Tìm việc làm Hành chính ngày 07/11/2024 update 281 việc làm

Trong những năm gần đây, nhu cầu tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng luôn rất mạnh mẽ. Các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển nhân viên hành chính văn phòng đã và đang đưa ra nhiều đãi ngộ và mức lương hấp dẫn để chiêu mộ nhân tài. Nếu như bạn đang tìm việc hành chính văn phòng thì chúc mừng bạn, cơ hội việc làm của ngành nghề này đang rất hấp dẫn với thu nhập cực tốt.

1. Nhu cầu tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng

Công việc hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ con người, từ đó giúp công ty phát triển cả về chất lượng và yếu tố nhân sự. Và trong năm 2024 này, nghề nghiệp hành chính văn phòng được dự báo là một trong những ngành nghề có thị trường cung - cầu lao động sôi nổi nhất.

Tại các khu vực trung tâm như Hà Nội, Đà Nẵng, TPHCM luôn có nhu cầu về nguồn nhân lực rất cao và các việc làm hành chính văn phòng luôn thuộc top công việc cần nhiều nhân sự nhất.

Việc làm hành chính văn phòng là tập hợp rất đa dạng về các loại công việc kèm theo những mức lương khác nhau. Trong đó có một số công việc được tuyển dụng liên tục như: Nhân viên hành chính nhân sự, lễ tân, nhân viên chăm sóc khách hàng,...

Tuy nhiên, cũng có những việc làm hành chính văn phòng có mức yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm cao hơn so với các hình thức lao động phổ thông. Do đó mà việc tuyển dụng sẽ khó khăn hơn và hiện nay với sự xuất hiện của nhiều công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau đã làm gia tăng nhu cầu tuyển dụng hơn so với trước.

2. Cơ hội phát triển việc làm hành chính văn phòng

Có rất nhiều người vẫn cho rằng ngành hành chính văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế thì ngành này có cơ hội thăng tiến trong công việc được đánh giá khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Theo báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam, có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc: Nhân viên, thư ký, quản trị.

2.1. Cấp bậc nhân viên

Việc làm hành chính văn phòng bao gồm các vị trí:

• Nhân viên tiếp tân: Đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,...

• Nhân viên hỗ trợ hành chính: Lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,...

2.2. Cấp bậc thư ký

Việc làm hành chính văn phòng cấp bậc thư ký có thể bao gồm:

• Trợ lý riêng (Personal Assistant): Hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,...

• Thư ký tổng quát (General Secretary): Thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,...

2.3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng cấp bậc quản trị phải có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,... với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.

Đối với vị trí trưởng phòng/giám đốc kinh doanh yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.

3. Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?

Nhân viên hành chính văn phòng phải làm khá nhiều việc. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:

3.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến; giải quyết công việc trong thẩm quyền.

• Lưu trữ các dữ liệu và văn bản tài liệu của công ty.

• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: Thai sản, hiếu hỉ, ốm đau,...

• Theo dõi các nội quy nề nếp và văn hoá công ty.

• Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

• In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

3.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

• Lập bảng chấm công hàng tháng.

• Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.

• Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.

3.3. Công tác lễ tân

• Nhân điện thoại, giao dịch với khách hàng

• Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.

• Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị,... cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.

• Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.

2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

• Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.

2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự

• Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.

• Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.

• Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.

• Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

4. Mức lương khi tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng

Mức lương của nhân viên hành chính văn phòng được phân chia cụ thể rõ ràng, có thể chia theo các cấp bậc, kinh nghiệm thì sẽ có mức lương khác nhau:

5. Yêu cầu của nhà tuyển dụng đối với việc làm hành chính văn phòng

Để tuyển dụng được một nhân viên hành chính văn phòng, các yêu cầu cơ bản bao gồm:

• Trình độ học vấn: Nhân viên hành chính văn phòng cần có trình độ tối thiểu là tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành liên quan.

• Kỹ năng mềm: Nhân viên hành chính cần có kỹ năng giao tiếp, trình bày, xử lý vấn đề, sắp xếp công việc, quản lý thời gian và làm việc độc lập hoặc theo nhóm.

• Kinh nghiệm làm việc: Nếu ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính hoặc các vị trí tương đương thì là một lợi thế.

• Kiến thức về quản lý văn phòng: Nhân viên hành chính văn phòng cần có kiến thức về quản lý văn phòng, quản lý tài liệu, các thủ tục hành chính, quy trình và chính sách của tổ chức, doanh nghiệp.

• Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Cần có kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Google Docs, Google Sheet,...

• Tinh thần trách nhiệm cao với công việc: Nhân viên hành chính cần có tinh thần trách nhiệm, nhanh nhẹn, linh hoạt và chuẩn bị tốt cho các công việc của mình.

• Khả năng ngoại ngữ: Nếu công ty có liên quan với các đối tác nước ngoài, tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác như tiếng Trung, Hàn,... cũng có thể là một yêu cầu.

Ngoài ra, yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của từng công ty và vị trí cụ thể của nhân viên hành chính.

6. Kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần có

Một nhân viên hành chính văn phòng có tác phong chuyên nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ những kỹ năng chuyên môn cũng như kỹ năng mềm để xử lý và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

6.1. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Nhân viên thuộc bộ phận hành chính văn phòng thường đảm nhiệm công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể. Do đó, cần phải khéo léo trong cách ứng xử giao tiếp để đôi bên cảm thấy hài lòng, vui vẻ nhất.

Nhân viên hành chính nhân sự cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, đồng thời rèn luyện khả năng biết lắng nghe. Việc này sẽ giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, từ đó biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.

6.2. Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Một nhân viên hành chính văn phòng phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như: Word, Excel, Power Point,... để phục vụ cho công việc.

Bên cạnh đó, cần phải linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

6.3. Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

Trong công việc, nhân viên hành chính văn phòng thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều loại tài liệu, văn thư. Việc quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp họ duy trì được đúng tiến độ công việc và tránh rơi vào trạng thái căng thẳng, stress.

6.4. Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề

Đối với những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính văn phòng tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần phải có cách xử lý linh hoạt, mềm mỏng. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang lại sự hài lòng với tôn trọng giữa các bên.

6.5. Kỹ năng lập kế hoạch

Thêm một kỹ năng cần thiết nữa của nhân viên hành chính văn phòng là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Cụ thể là cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Việc này sẽ giúp cho họ có khả năng lập và dự trù kế hoạch cũng như tối ưu thời gian làm việc.

7. Top các doanh nghiệp đang tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng

Dưới đây là cập nhật mới nhất danh sách các doanh nghiệp đang tuyển dụng vị trí nhân viên hành chính văn phòng trong năm 2024: