Nguyên tắc 5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của 5W1H trong thực tế

1. 5W1H là gì?

5W1H là gì? Đây là mô hình giúp bạn có thể xác định được mục tiêu, kế hoạch và từng bước cụ thể cho mỗi ý tưởng, chiến dịch hay dự án nào đó. Nguyên tắc 5W1H được sử dụng phổ biến trong marketing, giúp các doanh nghiệp nhanh chóng lên kế hoạch thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra.

Dựa vào nguyên tắc này, các doanh nghiệp có thể biết cần phải làm gì; tại sao cần triển khai và triển khai như thế nào bằng cách trả lời các câu hỏi quan trọng.

2. Thành phần cấu thành 5W1H là gì?

Nguyên tắc 5W1H là một trong những công thức hữu ích đối với hoạt động marketing hay SEO marketing của một doanh nghiệp. Các thành phần trong công thức có ý nghĩa như sau:

2.1. What: Cái gì?

What (Cái gì) là cái cần được mô tả cụ thể như vấn đề, sản phẩm, mục đích của một chiến dịch, dự án. Khi đã tìm ra “what” thì chúng ta sẽ có được chủ thể cần quan tâm và triển khai những vấn đề liên quan đến nó.

Ví dụ cụ thể: Nếu doanh nghiệp đang cần chuẩn bị cho ra mắt sản phẩm mới thì “what” ở đây chính là sản phẩm đó là gì?

Trường hợp doanh nghiệp đang xây dựng kế hoạch marketing cho một sản phẩm thì bạn cần phải xác định được sản phẩm ở đây là gì? Đặc điểm, công dụng của sản phẩm? Cách thức hoạt động cùng ý nghĩa của nó đối với người dùng ra sao?

Để có thể tìm ra “what”, bạn cần phải trả lời những câu hỏi sau:

• Đó là cái gì? Vấn đề ở đây là gì?

• Bối cảnh ở đây là gì?

• Đặc điểm tính cách của sản phẩm là gì?

2.2. When: Khi nào?

When (khi nào) là thời gian thích hợp để bạn có thể thực hiện kế hoạch của mình.

Ví dụ cụ thể: Thời điểm để có thể ra mắt một sản phẩm, chiến dịch marketing nên được khởi động khi nào? Thời gian trong bao lâu? Tần suất như thế nào? Mốc thời gian cần chính xác, cụ thể và mang tính khả thi.

Để xác định được yếu tố “when”, bạn cần phải trả lời được một số vấn đề sau:

• Chiến dịch/dự án/kế hoạch mất bao lâu để thực hiện?

• Thời gian bắt đầu triển khai là khi nào?

• Cần mất bao nhiêu thời gian để có thể hoàn thành một giai đoạn của dự án?

• Vấn đề thường xảy ra khi nào, trong bao lâu?

2.3. Where: Ở đâu?

Where trong 5W1H là gì? Where (ở đâu) là yếu tố về địa điểm sẽ diễn ra chiến dịch/dự án hay là nơi mà đối tượng khách hàng mục tiêu đang sống, thị trường mà doanh nghiệp nhắm tới cho sản phẩm. Địa điểm ở đây cũng có thế là nơi phát sinh ra vấn đề cần giải quyết.

Để xác định địa điểm chính xác, bạn cần phải trả lời các câu hỏi như:

• Vấn đề này xảy ra ở đâu?

• Nguồn gốc của sản phẩm là gì?

• Đối tượng khách hàng mục tiêu ở vùng nào?

• Sự kiện được tổ chức ở địa điểm nào?

2.4. Why: Tại sao?

Why (tại sao) là giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề đang gặp phải hoặc động cơ đằng sau một kế hoạch được thực hiện hay một sản phẩm sẽ được cho ra mắt thị trường. Đây chính là yếu tố để xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch và đánh giá khách quan liệu nó có nên được thực hiện hay không.

Ví dụ cụ thể: Đối với sản phẩm, chúng ta cần làm rõ tại sao nó xứng đáng được ra mắt. Các câu hỏi thường gặp để bạn có thể tìm ra “why” là:

• Mục tiêu của chiến lược là gì?

• Tại sao lại sử dụng sản phẩm này?

• Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay bây giờ?

2.5. Who: Là ai?

Who (là ai) là tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch hay sản phẩm. Đó có thể là những người thực hiện, nhà đầu tư hay người sử dụng (khách hàng).

Các câu hỏi thường dùng để tìm ra “who”:

• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm?

• Ai là người tìm ra vấn đề?

• Nếu có vấn đề phát sinh thì cần liên hệ với ai?

• Khách hàng mục tiêu của sản phẩm này sẽ là ai?

2.6. How: Bằng cách nào?

How (Làm thế nào/bằng cách nào) là quyết định cách thức hay phương pháp để có thể triển khai dự án hay chiến dịch. Ở bước này, bạn cần xác định được phương pháp cùng các bước cụ thể để triển khai trong suốt quá trình diễn ra của dự án.

Một vài câu hỏi trả lời cho “How”:

• Phương pháp được sử dụng ở đây là gì?

• Dự án này sẽ tốn bao nhiêu tiền?

• Các phòng ban cần phối hợp với nhau như thế nào?

• Làm cách nào để khách hàng chú ý đến sản phẩm này?

3. Ưu điểm của nguyên tắc 5W1H là gì?

Ưu điểm của 5W1H là gì? Mô hình 5W1H trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay, bởi mô hình này mang đến nhiều ưu điểm như sau:

• Đơn giản, dễ hiểu: Mọi người đều có thể hiểu và áp dụng linh hoạt bằng cách trả lời 6 câu hỏi mà không cần phải qua một lớp học chuyên sâu nào.

• Giải quyết vấn đề có hệ thống: 5W1H là phương pháp phổ biến với các câu hỏi được sắp xếp một cách logic giúp chúng ta có thể tìm ra hướng triển khai cho mình nhanh chóng.

• Đa năng: Nguyên tắc 5W1H có thể được áp dụng và sử dụng để giải quyết bất kỳ loại vấn đề nào. Bởi các câu hỏi có thể được điều chỉnh linh hoạt theo từng tình huống và lĩnh vực khác nhau.

• Bao quát: Giúp giải quyết những vấn đề mà chúng ta gặp phải. Khi xem xét các vấn đề 360 độ, người ta có thể xây dựng lộ trình phát triển học tập, kinh doanh, đàm phán hiệu quả,...

4. Ứng dụng mô hình 5W1H trong thực tế

Ứng dụng của 5W1H là gì trong thực tế? Sau khi đã hiểu rõ được khái niệm và các thành phần cấu thành nên 5W1H thì cùng tham khảo một số ứng dụng mô hình 5W1H trong thực tế. Đây là mô hình 5W1H được ứng dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực và vấn đề khác nhau. Cụ thể:

4.1. Ứng dụng mô hình 5W1H trong marketing

Mô hình 5W1H trong marketing đã và đang được sử dụng rất phổ biến. Dựa vào mô hình này, bạn có thể nhìn nhận được vấn đề của mình một cách toàn diện nhất. Đặt cụ thể trong bối cảnh một doanh nghiệp đang muốn cho ra mắt một sản phẩm mới, mô hình 5W1H sẽ được áp dụng như sau:

• What: Sản phẩm của bạn là gì? Công dụng của sản phẩm như thế nào?

• When: Thời điểm nào thích hợp để có thể bắt đầu quảng cáo sản phẩm mới? Khi nào khách muốn mua sản phẩm của bạn nhiều nhất?

• Where: Sản phẩm này sẽ được bán nhiều ở khu vực nào? Bạn muốn tiếp cận khách hàng trên những kênh nào? Cách triển khai như thế nào?

• Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng sản phẩm này của bạn? Sự khác biệt giữa sản phẩm của bạn so với sản phẩm của các đối thủ khác như thế nào?

