Chức năng quản trị là gì? 7 điều cần lưu ý cần nhớ khi áp dụng chức năng quản trị trong doanh nghiệp

1. Chức năng quản trị nên hiểu như nào?

Để có thể hiểu rõ và phân biệt chính xác chức năng quản trị, người đọc cần hiểu được quản trị là gì? Quản trị là một khái niệm được sinh ra khi con người hợp tác với nhau ở nhiều lĩnh vực trong đời sống, lao động. Hoạt động quản trị ở đây là chỉ phương thức làm việc hướng tới mục tiêu hoàn thành công việc với hiệu suất và kết quả tốt nhất.

Trong tư tưởng của mình, Mác có đề cập đến hình ảnh của các hoạt động quản trị. Đó là hình ảnh của những người chỉ huy dàn nhạc. Những người này không chơi bất kỳ một dụng cụ nào khi đứng trên sân khấu chỉ đứng và điều phối các nhạc công khác, để họ kết hợp và tạo ra một bản giao hưởng hoàn chỉnh.

Thực tế, ngày nay khái niệm quản trị được cắt ghép và hình thành nhiều cách hiểu khác nhau. Dưới đây là những cách định nghĩa thường gặp:

• Quản trị là quá trình một hoặc một nhóm người đứng đầu một tổ chức đứng ra để điều hành nhằm giúp những người khác làm việc có tổ chức, kết nối để tạo ra những giá trị hiệu quả cao hơn và một người không thể đạt được.
• Quản trị là sự tác động của đối tượng có vị thế cao hơn đến những đối tượng khác, nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra một cách tối ưu trong điều kiện thay đổi không ngừng các yếu tố xung quanh. Trong cách định nghĩa này, người quan trị đóng vai trò là tác nhân tạo nên những tác động quản trị. Mục tiêu quản trị cần phải được thiết lập cho cả người quản trị và người bị quản trị.
• Quản trị là quá trình hoạch định và tổ chức, kiểm soát công việc và kế hoạch làm việc của con người. Bên cạnh đóm vận dụng hiệu quả mọi nguồn tài nguyên sẵn có để hoàn thành các mục tiêu đã xác lập.

Dựa trên cách hiểu về quản trị, người đọc có thể hiểu về chức năng quản trị như sau:

• Là các hoạt động quản lý riêng biệt hướng tới mục đích thể hiện phương pháp tác động của người quản trị trong hệ thống, lĩnh vực cụ thể.
• Chức năng quản trị có vai trò quan trọng và không thể thiếu với các nhà quản lý.

2. Chức năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả

2.1. Chức năng hoạch định

Khái niệm:

Hoạch định là chức năng đầu tiên được đề cập trong 4 chức năng quản trị. Vai trò chính của chức năng này là giúp các nhà lãnh đạo xác định xem đâu là mục tiêu của tổ chức, làm thế nào để xây dựng và triển khai chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp. Đây là cơ sở để các nhà quản trị triển khai các dự án bổ sung cũng như kế hoạch để phát triển mục tiêu.

3 vai trò chính của chức năng hoạch định:

• Đánh giá thực trạng các vấn đề trong tổ chức như các nguồn nhân lực, ngân sách, cơ sở vật chất,...
• Định hướng mục tiêu phát triển bền vững: mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, cải thiện trình độ lao động,...
• Xây dựng kế hoạch hoạt động chi tiết bao gồm thời gian cần thiết để đạt được từng mục tiêu đã đề ra,...

Từ những vai trò trên có thể thấy, hoạch định là chức năng quan trọng có khả năng ảnh hưởng tới định hướng phát triển, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Tại một bộ máy sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp bất kỳ, các phòng ban, tập thể đều cần những người có khả năng hoạch định để định hướng và dẫn dắt tổ chức.

Lấy ví dụ là các doanh nghiệp mới thành lập và tham gia thị trường, họ sẽ hoạch định các kế hoạch kinh doanh, từ việc phủ sóng thị trường, cách tiếp cận khách hàng tiềm năng khác hoàn toàn so với các doanh nghiệp đã có chỗ đứng.

Việc đưa ra những định hướng khác nhau sẽ dẫn đến các kế hoạch bổ sung không giống nhau, từ đó kết quả thu được cũng khác nhau.

Xem thêm: Chức năng quản trị là gì? Các chức năng quản trị

2.2. Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là một trong 4 chức năng quản trị, đối với các nhà quản lý chức năng này là vô cùng quan trọng giúp các nhà quản lý xác định những đầu việc cần xử lý, xác định người phụ trách và nhiệm vụ cần xử lý của mỗi bộ phận.

• Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng để làm việc.
• Triển khai mô hình quản lý cơ cấu, tổ chức cũng như giao nhiệm vụ xử lý cho các bộ phận, cá nhân sao cho phù hợp với tính chất của từng công việc.
• Lưu truyền các thông tin nội bộ, các chỉ thị cần thiết để triển khai công việc và trao đổi, phản hồi thông tin.

Khác với chức năng hoạch định tập trung các yếu tố mục tiêu, chiến lược; chức năng tổ chức tập trung chính vào yếu tố con người. Đây là nguyên nhân chính khiến chức năng tổ chức trở lên đặc biệt quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp.

Quy luật Pareto đã chỉ ra rằng, khoảng 20% nhân sự phụ trách công việc có thể tạo ra được 80% kết quả. Ngược lại, 20% sự cố thường đến từ 80% nhưng nhân sự còn lại. Đây là lý do các nhà quản lý cần phải phát triển kỹ năng tổ chức công việc.

2.3. Chức năng điều khiển

Sau khi hoạch định và tổ chức những đầu việc, chức năng “điều khiển” sẽ có vai trò kích thích, động viên nhân sự. Đồng thời, chức năng này hỗ trợ chỉ huy, phối hợp nhân sự thực hiện các mục tiêu kế hoạch nhất định và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Khi đã hoàn thành việc hoạch định và triển khai kế hoạch tổ chức, chức năng điều khiển bắt đầu phát huy. Chức năng này bao gồm việc hướng dẫn, phân công mọi người tiến hành triển khai các hoạt động đã có kế hoạch từ trước.

Việc dùng chức năng điều khiển sẽ giúp nhân viên dưới quyền thực hiện công việc một cách hiệu quả, đạt năng xuất cao, tránh tối đa việc không hoàn thành công việc.

Ngoài ra, với chức năng này, các nhà quản lý có thể khiến công việc diễn ra một cách hợp lý giữa các bộ phận với nhau và cùng hướng đến việc hoàn thành công việc với năng suất và kết quả tốt nhất.

Lưu ý: Chức năng điều khiển chỉ có thể hoạt động khi chức năng hoạch định và tổ chức được triển khai một cách hiệu quả.

2.4. Chức năng kiểm soát

Chức năng cuối trong 4 chức năng quản trị là “kiểm soát”. Mục đích chính của chức năng này là đảm bảo các công việc được triển khai đầy đủ và đúng tiến độ theo kế hoạch được triển khai tại chức năng “tổ chức”. Các nhà quản trị, lãnh đạo cần theo sát doanh nghiệp, cũng như nhân sự của mình để biết kết quả làm việc, thu thập mọi thông tin trên thực tế để lập các bảng báo cáo, phân tích chuyên môn nhằm điều chỉnh và đưa ra biện pháp khắc phục khi có sai lầm.

Bên cạnh đó, chức năng kiểm soát có khả năng giúp các hoạt động diễn ra theo đúng chu trình, giảm thiểu tối đa sai sót. Không chỉ có các nhà quản lý cấp cao, các nhân sự cấp dưới cũng nên thường xuyên sử dụng chức năng kiểm soát để kiểm tra, đánh giá quá trình làm việc của nhân sự. Tùy vào tính chất, yêu cầu, mục đích của công việc mà chức năng kiểm soát sẽ được triển khai dưới các hình thức khác nhau.

Kiểm soát lường trước - Ngăn chặn trước khi phát sinh: Quy trình này thường sẽ đưa ra những dự đoán về sai sót hay tình huống có thể sẽ xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ, trước khi đưa một sản phẩm mới ra nhập vào thị trường tiêu dùng, doanh nghiệp cần phải tính toán trước những sự cố, khủng hoảng có thể xảy ra? Cách ứng phó với từng trường hợp khi chúng xảy đến.

Kiểm soát đồng thời - Triển khai song song trong quá trình làm việc: Quy trình này sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt những trở ngại, khó khăn trong quá trình phát sinh sai sót. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh để tránh tối thiểu những sai sót và lỗi phát sinh có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc.

Kiểm soát phản hồi: Khi tất cả công việc đã được hoàn thành, các nhà quản lý sẽ nhiệm thu, xem xét và đánh giá kết quả đã hoàn thành có đạt đủ chỉ tiêu so với kế hoạch đã đề ra trước đó không? Sau khi kiểm soát, các nhà quản lý sẽ phản hồi bằng nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào kết quả của việc triển khai kế hoạch trước đó đã đề ra.

Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý KPI Hiệu Quả Nhất Năm 2023

3. 10 nguyên tắc cần nhớ khi áp dụng chức năng quản trị trong doanh nghiệp

Phân công công việc cho cá nhân/ nhóm theo đúng chuyên và trình độ sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.

• Tập trung hóa: Đem quyền lực tập trung vào một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, việc này sẽ đảm bảo tính thống nhất, sự đồng thuận và quyết đoán khi đưa ra các quyết định.
• Thống nhất về mệnh lệnh: Đây là nguyên tắc 2 chiều để đảm bảo, lãnh đạo chỉ giao việc cho nhân viên dưới quyền, nhân viên chỉ nhận việc từ người quản lý trực tiếp. Điều này giúp cho nhân viên không bị bối rối, hoàn thành đúng đủ công việc và đảm bảo chất lượng.
• Thẩm quyền đi kèm với trách nghiệm tương đương: Người có thẩm quyền càng lớn thì càng phải có trách nhiệm cao và ngược lại.
• Lợi ích chung là ưu tiên hàng đầu: Luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu làm đích đến cho toàn bộ doanh nghiệp.
• “Xích lãnh đạo”: Khoảng cách giữa nhà quản lý và nhân sự luôn cần được duy trì ở một khoảng cách nhất định, không quá xa cách cũng không quá gần gũi. Điều này giúp các nhà lãnh đạo xây dựng một hình tượng nhất quán trong mắt nhân sự của mình.
• Duy trì trật tự: Luôn đảm bảo các hoạt động, công việc diễn ra theo đúng trình tự kế hoạch. ​

Xem thêm: ​Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Là Gì? Có Mấy Loại Phần Mềm Quản Lý Thông Tin Nhân Sự?

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc tiếng anh

>> Tìm hiểu thêm bài viết: đơn xin việc mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: tải mẫu đơn xin nghỉ việc

Chức năng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của các doanh nghiệp. Với 4 chức năng chính của trị được mà các chuyên gia của job3s.vn đưa ra sẽ giúp các nhà quản trị tương lai năm rõ được vai trò và công việc của mình.