Payroll là gì? Tại sao cần tìm hiểu về Payroll trước khi đi làm

Đóng góp bởi:   CEO Tony Vũ
Thứ Năm, 25/04/2024 11:44:00 +07:00
Thuật ngữ Payroll đã được sử dụng rộng từ lâu nhưng không phải ai cũng biết. Vậy Payroll là gì? Thực chất Payroll có thể được hiểu là bảng lương. Dù bạn có làm trong lĩnh vực quản lý nhân sự hay không thì việc nắm bắt được cách xây dựng bảng lương cũng sẽ giúp bạn có lợi thế trong việc tránh bị doanh nghiệp chèn ép, cắt giảm tiền lương.

1. Payroll là gì?

Payroll là thuật ngữ phổ biến trong doanh nghiệp, có thể được hiểu là sổ lương, bảng lương hoặc tổng quỹ lương… trong một công ty, tổ chức phải trả hàng tháng cho các bộ nhân viên của mình theo hợp đồng lao động.

Khái niệm Payroll là gì?
Tìm hiểu về khái niệm Payroll là gì để biết cách bảo vệ quyền lợi lương thưởng của mình

Payroll sẽ gồm tất cả các khoản thu nhập, chi phí liên quan đến việc trả lương cho nhân sự. Bao gồm: Lương cơ bản, phụ cấp, lương thưởng, các loại bảo hiểm….

Thông thường, Payroll sẽ được xây dựng hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý… tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động. Đồng thời, cách xây dựng Payroll của mỗi công ty cũng sẽ có phần khác nhau.

2. Một Payroll đầy đủ sẽ cần những gì?

Những thông tin đầy đủ cần có trong một Payroll là gì mà lại thường khiến các HR phải đau đầu hàng như vậy? Thông thường một Payroll đầy đủ sẽ có những thông tin sau:

Thông thường, một Payroll cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau
Thông thường, một Payroll cần đảm bảo đầy đủ các thông tin nói trên
  • Danh sách nhân viên và thông tin đầy đủ.

  • Ngày vào làm của nhân viên.

  • Số buổi làm đủ công, số buổi nghỉ, số buổi làm nửa công, số buổi đi muộn, về sớm, số buổi tăng ca.

  • Mức lương của mỗi nhân viên, các khoản thu nhập bổ sung: phụ cấp, thưởng hiệu quả, thưởng doanh số, thưởng KPI, BHYT, BHLĐ…

  • Các khoản khấu trừ: BHXH, Thuế TNCN, tiền quỹ, tiền phạt và các khoản khấu trừ khác.

3. Chức năng của Payroll là gì?

Payroll được sử dụng ở hầu hết các công ty, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Vậy chức năng của Payroll là gì? Payroll được đánh giá là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là hỗ trợ việc tính lương, Payroll còn là thước đo hiệu quả để đánh giá năng suất của đội ngũ nhân sự.

Payroll mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cả người lao động
Payroll mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cả người lao động

Một Payroll chuẩn sẽ mang lại những chức năng và vai trò như sau:

  • Giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Đồng thời căn cứ từ đó để làm cơ sở phân bổ nguồn lực tài chính sao cho hợp lý.

  • Đánh giá, kiểm tra, giám sát xem nhân viên nào làm việc đầy đủ, nhân viên nào làm việc năng suất, nhân viên nào kém năng suất, nhân viên viên nào hay nghỉ…

  • Đảm bảo quyền lợi cho nhân viên theo đúng các chính sách đã ký kết với nhân viên qua hợp đồng lao động ví dụ như thu nhập, bảo hiểm…

  • Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phát huy tối đa sức mạnh nguồn lực, sử dụng các chính sách hấp dẫn để đẩy cao hiệu quả công việc của nhân sự.

4. Xây dựng Payroll thực chất là công việc của HR hay kế toán?

Dù tính lương về cơ bản là một hoạt động có liên quan đến kế toán nhưng thực chất, việc trả lương và tính công cho nhân sự lại là trách nhiệm thuộc bộ phận nhân sự (HR). Hầu hết các công ty hiện nay, việc trả lương đều do bộ phận HR phụ trách.

Mắc dù vẫn có một số công ty có thể để việc tính toán lương cho kế toán nhưng về việc quản lý và tính công của nhân sự thì vẫn sẽ là bên nhân sự.

5. Những yếu tố để xây dựng Payroll hoàn thiện

Những yếu tố để xây dựng Payroll là gì là thắc mắc chung của những người mới tìm hiểu về lĩnh vực nhân sự. Thực chất, để xây dựng một bảng lương không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên, để hoàn thiện Payroll nhanh chóng mà vẫn đảm bảo mọi thông tin đều chính xác lại là một vấn đề nan giải.

Để đảm bảo Payroll được đúng chuẩn và hiệu quả nhất cần đảm bảo những yếu tố này
Những yếu tố để hoàn thiện hiệu quả Payroll là gì?

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để xây dựng một Payroll hiệu quả mà job3s đã tổng hợp:

5.1. Căn cứ quy định pháp luật

Trong quá trình hoàn thiện Payroll, việc tuân thủ các quy định pháp luật về quy định tiền lương là yếu tố vô cùng quan trọng cần lưu tâm. Các yêu cầu về mức lương tối thiểu, BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân và các quy định khác của Bộ luật lao động cần luôn được bảo đảm công bằng và minh bạch.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp, công ty không được trả lương cho nhân viên thấp hơn mức tối thiểu của vùng theo nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

Quy định về mức lương tối thiếu vùng ở VIệt Nam hiện nay
Quy định về mức lương tối thiếu vùng ở Việt Nam hiện nay

Ngoài ra, quy định còn chỉ rõ, những người lao động đã qua đào tạo bài bản thì doanh nghiệp cần trả cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

5.2. Mức lương trung bình của ngành

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trả lương cao hơn mức tối thiểu vùng. Thông thường mức lương được thỏa thuận với người lao động thường dựa vào các yếu tố như: Năng lực, kinh nghiệm của vị trí ứng tuyển và kết hợp so sánh với mức lương trung bình của vị trí đó trên thị trường lao động.

Nếu doanh nghiệp trả cao hơn quá nhiều so với mức lương mặt bằng chung sẽ dẫn tới tăng chi phí nhân công không cần thiết. Ngược lại, nếu thấp hơn sẽ dẫn đến khó hút được nhân sự, đặc biệt là những nhân sự tài năng, dày dạn kinh nghiệm.

5.3. Cơ chế lương của công ty

Cơ chế lương của mỗi công ty, doanh nghiệp thường được quy định dưới dạng văn bản và được thông báo cho nhân viên từ khi nhận việc. Nội dung của cơ chế thường bao gồm: Các thông tin về khoản lương, khoản chi cho người lao động. Từ đó nhằm hạn chế những hiểu nhầm, tranh cãi về quyền lợi trong doanh nghiệp.

Cơ chế lương của mỗi công ty sẽ cần được hoàn thiện trong quá trình phát triển doanh nghiệp để phù hợp với thị trường và năng lực của nhân viên.

5.4. Bảng chấm công hàng tháng

Bảng chấm công là một công cụ không thể thiếu cho việc xây dựng một Payroll hoàn chỉnh. Bảng chấm công sẽ cung cấp các thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không tăng lương, tăng ca, ngày công tác… để làm cơ sở tính toán số công hàng tháng của từng nhân viên.

Bên cạnh đó, bảng chấm công còn hỗ trợ nhà quản lý giám sát được hiệu quả công việc của từng cá nhân. Từ đó đưa ra các quyết định về khen thưởng và xử phạt những cá nhân làm việc kém hiệu quả. Bảng chấm công mang đến tính chính xác và minh bạch hơn cho Payroll.

5.5. Quy định các khoản trích theo lương

Các khoản trích lương chủ yếu được đề cập là BHYT, BHXH và khoản phí công đoàn. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đóng 23,5% tổng chi phí còn người lao động là 10,5% số lương.

Ngoài ra, còn có những chính sách về lương, thưởng, trợ cấp, phụ cấp theo từng vị trí, bộ phận và cấp bậc theo quy định của Bộ luật lao động để hỗ trợ và đảm bảo quyền lợi của người lao động có thể tập trung làm việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Xem thêm: Đi Phỏng Vấn Cần Chuẩn Bị Gì? 10 Điều Không Thể Thiếu

6. Tại sao cần tìm hiểu về Payroll trước khi đi làm?

Khi bản thân người lao động nắm rõ được những quy định Payroll là gì và cách tính Payroll sẽ giúp họ đảm bảo được quyền lợi của bản thân khi bắt đầu tham gia vào thị trường lao động:

Lợi ích khi hiểu biết về Payroll cho người lao động
Hiểu biết về Payroll mang lại nhiều lợi ích cho người lao động
  • Trước tiên, khi phỏng vấn và ký kết hợp đồng lao động, người lao động sẽ hiểu rõ được những thông báo đầy đủ về cơ chế và quyền lợi thu nhập, thưởng và trợ cấp của doanh nghiệp dành cho họ.

