồng, bánh chưng, pháo hoa… Kịch bản Year End Party phong cách Gala Dinner kết hợp với trình diễn văn nghệ, kịch bản Year End Party kết hợp team building…

3.2. Lên danh sách khách mời dự bữa tiệc tất niên

Khi xây dựng kịch bản tổ chức tiệc tất niên, tùy thuộc vào quy mô và nội dung của bữa tiệc mà có số lượng khách mời cụ thể. Cần lên danh sách khách mời phù hợp, tránh trường hợp số lượng khách tham gia quá đông, dàn trải, dẫn đến tình trạng quá tải, mất kiểm soát và gây ra những sự cố không đáng có cho bữa tiệc.

Để đảm bảo lập đúng danh sách và số lượng khách mời, công ty có thể dựa vào các yếu tố sau:

- Dựa vào quy mô buổi tiệc Year End Party để thống nhất số lượng và cơ cấu khách mời tham dự tương ứng.

- Lập danh sách khách mời gồm những khách VIP, nhân viên công ty, khách hàng, đối tác. Ngoài ra, cũng có thể mời một số cơ quan báo chí đến chụp hình và truyền thông về bữa tiệc.

- Lưu ý là thiệp mời nên được gửi trước ngày tổ chức bữa tiệc khoảng 10 đến 15 ngày để khách mời có thể sắp xếp thời gian.

3.3. Chọn thời gian, địa điểm tổ chức tiệc

Thời gian tổ chức tiệc tất niên cần được ấn định sao cho phù hợp với thời gian rảnh của đa số khách mời, thông thường sẽ vào cuối tuần. Lượng thời gian tổ chức phù hợp, không quá ngắn gây hụt hẫng mà cũng không quá dài gây nhàm chán. Thời gian lý tưởng nhất cho một buổi tiệc là khoảng 3 tiếng, từ 18h00 đến 21h.

Về địa điểm tổ chức, tùy ngân sách và concept chương trình mà lựa chọn không gian phù hợp. Có thể tổ chức bữa tiệc ở khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc tổ chức ngoài trời như resort, khu du lịch. Tuy nhiên, cần chọn địa chỉ dễ tìm, gần trung tâm, có sân khấu rộng rãi, không gian tương xứng với số lượng khách mời và có bãi để xe rộng rãi.

Xem thêm: Lời Chúc Tết Công Ty Có Một Không Hai Siêu Ý Nghĩa, Nhất Định Không Được Bỏ Qua!

3.4. Chuẩn bị các tiết mục trong kịch bản tiệc tất niênưa

• Phần mở đầu: Lời chào khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu về công ty và các khách mời tham dự bữa tiệc, gợi mở các tiết mục hấp dẫn trong chương trình.

• Phần nghi lễ: bài phát biểu của lãnh đạo công ty và vinh danh, khen thưởng những nhân viên xuất sắc…

• Phần văn nghệ: Chương trình văn nghệ có thể là các chương trình ca nhạc, hát, nhảy, múa, tiểu phẩm, khiêu vũ, cuộc thi giữa các phòng ban… do nhân viên hoặc nghệ sĩ khách mời biểu diễn.

• Phần tiệc: Mọi người nâng ly chúc mừng và khai tiệc, ăn uống. Phần tiệc có thể được tính theo số lượng bàn với đầy đủ các món như món khai vị, món chính, món tráng miệng và nước uống.

• Phần kết: Thông báo kết thúc và gửi lời cảm ơn đến các khách mời, nhân viên đã đến tham dự buổi tiệc Year End Party.

3.5. Lựa chọn MC cho chương trình

MC dẫn chương trình góp phần quan trọng vào sự thành công của bữa tiệc tất niên. Vì thế khi lựa chọn MC, phải cân nhắc lựa chọn người phù hợp theo các tiêu chí về ngoại hình, vui vẻ, hoạt ngôn, năng động…

Nếu nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm được thì quá lý tưởng. Còn nếu không thì có thể xem xét đến việc thuê MC bên ngoài. MC gồm 2 người, 1 nữ và 1 nam để tạo được sự giao lưu hơn với khán giả.

3.6. Lên ngân sách dự trù

Dự trù ngân sách là một bước vô cùng quan trọng khi lên kịch bản tổ chức tiệc tất niên. Công ty phải lên phương án dự trù ngân sách chi tiêu bao gồm: chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, vật dụng trang trí, đồ ăn, thức uống, thuê âm thanh ánh sáng, mời nghệ sĩ đến biểu diễn văn nghệ, chi phí in ấn banner, thiệp mời, thuê thợ chụp ảnh, quay phim, chi phí phát sinh…

4. Các mục quan trọng trong kịch bản tổ chức tiệc tất niên

Kịch bản tổ chức tiệc tất niên càng chi tiết, rõ ràng thì càng giúp cho ban tổ chức có thể kiểm soát chương trình tốt hơn. Cùng với đó, người tham dự cũng nắm được các tiết mục sẽ diễn ra để dễ dàng theo dõi. Một kịch bản tổ chức tiệc tất niên cần có những hạng mục sau:

• Tổng thời lượng của chương trình và thời gian dự kiến của các tiết mục để ban tổ chức sắp xếp, phân bổ sao cho hợp lý.

• Số thứ tự của các tiết mục văn nghệ sẽ được trình diễn trong buổi tiệc.

• Tên gọi chi tiết của từng tiết mục để ban tổ chức dễ sắp xếp

• Nhân sự thực hiện của từng tiết mục để MC có thể giới thiệu đúng tên người lên biểu diễn. Dựa vào đây, bộ phận kỹ thuật sẽ dựa theo đó để điều khiển các thiết bị chiếu sáng, màn hình Led hoặc đèn chiếu trên sân khấu.

• Ghi chú về các yếu tố hỗ trợ cho tiết mục như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu…

• Lời dẫn của MC trong kịch bản bản tổ chức tiệc tất niên.

Xem thêm: Ăn Tất Niên Là Gì? Thực Đơn Tất Niên Theo Tiêu Chuẩn Bắc - Trung - Nam

5. Gợi ý kịch bản MC chi tiết kèm lời dẫn

Lời dẫn MC là luôn xuất hiện ngay bên cạnh nội dung của sự kiện, cũng tương ứng với mốc thời gian. Ở phần lời dẫn này, sẽ thể hiện một cách chi tiết các nội dung MC sẽ nói trong xuyên suốt chương trình. Phần lời dẫn này cần được đầu tư chau chuốt vì lời thoại của MC càng thu hút, càng vui vẻ và dí dỏm thì sẽ càng làm cho chương trình thành công. Để không xảy ra bất kỳ sự cố nào làm ảnh hưởng đến chất lượng và không khí bữa tiệc, người viết lời thoại cần phải ghi chi tiết, cụ thể. Người dẫn chương trình sẽ duyệt và chỉnh sửa lời dẫn kịch bản MC sẽ là phù hợp và mang lại hiệu quả nhất.

Một kịch bản tổ chức tiệc tất niên kèm lời dẫn được trau chuốt, vừa thể hiện sự trang trọng, vừa mang nét tươi vui sẽ tạo nên những ấn tượng khó quên cho cả khách mời lẫn nhân viên công ty tham dự buổi tiệc.

Chắc hẳn khi đọc xong bài viết trên đây bạn đã biết làm thế nào để xây dựng kịch bản tổ chức tiệc tất niên - Year End Party một cách chỉn chu, ấn tượng nhất. Hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ có được buổi tiệc tất niên cuối năm thật trọn vẹn với một kịch bản được xây dựng hoàn hảo.