Ma trận Eisenhower là gì? Ứng dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là mô hình quản lý thời gian được thực hiện trên hai tiêu chí là độ quan trọng và sự khẩn cấp, được đặt tên theo cựu Tổng thống Hoa Kỳ Eisenhower. Mô hình này không phân biệt đối tượng sử dụng, có thể linh hoạt áp dụng với bất cứ ai, có thể áp dụng cho phạm vi cá nhân và cả phạm vi doanh nghiệp.

Ma trận Eisenhower được hình thành như thế nào?

Dwight D. Eisenhower là cựu Tổng thống của Hoa Kỳ trong giai đoạn từ năm 1953 đến 1961, trong suốt thời gian đương nhiệm ông gặt hái được nhiều thành tựu quan trong trong lĩnh vực chính trị. Không chỉ có vậy, tên của ông còn được đặt cho một phương pháp quản lý thời gian, gọi là Ma trận Eisenhower.

Cách gọi này được tác giả Stephen Covey đề cập trong cuốn sách "7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn", đề cập đến cách quản lý thời gian của vị tổng thống. Với vị trí đặc biệt, hàng này Eisenhower chắc chắn phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ. Tuy nhiên ông lại nổi tiếng là người có khả năng tổ chức, sắp xếp các nhiệm vụ, công việc một cách vô cùng khoa học, ưu tiên với những việc quan trọng và khẩn cấp.

Đặc biệt, giai đoạn tháng 12/1941, ngay từ khi mới chỉ đang là Chuẩn tướng và gia nhập Bộ Kế hoạch chiến tranh, đã có thời điểm ông làm việc 14 giờ/ngày và liên tục trong suốt 7 ngày. Có thể khẳng định chính đặc thù nghề nghiệp phải xử lý nhiều công việc cùng lúc là nền tảng giúp Eisenhower xây dựng nên ma trận này.

Nội dung và nguyên tắc của ma trận Eisenhower

* Nội dung của mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Nội dung của ma trận Eisenhower trên thực tế không hề phức tạp, chỉ đơn thuần là sắp xếp công việc theo trình tự trước sau theo hai tiêu chí là mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ma trận Eisenhower được thể hiện dưới dạng ô vuông với 4 góc, tương ứng với từng góc là các cấp độ công việc, cụ thể:

• Góc phần tư thứ nhất: Cấp độ 1

• Góc phần tư thứ 2: Cấp độ 2

• Góc phần tư thứ 3: Cấp độ 3

• Góc phần tư thứ 4: Cấp độ 4

Theo ma trận này, có 4 cấp độ để đánh giá công việc gồm:

- P1: Cấp độ 1: Quan trọng, khẩn cấp: Đây là các công việc phải được ưu tiên hàng đầu và cần phải xử lý đầu tiên. Dấu hiệu để nhận biết các công việc này là:

• Thường xảy ra bất ngờ, được giao khẩn cấp và có thể gắn với một vấn đề/sự kiện khủng hoảng nào đó.

• Không thể trì hoãn công việc.

- P2: Cấp độ 2: Quan trọng không khẩn cấp: Đây là các công việc đòi hỏi sự tập trung và đầu tư cao độ, tuy nhiên không cần mang tính gấp rút và bắt buộc phải thực hiện ngay giống như cấp độ 1.

- P3: Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp: Đây là các công việc có quy mô nhỏ, không quá quan trọng nhưng cần phải thực hiện ngay tức thì. Nguyên nhân dẫn đến việc này và cũng là dấu hiệu nhận biết có thể kể đến như:

• Do cấp trên trực tiếp giao phó, ủy quyền giải quyết. Công việc có thể không thuộc phần trách nhiệm vốn có của mình.

• Công việc phát sinh từ các phần việc khác, có thể ảnh hưởng đến kết quả của một công việc khác nên cần xử lý ngay.

• Một số công việc đơn giản như phản hồi thông tin, email hoặc thực hiện các cuộc trao đổi, cuộc họp ngắn.

- P4: Cấp độ 4: Không quan trọng, không khẩn cấp: Đây là những công việc có mức độ thấp nhất trong thang đo của mô hình Eisenhower, theo đó đây là những công việc mang lại ít giá trị, hoặc thậm chí không mang lại giá trị gì.

Trong đó, các công việc thuộc cấp độ 2 thường chiếm phần lớn khối việc công việc hàng ngày, thường được lên kế hoạch từ trước, còn cấp độ 1 và 3 thường có số lượng việc ít hơn do mang tính chất khẩn cấp, tự phát.

* Nguyên tắc của ma trận Eisenhower

Để có thể áp dụng hiệu quả ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian, nguyên tắc quan trọng nhất là phải phân biệt được thế nào là nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ khẩn cấp. Trong đó, công việc được coi là khẩn cấp khi phải thực hiện ngay lập tức, không thể trì hoãn. Nếu trì hoãn có thể gây ra những hậu quả nhất định.

Còn công việc được coi là quan trọng khi mang lại những giá trị lớn, giúp đạt được các mục tiêu dài hạn, mặc dù có thể không cần thực hiện ngay. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc nên trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng, bởi nếu không có thể ảnh hưởng lớn đến kế hoạch đặt ra.

“Chuyện gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, còn chuyện gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng”.

Đây chính là câu nói nổi tiếng của Eisenhower vào năm 1954 tại Illinois. Đây là điểm khác biệt cơ bản để phân biệt hai tiêu chí này trong ma trận quản lý thời gian.

Lợi ích của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower tuy không phải là phương pháp quản lý thời gian tốt nhất nhưng nếu biết cách áp dụng, nó vẫn mang đến nhiều lợi ích hữu hiệu, cụ thể:

- Giúp đánh giá và phân loại mức độ quan trọng của công việc, có cơ hội để nhìn lại toàn bộ các đầu việc cần xử lý, tránh tình trạng bị bỏ sót công việc. Khi có quá nhiều công việc cùng một lúc, phần lớn chúng ta đều có xu hướng coi tất cả các công việc đều quan trọng và khẩn cấp, từ đó dẫn đến tình trạng không biết nên bắt đầu từ đâu hoặc mỗi công việc chỉ hoàn thành được một phần dở dang, kém chất lượng. 4 cấp độ trong ma trận trên sẽ giúp đánh giá và phân loại một cách logic, từ đó có cơ sở cho việc quản lý thời gian.

- Việc áp dụng ma trận Eisenhower giúp cho cá nhân sắp xếp được công việc theo thứ tự ưu tiên trở nên, phân bổ thời gian hợp lý để giải quyết công việc, nhất là trong trường hợp cần phải giải quyết quá nhiều việc cùng lúc, loại bỏ các yếu tố mất tập trung. Năng suất và hiệu quả công việc cũng sẽ tăng lên khi có thể tập trung 100% sức lực vào công việc, giảm thiểu áp lực khi làm việc dù khối lượng công việc có nhiều.

- Tạo thói quen làm việc khoa học, lập kế hoạch công việc rõ ràng, tăng khả năng thích ứng trước mọi hoàn cảnh. Dù gặp phải các tình huống khẩn cấp, cũng có thể linh hoạt xử lý, tránh tình trạng bối rối để chồng chéo công việc.

Hướng dẫn cách áp dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

Nội dung và nguyên tắc của ma trận Eisenhower không quá phức tạp, tuy nhiên để có thể áp dụng một cách hiệu quả thì cần thực hiện theo đúng trình tự, cụ thể:

- Bước 1: Lên danh sách những công việc cần phải làm để tránh bỏ sót.

Ở bước này, trước tiên cần liệt kê các công việc cần giải quyết, bao gồm cả công việc chung như ở công ty, tập thể… và công việc cá nhân.Việc lập danh sách nên được thực hiện vào buổi tối ngày hôm trước hoặc đầu buổi sáng, trước khi bắt đầu vào làm việc. Liệt kê như vậy mang đến cái nhìn tổng quan về công việc cần làm, tiến độ công việc đang thực hiện dở.

Sau khi lên được danh sách, cần loại bỏ các công việc không thực sự cần thiết để tránh mất thời gian. Nhiều lời khuyên cho rằng dù liệt kê các công việc phải làm nhưng mỗi cấp độ chỉ nên có tối đa 8 công việc, tránh tình trạng liệt kê quá chi tiết, tỉ mỉ. Các đầu việc này không nên chỉ là những việc ở doanh nghiệp, công ty mà nên bao gồm cả một số công việc cho bản thân hoặc gia đình, để có thể cân bằng trong cuộc sống.

- Bước 2: Tiến hành phân loại và sắp xếp công việc theo từng nhóm

Sau khi đã có danh sách các việc cần thực hiện, cần đánh giá mức độ quan trọng và phân chia thành 4 cấp độ, sắp vào các góc phần tư trong mô hình gồm:

• Cấp độ 1: Quan trọng và khẩn cấp

• Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Cấp độ 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp

• Cấp độ 4: Không quan trọng và không khẩn cấp

Có thể phân loại màu cho từng góc độ và từng góc phần tư của ma trận để dễ nhận biết, ví dụ như màu đỏ gắn với ô phần tư thứ nhất, màu cam gắn với ô phần tư thứ hai, màu xanh lá gắn với ô phần tư thứ ba và màu xanh dương gắn với ô phần tư thứ tư.

Để việc sắp xếp có hiệu quả, cần quan sát số lượng hiện ở trong từng ô để chắc chắn việc sắp xếp hiệu quả và hợp lý. Trong đó, số lượng công việc trong góc phần tư thứ 2 bao giờ cũng phải là nhiều nhất, nếu công việc ở các góc phần tư còn lại nhiều hơn thì cần xem xét lại vì có thể việc phân loại công việc như vậy chưa hợp lý.

- Bước 3: Phân bổ thời gian cho từng cấp độ công việc

Quỹ thời gian dành cho công việc của mỗi cá nhân là không thay đổi, do đó muốn tăng năng suất công việc cần phân bổ thời gian cho từng cấp độ một cách cụ thể. Để đầu công việc nào cũng có thể được giải quyết mà không chiếm dụng thời gian của công việc khác. Theo ma trận Eisenhower, thời gian cho từng cấp độ công việc như sau:

• Nhóm công việc thuộc cấp độ 1: Chiếm 15 - 20% tổng quỹ thời gian dành cho công việc

• Nhóm công việc thuộc cấp độ 2: Chiếm 60 - 65% tổng quỹ thời gian dành cho công việc

• Nhóm công việc thuộc cấp độ 3: Chiếm 10 - 15% tổng quỹ thời gian dành cho công việc

• Nhóm công việc thuộc cấp độ 4: Chiếm < 5% tổng quỹ thời gian dành cho công việc

- Bước 4: Tập trung thực hiện công việc theo kế hoạch đã phân chia

Khi công việc đã được phân bổ theo từng cấp độ với thời gian tương ứng, việc tiếp theo chính là triển khai theo kế hoạch đã xây dựng.
Trong quá trình thực hiện, vừa cần chú ý về yếu tố thời gian nhưng đồng thời cũng cần tập trung thêm vào yếu tố chất lượng. Nên tập trung xử lý xong đầu mục này rồi mới chuyển sang đầu mục khác để tránh tình trạng dở dang, làm cho qua loa, kém chất lượng.

>>> Xem thêm: Các Mẫu kế hoạch công việc giúp quản lý công việc và thời gian

Ví dụ về ứng dụng ma trận Eisenhower trong quản lý công việc

Cùng xem xét ví dụ về cách ứng dụng ma trận Eisenhower cho một nhân viên content ở phòng content marketing. Danh sách các công việc mà nhân viên này phải thực hiện trong 1 ngày gồm có:

- Triển khai bài viết cho website và fanpage theo lịch cố định

- Nghiên cứu tài liệu để triển khai bài viết

- Họp phòng ban theo định kỳ hàng ngày

- Chia sẻ bài viết trên website lên một số kênh social để tăng tương tác

- Hoàn thành bài viết PR được giao cho sản phẩm mới của công ty

Đang triển khai công việc thì nhân viên được phân vai hỗ trợ đóng sản phẩm video tiktok.

Tổng kết: Tuy không phải phương pháp quản lý tối ưu nhất nhưng nếu biết cách áp dụng ma trận Eisenhower vẫn mang đến những lợi ích hiệu quả. Cùng xem lại các nội dung quan trọng để nắm rõ ma trận Eisenhower là gì.

- Đây là mô hình quản lý thời gian được đặt tên chính người sáng lập ra nó, quản lý thời gian dựa trên hai tiêu chí chính là mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.

- Ma trận Eisenhower được thể hiện dưới dạng ô vuông, mỗi góc phần tư tương ứng với một cấp độ công việc. 4 cấp độ công việc theo mô hình này gồm có

• Cấp độ 1: Việc quan trọng và khẩn cấp

• Cấp độ 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Cấp độ 3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

• Cấp độ 4: Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp

- Để áp dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian một cách hiệu quả, cần thực hiện theo 3 bước gồm:

• Bước 1: Lên danh sách các công việc cần thực hiện

• Bước 2: Đánh giá và phân loại từng đầu việc theo 4 mức độ công việc tương ứng

• Bước 3: Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc theo nguyên tắc: P1 (15% - 20% tổng thời gian), P2 (60% - 65% tổng thời gian), P3 (15% - 20% tổng thời gian) và P4 (<5% tổng thời gian)

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm: mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư ngỏ xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc chuẩn

>> Tìm hiểu thêm bài viết: sơ yếu lí lịch mẫu

Bài viết liên quan:

- Apply CV là gì? Thời gian HR sẽ phản hồi khi apply CV

- Top 7 mẫu CV xin việc viết tay gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Tìm hiểu ngay các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhóm quản lý