Hướng dẫn cách làm nhân viên phục vụ cafe chuyên nghiệp cho người mới vào nghề

1. Quy trình phục vụ quán cafe

Muốn trở thành nhân viên phục vụ quán cafe, cần phải hiểu rõ quy trình phục vụ tại đó. Đây là quy trình cơ bản mà hầu hết các quán cafe hiện nay đều tuân theo:

• Tiếp đón khách hàng và sắp xếp chỗ ngồi cho phù hợp.

• Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm của quán.

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và tư vấn chọn món, phục vụ đồ uống và các món ăn khác (nếu có).

• Hỗ trợ khách hàng khi cần.

2. Công việc của nhân viên phục vụ quán cafe

Nhìn vào quy trình phục vụ nhiều người sẽ nghĩ rằng công việc rất đơn giản, thế nhưng trên thực tế những nhiệm vụ mà một nhân viên phải đảm nhiệm là rất nhiều.

Công việc của nhân viên phục vụ quán cafe được tiến hành xuyên suốt từ thời điểm bắt đầu vào ca cho đến khi ca làm việc kết thúc. Trong mỗi giai đoạn, họ sẽ thực hiện các công việc như sau:

2.1. Vào ca

Khi tìm hiểu về cách làm nhân viên phục vụ cafe, nhiều người thường bỏ qua giai đoạn này. Tuy nhiên ở giai đoạn này nhân viên thực hiện một số công việc như sau:

• Chấm công để xác nhận thời gian bắt đầu ca làm của mình.

• Kiểm tra, chấn chỉnh lại trang phục/đồng phục, đầu tóc, chân tay… để đảm bảo sự lịch sự, gọn gàng và sạch sẽ hết mức có thể.

• Lấy lại tinh thần để có một ca làm việc hiệu quả.

2.2. Chuẩn bị đầu giờ

Như đã phân tích, ngay từ thời điểm giao ca, công việc của nhân viên phục vụ đã bắt đầu, đặc biệt là ở các giai đoạn đầu. Nhân viên phục vụ sẽ thực hiện các công việc như:

• Dọn dẹp lại cả quán cafe gồm khu vực bàn ghế, khu vực bếp, khu vực pha chế… để đảm bảo cửa hàng trông sạch sẽ và gọn gàng.

• Kiểm tra và sắp xếp lại các vật dụng về đúng chỗ quy định.

• Bổ sung thêm các loại hàng hóa, sản phẩm còn thiếu/đã hết.

• Thực hiện các công việc khác theo sự yêu cầu của cấp trên (nếu có).

Các bước này sẽ đảm bảo cho quán luôn được chỉn chu, sạch sẽ, tạo ra ấn tượng tốt cho khách hàng ngay từ khi trải nghiệm dịch vụ.

2.3. Phục vụ khách hàng trong quá trình làm việc

Đây là nhiệm vụ chính và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện khi tìm hiểu về cách làm nhân viên phục vụ cafe. Quá trình phục vụ cũng được tiến hành bởi rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:

Tiếp đón khách hàng

Đây là công việc đầu tiên mà khách hàng cần thực hiện trong quy trình phục vụ, khi khách hàng tới quán, nhân viên phục vụ có trách nhiệm mở cửa, chào hỏi cũng như hướng dẫn/sắp xếp vị trí phù hợp cho khách hàng.

Trong quá trình tiếp đón cần chú ý giữ thái độ niềm nở, hòa nhã để khách hàng cảm thấy thân thiện, gần gũi. Ngoài ra cũng cần tránh để khách phải đứng hoặc đợi quá lâu, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của quán.

Giới thiệu menu và nhận order từ khách

Bước tiếp theo trong cách làm nhân viên phục vụ cafe là tư vấn về món ăn/đồ uống sau đó tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng. Hiện nay tùy vào từng quán cafe mà hình thức giới thiệu này sẽ có những điểm khác nhau, có những quán vẫn sử dụng hình thức order truyền thống là ghi ra giấy, sổ hoặc bảng…

Tuy nhiên nhờ sự thay đổi của công nghệ khiến cho hoạt động này được giảm đáng kể, trong đó việc order, thực đơn thường được tích hợp ngay vào mã QR hoặc lưu trong hệ thống.

Tương tự như như vậy việc tiếp nhận thông tin cũng có thể được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm. Tùy vào tình hình thực tế ở từng quán mà nhân viên phục vụ sẽ có những hướng dẫn nhất định để hỗ trợ cho khách hàng.

Phục vụ đồ uống cho khách hàng

Sau khi nhận order từ khách hàng, nhân viên phục vụ chuyển lại lời nhắn đó cho bộ phận pha chế và mang lại bàn cho khách khi đồ uống/món ăn đó đã hoàn thành. Trong một số trường hợp quán quy mô nhỏ, nhân viên phục vụ có thể đồng thời là nhân viên pha chế.

Ngoài ra đối với các mô hình kinh doanh cafe tự phục vụ, khách hàng sẽ là người chủ động trong việc lấy đồ khi đã được chuẩn bị xong, đồng thời cũng tự thanh toán hóa đơn.

Đảm bảo giữ gìn vệ sinh

Trong quá trình phục vụ khách hàng, nhân viên cũng cần đảm bảo vệ sinh quán luôn được sạch sẽ, gọn gàng, chủ động kê lại bàn ghế sau khi khách đã đứng dậy và vứt bỏ các vỏ hộp, rác thải bị bỏ lại trên bàn.

Phối hợp với các bộ phận khác

Muốn học cách làm nhân viên phục vụ cafe đúng chuẩn, bạn phải có tinh thần cầu thị và hợp tác với các bộ phận khác. Bởi nhân viên phục vụ đồng thời cũng là người trực tiếp làm việc với các bộ phận khác như pha chế, phòng bếp hay thu ngân. Ngoài làm tốt các nhiệm vụ của mình, nhân viên phục vụ đồng thời cũng cần phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để quá trình làm việc diễn ra trơn tru.

Xem thêm: Top 30 câu hỏi phỏng vấn lễ tân khách sạn hỏi nhiều nhất

2.4. Cuối ca làm việc

Công việc của một nhân viên phục vụ sẽ chính thức kết thúc vào cuối ca làm việc khi họ thực hiện các việc sau và bàn giao cho nhân viên của ca tiếp theo, cụ thể:

• Dọn dẹp lại các khu vực trong quán và khu vực bếp.

• Kiểm tra, kiểm kê lại số lượng của các công cụ, thiết bị, máy móc làm việc

• Bàn giao công việc cho ca tiếp theo

3. Cách làm nhân viên phục vụ cafe chuyên nghiệp cho người mới

Nhìn vào số lượng công việc thực hiện, nhiều người cho rằng rất dễ để có thể trở thành nhân viên phục vụ. Trên thực tế việc trở thành nhân viên không hề khó, các đầu công việc cũng rõ ràng nhưng cách làm nhân viên phục vụ cafe sao cho hiệu quả, năng suất thì không phải ai cũng có thể làm được.

Dưới đây là một số cách làm nhân viên phục cafe cho người mới bắt đầu:

3.1. Trang phục lịch sự, gọn gàng

Nhân viên phục vụ quán cafe được xem là bộ mặt của cửa hàng, bởi vậy ngoại hình và trang phục đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các yêu cầu về trang phục đối với một nhân viên phục vụ có thể kể đến như:

• Lựa chọn quần áo, phục trang gọn gàng, lịch sự.

• Luôn tuân thủ quy định về đồng phục của cửa hàng (nếu có).

• Sử dụng giày để tiện di chuyển và thể hiện sự chỉn chu, lịch sự.

• Cột hoặc búi tóc gọn gàng đối với nữ và cắt ngắn đối với nam, vừa thuận tiện cho quá trình làm việc vừa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

• Cắt ngắn móng tay, giữ vệ sinh sạch sẽ để không làm ảnh hưởng đến vệ sinh an toàn thực phẩm.

• Khuyến khích trang điểm nhưng nên giữ ở mức nhẹ nhàng, không được quá lòe loẹt

3.2. Hành động nhanh nhẹn, dứt khoát

Khi học cách làm nhân viên phục vụ cafe đúng chuẩn, cần chú ý rèn luyện tác phong nhanh nhẹn, dứt khoát và tự tin trong công việc. Điều này sẽ giúp cho họ đảm bảo bao quát hết toàn bộ công việc trong cửa hàng, đặc biệt là những lúc đông khách.

Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc có thể làm qua loa, đại khái, nhân viên phục vụ vẫn cần đảm bảo sự cẩn thận, chỉn chu, tránh gây thiệt hại cho quán.

3.3. Tận tình chăm sóc khách hàng

Để tạo ra sự khác biệt và gây ấn tượng cho khách hàng, ngoài chất lượng sản phẩm còn cần chú ý đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Chính sự tận tình, hết lòng của nhân viên phục vụ sẽ khiến cho khách hàng ghi nhớ và tăng cơ hội họ quay trở lại lần thứ hai.

Một số lưu ý về cách làm nhân viên phục vụ cafe đúng chuẩn giúp cho bạn ghi điểm trong mắt của khách hàng là:

• Không để cho khách hàng phải đợi quá lâu.

• Theo dõi order và yêu cầu của khách hàng để đẩy nhanh tiến độ phục vụ.

• Luôn sẵn sàng hỗ trợ khi khách hàng cần.

• Ghi nhớ tên, thói quen hoặc các đặc điểm của những khách hàng thân quen.

3.4. Thái độ làm việc chuyên nghiệp, lịch sự

Để đảm bảo sự chuyên nghiệp trong công việc, nhân viên của quán cafe phải luôn giữ được sự bình tĩnh, lịch sự trong mọi trường hợp.

Việc gặp phải các khách hàng khó tính dẫn đến sự cáu gắt, phàn nàn là điều không thể tránh khỏi. Trong những trường hợp ấy, tuyệt đối không đôi co lại mà nên giữ sự bình tĩnh. Với các trường hợp không thể tự xử lý có thể nhờ quản lý hay chủ cửa hàng hỗ trợ.

3.5. Rèn luyện trí nhớ

Dù hiện nay việc tích hợp menu điện tử ở các quán cafe ngày càng phổ biến nhưng ghi nhớ, học thuộc menu của quán vẫn là sự lựa chọn của nhiều người.

Bởi việc ghi nhớ menu của quán sẽ giúp cho nhân viên chủ động hơn trong quá trình tư vấn cho khách hàng, mang lại cảm giác đáng tin cậy, đồng thời cũng là cách làm nhân viên phục vụ quán cafe ghi điểm trong mắt quản lý và cả khách hàng. Rèn luyện trí nhớ còn giúp ích rất lớn trong việc ghi nhớ các yêu cầu của khách hàng, tránh được nhầm lẫn trong quá trình phục vụ

3.6. Học thêm về công nghệ

Đối tượng chủ yếu ở quán cafe hiện nay đa phần đều là sinh viên, những người đi làm nên hầu hết các quán hiện nay đều được thiết kế theo mô hình hiện đại, mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Số lượng thiết bị điện tử được trang bị và sử dụng trong quán là rất nhiều như máy pha cafe, máy bán hàng, phần mềm quản lý thông tin bán hàng, phần mềm bán hàng, điều hòa, wifi…

Bởi vậy để học cách làm nhân viên phục vụ cafe đúng chuẩn cũng cần nắm bắt, học thêm về công nghệ để có thể sử dụng quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

4. Kỹ năng cần có của nhân viên phục vụ quán cà phê

Ngoài các cách làm nhân viên phục vụ cafe hiệu quả như đã phân tích ở trên, để có thể nâng cao chất lượng phục vụ và nhận được sự đánh giá cao từ phía khách hàng cũng như quản lý, nhân viên phục vụ cafe còn cần trang bị thêm một số kỹ năng hữu ích khác.

4.1. Kỹ năng giao tiếp

Việc làm trong nghề dịch vụ nói chung và quán cafe nói riêng đòi hỏi ở nhân viên khả năng giao tiếp tốt, bởi hàng ngày họ phải tiếp xúc với rất nhiều người, thậm chí là bên trung gian trao đổi chính, kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Do đó, hầu hết các quán cafe trên thị trường hiện nay đều yêu cầu nhân viên của mình có khả năng giao tiếp tốt. Khả năng này được thể hiện thông qua nhiều yếu tố từ cử chỉ, giọng điệu và quy cách phục vụ… Để kỹ năng này thành thạo và phát triển, không có cách nào khác là phải luyện tập thường xuyên.

Xem thêm: 85 mẫu câu tiếng Anh cho nhân viên phục vụ thông dụng nhất

4.2. Kỹ năng quan sát

Bí quyết mà nhiều chủ cửa hàng chia sẻ khi đào tạo về cách làm nhân viên phục vụ đúng chuẩn là luôn nhắc nhở nhân viên của mình phải chú ý quan sát, có con mắt tinh tường để có thể dễ dàng theo dõi các vấn đề phát sinh trong cửa hàng để kịp thời xử lý, tránh những rủi ro không đó có.

Kỹ năng này cũng sẽ giúp cho nhân viên có thể quan sát khách hàng để biết họ cần gì và hỗ trợ, điều này sẽ tạo cho khách hàng cảm giác được chủ động quan tâm, từ đó hình ảnh của cửa hàng trở nên tốt đẹp hơn.

4.3. Kỹ năng xử lý tình huống

Nhân viên phục vụ cần có khả năng xử lý tình huống để có thể sẵn sàng bình tĩnh, giải quyết các vấn đề có thể xảy ra, bởi mỗi ngày phải đối mặt với rất nhiều người và tình huống.

Nhân viên phục vụ luôn phải giữ tâm trạng bình tĩnh để có thể khéo léo xoay chuyển tình thế mà không làm ảnh hưởng đến danh tiếng của cửa hàng.

4.4. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

Nhân viên phục vụ là người luôn phải giữ thái độ hòa nhã, lịch sự và cư xử đúng mực trong hầu hết các trường hợp. Đây là kỹ năng không phải chỉ trong ngành phục vụ mà bất cứ ở ngành nghề nào cũng cần phải trau dồi. Kỹ năng này cũng sẽ tạo ra khuôn khổ giúp cho người nhân viên không đánh mất bình tĩnh, luôn tự chủ và cư xử đúng mực.

4.5. Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng

Với những ngành dịch vụ, tâm lý khách hàng đóng vai trò quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Nếu nắm bắt được tâm lý của khách hàng, nhân viên phục vụ có thể làm hài lòng khách hàng ngay từ những việc nhỏ nhất.

Khi hiểu được điều này, quán cafe và cả nhân viên phục vụ sẽ có các định hướng phù hợp để phát triển chất lượng dịch vụ tốt hơn, từ đó góp phần nâng cao thu nhập.

5. Sai lầm thường gặp khi học cách làm nhân viên phục vụ cafe

Rất nhiều người nghĩ rằng học cách làm nhân viên phục vụ cafe đơn giản nên chủ quan. Thế nhưng chính vì suy nghĩ ấy mà nhiều người lơ đễnh, không tập trung, dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải khi trong quá trình học cách làm nhân viên phục vụ cafe, cụ thể:

5.1. Không chú trọng đến vẻ bề ngoài

Như đã phân tích ở trên, vẻ ngoài đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với ngành dịch vụ, trong đó có kinh doanh quán cafe và nhà hàng.

Rất nhiều nhân viên trẻ khi đi làm thường cho rằng những điều này không quan trọng, không chú trọng về các quy định liên quan đến đồng phục. Tuy nhiên các nhà quản lý đã khuyến cáo rằng cần phải có quy tắc cụ thể để đảm bảo hình ảnh của quán luôn chỉn chu, chuyên nghiệp.

5.2. Không tập trung trong giờ làm việc

Mức độ bận rộn ở quán cafe thường không đồng đều, có những giai đoạn quán có rất nhiều khách hàng nhưng cũng có những thời điểm trong ngày vắng hoặc thậm chí không có khách.

Khi đó, nhiều nhân viên thường có thói quen sử dụng điện thoại hoặc nói chuyện trong giờ để giết thời gian, thậm chí có những trường hợp nói cười quá to dẫn đến ảnh hưởng đến khách hàng trong quán.

Đây được xem là điều vô cùng tối kỵ ở các cửa hàng như cửa hàng cafe. Nó vừa thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong công việc, khách hàng có thể đánh giá về nhân viên ở đây thiếu tập trung trong công việc, có thể khiến nhân viên bị kỷ luật.

Hiện nay có rất nhiều cơ sở kinh doanh hiểu được những ảnh hưởng tiêu cực của những nội dung này đối với cửa hàng, từ đó ngày từ quá trình đào tạo cách làm nhân viên phục vụ cafe đã đặt ra các chính sách để khắc phục như:

• Hạn chế hoặc thậm chí cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc.

• Không cho phép nhân viên làm việc riêng, nói chuyện riêng trong giờ gây ảnh hưởng đến công việc.

• Không gây ảnh hưởng đến người khác và làm giảm sự riêng tư của người khác.

Trong giờ làm nếu quán vắng khách, nhân viên phục vụ có thể tận dụng khoảng thời gian rảnh để làm các công việc khác như dọn dẹp vệ sinh, sắp xếp lại không gian làm việc.

5.3. Sử dụng ngôn từ thiếu lịch sự

Đây là vấn đề mà nhiều nhân viên phục trong quán cafe, đặc biệt là những người trẻ. Hàng ngày phải đối mặt với rất nhiều tình huống khiến cho những nhân viên phục vụ trẻ tuổi, khó bình tĩnh và có thể phát sinh tranh chấp đối với người khác. Khi đã mất bình tĩnh thì việc kiểm soát về mặt ngôn từ và hành vi ít nhiều bị ảnh hưởng.

Bởi vậy mà để hạn chế những tình huống này xảy ra, các cửa hàng hiện nay đều có quy định về văn hóa và chuẩn mực giao tiếp để đội ngũ cán bộ, nhân viên ở đó tuân theo, tránh các tình huống đáng tiếc có thể xảy ra.

5.4. Không nhiệt tình trong công việc

Nhân viên phục vụ quán cafe đa phần đều là những người ở độ tuổi còn rất trẻ, thậm chí là sinh viên làm partime để kiếm thêm thu nhập trang trải cuộc sống. Bởi vậy mà nhiều người thường có suy nghĩ coi đây là công việc tạm thời nên không hết mình trong công việc, đi làm chỉ qua loa với thái độ ủ dột, thiếu sức sống.

Không chỉ có vậy, giai đoạn quán cafe sắp đóng cửa vào cuối ngày cũng là lúc mà tinh thần của nhiều nhân viên đi xuống, không còn sự nhiệt tình tiếp đón khách hàng, thậm chí còn có thái độ vội vã, có những lời nói gián tiếp mang ý “đuổi khéo” khách hàng.

Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của quán cafe trong lòng khách hàng, họ sẽ đánh giá về thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp của nhân viên. Với những quán cafe có sử dụng các app đánh giá, gọi đồ, có thể sẽ nhận về những phản hồi xấu gây ảnh hưởng không tốt.

Các đánh giá này nếu để người quản lý biết được sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên phục vụ, có thể làm tiền thưởng, thậm chí giảm cả tiền lương.

Cho dù làm việc ở bất cứ công việc nào với bất cứ vị trí nào, cũng luôn cần rèn luyện sự chỉn chu, hết mình, như vậy mới có khả năng tiến bộ và được đánh giá cao.

5.5. Không có kiến thức về thực đơn và đồ uống của quán

Như đã phân tích thì nhân viên phục vụ là người thường xuyên phục vụ cho khách hàng, do đó phải nắm rõ thông tin về thành phần của từng loại đồ uống cũng như các món ăn đi kèm. Thế nhưng có rất nhiều nhân viên không thuộc hết các thông tin này, không thể hỗ trợ khi khách hàng cần thiết, dẫn đến khách hàng không hài lòng và phát sinh nhiều vấn đề không mong muốn.

Hiện nay các quán cafe cũng thường tổ chức các buổi đào tạo, training cho nhân viên trong giai đoạn mới làm việc để có thể hiểu rõ hơn về sản phẩm và dịch vụ của quán. Nếu trở thành một nhân viên phục vụ, bạn nên ý thức được tầm quan trọng của việc ghi nhớ thông tin về đồ uống/món ăn và tham gia các buổi đào tạo đầy đủ. Chỉ khi thực sự hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ mà mình kinh doanh mới có thể làm thuyết phục được khách hàng tin tưởng vào sản phẩm.

5.6. Phục vụ đồ uống/món ăn nhầm giữa các bàn

Trong quá trình làm việc, có không ít trường hợp nhân viên phục vụ không thể nhớ chính xác khách hàng đã gọi món gì, ngồi ở đâu nên dẫn đến tình trạng nhầm lẫn giữa các bàn. Đây là sự cố mà không ai mong muốn, cũng rất khó tránh, thậm chí ngay cả đối với những nhân viên kì cựu, có kinh nghiệm lâu năm vẫn có nguy cơ mắc phải sai lầm này, nhất là trong những giai đoạn quán quá đông. Cách duy nhất để có thể hạn chế sai lầm này là luôn mang theo một cuốn sổ nhỏ, ghi chép cẩn thận khi không thể nhớ hết vị trí, số bàn của khách hàng.

5.7. Không có sự quản lý và phân bổ nguồn lực phù hợp

Phần phân tích trên đã chỉ ra rằng trên thị trường 3 nguồn lao động chính cho quán cafe là những người được đào tạo bài bản về ngành dịch vụ, lao động phổ thông và sinh viên có nhu cầu làm thêm.

Ngoài những người được đào tạo bài bản về ngành dịch vụ thì hai đối tượng còn lại vẫn tiềm tàng những vấn đề về thái độ làm việc, khả năng nghề nghiệp. Nếu không có sự phân bổ hợp lý có thể dẫn đến tình trạng nhân viên hời hợt không chịu làm việc hoặc hiệu quả công việc giảm đáng kể.

Người quản lý nhân sự cần đưa ra các chính sách phân bố nhân sự mềm mỏng, định hướng để sắp xếp những người có điểm mạnh vào đúng vị trí của mình nhằm nâng cao hiệu quả và đưa ra chính sách đãi ngộ bình đẳng, công bằng để giữ chân những người thực sự có năng lực.

Tìm hiểu ngay thông tin liên quan đến kỹ năng:

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu sơ yếu lí lịch

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin nghỉ việc

Ở bài viết này chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách làm nhân viên phục vụ cafe đúng chuẩn và chuyên nghiệp. Trở thành nhân viên phục vụ quán cafe không khó nhưng để có thể hoàn thành tốt và nâng cao hiệu suất công việc cũng cần có sự nỗ lực, đầu tư.