Tuyển dụng 3 việc làm Thư ký - Trợ lý đi làm ngay

Trong nhiều năm trở lại đây, nhu cầu tuyển dụng trợ lý/ thư ký các ngành nghề đang có xu hướng tăng nhằm thu hút thêm lực lượng lao động. Không chỉ có các doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong nước cần đến sự hỗ trợ của các trợ lý/ thư ký, mà cả những doanh nghiệp và cá nhân ngoài nước cũng đang tìm kiếm và tuyển trợ lý làm việc từ xa tại Việt Nam.

1. Nhu cầu tuyển dụng trợ lý / thư ký hiện nay

Theo dự đoán, nhu cầu tuyển dụng vị trí trợ lý/ thư ký trong tương lai sẽ giảm tới 5% trong thời gian tới. Lý do chính là công nghệ đã có thể hỗ trợ con người làm những công việc đơn giản như: Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu,...

Tuy nhiên, nhu cầu tuyển dụng trợ lý/ thư ký Y khoa lại tăng lên đáng kể, tới 22% trong 10 năm tới đây. Điều này do sự phát triển của các dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe. Công việc càng nhiều thì cần phải tuyển dụng nhiều trợ lý/ thư ký y khoá hơn để xử lý những công việc hành chính như: Lập hoá đơn, thanh toán tiền bảo hiểm cho bệnh nhân,...

Nhu cầu tuyển dụng các vị trí trợ lý/thư ký kinh doanh lại giảm đáng kể, tới 17% trong vài năm tới. Bởi những người làm quản lý có thể tự làm các công việc mà trước đây cần phải nhờ đến trợ lý/ thư ký.

Nhu cầu tuyển dụng vị trí trợ lý/ thư ký pháp chế cũng được dự báo giảm 19%. Hiện nay, trong các công ty pháp chế, công ty luật, công nghệ đã có thể giúp họ thực hiện những công việc đơn giản mà trước đây trợ lý/ thư ký thường làm như soạn thảo, nộp tài liệu,...

2. Cơ hội phát triển việc làm trợ lý / thư ký

Vị trí công việc này được đánh giá là người “dưới một người, trên vạn người” trong công ty. Và bạn sẽ nhanh chóng được mọi người biết đến. Trợ lý/ Thư ký phải luôn theo dõi, giám sát và nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Hơn nữa, trợ lý/ thư ký sẽ luôn đồng hành với sếp trong công việc quản lý và được học hỏi từ sếp.

Với những kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc học được từ vị trí trợ lý/ thư ký, bạn sẽ luôn sẽ sàng làm việc ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Đây cũng chính là con đường giúp bạn thăng tiến nhanh trong công việc. Có rất nhiều nhà quản lý cấp cao đã đi lên từ chính vị trí thư ký, trợ lý cho các giám đốc, tổng giám đốc lớn.

3. Các vị trí trợ lý/ thư ký phổ biến nhất

Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ và chức danh của trợ lý cũng sẽ có sự khác biệt. Tiêu biểu có thể kể đến một số vị trí trợ lý/ thư ký phổ biến dưới đây:

- Trợ lý giám đốc: Làm việc dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Họ là những người sẽ hỗ trợ theo dõi hoạt động của nhân viên, hỗ trợ bộ phận nhân sự trong các hoạt động tuyển dụng.

- Trợ lý kinh doanh (Sale Admin hoặc Sales Assistant): Phối hợp cùng các phòng ban khác để thúc đẩy hoạt động bán và nâng cao doanh số; Hỗ trợ giải quyết những đơn hàng, quản lý hồ sơ khách hàng,...

- Trợ lý sản xuất (Production Assistant): Hỗ trợ giám sát quy trình hoạt động sản xuất của công ty, đảm bảo bộ máy sản xuất hoạt động trơn tru; Phối hợp cùng với những bộ phận khác xử lý các vấn đề liên quan đến kỹ thuật; Nắm thông tin và báo cáo chi tiết tình hình với quản lý sản xuất để kịp thời đưa ra phương án xử lý.

- Trợ lý dự án (Project Assistant): Làm việc dưới sự chỉ đạo và giám sát của quản lý dự án, họ thường tham gia vào quá trình hỗ trợ các bộ phận liên quan giám sát và thực hiện dự án; Sắp xếp lịch trình, giám sát dự án thực hiện đúng theo kế hoạch đã đặt ra,...

- Trợ lý hành chính (Administrative Assistant): Là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về các công việc liên quan đến vấn đề hành chính của doanh nghiệp: Soạn thảo các văn bản hội họp, soạn thảo và gửi email từ doanh nghiệp đến khách hàng, sắp xếp lịch họp,...

- Trợ lý văn phòng (Office Assistant): Chịu trách nhiệm với các công việc như tạo lập văn bản, sắp xếp lịch trình, xử lý cá công việc nội bộ, kiểm soát nhu yếu phẩm trong văn phòng, hỗ trợ các thủ tục hành chính, quản lý cơ sở dữ liệu,...

- Trợ lý cá nhân (Personal Assistant): Có trách nhiệm hỗ trợ cho các nhân vật điều hành cấp cao, người nổi tiếng, người có sức ảnh hưởng hay bất cứ ai thường xuyên bận rộn, không thể tự xử lý được các công việc như trả lời email, gọi điện thoại, sắp xếp lịch trình,...

- Trợ lý nhân sự (HR Assistant): Là người hỗ trợ cho trưởng phòng nhân sự, công việc bao gồm: Xử lý giấy tờ, hành chính văn phòng, chấm công tính lương, hỗ trợ tuyển dụng và theo dõi lịch trình,...

- Trợ lý điều hành (Executive Assistant): Là người hỗ trợ trực tiếp cho các bộ phận quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của họ là xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, tài liệu, gặp gỡ đối tác, khách hàng, quản lý lịch trình của người điều hành, kiểm toán sổ sách, báo cáo các chi phí,...

- Trợ lý Y tế (Medical Assistant): Đảm nhiệm việc chăm sóc sức khỏe cho các bác sĩ và cả bệnh nhân của họ. Trợ lý y tế cũng trợ giúp các công việc hành chính như: Ghi chép sổ kế toán, thanh toán, đặt lịch hẹn cho bệnh nhân muốn gặp bác sĩ,...

- Trợ lý nghiên cứu (Research Assistant): Đây là công việc mang tính học thuật nên thường làm việc tại các cơ sở y tế, phòng thí nghiệm khoa học hoặc các sở ban ngành,...

- Việc làm thư ký giám đốc: Là người hỗ trợ công việc của tổng giám đốc, chuyên xử lý các công việc hành chính, gọi điện và một số nhiệm vụ khác được giao bởi cấp trên.

4. Mức lương tuyển dụng việc làm trợ lý / thư ký

Theo thống kê hiện nay, mức lương trợ lý/ thư ký tại Việt Nam được phân chia như sau:

• Mức lương trung bình: 10.000.000 đồng/tháng.

• Dưới 1 năm kinh nghiệm: Mức lương sẽ thấp hơn, khoảng 8.500.000 đồng/tháng.

• Kinh nghiệm từ 1 - 4 năm: Mức lương trung bình là 11.500.000 đồng/tháng.

• Kinh nghiệm từ 5 - 9 năm: Mức lương khoảng 15.000.000 đồng/tháng.

Có thể thấy, mức lương trợ lý/ thư ký không hề thấp so với các công việc khác trong thị trường lao động, bởi đây là nghề yêu cầu rất nhiều chất xám và kỹ năng mềm mà không phải ai cũng rèn luyện được.

5. Yêu cầu của nhà tuyển dụng đối với việc làm trợ lý / thư ký

Bên cạnh việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng trợ lý/ thư ký là chưa đủ. Để trở thành một người trợ lý/ thư ký giỏi thì cần phải đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng, cụ thể như sau:

5.1. Kỹ năng cứng

• Kiến thức chuyên môn về các lĩnh vực của công ty: Làm trợ lý cho Giám đốc, Ban lãnh đạo công ty cần phải học hỏi, bổ sung kiến thức chuyên ngành lẫn kinh doanh để góp ý, tham mưu cho sếp. Ngoài ra, người trợ lý cũng cần có kiến thức sâu rộng trong ngành, biết đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty,...

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc: Trợ lý phải là người biết cách sắp xếp và xây dựng kế hoạch và luôn chủ động trong công việc, phân bổ thời gian hợp lý để các công việc đó đều được hoàn thành đúng hạn và đạt đúng chất lượng yêu cầu đưa ra.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Trợ lý/ Thư ký luôn phải đảm nhiệm các công việc liên quan đến sổ sách, tài liệu nên kỹ năng tin học máy tính cũng rất cần thiết, giúp quản lý công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

• Kỹ năng làm việc độc lập và kỹ năng làm việc nhóm tốt để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

5.2. Kỹ năng mềm

• Kỹ năng giao tiếp: Người trợ lý/ Thư ký phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với khả năng am hiểu về văn hoá của từng vùng miền, hay ngôn ngữ từ các quốc gia khác nhau thì mới dễ dàng dẫn dắt cuộc trò chuyện và tạo được thiện cảm với người đối diện.

• Ngoại hình: Những nữ thư ký chuyên nghiệp thường có một tiêu chuẩn “ngoại hình khá”: Chiều cao không dưới 1m60, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng.

• Khả năng thích ứng: Trợ lý là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một trợ lý có khả năng thích ứng cao, khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

• Khả năng chủ động dự đoán nhu cầu: Khi gặp những trường hợp cần thiết trợ lý có thể chủ động dự đoán nhu cầu để giải quyết vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng, trợ lý cũng có khả năng xử lý các rắc rối như khất nợ, lùi lịch hẹn, thỏa thuận một hợp đồng mới,...

• Khả năng đánh giá và tham vấn, đưa quyết định: Đôi khi trợ lý sẽ thay mặt ban lãnh đạo để giải quyết một vài vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi cấp trên có việc tạm vắng mặt.

6. Top doanh nghiệp uy tín đang tuyển thư ký / trợ lý

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm và tuyển dụng trợ lý/ thư ký đã tạo ra cơ hội việc làm hấp dẫn cho các ứng viên có năng lực chuyên môn. Trong đó nổi bật nhất phải kể đến các doanh nghiệp sau đây: