Work from home là gì? Các tips để WFH trở nên hiệu quả

Work from home là gì?

Work from home (viết tắt WFH), còn được gọi là remote working có nghĩ là làm việc từ xa. Hiểu một cách đơn giản thì đây là hình thức làm việc mà không cần đến công ty trực tiếp, có thể là tại nhà hoặc địa điểm khác như quán cafe, thư viện… Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc được giao.

Điều này có thể xuất phát từ tình hình thực tế không cho phép người lao động đến văn phòng như thiên tai, dịch bệnh… hoặc do tính đặc thù của ngành nghề mà doanh nghiệp không yêu cầu nhân viên phải đến văn phòng, ví dụ như làm việc cho các doanh nghiệp nước ngoài.

Khi nhắc đến work from home, nhiều người sẽ lầm tưởng nó với work at home. Tuy đều là thuật ngữ miêu tả hình thức làm việc không cần đến công ty nhưng trên thực tế bản chất của chúng rất khác nhau.

Work at home cũng là làm việc ở nhà nhưng không phải làm việc từ xa hay chuyên công việc từ offline sang online mà vốn dĩ tính chất công việc vốn là làm tại nhà. Work at home thường là những công việc không chịu sự quản lý bởi tổ chức, doanh nghiệp, thường liên quan đến công việc kinh doanh.

Còn work from home tuy cũng là làm việc ở nhà những người lao động vẫn làm việc cho doanh nghiệp và chịu sự quản lý của tổ chức, chỉ vì điều kiện khách quan mà không thể đến văn phòng được.

Vì sao work from home đang dần trở thành xu hướng?

Trên thực tế work from home đã có từ rất lâu nhưng vài năm gần đây mới trở thành xu hướng. Vậy vì sao work from home ngày càng trở nên phổ biến? Dưới đây là một số nguyên nhân khiến cho hình thức làm việc này trở nên phổ biến.

* Sự ảnh hưởng của đại dịch Covid 19

Trước đó work from home tuy có tồn tại nhưng còn rất ít doanh nghiệp làm việc theo hình thức này, bởi e ngại về hiệu quả công việc mà nó mang lại.

Tuy nhiên đại dịch Covid nổ ra khiến cho mọi hoạt động bị đình trệ, nhiều khu vực và quốc gia trên thế giới buộc phải cách ly để điều trị và phòng chống dịch bệnh.

Các hoạt động sản xuất, kinh doanh đình trệ và bị ảnh hưởng nặng nề, bởi vậy các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm giải pháp để thích nghi với tình hình mới nếu không muốn bị ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Work from home trở thành giải pháp hoàn hảo và duy nhất tại thời điểm đó, dù có rất nhiều người e ngại về tính hiệu quả của nó. Cùng với sự bùng nổ nghiêm trọng của đại dịch Covid-19 trên toàn thế giới, work from home cũng ngày càng được áp dụng phổ biến.

Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, khi tình hình dịch bệnh đã được kiểm soát rất tốt và gần như trở lại cuộc sống bình thường, work from home vẫn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Như vậy có thể thấy đại dịch Covid-19 không phải là lý do duy nhất dẫn đến xu hướng của hình thức làm việc này.

* Thói quen của các doanh nghiệp đã thay đổi

Như đã phân tích ở trên, đại dịch Covid-19 có tác động rất lớn đến thói quen của con người, trong đó có việc làm. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra đại dịch thúc đẩy mạnh mẽ doanh nghiệp và cả người tiêu dùng nhanh chóng thích ứng với môi trường mới, số doanh nghiệp làm việc trực tuyến 100% đã tăng lên đến 16% trên toàn thế giới.

Dù con số này chưa phải là quá cao nhưng có thể thấy được đang dần có sự dịch chuyển về nơi làm việc. Một cuộc khảo sát tại Forbes tiếp tục chỉ ra rằng 28% các nhà quản lý trẻ có xu hướng tuyển nhân viên trực tuyến, Một cuộc khảo sát khác lại chỉ ra rằng 72% giám đốc điều hành nói rằng, tổ chức của họ sẽ bắt đầu áp dụng mô hình làm việc từ xa vĩnh viễn.

Nhu cầu và thói quen làm việc của nhiều doanh nghiệp thay đổi không chỉ là lời nói suông mà đã được chứng minh bằng nhiều cuộc khảo sát, nghiên cứu.

Khoảng thời gian bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19 vừa là tình thế bắt buộc vừa là cuộc “thử nghiệm” khiến cho các doanh nghiệp nhận ra mô hình làm việc phù hợp cho mình, trong đó có hình thức work from home.

* Sự phát triển và hỗ trợ của công nghệ

Nguyên nhân chính khiến cho các doanh nghiệp lo ngại hình thức làm việc work from home là khó quản lý được nhân viên và có thể khiến cho hiệu suất làm việc bị ảnh hưởng. Tuy nhiên đó là câu chuyện cách đây rất nhiều năm, khi công nghệ chưa thực sự phát triển.

Ngày nay, khi công nghệ ngày càng được nâng cao và phát triển mạnh mẽ, ngày càng có nhiều giải pháp được đưa ra hỗ trợ việc quản lý trong lĩnh vực việc làm.

Con người có thể dễ dàng kết nối với nhau thông qua nhiều hình thức, xóa nhòa rào cản về không gian và thời gian, việc trao đổi công việc cũng trở nên dễ dàng hơn. Trên thị trường có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý ra đời, giúp cho người dùng trải nghiệm nhiều tính năng và cảm giác như đang trực tiếp ngồi tại văn phòng dù ở bất cứ đâu.

Các phần mềm quản lý, giám sát cũng hỗ trợ không nhỏ trong việc giảm thiểu công việc cho nhà quản lý, san sẻ một phần gánh nặng về điều hành doanh nghiệp.

* Sự nhanh chóng và thuận tiện

Work from home cho phép nhân viên có thể làm việc tại bất cứ đâu và bất cứ khi nào, tiết kiệm nhiều thời gian cho các hoạt động ngoài luồng như di chuyển, nghỉ ngơi hay giải trí. Thời gian làm việc không bị cố định trong một khoảng thời gian 8 tiếng như thông thường mà có thể linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu, hoàn cảnh của người lao động. Họ có thể chủ động điều chỉnh lịch trình hàng ngày để giảm thiểu các ảnh hưởng từ bên ngoài như thời tiết, tắc đường…

* Work from home góp phần tăng hiệu suất làm việc

Đây là vấn đề mà thời gian đầu có rất nhiều doanh nghiệp lo lắng, rằng làm việc từ xa có thể gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Tuy nhiên theo một nghiên cứu về Báo cáo trạng thái làm việc trực tuyến năm 2021 của Owl Labs, 90% trong số 2.050 nhân viên làm việc online toàn thời gian được khảo sát nói rằng họ làm việc hiệu quả và tập trung hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Ngoài ra 74% khác khẳng định rằng work from home mang đến nhiều lợi ích tích cực cho sức khỏe tinh thần của họ.

Một nghiên cứu khác của FlexJobs chỉ ra rằng, thu nhập bình quân hằng năm của những người làm việc trực tuyến cao hơn đến 4.000 USD so với những người làm việc tại văn phòng. Họ cũng có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí cho vấn đề thực phẩm, chi phí đi lại và chi phí chăm sóc con cái so với người làm việc tại văn phòng.

Điều này không chỉ được thừa nhận bởi những nhân viên, người lao động mà rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp cũng đồng tình.

Đặc biệt, work from home làm tăng thời gian làm việc của nhân viên lên 1,4 lần so với những người làm việc tại văn phòng, thời gian hao phí cho các hoạt động ngoài luồng như giải trí, trò chuyện với đồng nghiệp, đi lại… cũng được giảm đáng kể. Dù vậy thì thời gian nghỉ ngơi trung bình cũng có xu hướng tăng lên khoảng 22 phút, điều này giúp cho người làm việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nâng cao hiệu quả làm việc.

* Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp

Work from home là hình thức làm việc phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, lĩnh vực, nghề nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp, tập đoàn đa quốc gia.

Mô hình này giúp xóa nhòa khoảng cách về không gian và thời gian, dù ở các quốc gia, múi giờ khác nhau vẫn có thể hoạt động hiệu quả. Điều này vừa giúp cho người lao động có thêm nhiều cơ hội việc làm vừa giúp doanh nghiệp mở rộng dư địa phát triển ra nước ngoài, thu hút nhiều nhân tài hơn về cho doanh nghiệp.

Ưu điểm và lợi ích của work from home

Như vậy, có thể dễ dàng hiểu được vì sao work from home lại trở thành xu thế làm việc phổ biến hiện nay, bởi nó có nhiều ưu điểm và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Như đã phân tích, work from home giúp tiết kiệm thời gian một cách tối đa cho cả doanh nghiệp và người lao động.

* Về phía doanh nghiệp

Khi thực hiện work from home, toàn bộ doanh nghiệp có thể làm việc tại nhà mà không cần phải đến văn phòng, như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều các khoản chi phí liên quan như tiền thuê mặt bằng, không gian văn phòng, vật tư, trang thiết bị làm việc, tiền điện nước, các chi phí hỗ trợ xăng xe, đi lại, cơm trưa cho nhân viên…

* Về phía người lao động

Work from home được nhiều người lao động hưởng ứng bởi nó giúp họ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí, cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian đi lại, di chuyển trên đường từ nhà đến nơi làm việc và ngược lại.

• Điều này đồng nghĩa với việc có thể tiết kiệm các chi phí như xăng xe, vé tàu, vé gửi xe…

• Đặc biệt, làm việc ở nhà khiến người lao động giảm thiểu nhu cầu về trang phục, đồ ăn, giao lưu, gặp gỡ đồng nghiệp… nên các khoản chi phí cho những nhu cầu này được cắt giảm và tiết kiệm tối đa.

Giảm căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng làm việc tại nhà giúp cho người lao động cảm thấy thoải mái và tăng năng suất làm việc hơn.

Work from home mang đến cho người lao động không gian làm việc thoải mái, quen thuộc, họ không bị gò bó bởi các quy tắc về trang phục, giao tiếp hàng ngày tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người lao động cũng có thể tập trung hơn khi không bị ảnh hưởng bởi các câu chuyện phiếm của đồng nghiệp, từ đó có thể tập trung tốt hơn vào công việc.

Làm việc trực tuyến mang lại hiệu quả tối ưu hơn, một nghiên cứu của Mỹ chỉ ra rằng người lao động work from home hiệu quả hơn 13% so với làm việc tại văn phòng, tăng 5% năng suất hiệu quả công việc.

Đa dạng nguồn nhân nhân lực cho doanh nghiệp

Work from home giúp doanh nghiệp có thể mở rộng việc tìm kiếm nhân lực do không bị hạn chế về mặt địa lý, hình thức làm việc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn người lao động cả trong nước và nước ngoài, từ đó hạn chế được trường hợp bỏ sót nhân tài.

Bảo đảm sự an toàn cho nhân viên

Đây là điều ít người nghĩ đến nhưng trên thực tế, work from home giúp cho người lao động hạn chế tiếp xúc với những rủi ro và nguy hiểm như tai nạn giao thông, dịch bệnh… Đặc biệt, trong giai đoạn dịch Covid-19 bùng phát trên toàn thế giới, điều này càng được chứng minh rõ ràng hơn.

Giúp đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Work from home cũng là cơ hội góp phần giúp cho doanh nghiệp đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số.

Ví dụ, tại thị trường Việt Nam, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh và sản xuất bị đình trệ nghiêm trọng, một số ngành kinh doanh dịch vụ bị ảnh hưởng không nhỏ. Manulife là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của thị trường bảo hiểm nhân thọ đi đầu trong việc đẩy mạnh phát triển sản phẩm bảo hiểm trực tuyến và giải pháp thanh toán online, vừa giải quyết được vấn đề về dịch bệnh vừa làm tăng trải nghiệm của khách hàng.

Nhược điểm và hạn chế của work from home

Dù đang ngày càng trở thành xu hướng làm việc mới nhưng work from home vẫn không tránh khỏi những nhược điểm. Vậy các hạn chế của hình thức work from home là gì?

* Điều kiện cơ sở vật chất hạn chế

Làm việc tại nhà tuy mang đến nhiều ưu điểm, tính chủ động cho người lao động nhưng đồng thời cũng có thể gây ra một số hạn chế như thiếu cơ sở vật chất. Người lao động phải chủ động chuẩn bị trang thiết bị để làm việc như máy tính, laptop… và không phải trong trường hợp nào công ty cũng sẽ hỗ trợ chi phí cho những khoản đó.

* Giảm tính tương tác giữa công việc

Work from home làm hạn chế việc giao tiếp giữa các nhân viên trong cùng công ty. Ở một khía cạnh nào đó, làm việc tại nhà giúp cho người lao động tập trung hơn và tránh được tình trạng “tám chuyện” chốn công sở.

Tuy nhiên điều này mang đến nhiều bất cập và hạn chế hơn khi nó cũng triệt tiêu sự trao đổi công việc giữa các thành viên trong phòng ban/dự án. Việc trao đổi và giải quyết công việc cũng vì thế gặp nhiều khó khăn hơn khi trao đổi qua tin nhắn, email.

Đây cũng là lý do khiến cho work from home dù trở thành xu hướng làm việc mới nhưng không thể thay thế hoàn toàn hình thức làm việc trực tuyến.

* Có thêm nhiều nguồn xao nhãng khác

Việc làm việc tại nhà mang đến tâm lý thoải mái cho người lao động nhưng sẽ không phải là sự lựa chọn thích hợp cho những người có khả năng tập trung kém. Không bị làm phiền bởi các câu chuyện phiếm của đồng nghiệp nhưng work from home cũng mang đến nhiều nguồn xao nhãng khác như chăm sóc gia đình, con cái, nấu ăn, các nguồn giải trí khác.

Sự thoải mái cũng dễ khiến cho người lao động thiếu tính kỷ luật về thời gian, dễ sinh ra tình trạng nước đến chân mới nhảy, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung.

* Khó kiểm soát được nhân viên

Đây chính là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lo ngại, đồng thời cũng là nhược điểm hàng đầu cần khắc phục. Nếu không có công cụ kiểm soát, bộ phận quản lý khó có thể theo sát tiến độ công việc của từng người, không kiểm soát được mức độ trung thực của nhân viên khi làm việc tại nhà. Các vấn đề nội bộ như rời rạc, khó kết nối cũng sẽ gia tăng.

Cần chuẩn bị gì khi mới làm việc theo hình thức WFH

Khi chuyển từ hình thức làm việc này sang hình thức làm việc khác chắc chắn mang đến những điểm không quen. Do đó, doanh nghiệp và cả người lao động cần có sự chuẩn bị chu đáo khi thực hiện WFH.

* Về phía doanh nghiệp

• Nên phân chia hạng mục công việc rõ ràng, công việc nào có thể chuyển từ offline sang online.

• Chuẩn bị các hình thức quản lý nhân sự như chấm công, tính lương…

• Trạng bị các tài khoản, thiết bị để nhân viên có thể làm việc từ xa.
  Xây dựng quy trình làm việc chặt chẽ cho doanh nghiệp.

• Xây dựng các biện pháp quản lý nhân sự rõ ràng như tiêu chí quản lý, đánh giá, các phần mềm quản trị nhân sự, chấm công, quản lý KPI…

* Về phía cá nhân

• Chuẩn bị khu vực làm việc riêng, yên tĩnh, thoáng đãng để tạo cảm hứng làm việc.

• Thường xuyên kiểm tra đường truyền về mạng, internet, wifi… để đảm bảo kết nối luôn được thông suất.

• Tự đặt ra mục tiêu cho mình, duy trì hiệu suất công việc bằng cách làm việc kỷ luật như điểm danh đầy đủ, làm việc đúng giờ…

• Tuân thủ quy định của doanh nghiệp về quy trình làm việc.

• Thường xuyên kiểm tra email, thông báo để không bỏ lỡ thông tin.

• Thường xuyên tương tác với đồng nghiệp để duy trì kết nối.

Các tips để WFH trở nên hiệu quả hơn

Work from home tuy là xu thế làm việc mới nhưng nếu không biết cách áp dụng thậm chí sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Vậy các tips nâng cao hiệu quả của work from home là gì?

Như đã phân tích ở trên thì các yếu tố chuẩn bị ở trên cũng là một trong những cách giúp nâng cao hiệu quả công việc, cụ thể:

- Tạo không gian làm việc chất lượng, đúng nghĩa

Tâm lý làm việc tại nhà thường khiến cho người lao động thoải mái, không rạch ròi giữa không gian làm việc và nghỉ ngơi, nghĩ rằng như thế sẽ nâng cao hiệu quả công việc. Thế nhưng đây là quan niệm vô cùng sai lầm, càng khiến cho bạn dễ xao nhãng và mất tập trung.

Do đó cần xây dựng không gian làm việc chuyên nghiệp, đó phải là nơi yên tĩnh, gọn gàng và sạch sẽ, ngoài ra cũng phải đáp ứng tiêu chí thoải mái, tránh nhức mỏi để đảm bảo sức khỏe.

- Làm việc đúng giờ, hiệu quả

Làm việc tại nhà không bị kiểm soát và áp lực về mặt thời gian nên thường khiến cho người lao động chủ quan, dễ dẫn đến tình trạng ngủ dậy muộn, để dồn công việc sau đó mới gấp rút hoàn thành cho kịp. Điều này vừa gây ảnh hưởng đến tinh thần vừa làm giảm hiệu suất công việc.

Bởi vậy người lao động phải tuyệt đối tuân thủ thời gian làm việc như đang ở trong văn phòng, không nên nghỉ sớm hơn hoặc làm việc bất chấp sức khỏe, thời gian nghỉ ngơi. Cần kết hợp hài hòa giữa làm việc và giải lao để đảm bảo tinh thần, sức khỏe thật tốt cho ngày làm việc tiếp theo.

- Lập To do list: Điều này sẽ giúp cho bạn hệ thống và kiểm soát được các công việc cần thực hiện trong ngày, tránh tình trạng làm trước quên sau, đồng thời tạo động lực lớn để hoàn thiện nhiệm vụ được giao.

- Chuẩn bị thiết bị làm việc, kết nối hiệu quả: Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc người lao động phải chủ động hơn trong vấn đề thiết bị, đường truyền. Sẽ không thể có bộ phận kỹ thuật giúp bạn giải quyết tức thời nếu có sự cố xảy ra như khi làm việc trực tiếp nên cần đảm bảo đường truyền luôn ổn định để tránh ảnh hưởng, gián đoạn.

- Thường xuyên giữ liên lạc với cấp trên, thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ: Điều này sẽ giúp cho bạn hạn chế được nhược điểm của mô hình WFH là thiếu tính kết nối. Ngày nay có nhiều công cụ giúp bạn duy trì liên lạc, tương tác thường xuyên với đồng nghiệp và cấp trên như email, zalo, skype hay whatsapp…

Trong một số trường hợp cần thiết bạn nên chủ động gọi điện để trực tiếp, tránh tình trạng nhắn tin khiến việc trao đổi chậm trễ, không rõ ràng.

- Luôn giữ tâm thế làm việc chuyên nghiệp như ở văn phòng.

- Tránh xa các nguồn xao nhãng như mạng xã hội trong quá trình làm việc.

Người lao động work from home sẽ không có ai giám sát trực tiếp như khi làm việc tại văn phòng, tiềm ẩn nguy cơ mất tập trung, gây xao nhãng cho công việc. Với những người thiếu tính tập trung, trong quá trình làm việc nên tránh xa mạng xã hội và các thiết bị có thể gây phân tâm để không làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

- Kết hợp hiệu quả giữa nghỉ ngơi và công việc: Làm việc tại nhà có thể dẫn đến tình trạng người lao động quá tập trung cho công việc mà quên đi nghỉ ngơi do có nhiều thời gian rảnh hơn. Điều này là hoàn toàn không nên, bởi trong ngắn hạn có thể giúp bạn giải quyết được công việc nhiều hơn nhưng về lâu dài sẽ dẫn đến tình trạng căng thẳng, ảnh hưởng đến sức khỏe và làm giảm hiệu suất công việc.

Ngược lại, người lao động cũng cần tránh tình trạng thiếu kỷ luật, làm việc bừa bãi, vô trách nhiệm để ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc.

Tổng kết: Qua bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn giải đáp câu hỏi work from home là gì và vì sao nó lại trở thành xu thế làm việc mới hiện nay. WFH mang đến cho doanh nghiệp và cả người lao động rất nhiều lợi ích thiết thực, đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được vận hành dù gặp phải các tác động khách quan như môi trường, dịch bệnh, khoảng cách xã hội…

Tuy nhiên hình thức này vẫn sẽ rất khó để có thể thay thế hoàn toàn làm việc trực tiếp, bởi con người chỉ có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc khi có sự kết nối và hợp tác với nhau.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: đơn xin việc mẫu

>>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

>> Tìm hiểu thêm bài viết: tải mẫu đơn xin nghỉ việc

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý