Chuyên viên đối ngoại là gì? Có dễ xin việc không?

1. Chuyên viên đối ngoại là gì?

Chuyên viên đối ngoại (tiếng Anh là Public Affairs) là người đại diện cho đất nước, tổ chức hoặc doanh nghiệp, thực hiện công việc, nhiệm vụ ngoại giao với đối tác ở cả trong và ngoài nước, nhằm phát triển và tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.

Hình ảnh và phát ngôn của chuyên viên trong quá trình giao lưu, gặp gỡ với đối tác được xem là phát ngôn chính thức đại diện cho cả một tập thể. Bởi vậy mà hình ảnh và mọi cử chỉ, tác phong của họ luôn phải chuẩn mực và chính xác.

2. Nhiệm vụ của chuyên viên đối ngoại

Vậy chuyên viên đối ngoại thực hiện các công việc và nhiệm vụ cụ thể gì?

2.1. Thực hiện các công việc đối ngoại

Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất mà một chuyên viên đối ngoại đảm nhận, họ sẽ thực hiện các công việc như:

• Tạo dựng, duy trì mối quan hệ với đối tác và khách hàng.

• Lên kế hoạch cho việc phát triển hình ảnh, phát ngôn trước truyền thông.

• Đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức, quốc gia phát ngôn trước đối tác, truyền thông một cách chuẩn xác và đúng mực.

• Kiểm soát công tác tổ chức, hậu cần trong các hoạt động đối ngoại.

• Đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức, quốc gia tham dự và ký kết hợp đồng, văn kiện hoặc thỏa ước.

2.2. Xây dựng hình ảnh người đại diện cho tổ chức

Biết được chuyên viên đối ngoại là làm gì sẽ giúp cho người thực hiện công việc này tự có ý thức xây dựng hình ảnh của mình để phù hợp với vị trí, cụ thể:

• Luôn thể hiện tác phong đứng đắn, chuẩn mực và đĩnh đạc trong các hoạt động với đối tác và khách hàng.

• Tuân thủ các quy định được coi là chuẩn mực trong văn hóa giao tiếp ở cả trong nước và quốc tế.

• Ý thức được hình ảnh của mình sẽ tác động đến uy tín, hình ảnh của cả một doanh nghiệp, tổ chức, thậm chí là đất nước.

• Kiểm soát hiệu quả làm việc, hình ảnh của nhân viên cấp dưới (nếu có).

Chịu trách nhiệm quản lý thủ tục và hồ sơ đối ngoại

Vấn đề đối ngoại vô cùng quan trọng dù ở bất cứ doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia nào. Các hoạt động này cần được lên kế hoạch cụ thể, khi đó công việc mà một chuyên viên ngoại giao thường thực hiện bao gồm:

• Thu thập, tổng hợp dữ liệu liên quan đến hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp, tổ chức hoặc đất nước.

• Tiến hành phân tích các vấn đề dựa trên số liệu đã thu thập được, để từ đó rút ra đánh giá và xây dựng kế hoạch đối hoạch.

• Phân chia nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện theo đúng trách nhiệm.

• Tiến hành lưu giữ, bảo quản các loại giấy tờ, dữ liệu và hồ sơ đối ngoại theo yêu cầu.

2.3. Phát triển hoạt động đối ngoại

Một số hoạt động mà chuyên viên đối ngoại thường thực hiện để mở rộng và phát triển hoạt động đối ngoại là:

• Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với đối tác và khách hàng, bao gồm cả giai đoạn trước và sau khi phát ngôn, tổ chức sự kiện, thực hiện các chiến dịch truyền thông…

• Luôn sẵn sàng giải đáp và làm rõ mọi thắc mắc của đối tác, khách hàng trong khả năng, quyền hạn của mình.

• Chăm sóc khách hàng, đối tác để tăng cường mối quan hệ thân thiết.

• Tìm kiếm nguồn khách hàng/đối tác dựa trên các mối quan hệ nội bộ sẵn có.

• Gia tăng, quảng bá hình ảnh đại diện của thương hiệu, tổ chức, quốc gia với các đối tác, khách hàng tiềm năng.

2.4. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động đối ngoại

• Tham mưu hoạt động cho lãnh đạo doanh nghiệp.

• Giải quyết các vấn đề về phát ngôn, trả lời thiếu thỏa đáng để làm hài lòng người nghe, đối tác và khách hàng.

• Kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề sai sót trong quá trình thực hiện các hoạt động đối ngoại.

• Lên kế hoạch cho các hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp, tổ chức, đất nước.

• Thường xuyên theo dõi, cập nhật các vấn đề về tình hình kinh tế, xã hội, chính sách, quy định hoặc thoả thuận mới để dễ dàng điều chỉnh quan hệ với đối tác, khách hàng.

Đây chỉ là những nhiệm vụ cơ bản của chuyên viên đối ngoại, ngoài ra tùy thuộc vào thực tế, vị trí và quy mô làm việc (doanh nghiệp, tổ chức hoặc đất nước), họ sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng hơn.

Xem thêm: Nhân viên truyền thông là gì? Mô tả công việc nhân viên truyền thông

3. Yêu cầu đối với công việc chuyên viên đối ngoại là gì?

Là vị trí vô cùng quan trọng nên các yêu cầu đối với nghề nghiệp này cũng sẽ khắt khe hơn so với các công việc khác. Vậy yêu cầu đối với chuyên viên đối ngoại là gì?

3.1. Về kiến thức và trình độ chuyên môn

Để trở thành chuyên viên đối ngoại, trước tiên cần phải tốt nghiệp từ trình độ cao đẳng, đại học trở lên với chuyên ngành liên quan. Đó có thể là các trường đào tạo trực tiếp nghề này như Đại học Ngoại thương, Đại học Ngoại giao… hoặc các trường có đào tạo chuyên ngành liên quan đến đối ngoại, thương mại quốc tế, luật thương mại… Đây là yêu cầu bắt buộc với người làm công việc này, để có thể đảm bảo về kiến thức nền tảng.

3.2. Có khả năng ngoại ngữ

Người làm công việc đối ngoại phải giao tiếp không chỉ với đối tác trong nước và cả nước ngoài, bởi vậy việc thành thạo ngoại ngữ là yêu cầu bắt buộc nếu muốn làm công việc này. Thông thường các đơn vị tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên tối thiểu phải thành thạo giao tiếp tiếng Anh. Nếu có thể sử dụng nhiều ngoại ngữ khác, đặc biệt là các ngoại ngữ thông dụng sẽ là điểm cộng rất lớn, đồng thời cũng mở ra khả năng thăng tiến trong công việc.

Đối với yêu cầu về ngoại ngữ, hiện nay Việt Nam đang sử dụng khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc, bạn có thể đăng ký tham dự thi tại các cơ sở được tổ chức thi đánh giá năng lực tiếng Anh.

3.3. Thành thạo tin học văn phòng

Đây cũng là yêu cầu bắt buộc mà rất nhiều doanh nghiệp tuyển dụng đưa ra, thậm chí cần ứng viên cung cấp được các loại bằng cấp, chứng chỉ về tin học văn phòng.

3.4. Về kỹ năng cần có

Kỹ năng thuyết trình, phát ngôn đĩnh đạc

Là người đại diện phát ngôn cho doanh nghiệp/tổ chức/đất nước nên chuyên viên đối ngoại phải có giọng nói rõ ràng, mạch lạc, không nói ngọng, nói lắp hoặc lẫn giọng địa phương. Yêu cầu này sẽ giúp cho họ truyền đạt thông tin được rõ ràng và chuẩn nhất, tạo ra cảm giác thoải mái cho người nghe.

Ngoài ra người làm công việc này cũng cần rèn luyện ngữ điệu tự tin, đĩnh đạc, không rụt rè bởi khi làm đại diện cho cả một tổ chức, nếu thể hiện sự rụt rè thì sẽ không thể thuyết phục được người nghe.

Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống

Giao tiếp là một trong những công việc không thể thiếu đối với một chuyên viên đối ngoại, do đó cần rèn luyện để có thể linh hoạt ứng phó trong quá trình phát ngôn hay giải đáp thắc mắc cho đối tác/khách hàng. Họ cũng nên đặt ra các tình huống giả định và tập cách ứng xử để không bị lúng túng trước bất cứ tình huống bất ngờ nào.

Luôn duy trì phong thái bình tĩnh

Làm công việc đối ngoại không tránh khỏi việc vấp phải các ý kiến trái chiều, thậm chí là phản đối, trong những trường hợp này cần phải giữ được sự bình tĩnh để có thể ứng phó và phản hồi lại một cách tốt nhất, tránh đưa ra các phát ngôn tiêu cực gây ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp/tổ chức/đất nước.

Có khả năng tổng hợp và nghiên cứu thông tin

Thường xuyên phải làm việc trong môi trường năng động, các thông tin, tình huống mà họ phải đối mặt là vô cùng nhiều. Bởi vậy mà người làm công tác đối ngoại cần trang bị cho mình năng lực tổng hợp thông tin và phân tích nhanh chóng để đưa ra các phát ngôn cho phù hợp. Đồng thời kỹ năng này cũng sẽ giúp ích rất lớn trong việc thu thập thông tin phục vụ cho quá trình lên kế hoạch đối ngoại.

Có kỹ năng phân tích vấn đề

Đây là kỹ năng không thể thiếu, thường phải đi kèm với khả năng tổng hợp và nghiên cứu thông tin. Để đưa ra một phát ngôn là cả một quá trình, cần phải lên kế hoạch và vô cùng thận trọng. Muốn thực hiện được điều đó chuyên viên đối ngoại phải có khả năng phân tích dựa trên các số liệu, sự kiện được thu thập được. Khả năng này cũng sẽ giúp cho chuyên viên hạn chế được những rủi ro liên quan đến kế hoạch và hoạt động đối ngoại, đặc biệt là với các phát ngôn trước công chúng, đối tác và khách hàng.

Xem thêm: CFO là gì? Những điều cần biết để trở thành một CFO giỏi

4. Thu nhập của chuyên viên đối ngoại

Khi tìm hiểu về bất cứ công việc nào, không thể bỏ qua mức lương và cơ hội thăng tiến của nghề nghiệp. Bởi ngoài yếu tố phù hợp thì đây được xem là những lý do khiến cho một người đưa ra quyết định về nghề nghiệp của mình. Vậy thu nhập và cơ hội thăng tiến với vị trí nhân viên đối ngoại là gì?

4.1. Mức lương của chuyên viên đối ngoại hiện nay là bao nhiêu?

Chuyên viên đối ngoại có thể làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan Nhà nước. tùy vào từng vị trí và kinh nghiệm mà mức lương của họ sẽ khác nhau, dao động trong khoảng như sau:

• Với những người có kinh nghiệm dưới 1 năm hoặc trong 1 năm: 9.000.000 - 12.000.000 đồng/tháng.

• Với những người có kinh nghiệm từ 2 - 3 năm: 13.300.000 - 17.500.000 đồng/tháng.

• Với những người có kinh nghiệm trên 5 năm: 18.000.000 - 23.000.000 đồng/tháng.

4.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến lương của chuyên viên ngoại giao

Như đã phân tích, chuyên viên đối ngoại có thể làm việc tại nhiều nơi như doanh nghiệp, tổ chức hay cơ quan Nhà nước. Ở mỗi vị trí, cách tính lương và mức lương cũng sẽ khác nhau, cụ thể:

• Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức: Mức lương sẽ được tính dựa trên sự thỏa thuận của hai bên và chịu sự tác động của thị trường, mức lương trung bình dao động từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng, hoặc thậm chí có thể hơn tùy vào năng lực và các yếu tố khác.

• Đối với người lao động làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan hành chính Nhà nước: Mức lương sẽ được tính dựa trên bậc và hệ số lương theo quy định tại Nghị định 204/2004/NĐ-CP của Chính phủ.

• Đối với người làm việc tại các tổ chức phi chính phủ, tổ chức nước ngoài: Tương tự như hình thức làm việc tại doanh nghiệp, mức lương của người làm việc tại đây mức lương cũng sẽ tuân theo sự thỏa thuận hoặc quy định của tổ chức, thông thường dao động từ 300 - 500 USD. Người càng có kinh nghiệm thì mức lương sẽ càng cao.

4.3. Cơ hội nghề nghiệp

Là một trong những ngành nghề có yêu cầu khắt khe nhưng nếu người lao động có thể đáp ứng những điều kiện ấy chắc chắn có thể thăng tiến trong công việc. Dưới đây là một số cơ hội việc làm chuyên viên đối ngoại:

• Làm chuyên viên đối ngoại tại đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan hành chính Nhà nước.

• Làm việc tại các tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế.

• Làm việc tại doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp nước ngoài…

• Làm việc trong ngành truyền thông như làm phóng sự, biên tập viên…

• Làm giảng viên tại các cơ sở giáo dục có đào tạo về quan hệ đối ngoại, quan hệ quốc tế.

4.4. So sánh mức lương chuyên viên đối ngoại với các lĩnh vực khác

Mức lương chuyên viên đối ngoại được xếp vào nhóm trung bình trong lĩnh vực quan hệ quốc tế:

Đơn vị: VNĐ/tháng

5. Đánh giá thị trường việc làm và xu hướng trong tương lai

Quan hệ quốc tế là một trong những ngành được xem là ngành “hot” có nhiều triển vọng trong tương lai. Theo đánh giá của chuyên gia dự báo nguồn nhân lực, quan hệ quốc tế là ngành học rộng lớn, có tính chất liên ngành. Với xu thế phát triển hiện nay, quan hệ quốc tế là ngành dành cho những người nhiệt huyết, năng động, có nhiều triển vọng phát triển.

Rất nhiều chuyên gia cũng đánh giá rằng quan hệ quốc tế nói chung và chuyên viên đối ngoại nói riêng sẽ là xu thế việc làm tất yếu trong tương lai, giúp kiến tạo các mối quan hệ quốc tế tốt đẹp.

Việt Nam đang ngày càng phát triển và tích cực mở rộng quan hệ đối ngoại, tính đến nay là thành viên của nhiều tổ chức quốc tế như Liên Hợp Quốc, WTO, TPP… Điều này không những khẳng định vị trí và vai trò trên trường quốc tế mà còn mang đến cơ hội việc làm rộng mở ở nhiều ngành nghề, trong đó có quan hệ quốc tế.

Việc hợp tác, phát triển và đẩy mạnh mối quan hệ ngày càng trở nên quan trọng, do đó cần đội ngũ nhân sự ngành quan hệ quốc tế luôn phải năng động, tươi trẻ để bắt kịp xu thế của thị trường.

Những người có ý định trở thành chuyên viên đối ngoại hoàn toàn có thể yên tâm, bởi đây là một trong những nghề có nhiều triển vọng.

6. Xin việc làm chuyên viên đối ngoại có dễ không?

Dù vậy, để có thể trở thành một chuyên viên đối ngoại không hề dễ dàng. Là nghề có nhiều tiềm năng phát triển nhưng đồng thời cũng đòi hỏi và yêu cầu khắt khe hơn so với nhiều ngành nghề khác.

Muốn ứng tuyển vào ngành này, trước tiên cần phải có nền tảng kiến thức vững vàng, tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng đào tạo các chuyên ngành liên quan như quan hệ quốc tế, quan hệ công chúng, kinh tế đối ngoại, kinh doanh quốc tế hoặc truyền thông đa phương tiện. Ngoài ra còn cần đáp ứng các yêu cầu về kỹ năng khác như đã phân tích ở trên.

Nhìn về mặt bằng chung, số việc làm chuyên viên đối ngoại không quá nhiều, bởi vậy mà các yêu cầu cũng sẽ khắt khe hơn. Do đó nếu không đáp ứng được thì để xin việc làm trở thành chuyên viên đối ngoại sẽ rất khó khăn. Ngược lại nếu ngay từ đầu đã xác định mục tiêu, bỏ thời gian khổ luyện để đáp ứng các yêu cầu của ngành nghề thì cơ hội nghề nghiệp cũng sẽ không quá khó khăn. Bạn có thể tham khảo website của job3s.vn để tìm kiếm và tham khảo các công việc về chuyên viên đối ngoại. Đây là nền tảng tuyển dụng và tìm kiếm việc làm tích hợp hơn 20 loại AI giúp tự động kết nối ứng viên với nhà tuyển dụng phụ hợp, giúp người lao động dễ dàng tìm được công việc uy tín và chất lượng.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư ngỏ xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc chuẩn

>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

Biết được làm chuyên viên đối ngoại là gì sẽ giúp bạn xác định được hướng đi cho tương lai. Đây là nghề đặc thù, có nhiều yêu cầu khắt khe đối với người lao động. Bởi vậy nếu có đam mê và mong muốn làm việc trong ngành này, cần có sự chuẩn bị từ sớm để có thể đáp ứng yêu cầu của thị trường tuyển dụng