Thư từ chối phỏng vấn khéo léo không gây mất lòng nhà tuyển dụng

1. Một số trường hợp nên viết thư chối phỏng vấn

Mỗi cá nhân sẽ có những tiêu chí, kỳ vọng và tiêu chuẩn khác nhau cho bước đường sự nghiệp của mình. Việc bạn từ chối phỏng vấn không có ý gì xấu nhưng cách từ chối khéo léo và tế nhị sẽ không làm ảnh hưởng tới hình ảnh cá nhân cũng như các cơ hội làm việc trong tương lai sau này. Vậy khi nào thì nên viết thư từ chối phỏng vấn?

Thông thường ứng viên sẽ mang trong mình tâm trí ngại ngùng khi từ chối phỏng vấn vì chính họ là người đã nộp CV ứng tuyển. Tuy nhiên có thể nhắc đến một vài lý do khiến bạn từ chối phỏng vấn như sau:

• Bạn đã nhận được việc làm tại một doanh nghiệp khác với nhiều lợi thế khác cạnh tranh hơn.

• Công ty đang làm việc hiện tại có sự thay đổi về chính sách và quy chế công ty nên bạn quyết định tiếp tục làm việc tại đó

• Trong quá trình tìm hiểu về doanh nghiệp ứng tuyển bạn nhận thấy những kỳ vọng của bản thân không được đáp ứng tốt: môi trường làm việc tại doanh nghiệp, chính sách đãi ngộ và quy chế công ty…

• Vì lý do cá nhân mà bạn thay đổi quyết định về nghề nghiệp của bản thân

• Bạn nhận thấy vị trí làm việc bạn đang ứng tuyển có mức yêu cầu quá cao, hoặc cũng có thể là quá thấp so với năng lực của bản thân ở thời điểm hiện tại

• Một số lý do khác không thể bỏ qua như: địa điểm làm việc quá xa chỗ ở, nhiều tin đồn tiêu cực về doanh nghiệp…

Và cho dù mọi nguyên nhân xuất phát từ yếu tố nào thì nhất định bạn cần từ chối một cách lịch sự với ban tuyển dụng. Việc nhận lời và không đến tham gia phỏng vấn sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch tuyển dụng của công ty cũng như làm mất cơ hội của những ứng viên khác cũng tham gia ứng tuyển.

2. Cách từ chối phỏng vấn tinh tế và lịch sự dành cho ứng viên

Việc từ chối phỏng vấn một cách lịch sự chính là phương thức bày tỏ tác phong làm việc chuyên nghiệp cũng như sự tôn trọng của bạn dành cho phía ban tuyển dụng. Ngay dưới đây chính là những tip mà ứng viên cần lưu ý để không gây mất thiện cảm hay hụt hẫng dành cho ban tuyển dụng.

2.1. Từ chối phỏng vấn qua điện thoại

Thông thường khi nhà tuyển dụng gửi bản mô tả công việc hoặc gọi điện mời tham gia phỏng vấn thì sẽ sử dụng số điện thoại liên hệ của ban tuyển dụng. Nếu bạn đã có dự định khác thì có thể từ chối trực tiếp ngay lúc đó, hoặc có thể xin thêm thời gian suy nghĩ và phản hồi một cách sớm nhất qua số điện thoại vừa liên hệ. Tuy nhiên để từ chối một cách khéo léo và lịch sự nhất thì những lưu ý cần có bao gồm:

• Luôn giữ phản ứng tích cực khi tiếp nhận điện thoại từ ban phỏng vấn:

Khi nhận được CV ứng tuyển của bạn, nếu ban tuyển dụng đánh giá sơ khảo và cảm thấy bạn là ứng viên phù hợp thì sẽ liên hệ trực tiếp với bạn qua số điện thoại cá nhân của bạn.

Bắt đầu cuộc gọi thì nhà tuyển dụng sẽ gửi lời chào và xác nhận bạn có phải là ứng viên đã gửi CV hay không, bạn đã tìm được công việc phù hợp hay đã làm việc tại đâu chưa. Ngay lúc này bạn nên tiếp nhận cuộc gọi với tâm thế thoải mái nhất, thể hiện sự tích cực và vui vẻ của bản thân.

• Kiên nhẫn lắng nghe ban tuyển dụng:

Sau khi ban tuyển dụng xác nhận bạn chưa tìm được công việc phù hợp thì sẽ giới thiệu về doanh nghiệp, vị trí đang ứng tuyển và đưa ra lời mời bạn tham gia buổi phỏng vấn sắp tới. Cho dù ứng viên không còn hứng thú với vị trí công việc tại doanh nghiệp đó nữa cũng nên dành sự tôn trọng bằng cách chú ý lắng nghe. Đây có thể nói là phép lịch sự tối thiểu mà ứng viên nào cũng cần có.

• Không từ chối ngay lập tức qua điện thoại (trừ trường hợp bạn đã có dự định cho vị trí ứng tuyển tại doanh nghiệp khác):

Nếu như trong trường hợp bạn không còn cảm thấy hứng thú với vị trí ứng tuyển, hoặc tìm được một công việc khác phù hợp hơn thì mới từ chối qua điện thoại. Còn không thì ứng viên không nên từ chối thẳng thừng qua điện thoại vì như thế sẽ khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng.

Nên từ chối một cách khéo léo để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Ví dụ ứng viên có thể trình bày theo mẫu câu dưới đây:

“Dạ em rất cảm ơn Anh/Chị/ Quý công ty đã liên hệ lại với em ạ. Nhưng gần đây em cũng mới nhận được một vị trí công việc phù hợp với dự định của bản thân, nên rất tiếc không thể hợp tác với công ty mình. Mong rằng công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp ạ.”

Nếu như ứng viên chưa có điều gì quá chắc chắn thì có thể gợi ý nhà tuyển dụng gửi thông tin chi tiết qua email để có thời gian như:

“Dạ vâng em rất cảm ơn Anh/Chị/ Quý công ty đã liên hệ lại em. Anh/Chị có thể gửi lại thông tin chi tiết qua email giúp em với được không ạ? Em sẽ phản hồi lại nhanh nhất có thể ạ.”

Đừng quên trong bất kỳ trường hợp nào cũng nên dành lời cảm ơn chân thành đến ban tuyển dụng. Với sự thân thiện và nhiệt tình như vậy từ ứng viên, ban tuyển dụng sẽ không dành những đánh giá tiêu cực về bạn cũng như không thể nào “bắt lỗi” và mở ra nhiều cơ hội làm việc cho bạn trong tương lai. Đây cũng là một trong những cách từ chối phỏng vấn mà ứng viên nên lưu ý.

2.2. Thư từ chối phỏng vấn qua email

Email từ chối phỏng vấn là một trong những cách từ chối khéo léo và lịch sự được nhiều ứng viên lựa chọn. Khi đó bạn sẽ có thêm thời gian để suy nghĩ về những dự định của bản thân trong tương lai, cũng như có thời gian cân nhắc về câu từ sử dụng trong email sao cho hợp lý nhất. Những gì bạn cần tập trung để trình bày trong thư từ chối phỏng vấn bao gồm:

• Phản hồi thư từ chối phỏng vấn qua địa chỉ email của nhà tuyển dụng đã gửi trước đó:

Ban tuyển dụng sẽ gửi email xác nhận phỏng vấn đến cho ứng viên bằng email của ban tuyển dụng công ty. Lưu ý gửi đúng địa chỉ email để nhà tuyển dụng có thể nhận được thông tin từ ứng viên một cách chính xác và nhanh chóng nhất.

• Tuân thủ cấu trúc viết email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp:

Việc viết một email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp cần tuân thủ theo cấu trúc email đó bao gồm: tiêu đề thư, nội dung thư, phần kết,.... để email đó không bị đánh giá vào mục spam hoặc thư rác.

Bên cạnh đó việc viết một email chuyên nghiệp sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi đến thông tin ứng viên, cũng như người từ chối phỏng vấn ấy là ai. Một điều lưu ý chính là định dạng các đoạn nội dung trong thư để dễ theo dõi, mang lại tổng thể dễ nhìn.

• Mở đầu thư từ chối phỏng vấn bằng lời cảm ơn:

Dù trong trường hợp bạn ứng viên không tới phỏng vấn cũng nên dành cho ban tuyển dụng lời cảm ơn. Lời mở đầu không nên từ chối thẳng thừng mà thay vào đó là một lời cảm ơn chân thành như: “cảm ơn ban tuyển dụng đã trao cơ hội phỏng vấn/ cảm ơn ban phỏng vấn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em và trao em cơ hội phỏng vấn”.

• Trình bày lý do của bản thân tại sao không tham gia phỏng vấn

Việc bạn mang đến một lý do không thể tham gia phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng có thông tin minh bạch hơn về ứng viên, sẽ không đợi phản hồi từ bạn hoặc gọi điện hỏi nguyên nhân từ chối.

Các lý do bạn đề cập tới trong thư từ chối phỏng vấn không nên quá chi tiết ví dụ như: lương thấp, công ty khác có mức lương cao hơn, công ty có tai tiếng không tốt trước đó,...

• Thể hiện sự tiếc nuối vì không thể tham gia phỏng vấn:

Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp nên đề cập tới sự tiếc nuối của bản thân vì không thể tham gia buổi ứng tuyển đó. Điều này sẽ cho thấy bạn trân trọng công việc, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tốt hơn về bạn, từ đó cũng mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp mới trong tương lai.

• Sự mong được thông cảm từ phía ban tuyển dụng:

Mỗi khi sắp xếp một buổi phỏng vấn, ban tuyển dụng sẽ phải có sự cân nhắc và sắp xếp thời gian với từng ứng viên sao cho phù hợp. Do vậy nếu bạn không tham gia phỏng vấn sẽ khiến họ phải điều chỉnh lại kế hoạch ban đầu. Vì vậy hãy viết thêm trong thư từ chối phỏng vấn rằng bạn mong nhà tuyển dụng thông cảm về việc bạn không thể tham gia phỏng vấn.

• Thể hiện sự trân trọng công việc, muốn giữ mối quan hệ hợp tác trong tương lai:

Có thể sau này bạn sẽ trở thành ứng viên tiếp tục tham gia phỏng vấn doanh nghiệp tại một vị trí khác. Do đó, việc để lại ấn tượng không tốt từ những lần đầu tiên cũng phần nào đó ảnh hưởng tới bước đường công việc của bạn.

Xem thêm: Mẫu thư cảm ơn sau khi phỏng vấn để lại ấn tượng tốt

3. Những lưu ý quan trọng khi viết thư từ chối phỏng vấn

Nội dung phía trên chính là những phương thức từ chối phỏng vấn dành cho ứng viên. Tuy nhiên dù là từ chối hay đồng ý tham gia phỏng vấn thì ứng viên cũng nên lưu ý những điều sau:

• Phản hồi nhanh chóng về việc có tham gia hay không để ban tuyển dụng kịp thời sắp xếp:

Việc nhanh chóng phản hồi không đồng nghĩa với việc bạn lập tức từ chối ngay khi nhận được lời mời phỏng vấn từ ban tuyển dụng. Tuy nhiên trong thời gian ngay sau khi nhận được lời mời, bạn cần có sự cân nhắc giữa các lựa chọn của bản thân, và việc phản hồi đó cần được thực hiện trong tối đa 24h.

• Luôn luôn sử dụng ngôn ngữ lịch sự:

Trong bất kỳ trường hợp nào dù trao đổi trực tiếp qua điện thoại hay qua email, ứng viên nên chú trọng đến giọng nói và sự truyền đạt của bản thân. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự cũng như cách trình bày khéo léo sẽ nói lên sự chuyên nghiệp của bản thân ứng viên đó.

• Lưu ý không đề cập đến những lý do từ chối quá chi tiết:

Như nội dung bài viết đã chia sẻ phía trên, ứng viên nên lưu ý không đề cập đến những lý do từ chối quá chi tiết, ví dụ như: công ty B đưa ra cho em mức lương cao hơn, khoảng cách quá xa em không thể đi làm mỗi ngày,.... vì ngay sau đó nhà tuyển dụng có thể sẽ đưa ra câu hỏi ngược lại sao trước đó bạn lại nộp CV ứng tuyển, hay đó chỉ là việc rải CV đồng loạt.

• Duy trì mối quan hệ với ban tuyển dụng:

Việc từ chối phỏng vấn một cách lịch sự và khéo léo sẽ thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp, có tố chất làm việc tốt. Lúc đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao về bạn, và rất có thể bạn sẽ trở thành ứng viên của doanh nghiệp khi tham gia phỏng vấn trong tương lai ở một vị trí khác.

• Nếu cảm thấy không còn phù hợp với vị trí ứng tuyển đừng quá khúm núm:

Mỗi một ứng viên sẽ có cho mình nhiều sự cân nhắc và xem xét về cơ hội làm việc của bản thân. Và hiển nhiên khi có một công việc khác có mức offer tốt hơn, bạn hoàn toàn có thể từ chối công việc đã gửi CV trước đó.

Vì vậy hãy bày tỏ quan điểm cá nhân một cách rõ ràng, hãy cứ thẳng thắn từ chối và đừng có đưa ra những lời biện minh hay xin lỗi quá dài dòng.

4. Mẫu thư từ chối phỏng vấn qua email dành cho ứng viên

Để có thể viết thư từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp mà không gây “mất lòng” nhà tuyển dụng thì bạn có thể tham khảo mẫu email từ chối phỏng vấn ngay dưới đây.

4.1. Mẫu thư từ chối phỏng vấn 1

"Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên của ứng viên viết hoa

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Cảm ơn Quý công ty/Anh/Chị rất nhiều vì đã dành thời gian xem xét CV và trao cho tôi cơ hội đến tham dự cuộc phỏng vấn vào vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]. Tuy nhiên hiện tại tôi đã có những dự định công việc mới cho bản thân nên không thể tham gia buổi phỏng vấn của Quý công ty vào ngày …..

Chúc công ty ngày càng phát triển!

Mong rằng Qúy công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí ứng tuyển hiện tại.

Một lần nữa, cảm ơn anh/chị đã xem xét.

Trân trọng,

Tên của bạn:

Email cá nhân:

Số điện thoại".

4.2. Mẫu thư từ chối phỏng vấn 2

"Chủ đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn (Lưu ý viết hoa)

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Tên công ty] vào vị trí [tên chức danh công việc]. Trong khi chờ đợi phản hồi cho vị trí này, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một doanh nghiệp khác, vì vậy tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.

Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn anh/chị vì đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí này. Xin đừng ngần ngại liên lạc nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Trân trọng,

Tên của bạn

Email cá nhân

Số điện thoại".

4.3. Mẫu thư từ chối phỏng vấn 3

"Kính gửi: Mr/ Ms/ Mrs. [Tên nhà tuyển dụng] hoặc Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/ Công ty [tên công ty],

Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí ứng tuyển]. Tuy nhiên vì lý do cá nhân mà tôi đã có kế hoạch và dự định mới trong công việc ngay sau khi gửi CV ứng tuyển.

Tôi rất tiếc vì không thể tham gia buổi phỏng vấn của Qúy công ty vào thời gian …..

Tôi mong rằng quý chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã xem xét CV và đưa ra lời mời phỏng vấn cho tôi.

Trân trọng,

Tên của bạn

Email cá nhân

Số điện thoại".

Xem thêm: Cách Trả Lời Phỏng Vấn Khi Chưa Có Kinh Nghiệm "Ăn Điểm"

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc tiếng anh

>> Tìm hiểu thêm bài viết: đơn xin việc mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: tải mẫu đơn xin nghỉ việc

Trên đây chính là những mẫu thư từ chối phỏng vấn và những lưu ý quan trọng mà ứng viên cần lưu ý. Mỗi một cơ hội làm việc đều đáng trân trọng do vậy hãy thực sự cân nhắc. Hãy trở thành một ứng viên chuyên nghiệp và khéo léo khi từ chối phỏng vấn ở bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào mà bạn ứng tuyển.