Thông cáo báo chí là gì? Hình thức truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Thông cáo báo chí là gì?

Định nghĩa thông cáo báo chí là gì rất phổ biến, được sử dụng nhiều bởi các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Đây là một bản tin chính thức nhằm thông báo về các hoạt động, sự kiện sắp diễn ra, sản phẩm/dịch vụ mới hoặc các tin tức quan trọng.

Xem thêm: [Mới Nhất] Top 10 Những Tờ Báo Uy Tín Nhất Thế Giới

2. Vai trò của thông cáo báo chí đối với doanh nghiệp

Hiểu và tận dụng vai trò của thông cáo báo chí là gì giúp cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt công chúng. Đây được coi là một trong những hình thức PR đắc lực của doanh nghiệp. Một số lợi ích của thông cáo báo chí có thể kể đến như:

• Thu hút sự chú ý, quan tâm của truyền thông và công chúng.

• Tăng phạm vi ảnh hưởng đến công chúng khi cần PR, truyền thông thương hiệu.

• Thông tin đến với công chúng nhanh chóng và rõ ràng.

3. Các trường hợp nên thông cáo báo chí là gì?

Ngoài tìm hiểu thông cáo báo chí là gì, bạn cũng cần nắm rõ các thông tin liên quan đến các trường hợp cần thực hiện thông cáo. Đây sẽ là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân vận dụng linh hoạt và đúng đắn hình thức PR này:

• Sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

• Thông tin về sự kiện quan trọng của doanh nghiệp.

• Tổ chức sự kiện công bố thành tựu nghiên cứu.

• Công bố giải thưởng danh giá.

• Đính chính, làm rõ các vấn đề cá nhân đang được dư luận chú ý.

4. Ai có quyền đưa ra thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí được cá nhân hoặc các cá nhân đứng đầu, đại diện cho cơ quan, tổ chức phát hành. Bên cạnh đó, người này phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý Nhà nước và trước Pháp luật Việt Nam về mọi nội dung và hoạt động liên quan. Chính vì vậy, trước khi thực hiện, cá nhân, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ thông cáo báo chí là gì cũng như sức ảnh hưởng của nó, tránh những rắc rối không đáng có.

5. Các hình thức phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

Việc nắm rõ thông cáo báo chí là gì cũng như các hình thức thể hiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Lựa chọn cách tiếp cận đúng đắn sẽ giúp đối tượng thông cáo đạt được hiệu quả truyền thông tối ưu. Cụ thể các hình thức bao gồm:

• Tổ chức họp báo.

• Cung cấp thông tin đến công chúng.

• Đưa ra phát ngôn hoặc trả lời phỏng vấn của nhà báo, phóng viên.

• Gửi câu trả lời đến các cơ quan báo chí qua văn bản hoặc thư điện tử.

• Cung cấp thông tin thông qua cuộc họp giao ban báo chí hoặc trao đổi trực tiếp do trung ương, địa phương tổ chức khi nhận được yêu cầu.

• Ban hành văn bản đề nghị cơ quan báo chí đăng bài, cải chính và xin lỗi nội dung trên báo chí.

6. Thông cáo báo chí gồm những gì?

Tương tự như 1 bài báo, nội dung của thông cáo báo chí cần đáp ứng đủ 5W - 1H:

• Who: Ai là chủ thể chính.

• What: Thông tin sự kiện có những gì.

• Where: Sự kiện diễn ra ở đâu.

• Why: Vì sao sự kiện này xảy ra.

• When: Sự kiện diễn ra khi nào.

• How: Nội dung sự kiện diễn ra như thế nào.

7. Cách viết thông cáo báo chí là gì?

Bên cạnh thông cáo báo chí là gì, cách viết của loại văn bản này cũng được nhiều người quan tâm. Một thông cáo báo chí chuẩn cần có nội dung thuyết phục như một bài báo, có ba phần chính bao gồm:

Phần mở đầu

• Tiêu đề thông báo.

• Sự kiện được đề cập trong thông cáo báo chí.

• Địa điểm và thời gian viết thông cáo.

• Đơn vị/Cá nhân/Tổ chức viết thông cáo.

Phần thân bài

• Đoạn 1: Nội dung tất yếu.

• Đoạn 2: Nội dung thứ yếu.

• Đoạn 3, 4: Nội dung ít quan trọng hơn.

Phần kết

• Thông tin liên hệ: Tên công ty/Tên bộ phận, Địa chỉ làm việc, Số điện thoại, Email.

Yêu cầu định dạng của văn bản thông cáo báo chí gồm có:

• Giấy trắng có tên, địa chỉ, tổ chức.

• Căn lề 2, 54.

• In trong một mặt giấy.

8. Các mẫu thông cáo báo chí?

Ngoài thông cáo báo chí là gì, bạn hãy tham khảo các mẫu thông cáo báo chí phổ biến:

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

RA MẮT SẢN PHẨM …(Giới thiệu sản phẩm dự định ra mắt)

Ngày …/…/…, công ty…ra mắt sản phẩm mới với tên gọi…, được diễn ra tại…cùng với…khách mời là báo chí, đối tác và khách hàng.

Sản phẩm…đã ra đời sau một thời gian/nhiều lần thử nghiệm, khảo sát, nghiên cứu. Sản phẩm được chế biến/sản xuất với…(nêu nguyên liệu, công nghệ tiên tiến góp phần tạo nên sản phẩm). Đặc biệt, với…, người dùng có thể…(nêu những tính năng, lợi ích của sản phẩm đáp ứng nhu cầu, thỏa mãn mối quan tâm của khách hàng).

Sản phẩm mang thương hiệu…với hy vọng…(dựa trên sự uy tín đưa ra những giá trị sản phẩm mong muốn mang đến cho khách hàng). Điểm khác biệt…(đưa ra ưu điểm độc đáo của sản phẩm so với sản phẩm khác trên thị trường).

Sản phẩm chính thức được mở bán trên thị trường từ thời gian…ở cửa hàng/chi nhánh/cơ sở… (Thông báo rõ ràng về thời gian và địa điểm sản phẩm bày bán trên thị trường).

Đưa ra lời khẳng định về giá trị sản phẩm làm hài lòng người tiêu dùng.

…Nếu còn thắc mắc về thông tin/có câu hỏi về sản phẩm, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp để nhận tư vấn qua:

Số điện thoại........................

Số fax..................................

8.2. Mẫu thông cáo báo chí về sự kiện tổ chức cuộc thi

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Về việc tổ chức cuộc thi “...” (Tên cuộc thi dự kiến tổ chức)

(Tên các ban tổ chức)....phối hợp với…trong năm…tổ chức cuộc thi “...”(tên cuộc thi) với thông điệp/nhằm nâng cao với ý nghĩa…(mục đích tổ chức cuộc thi).

Cuộc thi là hoạt động…với mục tiêu… Đồng thời, tìm hiểu… Qua đó, tuyên truyền/cổ vũ/nâng cao nhận thức/tạo động lực/góp phần xây dựng…(giới thiệu hoạt động chính cuộc thi, thông qua đó nêu cụ thể giá trị, lợi ích cuộc thi muốn đem lại cho cộng đồng).

Nội dung chủ đề của cuộc thi tập trung vào/Cuộc thi trở lại với chủ đề…với quy mô…hứa hẹn tạo nên…(giới hạn chủ đề cuộc thi và quy mô bao phủ).

Cuộc thi được tổ chức theo hình thức/với màn trình diễn…trên Báo điện tử/mạng xã hội/đài truyền hình/trực tuyến… Đường link cuộc thi…(đưa ra thể lệ và phương tiện tham gia cuộc thi).

Cuộc thi chính thức được khởi động trong thời gian…, từ ngày…/…/… đến ngày…/…/…Thí sinh được tham gia hoạt động… gồm các vòng thi…

Yêu cầu về đối tượng tham gia dự thi…(yêu cầu về độ tuổi, tác phẩm dự thi,...)

Cuộc thi có…giải thưởng gồm…giải Nhất…giải Nhì…(Công bố giải thưởng và giá trị trao tặng như số tiền, hiện vật trao).

Đến với sân chơi/cuộc thi…bạn có cơ hội thử sức/khẳng định/gặp gỡ và giao lưu/tiếp xúc, gây dựng thiện cảm…và cơ hội nhận giải thưởng giá trị…(Đưa ra lời mời tham dự cuộc thi).

Tên và địa chỉ ban tổ chức: ...........................

Số điện thoại và Email: .................................

8.3. Mẫu thông cáo báo chí về tổ chức sự kiện quan trọng

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Tổ chức sự kiện “ …” (tên sự kiện tổ chức) tại…

Kính gửi: Quý khách hàng và đơn vị truyền thông…

Ngày…tháng…năm…, đơn vị/công ty/ tập đoàn… phối hợp với...tổ chức sự kiện “...” nhằm…(mục đích sự kiện được tổ chức).

• Thời gian: ngày…giờ…

• Địa điểm:...(cụ thể)

• Nội dung chương trình sự kiện: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu…(đưa ra các hoạt động diễn ra trong sự kiện tổ chức).

Giới thiệu chung về thành tựu công ty/tập đoàn đã đạt được có liên quan tới nội dung sự kiện sắp tổ chức.

Bởi vậy, công ty…tổ chức “...” với mong muốn:

• Giới thiệu/Chính thức ra mắt…

• Gặp gỡ và tri ân…

• Kết nối…

(tùy vào mục đích của các sự kiện mà đưa ra mục đích tổ chức khác nhau).

Chúng tôi chờ đón sự xuất hiện của quý khách hàng/ đơn vị truyền thông…

Tên bộ phận công ty tổ chức: ............

Số điện thoại: ....................................

Email: ...............................................

8.4. Mẫu thông cáo báo chí cung cấp tin tức mới

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Về sự việc…

Địa điểm, ngày…tháng..năm…Tập đoàn…đã chính thức/…đã xảy ra…(Giải thích sự việc, thông tin chính của văn bản)

Chủ tịch…vừa cho biết... Qua thông tin…, phát hiện…(dẫn lời từ cá nhân, cơ quan có thẩm quyền lên tiếng xác nhận thông tin)

Qua thông tin…, được biết… (Nêu thông tin cụ thể hơn)

Theo đó,...

8.5. Mẫu thông cáo báo chí xử lý khủng hoảng truyền thông

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Về việc… (vấn đề cần xử lý)

Địa điểm, ngày…tháng…năm…Công ty/ Doanh nghiệp…chân thành xin lỗi vì sự việc không mong muốn khi…do…

Làm rõ vấn đề xảy ra (thừa nhận đối tượng gây ra sự việc, bên liên quan xác nhận sự cố…).

Việc tuân thủ các quy định…luôn được…quán triệt đến... Tuy nhiên, do công tác quản lý/giám sát…, ...đã vi phạm…(Giải thích cụ thể hơn sự việc).

Trước đó, nhằm hỗ trợ…(Đưa ra giải pháp công ty đã thực hiện)

Công ty…đang tích cực phối hợp với các cơ quan liên quan điều tra/xử lý… Đồng thời, công ty…cũng làm việc với…để thắt chặt, nâng cao…nhằm hạn chế tối đa…(Đưa ra giải pháp công ty đang và sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất).

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn cộng đồng/người tiêu dùng/đối tác… đã quan tâm đến…Chúng tôi xin ghi nhận mọi ý kiến đóng góp và rút kinh nghiệm xử lý không để sự việc tái diễn,

Chúng tôi cam kết sẽ…để giải quyết thắc mắc…một cách thỏa đáng (Đưa ra lời tuyên bố về cam kết xử lý sự cố)

Trân trọng.

Xem thêm: Lời Dẫn Chương Trình Mẫu: Top 5 Mẫu Lời Dẫn Hay Nhất Bạn Nên Đọc

9. Lưu ý để thông cáo báo chí hiệu quả

Khi biết cách viết thông cáo báo chí là gì, bạn có thể tham khảo một số lưu ý dưới đây để tăng hiệu quả truyền thông, PR:

• Nội dung trình bày ngắn gọn, rõ ràng.

• Thông cáo báo chí cần có logic và thu hút những đối tượng mục tiêu cụ thể.

• Nội dung tránh những thuật ngữ gây khó hiểu. Trong trường hợp bắt buộc, bạn cần chú thích ở cuối trang.

• Thông cáo báo chí cần gửi đến cá nhân hay cơ quan cụ thể.

• Bạn nên viết về sự kiện xảy ra gần đây, tránh viết các sự kiện đã cũ hoặc chưa xảy ra.

• Trích dẫn phát biểu cần được xây dựng một cách cẩn thận và có sự đồng ý từ tác giả.

• Các chi tiết liên hệ cần có sự đồng ý của người cung cấp địa chỉ liên hệ.

• Tránh dùng các từ ngữ tiêu cực, cường điệu trong thông cáo báo chí.

10. Yêu cầu với thông cáo báo chí trong những trường hợp đặc biệt

Cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam muốn phát hành thông cáo báo chí cần đáp ứng một số điều kiện sau:

10.1. Với cơ quan đại diện nước ngoài

Cơ quan đại diện nước ngoài phục vụ mục đích Ngoại giao, Lãnh sự và các Tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam muốn phát hành thông cáo báo chí cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có cá nhân đại diện chịu trách nhiệm phát hành thông cáo báo chí.

• Người đại điện hay tổ chức xác định rõ nội dung và mục đích thông tin, kỳ hạn xuất bản, khuôn khổ, nơi in, đối tượng phục vụ của thông cáo báo chí.

• Có trụ sở chính thức tại Việt Nam.

10.2. Với cơ quan/pháp nhân có yếu tố nước ngoài

Các cơ quan này phải đáp ứng các điều kiện sau để phát hành thông cáo báo chí:

• Có trụ sở chính thức và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

• Có người chịu trách nhiệm phát hành thông cáo báo chí và có nghiệp vụ quản lý thông tin.

• Xác định rõ nội dung và mục đích thông tin của thông cáo báo chí.

10.3. Với đoàn đại biểu nước ngoài

Đoàn đại biểu nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau khi muốn phát hành thông cáo báo chí:

• Có người đại điện nhận trách nhiệm khi phát hành thông cáo báo chí.

• Nội dung, mục đích thông tin kỳ hạn xuất bản, khuôn khổ và đối tượng phục vụ của thông cáo báo chí phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ hoạt động của đoàn đại biểu nước ngoài trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam.

10.4. Với hội nghị quốc tế

Các hội nghị quốc tế được thực hiện tại Việt Nam phải đáp ứng một số điều kiện sau khi muốn phát hành thông cáo báo chí:

• Được Đảng và Nhà nước Việt Nam chấp thuận và phê duyệt việc tổ chức hội nghị.

• Có người đảm nhận trách nhiệm phát hành thông cáo báo chí.

• Xác định rõ nội dung và mục đích thông tin của thông cáo báo chí phù hợp với chức năng và nhiệm vụ hoạt động, phạm vi đã được chấp thuận trước đó.

Hiểu thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của hình thức này đối với doanh nghiệp giúp bạn biết thêm một phương pháp truyền thông hiệu quả cao. Thông qua hoạt động này, các tổ chức, cá nhân sẽ xây dựng được hình ảnh đẹp và uy tín trong mắt công chúng mục tiêu.