Nguyên tắc 80/20 là gì? Những điều cần biết để áp dụng Pareto hiệu quả

Nguyên tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto) là gì?

Nguyên tắc 80/20 hay còn được biết đến với cái tên khác là Nguyên tắc Pareto. Đây được xem là nền tảng, là cơ sở cho nhiều nhận định trong cả công việc lẫn cuộc sống. Vậy nguyên tắc 80/20 là gì?

Nguyên tắc 80/20 được đặt theo tên nhà khoa học đáng kính người Ý Vilfredo Pareto. Thời điểm ban đầu, Pareto là nguyên tắc đề cập đến sự kiểm nghiệm về tài sản của đất nước hình chiếc ủng. Theo đó, 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số nước này.

Tuy nhiên sau này, nguyên tắc Pareto dần được bao quát hơn và trở thành một trong những “nguyên tắc ngầm”. Nguyên tắc này chỉ ra rằng, trong đại đa số sự việc, 80% kết quả có được là do 20% nguyên nhân. Bên cạnh đó nó cũng cho thấy sự không cân xứng giữa đầu vào và đầu ra của mọi sự việc trong cuộc sống.

Từ nguyên tắc ban đầu, Pareto dần được mở rộng và áp dụng khá rộng rãi. Bạn có thể bắt gặp những nhận định dựa trên nguyên tắc 80/20 ở bất kỳ lĩnh vực nào, ví dụ như:

• 20% sự thiếu sót sẽ gây ra đến 80% hậu quả

• 20% khách hàng có thể đem đến 80% doanh thu

• 20% sự nỗ lực có thể tạo ra tới 80% kết quả

• 20% tính năng có thể tạo ra tới 80% nhu cầu sử dụng nó…

Tuy nhiên, đừng hiểu một cách máy móc rằng 80/20 là các con số tuyệt đối. Thậm chí, sẽ có những lúc bạn gặp các tỉ lệ với con số tương tự 80/20 như 90/10, 90/20,... Điểm mấu chốt mà nguyên tắc Pareto muốn nhắc tới chính là sự không cân bằng của bất kỳ một sự việc nào đó. Và cùng một đơn vị đầu vào có thể không đem lại cùng một giá trị đầu ra.

Tính từ thời điểm bắt đầu xuất hiện vào cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX tới nay, nguyên tắc Pareto vẫn luôn được dùng làm cơ sở cho nhiều nhận định trong nhiều hoạt động kinh tế. Không những vậy, nguyên tắc 80/20 còn có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác để dễ dàng sắp xếp công việc và hoàn thành nó một cách hiệu quả.

Nguyên tắc Pareto đóng vai trò như thế nào trong công việc và kinh doanh?

Dù áp dụng rộng rãi nhưng lĩnh vực thường sử dụng nguyên tắc Pareto nhất chính là kinh doanh hay các hoạt động liên quan đến kinh tế. Vậy nguyên tắc này đóng vai trò như thế nào?

Không khó để thấy rằng nguyên tắc 80/20 đang được sử dụng phổ biến và ngày càng bộc lộ được những vai trò quan trọng trong công việc cũng như kinh doanh. Nó không chỉ giúp bạn quản lý tốt quỹ thời gian mà còn đem lại những hiệu quả ấn tượng đến bất ngờ.

Xét một ví dụ cụ thể về việc lập kế hoạch, bạn có thể dùng 20% quỹ thời gian dễ dàng xác định tới 80% rằng mình cần làm gì cho một kế hoạch tổng quát. Thế nhưng bạn lại mất thời gian gấp nhiều lần như thế để viết ra chi tiết những công việc còn lại cần thực hiện. Và nếu như không dành khoảng thời gian gấp 4 lần lúc lên kế hoạch chi tiết, bạn có thể không có được một kế hoạch làm việc hoàn hảo và hiệu quả.

Hay một ví dụ khác trong kinh doanh và các chương trình bán hàng nhất định, có tới 80% doanh thu được đem lại chỉ bởi 20% khách hàng. Thế nhưng nếu không có 80% khách hàng còn lại thì bạn cũng sẽ không thể đạt được mức doanh thu đã đề ra ban đầu.

Chỉ từ 2 ví dụ trên cũng có thể thấy được vai trò của nguyên tắc 80/20 trong công việc và kinh doanh là rất quan trọng. Nó không chỉ giúp bạn tối ưu hóa thời gian để hoàn thành công việc mà còn giúp bạn xác định được nên tập trung vào những gì để đem lại hiệu quả cao nhất.

Những lợi ích từ việc áp dụng nguyên tắc này là gì?

• Giúp xác định và tập trung vào những giá trị cần thiết

Lợi ích lớn nhất và rõ ràng nhất của việc sử dụng nguyên tắc Pareto chính là việc giúp bạn xác định được đâu là những giá trị cần thiết và tập trung vào phát triển nó. Điều này là cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp hay kinh doanh để hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian cũng như công sức.

Trong doanh nghiệp, thay vì dàn trải nhân lực để phát triển tất cả các giá trị, việc áp dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp xác định được liệu đâu mới là những giá trị có khả năng đem lại lợi nhuận lớn. Việc tập trung này cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm thời gian và không lãng phí nhân lực.

• Quản lý quỹ thời gian tốt hơn và nâng cao năng suất làm việc

Một lợi ích nữa không thể không nhắc tới của việc ứng dụng nguyên tắc này chính là giúp bạn quản lý quỹ thời gian tốt hơn. Và khi đã quản lý được quỹ thời gian của chính mình, bạn sẽ có thể dễ dàng nâng cao năng suất làm việc.

Bạn sẽ biết được đâu là việc cần ưu tiên hoàn thành trước, đâu là việc có thể hoàn thành sau. Cùng với đó, bạn cũng sẽ biết được đâu là những công việc cần tập trung nhiều thời gian và công sức cho sự phát triển.

Điều này không chỉ cho phép bản sắp xếp, quản lý quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả mà còn giúp bạn nâng cao được năng suất làm việc. Vì thế nên áp dụng nguyên tắc 80/20 vào quản lý thời gian đang ngày một phổ biến hơn.

• Nghiên cứu và dự trù trước được những rủi ro có thể xảy ra để chuẩn bị phương án xử lý

Đây là một trong những lợi ích rất lớn đối với công tác sản xuất. Xét một ví dụ cụ thể thì có tới 80% vấn đề mà sản phẩm gặp phải trong quá trình sử dụng là do 20% sai sót trong quá trình sản xuất. Và các vấn đề này có thể gây ra thiệt hại rất lớn về cả kinh tế, hình ảnh đến uy tín của doanh nghiệp.

Và khi đó, nếu áp dụng nguyên tắc 80/20 một cách hiệu quả, bạn sẽ dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó đưa ra những phương pháp xử lý giúp hạn chế tối đa được hậu quả có thể gặp phải.

Dù chưa được chứng minh hay bị bác bỏ về mặt khoa học nhưng từ thực tế có thể thấy được nguyên tắc 80/20 rất có giá trị về mặt thực tiễn. Và là những kết quả được rút ra từ thực tiễn nên không ai có thể khẳng định Pareto đúng 100%. Thế nhưng nếu biết cách ứng dụng nó vào trong công việc, kinh doanh hay cả các lĩnh vực khác của cuộc sống, bạn cũng có thể có được những kết quả rất ấn tượng.

Áp dụng Pareto như thế nào cho hiệu quả?

Nguyên tắc 80/20 ngày một trở nên phổ biến và được ứng dụng nhiều hơn. Nhưng liệu bạn đã biết cách để áp dụng nguyên tắc này sao cho hiệu quả? Và liệu các lĩnh vực khác nhau thì cách áp dụng nguyên tắc này có khác biệt hay không?

Áp dụng nguyên tắc Pareto trong việc quản lý quỹ thời gian cá nhân

Hiểu rõ về nguyên tắc 80/20, bạn sẽ dần nhận ra chính mình có thể đã lãng phí quá nhiều thời gian vào những việc không đem lại kết quả hay giá trị gì. Vậy ứng dụng nguyên tắc này như thế nào để quản lý và phân chia quỹ thời gian cá nhân hiệu quả?

• Biết được đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện

Bạn hãy dành thời gian để vạch ra những công việc cần thực hiện trong ngày. Từ danh sách đó, hãy xác định xem đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên để thực hiện ngay và tập trung vào nó nhiều hơn để có kết quả tốt hơn.

• Xác định được thời gian làm việc tập trung và hiệu quả của bản thân

Đây là điều rất quan trọng nhưng lại không có nhiều người thực sự quan tâm. Mỗi người sẽ có những khoảng thời gian có thể tập trung xử lý công việc với cường độ và hiệu quả cao riêng. Chính vì thế nên khi xác định được khoảng thời gian này, bạn có thể sắp xếp những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ để thực hiện trong thời gian này.

• Dành thời gian để giải trí cũng như cho các công việc khác

Bạn nên thiết lập những khoảng thời gian cố định sử dụng cho mục đích giải trí hoặc xử lý các công việc lặt vặt trong ngày. Có thể bạn thấy nó không cần thiết nhưng trên thực tế, việc này sẽ giúp bạn hạn chế tối đa thời gian lãng phí trong một ngày.

• Lập thành kế hoạch, đặt ra mục tiêu và thường xuyên đánh giá lại hiệu quả công việc

Công việc sẽ được hoàn thành một cách trôi chảy, hiệu quả nếu bạn lập ra kế hoạch cụ thể và có mục tiêu nhất định. Bên cạnh đó, đừng quên đánh giá lại hiệu quả làm việc cũng như các mục tiêu để có thể điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp nhất.

• Tự tạo ra phần thưởng để khích lệ bản thân làm việc

Đây là điều mà không nhiều người nghĩ tới nhưng nó thực sự là một cách rất hiệu quả để bạn có thể nâng cao năng lực làm việc của mình. Nó cũng sẽ giúp bạn có thêm năng lượng trước khi bắt tay vào thực hiện một công việc mới.

Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong việc quản lý vận hành doanh nghiệp

80/20 đang là một trong những nguyên tắc được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào việc vận hành và đạt được những kết quả rất khả quan. Nhiều đơn vị lựa chọn phát triển và tập trung vào 20% nhiệm vụ, giá trị hoặc sản phẩm chủ yếu. Nhưng đó là những yếu tố có thể tạo ra tới 80% doanh thu của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư con người, nhân lực vào việc phát triển những mục tiêu mũi nhọn. Ví dụ như tập trung 80% nhân lực để phát triển 20% mục tiêu cốt lõi thay vì dàn trải nhiều nhiệm vụ tương tự nhau mà không đem lại những lợi ích lớn. Và ứng dụng nguyên tắc 80/20 chính là một trong những cách để giúp doanh nghiệp đạt được điều này.

Ngoài tính toán để phân bổ lại việc vận hành, nguyên tắc 80/20 còn được ứng dụng để phán đoán và đưa ra những kế hoạch cụ thể. Những người đứng đầu hoàn toàn có thể áp dụng nguyên tắc này để xác định nhóm hàng hóa có sức tiêu thụ lớn nhất, đem lại giá trị cao nhất. Từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch, tập trung phát triển và đưa ra thị trường để thu về lợi ích kinh tế cao hơn.

Áp dụng nguyên tắc Pareto trong các lĩnh vực khác

Không chỉ trong kinh doanh hay công việc, bạn hoàn toàn có thể áp dụng nguyên tắc Pareto trong nhiều lĩnh vực khác của cuộc sống. Bạn có thể đạt được hiệu quả ngoài sức mong đợi nếu có thể hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 một cách linh hoạt.

• Trong lĩnh vực học tập

Học tập cũng là một trong những lĩnh vực có thể cân nhắc và áp dụng nguyên tắc 80/20. Bạn có thể chỉ cần 20% thời gian ôn tập đúng cách để đạt được 80% điểm số. Hay chỉ có 20% kiến thức trong sách vở thường xuất hiện trên bài thi,...

Hiểu được điều này, bạn có thể phân chia thời gian ôn tập hợp lý, tập trung vào những kiến thức trọng tâm để đạt được kết quả cao hơn. Thế nhưng, điều này không có nghĩa là bạn bỏ qua những thứ còn lại.

Bạn có thể tập trung dành nhiều thời gian cho 20% kiến thức trọng tâm nhưng không nên bỏ qua 80% kiến thức còn lại. Vì không quá nhiều nhưng khả năng xuất hiện trong bài thi của những phần còn lại là hoàn toàn có thể.

Áp dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian ôn tập nhưng vẫn đảm bảo được khối lượng kiến thức cần thiết. Đây cũng được xem là giải pháp học tập thông minh mà nhiều bạn áp dụng thành công.

• Trong cả vấn đề về tình cảm

Tưởng chừng không liên quan nhưng ngay cả trong các lĩnh vực nghệ thuật và thậm chí là tình cảm bạn đều có thể áp dụng nguyên tắc 80/20. Trong tình cảm, sự phù hợp chỉ chiếm 20% nhưng lại là yếu tố vô cùng quan trọng. Nếu bạn tập trung vào 20% này, bạn sẽ có thể dung hòa mọi thứ trong một mối quan hệ và khiến nó trở lên tốt đẹp hơn.

Thế nhưng nếu tập trung vào 80% không phù hợp còn lại bạn sẽ dễ khiến mối quan hệ ở trong tình trạng ngột ngạt, căng thẳng và rất dễ tan vỡ. Đó cũng là điều mà rất nhiều cặp đôi đã và đang gặp phải trong cuộc sống.

Tuy nhiên, như đã nói, nguyên tắc 80/20 hay nguyên tắc Pareto không mang ý nghĩa học thuật, không được chứng minh hay bác bỏ bởi bất kỳ luận điểm khoa học nào. Và trong cuộc sống không phải lúc nào nguyên tắc này cũng hoàn toàn đúng. Thậm chí có rất nhiều trường hợp hiểu sai về nguyên tắc 80/20 dẫn đến tình trạng ứng dụng sai và không có được hiệu quả như mong muốn.

Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc 80/20

Dù ngày một phổ biến hơn nhưng có rất nhiều người, rất nhiều trường hợp đã và đang hiểu sai về nguyên tắc này. Vậy cần lưu ý điều gì để áp dụng nguyên tắc 80/20 cho đúng?

• Nguyên tắc 80/20 không có nghĩa là 80+20=100 và các con số chỉ mang tính tương đối. Chính vì thế mà trong nhiều trường hợp, bạn hoàn toàn có thể gặp những cặp số khác mang ý nghĩa tương tự như 90/10 hay 90/20,...

• Có sự cân nhắc trước khi áp dụng để tránh việc áp dụng sai hay đem lại những kết quả không như mong muốn. Trong những trường hợp không có quá nhiều sự khác biệt giữa các nhóm đối tượng hay nói cách khác là những giá trị tạo ra giữa các đầu vào là như nhau thì nguyên tắc 80/20 trở nên không còn giá trị.

• Không nên bỏ qua những phần còn lại. Nhiều người thường tập trung vào 20% giá trị quan trọng mà bỏ qua mất 80% còn lại. Nhưng trên thực tế thì điều này lại không nên. Dù không tạo ra được giá trị lớn nhưng 80% này vẫn sẽ đem lại những giá trị nhất định cho công ty, doanh nghiệp hay chính bản thân bạn.

Ngoài ra, trước khi áp dụng nguyên tắc này, bạn cần xem xét và cân nhắc vấn đề một cách kỹ càng. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu hơn mà còn giúp bạn áp dụng nguyên tắc 80/20 một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn rất nhiều.

Tổng kết

Trên đây là một số kiến thức giúp bạn hiểu nguyên tắc 80/20 là gì cũng như một số đặc điểm của nguyên tắc này. Thông qua những thông tin mà Job3S chia sẻ, hy vọng bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan hơn và biết cách làm sao để ứng dụng phương pháp Pareto một cách linh hoạt mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

• Nguyên tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng mọi sự vật, sự việc đều không có sự cân bằng 1:1 giữa đầu vào và đầu ra. Có thể 80% kết quả đầu ra sẽ phụ thuộc vào 20% nguyên nhân đầu vào.

• Nguyên tắc 80/20 đóng vai trò rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích lớn cho các cá nhân cũng như doanh nghiệp.

• Có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 ở hầu hết các lĩnh vực từ sản xuất, kinh doanh đến cả học tập,... nhưng hãy đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình vận dụng.

• Hãy lưu ý để tránh hiểu sai về nguyên tắc 80/20 để áp dụng hiệu quả hơn.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: đơn xin việc mẫu

>>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: tải mẫu đơn xin nghỉ việc

Những bài viết liên quan:

Nguyên Tắc SMART Và Những Cách Ứng Dụng Sao Cho Hiệu Quả

Thái Độ Hơn Trình Độ Và Những Điều Bạn Nên Biết

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý