Phòng nhân sự là gì? Chức năng của phòng hành chính nhân sự

1. Phòng nhân sự là gì?

Bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp đảm nhận vai trò quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.

Chức năng của bộ phận nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý chế độ lương thưởng và phúc lợi, cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự. Ngoài ra, bộ phận này phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ về nhân sự. Bộ phận nhân sự có vai trò thiết yếu trong việc xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

2. Cơ cấu phòng nhân sự và chức năng của từng bộ phận

Mặc dù chỉ là một phòng ban, nhưng phòng hành chính nhân sự lại được chia nhỏ tuỳ thuộc vào chức năng của từng bộ phận.

2.1. Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng đóng vai trò then chốt trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhân sự cho doanh nghiệp. Họ hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để xác định nhu cầu nhân lực cụ thể, từ đó lập kế hoạch và triển khai chiến lược tuyển dụng phù hợp.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận tuyển dụng bao gồm:

• Lập kế hoạch và thực hiện chiến dịch tuyển dụng: Đảm bảo việc tuyển dụng diễn ra đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.

• Đăng tải thông tin tuyển dụng: Đăng thông báo tuyển dụng trên các kênh phù hợp nhằm thu hút ứng viên.

• Thực hiện quy trình tuyển dụng: Bao gồm các bước sàng lọc, lưu trữ hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn, kiểm tra và đánh giá năng lực của ứng viên.

• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng: Tham gia và tổ chức các hoạt động, sự kiện nhằm thu hút và duy trì mối quan hệ với các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.

2.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hài lòng và công bằng trong quyền lợi của nhân viên. Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng và quản lý hệ thống lương, thưởng, phúc lợi cùng các chính sách liên quan, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bộ phận C&B cần có kiến thức sâu rộng về luật lao động, bảo hiểm và các chính sách, quy định liên quan khác. Các công việc cụ thể của bộ phận này bao gồm:

• Quản lý giờ làm việc và nghỉ phép: Chấm công, giám sát giờ làm việc và thời gian nghỉ phép của nhân viên.

• Xây dựng bảng lương: Thiết lập bảng lương chi tiết cho từng vị trí công việc trong công ty, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.

• Phát triển chính sách phúc lợi: Tạo ra các chính sách phúc lợi và chế độ đãi ngộ hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài.

• Giải quyết tranh chấp lao động: Xử lý các mâu thuẫn và tranh chấp phát sinh giữa nhân viên và công ty, đảm bảo môi trường làm việc hài hòa.

• Thiết lập hệ thống KPI: Xây dựng hệ thống các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc (KPI) phù hợp cho từng phòng ban, giúp đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc.

• Đánh giá sự hài lòng của nhân viên: Tiến hành khảo sát, thu thập ý kiến và đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với các chính sách và môi trường làm việc.

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên, đảm bảo tính chính xác và bảo mật.

• Tính lương và thực hiện chế độ bảo hiểm: Đảm bảo việc tính lương, quản lý các chế độ phúc lợi và thực hiện đúng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của công ty và pháp luật.

Bộ phận C&B đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và hài hòa, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2.3. Bộ phận hành chính

Bộ phận hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ hành chính trong doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo; sắp xếp và lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị, văn phòng phẩm và tài sản khác của công ty. Bên cạnh đó, họ cũng có thể hỗ trợ các công việc của các bộ phận khác khi cần thiết.

Các công việc chính của bộ phận hành chính bao gồm:

• Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ: Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan của nhân viên một cách có hệ thống và an toàn.

• Hướng dẫn nhân viên mới: Cung cấp thông tin về các quy định, chính sách của công ty liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi, và giờ giấc làm việc cho nhân viên mới.

• Quản lý hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động và các chế độ nghỉ việc, đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng quy trình và quy định.

• Giám sát việc thực hiện nội quy: Theo dõi và đảm bảo nhân viên tuân thủ các nội quy, quy định của công ty.

• Quản lý giấy tờ hành chính: Xử lý các giấy tờ, thủ tục hành chính liên quan đến việc nhận việc, nghỉ việc hay thanh lý hợp đồng lao động.

• Chuyển phát hồ sơ: Quản lý việc giao nhận các hồ sơ, giấy tờ cho các bộ phận trong công ty một cách kịp thời và chính xác.

• Quản lý trang thiết bị và văn phòng phẩm: Lên kế hoạch mua sắm, cấp phát và quản lý các trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm và các tài sản khác của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tham gia vào việc tổ chức các hoạt động teambuilding, du lịch hàng năm và các sự kiện khác nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Xem thêm: Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự: Bí Quyết Tìm Kiếm Nhân Tài Hiệu Quả

3. Vai trò của phòng nhân sự

Chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả. Họ còn có trách nhiệm chăm sóc cho đời sống của toàn bộ nhân viên trong công ty và đại diện cho công ty trong việc xử lý các tranh chấp tại nơi làm việc.

Nhiệm vụ của phòng nhân sự cũng bao gồm xây dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ nhân sự trong công ty. Tổng quát, phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến việc xây dựng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và bền vững, nhằm đảm bảo sự phát triển liên tục của doanh nghiệp.

Xem thêm: Tìm Hiểu Về Nghề Quản Lý Nhân Sự - Kinh Nghiệm Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Tối Ưu

4. Học ngành gì để có thể làm trong ngành nhân sự?

Câu hỏi về ngành học phù hợp để làm trong lĩnh vực nhân sự là một trong những thắc mắc phổ biến của các bạn sinh viên. Dưới đây là 4 ngành học phổ biến để có cơ hội làm việc trong lĩnh vực này:

4.1. Ngành quản trị nhân lực

Ngành này là lựa chọn hàng đầu cho những ai yêu thích công việc trong lĩnh vực nhân sự. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí khác nhau trong phòng nhân sự như chuyên viên nhân sự, chuyên viên tuyển dụng, hoặc trưởng phòng nhân sự.

4.2. Ngành quản lý nhân sự

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên học ngành quản lý nhân sự có nhiều cơ hội làm việc trong lĩnh vực nhân sự tại các doanh nghiệp và tập đoàn lớn.

4.3. Ngành quản trị nguồn nhân lực

Tốt nghiệp ngành này, sinh viên có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí và chức danh khác nhau trong phòng nhân sự của các công ty. Ngành này mang lại cơ hội và triển vọng làm việc rất lớn, vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm chọn lựa.

4.4. Ngành quản trị hành chính nhân sự

Sinh viên sau khi tốt nghiệp ngành này có thể tham gia làm việc tại nhiều vị trí khác nhau trong phòng nhân sự của các doanh nghiệp, như hành chính nhân sự, quản lý nhân sự, và nhiều vị trí khác.

5. Một số câu hỏi thường gặp về phòng nhân sự

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về thông tin việc làm hành chính nhân sự:

5.1. Tính cách phù hợp với công việc hành chính nhân sự

Tính cách phù hợp với công việc trong phòng nhân sự đòi hỏi ứng viên phải trung thực, thẳng thắn, cẩn trọng và chú ý đến các chi tiết. Họ cần có khả năng quan sát, nhìn nhận được tiềm năng của người khác, cũng như phải hoạt bát, giao tiếp tốt và biết cách tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.

5.2. Về cơ hội nghề nghiệp

Đây là một lĩnh vực có tiềm năng phát triển rất lớn và đang ngày càng mạnh mẽ trong tương lai. Quản lý và phát triển nguồn nhân lực đã trở thành yếu tố quan trọng, giúp các tổ chức nâng cao cạnh tranh và thành công trong kinh doanh. Đối với sinh viên yêu thích làm việc với con người, có khả năng giao tiếp tốt và sẵn lòng học hỏi và nắm bắt nhanh chóng, ngành này là lựa chọn thú vị.

5.3. Có phải tất cả công ty đều có phòng nhân sự?

Mặc dù không có yêu cầu pháp lý cụ thể về việc phải có bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều cần một bộ phận nhân sự hoặc ít nhất là sử dụng dịch vụ của bộ phận nhân sự từ bên ngoài. Thường thì, khi số lượng nhân viên toàn thời gian của một doanh nghiệp đạt từ 40 đến 50 người, đây là lúc doanh nghiệp nên xem xét thành lập hoặc thuê ngoài một bộ phận nhân sự chuyên nghiệp và tận tâm.

5.4. Những năng lực cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Những năng lực cốt lõi của phòng nhân sự bao gồm khả năng giao tiếp, hiểu biết về doanh nghiệp, đạo đức và kiến thức sâu về nguồn nhân lực. Họ phải tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhân viên và quản lý, quản lý và giải quyết xung đột, cũng như hiểu rõ về cách các chính sách nhân sự đóng góp vào mục tiêu kinh doanh của tổ chức và xây dựng các chiến lược phù hợp.

Phòng nhân sự là một trong những phòng ban quan trọng trong công ty, đóng vai trò là nơi tìm kiếm nhân tài, quản lí các vấn đề lương thưởng và công việc hành chính của công ty. Đây cũng là vị trí có nhiều cơ hội phát triển cũng như lộ trình thăng tiến cho các ứng viên tiềm năng.