Hướng dẫn 5 cách định dạng ngày tháng năm trong Excel dễ hiểu ai cũng làm được

1. Vì sao bạn cần định dạng ngày tháng năm trong Excel?

Ngày, tháng, năm trong Excel là một dạng thông tin nhập liệu quan trọng. Nó phổ biến đến mức bất kỳ lĩnh vực nào cũng ít nhiều sử dụng. Các số liệu này sẽ giúp người dùng dễ dàng theo dõi và cập nhật các thông tin cần thiết. Lợi ích của việc định dạng thời gian Excel trước hết đến từ các vấn đề sau:

• Biết cách định dạng ngày tháng trên Excel sẽ giúp bạn chèn thời gian vào bảng nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng. Thay vì nhập dữ liệu thủ công, nay bạn đã có thể thao tác nhanh với vài cú đúp chuột.

• Do cài đặt mặc định của từng máy tính và khu vực khác nhau nên định dạng ngày tháng năm trong excel đôi khi cũng bị lệch, đảo lộn,... Về lâu dài, nếu không khắc phục kịp thời có thể khiến bạn gặp khó khăn hoặc nhầm lẫn khi xem thông tin.

• Biết cách định dạng ngày tháng năm trong excel sẽ giúp cho bạn có thêm một kỹ năng mới. Nhờ đó, công việc văn phòng của bạn trở nên đơn giản hơn nhiều lần.

• Đặc biệt, định dạng thời gian trên Excel chỉ là thao tác đơn giản. Nếu không biết, bạn sẽ trông thiếu “chuyên nghiệp” hơn trong mắt sếp.

2. Giới thiệu định dạng thời gian của Excel

Biết cách thức lưu trữ dữ liệu thời gian trên Excel sẽ giúp bạn bớt các khó khăn khi xử lý dữ liệu. Thực tế, các thông tin được nhập vào phần mềm này không được ghi nhớ theo vị trí ngày - tháng - năm. Nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một dãy số, cụ thể là:

2.1. Định dạng ngày tháng Excel

Trong Excel, ngày tháng được lưu trữ dưới dạng số nguyên, hiển thị tính từ ngày 1/1/1990. Bạn có thể hiểu là:

• Số 1 là ngày 1/1/1990.

• Số 2 là ngày 2/1/1990.

• Số 3 là ngày 3/1/1990.

• …

• Số 42005 sẽ tương ứng với ngày 1/1/2015 vì ngày này cách ngày 1/1/1990 chính xác 42,005 ngày.

• Cho đến số 2958465 sẽ là ngày 31/12/9999.

​Xem thêm: Lưu Ngay 6 Cách Đánh Số Thứ Tự Tự Nhảy Trong Excel Nhanh Như Chớp

2.2. Định dạng thời gian Excel

Bên cạnh cách định dạng ngày tháng năm trong excel, bạn cũng cần quan tâm đến định dạng thời gian (giờ, phút, giây). Thời gian này được Excel ghi nhận là các số thập phân nằm giữa .0 và .99999. Các số này sẽ tượng trưng cho số thời gian được phân chia trong ngày, cụ thể là:

• Số 0 tức là 00:00:00

• Số 0.25 tương ứng với 06:00 sáng.

• Số 0.5 sẽ là 12.00 trưa.

• Như vậy, số 0.541655093 sẽ là 12:59:59 khuya.

2.3. Định dạng thời gian và ngày tháng Excel

Theo đó, phần mềm này sẽ lưu trữ thời gian và ngày tháng là các số nguyên + số thập phân. Hai số này lần lượt tượng trưng cho ngày, tháng và giờ. Ví dụ:

• Xét số 1.25 có nghĩa là ngày 1/1/1990 lúc 6:00 sáng.

• Còn số 42005.5 có nghĩa là ngày 1/1/2015 lúc 12:00 trưa.

3. Điểm danh 5 cách định dạng ngày tháng năm trong excel nhanh và dễ

Excel bị mắc lỗi định dạng ngày tháng có thể gây ảnh hưởng lớn đến việc sử dụng phần mềm này của bạn. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể khắc phục lỗi này nhờ các tính năng dưới đây:

3.1. Định dạng ngày, tháng, năm nhờ Control Panel

Nhìn chung, các phiên bản khác nhau của Excel khi muốn định dạng thời gian đều tương tự nhau. Khác biệt duy nhất có thể đến từ giao diện. Với Microsoft Excel 365, khi dùng Control Panel, bạn làm như sau:

• Bước 1: Ngay tại giao diện chính, bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp (vị trí góc trái dưới màn hình) -> Bạn gõ từ khóa “Control Panel” để tìm kiếm và chọn vào mục “Control Panel”.

• Bước 2: Kế đến, bạn nhấn vào mục “Category” ở phần View by -> Rồi bạn chọn tiếp mục “Clock and Region”.

• Bước 3: Với cách định dạng ngày tháng năm trong excel này, bạn chọn vào chức năng “Region”.

• Bước 4: Đến đây, bạn chọn quốc gia của mình tại mục “Format” -> Rồi bạn chọn kiểu định dạng ngày giờ nằm ở mục “Date and time formats” -> Tiếp theo, người dùng chọn tiếp mục “Examples” để xem trước định dạng sau khi chỉnh sửa -> Khi đã chắc chắn, bạn hãy nhấn “OK” và quá trình định dạng ngày, tháng, năm trong Excel bằng Control Panel đã hoàn tất.

3.2. Định dạng ngày tháng trong Excel nhờ Custom Format

Với cách định dạng ngày tháng năm trong excel bằng Custom Format, bạn làm theo các bước sau:

>>Xem thêm: 2 Cách Lấy Lại Mật Khẩu Zalo Trên Điện Thoại - Làm 1 Lần Được Ngay

• Bước 1: Sau khi đã nhập các dữ liệu cần định dạng trên Excel, bạn quét chọn vùng dữ liệu muốn định dạng -> Sau đó, bạn nhấn chọn chuột phải, mục “Format Cells” sẽ xuất hiện, bạn nhấn chọn.

• Bước 2: Tại đây, người dùng chọn tính năng “Custom” -> Rồi chọn tiếp kiểu định dạng thời gian “dd-mmm-yy” (hoặc khác, nếu muốn) -> Hoàn tất bằng cách nhấn vào “OK”.

• Bước 3: Đến đây, kết quả thay đổi định dạng ngày tháng của bạn sẽ được hiển thị.

3.3. Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel nhờ Short Date

Với Short Date, cách định dạng thời gian sẽ được tiến hành theo quy trình sau:

• Bước 1: Trên giao diện Excel, bạn nhập bảng dữ liệu cần định dạng ngày tháng -> Sau đó, bạn quét chọn vùng dữ liệu muốn định dạng -> Đến đây, bạn nhấn chuột phải -> Tìm chọn “Format Cells” ở phía dưới cùng.

• Bước 2: Tại mục “Date”, bạn click vào mục “Type” để chọn kiểu định dạng ngày tháng -> Bạn chọn tiếp quốc gia tại mục “Locale - Location” -> Để xem trước kiểu định dạng, bạn xem ở mục “Sample” -> Đến đây, bạn nhấn “OK” để lưu lại thay đổi vừa cập nhật.

• Bước 3: Thời gian sau khi đã định dạng sẽ được hiển thị như ý muốn của bạn.

3.4. Cách định dạng ngày tháng bằng trong Excel Bằng phím tắt

Ngoài các cách định dạng ngày tháng năm trong Excel kể trên, bạn cũng có thể dùng phím tắt. Cách nhập giờ và ngày, tháng, năm hiển thị trên Excel như sau:

• Nhập ngày, tháng, năm bằng tổ hợp: Ctrl + “;” : Điền ngày tháng năm vào ô đó.

• Nhập thời gian (giờ, phút) bằng tổ hợp: Ctrl + Shift + “;”: Điền giờ vào ô đó.

• Nếu muốn nhập đồng thời ngày tháng và giờ, bạn nhấn: Ctrl + “;” và nhấn tiếp phím “Space” -> Nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl + Shift + “;”.

3.5. Cách định dạng ngày tháng trong Excel bằng hàm

Cũng giống như tổ hợp phím tắt, người dùng có thể sử dụng hàm để định dạng thời gian trong Excel. Chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các hàm và cách thực hiện như sau:

• Hàm TODAY: Hàm này cho phép bạn nhập và cập nhật ngày, tháng, năm vào một ô bất kỳ. Công thức thực hiện là: =TODAY(). Sau đó, bạn nhấn “Enter” là OK, thời gian trong ô được chọn là ngày hôm nay.

• Hàm NOW: Hàm này có cách dùng tương tự hàm TODAY. Khác biệt ở chỗ, hàm NOW bổ sung thêm giờ và phút chi tiết hơn. Công thức thực hiện hàm này là: =NOW() -> Enter. Hàm này sẽ giúp bạn điền ngày và giờ đang hiển thị trên máy tính vào ô Excel mà bạn muốn.

4. Các thủ thuật giúp bạn định dạng ngày tháng trong Excel

Ngoài các cách định dạng ngày tháng năm trong Excel kể trên, bạn có thể áp dụng thêm các mẹo chỉnh sửa sau.

4.1. Hướng dẫn chuyển tháng/ngày sang ngày/tháng trong Excel

Nếu không may bạn định dạng xong mà thời gian tháng xếp trước ngày thì như thế nào? Lúc này, bạn có thể đổi lại theo các bước sau:

• Bước 1: Bạn nhấp chuột trái quét chọn vùng dữ liệu cần chuyển định dạng -> sau đó, bạn nhấn vào mục “Data” -> Rồi, trong mục này, bạn chọn “Text to Columns”.

• Bước 2: Trên cửa sổ đầu tiên, bạn chọn “Next”.

• Bước 3: Một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn click loại bỏ các dấu tích tại đây và nhấn chọn “Next”.

• Bước 4: Tại phần “Data”, bạn nhấn chọn MDY -> Chọn tiếp nơi muốn đưa dữ liệu đầu ra -> Click vào “Finish”.

• Bước 5: Hoàn tất các bước và kết quả hiển thị đúng như ý muốn của bạn.

4.2. Hướng dẫn sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel

Không ít trường hợp sau khi đã thực hiện cách định dạng ngày tháng năm trong Excel mà vẫn bị lỗi. Điều này làm cho các thông tin bị sắp xếp lộn xộn và kém đồng bộ. Trong trường hợp người dùng muốn đổi định dạng ngày tháng kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm) sang kiểu Châu Âu (ngày/tháng/năm) làm như sau:

• Bước 1: Người dùng giữ chuột trái, chọn vào ô có thời gian muốn thay đổi.

• Bước 2: Bạn mở hộp thoại Format Cells bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl+1.

• Bước 3: Ngay phần “Locale (Location)”, bạn chọn “OK” để lưu thay đổi. Lưu ý, người dùng có thể xem trước định dạng ngày tháng ở mục “Sample” rồi mới nhấn “OK”.

4.3. Hướng dẫn tắt định dạng ngày tháng trong Excel

Đôi lúc, người dùng muốn tắt định dạng ngày tháng năm trong Excel nhưng chưa biết cách. Nếu gặp phải trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể xử lý chỉ với vài click nhỏ.

Lưu ý: Bạn làm theo cách này không phải là tắt định dạng ngày tháng đi. Các thao tác này chỉ giúp bạn chuyển từ định dạng hiện tại sang một định dạng dữ liệu khác để dùng trên Excel mà thôi. Theo đó, bên cạnh cách định dạng ngày tháng năm trong Excel, bạn có thể tắt chúng đi bằng các bước sau:

• Bước 1: Người dùng mở công cụ Excel, nhấn chuột trái bôi đen khu vực muốn bỏ định dạng. Nếu muốn sửa toàn bộ, bạn chọn tất cả vùng dữ liệu sẽ nhập dữ liệu.

• Bước 2: Trong tab “Menu Home”, người dùng nhấn mũi tên trỏ xuống ở mục “Number Format” -> Đến đây, bạn chọn kiểu định dạng là “Text”.

• Bước 3: Sau khi làm các bước trên, bạn có thể nhập số mới hoặc xóa những ô vừa chuyển định dạng trong bảng tính Excel. Lúc này, bạn không cần phải lo bị tự động chuyển định dạng như trước.

5. 3 cách khắc phục lỗi ngày tháng năm trong Excel bị lỗi đảo ngược

Không ít người sau khi áp dụng cách định dạng ngày tháng năm trong Excel vẫn bị lỗi đảo ngược dữ liệu. Vấn đề này có thể đến từ các nguyên nhân như: Thiết bị của bạn đang cài đặt ngôn ngữ Windows không phải tiếng Việt; Vị trí hiện tại bạn đang ở không phải Việt Nam,... Để sửa các lỗi này, bạn thực hiện theo 3 cách sau:

5.1. Thiết lập lại ngôn ngữ Window thành Tiếng Việt

• Hướng dẫn nhanh: Chọn “Control Panel” -> Nhấn vào “Clock and Region” -> Tiếp tục nhấn “Region” -> Nhấn vào tab “Formats” -> Click “Vietnamese” (Vietnam) ngay ở mục “Format” -> Trong phần “Short date, Long date”, người dùng chọn hiển thị “dd/MM/yyyy (Ngày/ tháng/ năm) -> Click “OK”.

• Hướng dẫn chi tiết: Để giúp bạn dễ hình dung, bạn có thể tham khảo cách làm này qua các bước và hình ảnh sau:

+ Bước 1: Người dùng nhấn biểu tượng Windows ngay góc trái màn hình -> Tiếp đến, gõ tìm kiếm “Control Panel”.

+ Bước 2: Bạn nhấn chọn ngay vào mục “Control Panel” hiển thị kết quả tìm kiếm.

+ Bước 3: Nhấn chọn mục “Clock and Region” để tiếp tục thao tác sau.

+ Bước 4: Tiếp tục, bạn nhấn vào “Region” để chỉnh sửa ngày quốc gia.

+ Bước 5: Ở bước này, bạn sẽ thực hiện liên tục các thao tác sau: Nhấn chọn “tab Formats” -> Click vào “Vietnamese" (Vietnam) ở phần “Format” -> Ở mục “Short date, Long date”, người dùng nhấn chọn định dạng hiển thị là “dd/MM/yyyy” (Ngày/tháng/năm) -> Hoàn tất quá trình bằng cách nhấn “OK”. Sau đó, bạn hãy quay trở lại bảng Excel và kiểm tra xem file của bạn đã hết lỗi chưa nhé!

5.2. Đổi vị trí hiện tại Locate (location) trong Format Cells thành Vietnamese

Để thực hiện cách định dạng ngày tháng năm trong Excel không bị lỗi, bạn cần chỉnh lại vị trí hiện tại của thiết bị. Cách làm rút gọn và chi tiết được tiến hành theo quy trình sau đây:

• Hướng dẫn nhanh: Quét chọn các ô dữ liệu cần thay đổi -> Click chọn “Number” -> Tại tab “Number”, chọn “Date” -> Ở mục “Locale - Location” bạn chọn “Vietnamese” -> Kết thúc bằng “OK”.

• Hướng dẫn chi tiết: Nếu bạn dùng hàm TODAY mà gặp lỗi này thì chắc chắn hệ thống sẽ hiển thị lỗi. Để khắc phục lỗi này, cách thực hiện chi tiết theo hình ảnh được trình bày bên dưới.

+ Bước 1: Click vào ô dữ liệu muốn thay đổi -> Sau đó, bạn nhấn vào mục “Number” ngay ở thanh công cụ.

+ Bước 2: Trong mục “tab Number”, bạn nhấn “Date” -> Tại đây, người dùng chọn “Vietnamese” ở “Locale (location)”.

+ Bước 3: Muốn thay đổi cách hiển thị và cách thức nhập bạn nhấn vào mục “Type”. Lúc này, người dùng đã có thể dùng hàm TODAY lại như bình thường.

• Bước 4: Xem lại phần để biết lỗi đã được khắc phục hay chưa.

5.3. Nhập tay - cách định dạng ngày tháng năm trong Excel nhanh

Đánh máy là cách định dạng thời gian thủ công nhất và an toàn nhất. Cách thực hiện rất đơn giản, chủ yếu chỉ thực hiện qua vài thao tác. Muốn phần mềm không tự động chuyển đổi sang kiểu Date bạn nhập ký tự trực tiếp bằng cách nhấn thêm dấu ‘ phía trước dãy số time. Thêm dấu này, dữ liệu trong ô sẽ hiển thị bình thường. Ví dụ: ‘19/05/2021 như trong ảnh.

Xem thêm một số hướng dẫn của excel:

Hướng Dẫn 5 Cách Định Dạng Ngày Tháng Năm Trong Excel Dễ Hiểu Ai Cũng Làm Được

Hướng Dẫn Cách Lặp Lại Tiêu Đề Trong Excel Đơn Giản, Tiết Kiệm Thời Gian Nhập Liệu Và In Ấn

Cách Lấy Lại File Excel Chưa Lưu Chắc Chắn Bạn Sẽ Cần

Lưu Ngay 6 Cách Đánh Số Thứ Tự Tự Nhảy Trong Excel Nhanh Như Chớp

Kết luận

Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel được giới thiệu trên đây ai cũng có thể làm được. Cho dù bạn không phải là dân chuyên tin học thì bạn cũng có thể bỏ túi các mẹo trên để dùng khi cần. Học được các mẹo hay này sẽ giúp cho bạn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc đấy. Chúc bạn thành công !