  • Thứ hai, trong quá trình lao động và nhận lương, người lao động có thể kiểm soát được cách trả lương, tính lương của doanh nghiệp có đúng như với cam kết ban đầu không.

  • Cuối cùng, việc này còn giúp họ có được cái nhìn tổng thể về thu nhập của bản thân. Biết cách thương lượng, đòi hỏi quyền lợi xứng đáng với năng lực của mình trước và trong quá trình cống hiến cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, hiểu biết về Payroll là một trong những yếu tố quan trọng để người lao động không bị doanh nghiệp chèn ép, “cắt xén” quyền lợi mà bản thân không hề hay biết.

Xem thêm: HR Business Partner Là Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Cần Biết Về HR Business Partner

Payroll luôn là bài toán đau đầu của các doanh nghiệp Startup. Việc tìm hiểu Payroll là gì và những yếu tố xây dựng lên một Payroll hoàn chỉnh và hiệu quả sẽ giúp các Startup “nhẹ gánh” đi phần nào. Bên cạnh đó, người lao động cũng nên hiểu rõ về những quy định pháp luật và cách tính lương của công ty để đảm bảo quyền lợi của bản thân.

Bài viết liên quan
Ngữ pháp là gì? Cách học ngữ pháp hiệu quả cho người mới bắt đầu

Ngữ pháp là gì? Cách học ngữ pháp hiệu quả cho người mới bắt đầu

Ngữ pháp là gì là một khái niệm quan trọng cần tìm hiểu khi học một ngôn ngữ. Ngữ pháp không chỉ là cấu trúc của ngôn ngữ, mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa của sự hiểu biết và sự giao tiếp thành công. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về khái niệm ngữ pháp trong bài viết chi tiết dưới đây.
Xem thêm »
Quỹ tài chính ETF là gì? Cách thức hoạt động và lợi ích khi đầu tư quỹ ETF

Quỹ tài chính ETF là gì? Cách thức hoạt động và lợi ích khi đầu tư quỹ ETF

Quỹ tài chính ETF không còn xa lạ đối với ai có ý định đầu tư sinh lời ở thị trường chứng khoán. Vậy quỹ tài chính ETF là gì, hoạt động như thế nào, có ưu điểm và nhược điểm gì? Nếu đang là nhà đầu tư hoặc có ý định đầu tư, bạn cần hiểu rõ về loại quỹ này để có quyết định sáng suốt.
Xem thêm »
Những câu nói xin nghỉ học hay nhất dễ thuyết phục dễ thông cảm

Những câu nói xin nghỉ học hay nhất dễ thuyết phục dễ thông cảm

Tham khảo ngay những câu nói xin nghỉ học hay nhất để nhận được sự thông cảm từ thầy cô. Không ít những bạn học sinh, sinh viên cảm thấy thấy lo lắng và bối rối vì không biết nên thuyết phục giáo viên hay giảng viên của mình như thế nào để được xin nghỉ học. Dưới đây là những câu nói xin nghỉ học hay nhất bạn có thể tham khảo và sử dụng trong những tình huống phù hợp của bản thân.
Xem thêm »
10 việc làm online tại nhà uy tín, an toàn HOT nhất không cần vốn

10 việc làm online tại nhà uy tín, an toàn HOT nhất không cần vốn

Với sự đa dạng và linh hoạt, các việc làm online tại nhà uy tín giúp bạn tận dụng thời gian rảnh rỗi mà còn mang đến nguồn thu nhập ổn định và tiềm năng phát triển. Job3s đã tổng hợp 10+ việc làm online uy tín, an toàn nhất hiện nay để bắt đầu hành trình xây dựng sự nghiệp và tự do tài chính của riêng bạn.
Xem thêm »
Bí quyết viết lời mở đầu báo cáo thực tập lôi cuốn và mẫu tham khảo

Bí quyết viết lời mở đầu báo cáo thực tập lôi cuốn và mẫu tham khảo

Lời mở đầu báo cáo thực tập dù chỉ chiếm một phần nhỏ dung lượng nhưng lại đóng vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng ban đầu với giảng viên. Vậy làm thế nào để tạo nên lời mở đầu thu hút và lôi cuốn? Job3s sẽ gợi ý các mẫu lời mở đầu sáng tạo trong bài viết này giúp báo cáo thực tập của bạn được đánh giá cao.
Xem thêm »
Các công ty ở quận 12 tuyển dụng những vị trí gì, làm sao để dễ dàng trúng tuyển?

Các công ty ở quận 12 tuyển dụng những vị trí gì, làm sao để dễ dàng trúng tuyển?

Bạn đang có ý định tìm việc tại quận 12 nhưng không biết các công ty ở quận 12 tuyển dụng những vị trí nào? Điều kiện công việc như thế nào, liệu bạn có phù hợp hay không? Đừng bỏ qua bài viết sau, job3s sẽ giúp bạn hiểu rõ tất tần tật về vấn đề này, hãy cùng theo dõi ngay.
Xem thêm »
Công thức tính cán cân xuất nhập khẩu đơn giản, dễ hiểu, ai cũng tính được

Công thức tính cán cân xuất nhập khẩu đơn giản, dễ hiểu, ai cũng tính được

Công thức tính cán cân xuất nhập khẩu có thể giúp nhận biết nền kinh tế của một quốc gia có phát triển hay không. Tuy nhiên xưa nay, hầu như mọi người đều cho rằng, đây là công thức cực kỳ khó hiểu và khó tính. Bạn cũng đồng tình với quan điểm này? Mời bạn cùng job3s tham khảo ngay cách tính đơn giản nhất trong bài hướng dẫn sau.
Xem thêm »
Ngành tài chính ngân hàng học trường nào? Top 4 trường tốt nhất ở TPHCM

Ngành tài chính ngân hàng học trường nào? Top 4 trường tốt nhất ở TPHCM

Ngành tài chính ngân hàng học trường nào là vấn đề rất được quan tâm trong mỗi kỳ tuyển sinh đại học. Đây là ngành học liên quan đến các hoạt động trong lĩnh vực tài chính, sau khi tốt nghiệp sinh viên có nhiều cơ hội việc làm. Do đó, trong nhiều năm, ngành này luôn nhận được lượng hồ sơ đăng ký tuyển sinh rất lớn. Vậy những trường nào chuyên đào tạo ngành học này và có chất lượng đầu ra tốt nhất? Mời bạn cùng job3s tìm hiểu.
Xem thêm »
Kỹ sư cơ khí làm gì? Cơ hội việc làm lương cao không nên bỏ lỡ

Kỹ sư cơ khí làm gì? Cơ hội việc làm lương cao không nên bỏ lỡ

Cơ khí được xem là xương sống của các ngành công nghiệp và kỹ sư cơ khí chính là một vị trí đặc biệt quan trọng trong ngành. Vị trí này đóng vai trò to lớn trong sự phát triển của kinh tế, xã hội. Cùng job3s tìm hiểu chi tiết về ngành này, các công việc, cơ hội nghề nghiệp, lương bổng… Qua đó, bạn sẽ hiểu thêm về ngành cũng như các cơ hội tiềm năng của nó.
Xem thêm »
Hướng dẫn xây dựng sơ đồ quy trình phục vụ nhà hàng từ A- Z

Hướng dẫn xây dựng sơ đồ quy trình phục vụ nhà hàng từ A- Z

Sơ đồ quy trình phục vụ nhà hàng là nền tảng để đưa ra tiêu chuẩn, quy định làm việc dành cho nhân viên, đảm bảo hoạt động phục vụ tại nhà hàng được chuyên nghiệp, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Trên thực tế, ấn tượng của thực khách ngay từ lần đầu là rất quan trọng, quyết định đến những lần quay trở lại về sau. Ấn tượng này không chỉ được tạo ra bởi những món ăn ngon, không gian đẹp mà cách phục vụ của nhân viên cũng rất quan trọng.
Xem thêm »

Mẫu CV hot theo ngành nghề

Back to top

Job3s có thể giúp gì cho bạn?
chat