• Who: Khách hàng tiềm năng mua sản phẩm của bạn là ai?

• How: Tiến hành quảng cáo sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng, cách thực hiện ra sao? Phương tiện dùng để triển khai chiến dịch quảng bá thế nào?

4.2. Ứng dụng mô hình 5W1H là gì trong kinh doanh

• What: Bạn cần xác định mình muốn bán sản phẩm gì? Ở ngành nào?

• When: Khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu kinh doanh? Khi nào triển khai các chương trình khuyến mãi?

• Where: Sản phẩm đến từ đâu? Khách hàng có thể mua sản phẩm thuận tiện nhất ở đâu?

• Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn?

• Who: Xác định khách hàng tiềm năng?

• How: Làm thế nào để mua được sản phẩm? Ở bước này, bạn phải lên kế hoạch chi tiết về cách sản phẩm sẽ đến tay người tiêu dùng.

4.3. Áp dụng 5W1H trong proposal, lập kế hoạch

• What: Dự án là gì? Các mục tiêu là gì?

• When: Khi nào sẽ bắt đầu dự án? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?

• Where: Dự án sẽ diễn ra ở đâu?

• Why: Tại sao dự án lại bắt đầu? Các lý do là gì? Mục tiêu là gì?

• Who: Khách hàng tiềm năng là ai? Người dùng là ai? Các thành viên của đội là ai?

• How: Các phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được đưa ra để tạo ra dự án? Bạn sẽ tiến bộ bằng phương tiện nào?

4.4. Ứng dụng 5W1H là gì trong học tập

Để học sinh hiểu sâu hơn bài học, các thầy cô có thể áp dụng mô hình 5W1H trong quá trình giảng dạy. Hãy thử áp dụng bộ câu hỏi 5W1H trong học tập là:

• What: Bài học này sẽ nói về cái gì?

• When: Khi nào bài học bắt đầu?

• Where: Dạy học nơi nào? Bài học bao gồm những gì?

• Why: Vấn đề nằm trong lĩnh vực gì?

• Who: Đối tượng dạy học là ai? Ứng dụng thực tế của bài học là gì?

• How: Triển khai bài giảng như thế nào? Bạn có thể rút ra gì từ bài học?

4.5. Ứng dụng 5W1H trong thuyết trình

Để tăng chất lượng trong các cuộc họp thì bạn cần được chuẩn bị, có mục tiêu, chương trình nghị sự và được tổ chức. Nếu chúng không được sắp xếp chính xác, cuộc họp có thể nhanh chóng lạc hướng, trở nên tốn thời gian và hoàn toàn không hiệu quả.

Một số câu hỏi để bạn có thể xây dựng một bài thuyết trình thành công là:

• Phần chính của bài thuyết trình là gì?

• Thứ tự trình bày các phần như thế nào?

• Nội dung quan trọng nhất là gì?

• Tại sao cần phải truyền đạt những điều này đến với khán giả?

• Nhóm đối tượng của bài thuyết trình là ai?

• Bạn sẽ tương tác với khán giả của mình như thế nào?

Như vậy, qua các thông tin trên, bạn đã có thể nắm rõ được nguyên tắc 5W1H là gì. Đây là mô hình và phương pháp tư duy rất hữu ích có thể áp dụng cho nhiều hoạt động, không chỉ dùng cho công việc mà có thể áp dụng trong kinh doanh, học tập hay thuyết trình. Hy vọng rằng với các thông tin chi tiết mà job3s cung cấp trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc lên chiến dịch, dự án hay kế hoạch của mình.

Xem thêm:

• Mô Tả Công Việc Marketing Chi Tiết Cho Từng Vị Trí Hiện Nay

• Chức Năng Quản Trị Là Gì? 7 Điều Cần Lưu Ý Cần Nhớ Khi Áp Dụng Chức Năng Quản Trị Trong Doanh Nghiệp