Spreadsheet là gì? Mẹo hay giúp tận dụng toàn bộ tính năng của bảng tính trên Google

1. Google Spreadsheet là gì?

Để trả lời được câu hỏi spreadsheet là gì, chúng ta cần tìm hiểu về ý nghĩa thật sự của thuật ngữ công nghệ này. Theo đó, spreadsheet còn được gọi với cái tên khác như: Google Sheet, Google Trang tính.

Đây là một ứng dụng bảng tính trực tuyến được phát triển bởi Google và tích hợp với Google Drive, cho phép người dùng tạo ra bảng tính một cách chuyên nghiệp, hỗ trợ tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính trên nhiều thiết bị khác nhau.

2. Ưu và nhược điểm của Google Sheet

Tìm hiểu spreadsheet là gì còn giúp chúng ta nắm được những ưu điểm và hạn chế của tính năng này để có cách sử dụng hợp lý, hiệu quả.

2.1. Ưu điểm của Google Sheet

Nếu đã định nghĩa được spreadsheet là gì thì bạn cũng nên dành một chút thời gian để tìm hiểu về những ưu điểm của ứng dụng này. Ở thời điểm hiện tại, công cụ này mang lại khá nhiều điểm tích cực cho người dùng máy tính Windows, cụ thể:

• Có thể sử dụng ở mọi nơi, chỉ cần mạng internet hoạt động.

• Đáp ứng được trên mọi thiết bị, có sẵn ứng dụng di động cho điện thoại chạy hệ điều hành iOS và Android

• Miễn phí và đi kèm với Google Drive, Docs và Slide để chia sẻ tệp, tài liệu và bản trình bày trực tuyến.

• Bao gồm các hàm thông dụng, hỗ trợ tối đa trong công việc.

• Có thể tải xuống tiện ích bổ sung, tạo tiện ích bổ sung của riêng mình và viết mã tùy chỉnh.

• Tự động thu thập dữ liệu với bảng tính ngay cả khi bạn không mở bảng tính trên máy của mình.

2.2. Nhược điểm của Google Spreadsheet

Nếu đã biết được spreadsheet là gì, có ưu điểm gì vượt trội, chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu về những hạn chế liên quan đến ứng dụng này. Theo đó, những nhược điểm của Google Trang tính bao gồm:

• Tính bảo mật không cao: Ứng dụng này có tính năng chia sẻ, ví dụ như chia sẻ quyền đọc, chỉnh sửa, ghi chú… Nhưng chia sẻ của Google Sheets là theo file, không giới hạn theo dòng hay cột, việc này mang tới rủi ro có thể bị rò rỉ thông tin hoặc chỉnh sửa sai dữ liệu gốc.

• Thực hiện thủ công, tốn thời gian: Các bước như nhập thông tin khách hàng, gửi báo giá, trả lời email hoặc xử lý các thủ tục hợp đồng... gần như cần sự nhập liệu thủ công nên rất tốn thời gian.

• Việc tìm và sửa lỗi sai phức tạp: Với file Google Sheets có hàng trăm công thức, hàm tính khác nhau nên khi phát hiện sai sót, việc tìm và sửa lỗi rất phức tạp.

• Có giới hạn dữ liệu: Thống kê trong trang tính thường bị giới hạn bởi những dữ liệu được nhập vào.

Xem thêm: Apple Là Gì? Bật Mí 1001 Điều Bạn Chưa Biết Về Hệ Sinh Thái Công Nghệ Khổng Lồ Này

3. Các tính năng đặc biệt của Google Sheet

Để tận dụng được công cụ này một cách hiệu quả, ngoài việc nắm rõ spreadsheet là gì, chúng ta cũng nên tham khảo những tính năng đặc biệt của ứng dụng này trong từng trường hợp cụ thể.

Hỗ trợ công thức và hàm

Với Google Sheet, người dùng có thể sử dụng các công thức và hàm để thực hiện các phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa, căn bậc hai hay các phép tính nâng cao hơn như hàm SUM, IF, VLOOKUP,...

Bạn cũng có thể tạo các biểu đồ, bảng pivot và các loại biểu đồ khác để trình bày dữ liệu một cách sinh động và trực quan.

Liên kết với các công cụ Google khác

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập và xuất dữ liệu từ các ứng dụng Google khác như Drive, Google Forms và Google Translate, gửi hoặc nhận các bảng tính qua email, tạo các biểu mẫu để thu thập dữ liệu từ người khác hoặc dịch các ô trong bảng tính sang ngôn ngữ khác.

Hỗ trợ các tiện ích mở rộng

Sử dụng Google Sheet, người dùng có thể cài đặt các tiện ích mở rộng từ Google Workspace Marketplace, ví dụ như thêm các công cụ phân tích, biểu đồ, hình ảnh,...

Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Google Trang tính là nền tảng lý tưởng để cộng tác nhóm với tính năng chia sẻ và cộng tác. Bạn dễ dàng chia sẻ bảng tính, quy định quyền truy cập và sử dụng tính năng bình luận để tương tác nhanh chóng với các thành viên trong nhóm.

Tự động lưu dữ liệu

Những hiểu biết về spreadsheet là gì còn giúp chúng ta nắm được đây là công cụ bảng tính trực tuyến tiện lợi và an toàn. Nó lưu trữ tất cả các thay đổi của người dùng trên đám mây và cho phép người dùng khôi phục hoặc so sánh các phiên bản khác nhau của tài liệu.

4. Có nên sử dụng Google Spreadsheet hay không?

Song song với việc tìm hiểu spreadsheet là gì, nhiều người không khỏi thắc mắc về việc nên hay không nên sử dụng ứng dụng này.

Có thể nói, với những ưu điểm và tính năng vượt trội trên, Google Spreadsheet vô cùng hữu ích với người dùng khi cần xử lý dữ liệu.

Cụ thể, bạn có thể sử dụng công cụ này khi cần thống kê, làm file tài liệu công việc. Đặc biệt, với người làm các công việc liên quan đến thống kê, báo cáo thì Google Sheets chắc chắn sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, Google Sheets còn được dùng để lập kế hoạch. Người dùng có thể tạo nhiều sheet khác nhau trên cùng một file, dễ dàng quản lý công việc trong một file tổng.

Tóm lại, nếu bạn đang là học sinh, sinh viên hoặc người đã đi làm thì nên sử dụng công cụ này, chắc chắn nó sẽ không làm bạn thất vọng.

Xem thêm: Inc Là Gì? Click Ngay Để Không Nhầm Lẫn Giữa Inc Với Các Thuật Ngữ Khác

5. Hướng dẫn cách sử dụng Google Sheet

Sau khi đã hiểu rõ hơn về khái niệm spreadsheet là gì, các ưu, nhược điểm và tính năng của nó, bạn cần nắm rõ về cách sử dụng của công cụ này để dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện

5.1. Tạo và điền thông tin trên Google Sheet

Để tạo và điền thông tin trên Google Sheet, người dùng cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Gõ vào Google cụm từ Google Sheet hoặc truy cập đường link https://docs.google.com/spreadsheets/.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn hình dấu cộng như hình minh họa bên dưới là bạn đã tạo ngay được một Trang tính mới. Sau đó, bạn chỉ cần điền các trường dữ liệu vào như sử dụng Excel.

5.2. Tiến hành nhập dữ liệu từ các tập tin có sẵn

Khi đã có những kiến thức nhất định về spreadsheet là gì, cách tạo Google Sheet như thế nào, người dùng có thể tham khảo cách nhập dữ liệu từ các tập tin có sẵn trên máy hoặc các tệp lưu trữ trên Drive vào Google Sheet với các bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Sau khi hoàn tất tạo trang tính, bạn chọn Tệp => Nhập.

• Bước 2: Để tải lên các tệp mà bạn đã lưu sẵn từ máy tính, bạn chọn Tải lên => Duyệt qua.

• Bước 3: Sau khi tải tệp lên, bạn sẽ thấy popup như hình bên dưới. Bạn có thể chỉnh sửa vị trí dữ liệu của tệp này bằng cách chọn Nhập vị trí và lựa chọn theo nhu cầu của bạn => Chọn “Nhập dữ liệu” để hoàn tất nhập dữ liệu vào Google Sheet.

5.3. Đổi tên, tải dữ liệu trên trang tính về máy tính

Sau khi bạn đã nhập và chỉnh sửa xong dữ liệu, bạn có thể đổi tên trang tính bằng cách Chọn Tệp => Đổi tên.

Để tải trang tính, bạn chọn Tệp => Tải xuống và chọn định dạng phù hợp với mục đích sử dụng.

5.4. Cách mở quyền truy cập và chia sẻ Google Sheet

Một trong những tính năng hữu ích của Google Sheet là bạn có thể chia sẻ và mở quyền truy cập cho người khác để cùng xem, chỉnh sửa hoặc bình luận trên bảng tính.

Chi tiết các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của màn hình.

• Bước 2: Trong hộp thoại Chia sẻ, bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp với họ hoặc nhấp vào Sao chép đường liên kết và dán vào email.

• Bước 3: Chỉnh sửa Quyền truy cập chung bằng cách chọn lệnh hạn chế/Bất kỳ ai có đường liên kết. Bạn có thể tùy chọn vai trò cho phép người khác có quyền Chỉ xem, Nhận xét và Chỉnh sửa => Sau khi lựa chọn các thông tin phù hợp, bạn chọn Xong để hoàn tất.

5.5. Cách di chuyển dữ liệu trong Google trang tính

Trong ứng dụng Google Sheet, người dùng có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu bằng cách thực hiện 2 bước đơn giản sau:

• Bước 1: Chọn Tệp => Di chuyển.

• Bước 2: Chọn thư mục cần di chuyển đến => Di chuyển

5.6. Cách bảo vệ dữ liệu tại Google Sheets

Biết được spreadsheet là gì, cách bảo vệ dữ liệu trên công cụ này như thế nào sẽ giúp chúng ta dễ dàng thao tác mà không cần sự hỗ trợ của người khác.

• Bước 1: Mở file tài liệu trang tính bản thân muốn khóa lại rồi chọn các ô mà bạn cần khóa.

• Bước 2: Click chuột vào thẻ Dữ liệu => Chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

• Bước 3: Nhập Mô tả của bạn => Nhấn Đặt quyền.

• Bước 4: Tích chọn vào mục Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vị này => Chọn Chỉ bạn => Nhấn Đã xong để hoàn tất thao tác.

5.7. Các công thức cơ bản nhất có trong Google Sheets

Google Sheets cũng giống như hầu hết các ứng dụng bảng tính, có một loạt các công thức tích hợp để hoàn thành một số tác vụ thống kê và thao tác dữ liệu.

Các công thức cơ bản nhất trong Sheets bao gồm:

• SUM: Cộng trong phạm vi ô

• AVERAGE: Tính giá trị trung bình của một dải ô

• COUNT: Đếm các giá trị trong một dải ô

• MAX: Tìm giá trị cao nhất trong một dải ô

• MIN: Tìm giá trị thấp nhất trong một dải ô

6. Google Sheets có điểm gì khác so với Excel?

Những hiểu biết về spreadsheet là gì, sự khác biệt giữa Google Sheets và Excel sẽ giúp chúng ta hiểu tường tận về ứng dụng thông minh này.

>> Xem thêm: