Thư ký là gì? Công việc của thư ký là gì? Lương bao nhiêu?

1. Thư ký là gì?

Thư ký là gì? Thư ký (tiếng Anh là Secretary) là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, và điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký còn là người làm các công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, lên lịch trình và kế hoạch cho cấp trên,...

2. Vai trò của thư ký là gì?

Khi đã hiểu được khái niệm thư ký là gì thì cùng tìm hiểu vai trò của vị trí này trong doanh nghiệp:

• Thư ký là cầu nối giữa cấp trên với khách hàng: Sự chuyên nghiệp của một thư ký thể hiện trong những lần đại diện cho cấp trên thương thảo với các đối tác khách hàng trong các lĩnh vực như: Tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ,... Người thư ký cần phải có tác phong chuyên nghiệp, ứng xử thông minh, trang phục lịch thiệp và tự tin giao tiếp khi gặp gỡ, giao dịch với khách hàng.

• Thư ký đóng góp ý kiến trực tiếp đến quyết định của lãnh đạo: Thư ký là người theo dõi sát sao quy trình làm việc, các kết quả liên quan của doanh nghiệp nên thư ký có thể nhận ra các vấn đề còn tồn đọng. Sau khi lựa chọn được vấn đề đáng chú ý, thư ký cho thể đưa ra ý kiến tham mưu để lãnh đạo giải quyết.

3. Công việc của thư ký là gì?

Bên cạnh việc tìm hiểu vai trò của thư ký là gì thì bạn cũng cần phải nắm rõ công việc cụ thể của vị trí này như thế nào? Là một người thư ký, bạn sẽ phải thực hiện những công việc sau đây:

3.1. Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng

• Sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc và lịch họp.
• Tổ chức các cuộc họp, kết hợp ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý điều hành.
• Ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo và chuyển thông tin xuống các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan.

3.2. Tiếp nhận và xử lý thông tin

• Phân loại văn bản, công việc trong thời hạn sớm nhất. Hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết các văn bản.
• Đảm bảo rằng các văn bản khi đến cơ quan phải được giải quyết một cách chính xác, nhanh chóng và có tính bảo mật cao.
• Thu thập thông tin, số liệu.
• Tìm kiếm các tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Biên - phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
• Tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin, văn bản và tài liệu từ các phòng ban.

3.3. Công việc thư ký là gì - Đón tiếp khách hàng

• Đón tiếp khách hàng và giải quyết các công việc trong khả năng và sự hiểu biết của mình.
• Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho khách.
• Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách.
• Hỗ trợ ghi chép thông tin các cuộc họp.
• Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ cho khách trước cuộc họp gặp mặt diễn ra.

3.4. Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên

• Phác thảo và soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích chuyến đi, thời gian đi và đến, nơi dừng chân,...
• Lên kế hoạch chương trình hẹn gặp gồm: Thời gian và địa điểm, gặp ai, thuộc tổ chức nào, cần hồ sơ gì,...
• Đặt vé phương tiện giao thông.
• Đặt phòng khách sạn: Vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt,...
• Lập hồ sơ chuyến đi gồm có: Tài liệu cho từng buổi làm việc của lãnh đạo.
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.

3.5. Công việc thư ký giám đốc là gì?

• Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
• Phối hợp với các bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại giấy tờ, hồ sơ.
• Xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, hồ sơ, giấy tờ,...
• Truyền đạt thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
• Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

4. Mức lương thư ký hiện nay

Dựa vào tình hình tuyển dụng nghề thư ký, mức lương của vị trí này khá linh hoạt tuỳ thuộc vào năng lực của mỗi cá nhân.

• Mức lương trung bình hiện nay của vị trí thư ký sẽ rơi vào khoảng 8.000.000 - 12.000.000 đồng/tháng.
• Thư ký đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm hoặc đảm nhận các vị trí trợ lý kinh doanh đặt được các thành tích đặc biệt sẽ có thêm thưởng, hoa hồng nên mức lương sẽ rơi vào 20.000.000 - 30.000.000 đồng/tháng.

5. Có nên làm thư ký không?

Nếu bạn đã hiểu rõ được vai trò, công việc và mức lương của thư ký là gì thì bạn sẽ biết được cơ hội phát triển sự nghiệp của mình trong tương lai. Thư ký là cánh tay phải của các sếp nên vị trí này rất có tiềm năng để thăng tiến nếu bạn thực sự có thực lực. Và dưới đây là những lý do cụ thể mà bạn nên lựa chọn ngành nghề này:

• Nắm giữ nhiều mối quan hệ rộng: Bởi bạn sẽ luôn đồng hành cùng các sếp trong các cuộc gặp mặt, thương lượng với khách hàng, đối tác. Do đó mà bạn sẽ càng có nhiều cơ hội hơn trong con đường nghề nghiệp của mình.
• Cơ hội thăng tiến mở rộng: Người thư ký luôn đồng hành với sếp trong công việc quản lý nên sẽ được học hỏi kinh nghiệm từ sếp. Với những kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc học được từ vị trí thư ký, bạn sẽ luôn sẵn sàng làm việc ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Đây cũng chính là cơ hội, con đường thăng tiến nhanh hơn trong công việc.

• Học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ sếp: Làm việc ở vị trí thư ký, bạn sẽ có cơ hội học hỏi từ sếp rất nhiều kiến thức quản lý, kỹ năng làm việc, và được rèn luyện tư dung, phong cách quản lý doanh nghiệp.
• Mức lương hấp dẫn: Hiện nay, các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí thư ký rất cao. Họ sẵn sàng đưa ra mức lương hấp dẫn để thu hút những người có năng lực làm việc và chuyên môn tốt, chưa kể có các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng tháng,...

6. Làm gì để trở thành thư ký?

Đây cũng chính là băn khoăn mà nhiều bạn trẻ đang thắc mắc. Khác với những ngành nghề cụ thể như bác sĩ, giáo viên, kế toán,... thì thư ký hiện nay chưa phải là một ngành đào tạo.

6.1. Làm thư ký học ngành gì?

Hiện nay ở Việt Nam chưa có ngành học nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. Tuy nhiên, sẽ tuỳ vào lĩnh vực hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí thư ký.

Nếu bạn muốn làm công việc này, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau như: Marketing, quản trị kinh doanh, kinh doanh quốc tế,... để học hỏi các kỹ năng mềm. Để từ đó áp dụng các kiến thức và kỹ năng học được vào công việc thư ký một cách dễ dàng.

6.2. Trường đào tạo thư ký

Trên thực tế thì cũng chưa có một trường đại học nào có chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Cũng bởi vì tính đặc thù này mà đã tạo ra điểm đặc biệt cho vị trí thư ký không bắt buộc bạn phải học chuyên ngành hay trường đào tạo nào cả.

Tuy nhiên, để có thể làm tốt ở vị trí thư ký, bạn cần phải tích lũy các kỹ năng; thành thạo cách soạn thảo văn bản, giấy tờ, quyết định,... Thể hiện sự khéo léo, linh hoạt và chính xác trong tác phong. Sắp xếp, lên kế hoạch nội dung và nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc.

7. Kỹ năng cần có để trở thành thư ký là gì?

Nghề thư ký hiện nay đang là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, các mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần phải trang bị cho mình các kỹ năng sau đây:

• Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống: Phân tích là kỹ năng cần thiết và quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Trong một số trường hợp, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết các công việc. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.
• Kỹ năng giao tiếp: Vị trí thư ký hiện nay chính là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi và ký kết với đối tác. Vì vậy, thư ký cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử khéo léo và linh hoạt. Muốn trở thành một thư ký giỏi và chuyên nghiệp, bạn cũng cần phải biết cách cư xử lịch sự và hòa đồng với mọi người.
• Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc: Thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp công việc một cách trơn tru nhất. Đối với một vài nhân viên thư ký thì bạn cần biết tổ chức và phối hợp với các phòng ban, quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Thư ký cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,... Thư ký nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính để tránh bị giám đốc hay đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc của bạn.
• Khả năng ngoại ngữ tốt: Nếu tính chất công việc phải tiếp xúc với nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài thì thư ký phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng và mạch lạc.

8. Việc làm thư ký

Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký văn phòng thì có thể tham khảo tại trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam là job3s.vn. Sau đây mà một số việc làm thư ký phổ biến hiện nay:

• Thư ký dự án/QS Admin
• Thư ký giám đốc
• Nhân viên thư ký ban kế toán
• Thư ký luật sư
• Thư ký hành chính văn phòng
• Thư ký hành chính tổng hợp
• Thư ký Ban giám đốc bệnh viện
• Thư ký BTGĐ
• Thư ký Chủ tịch
• …

Thư ký văn phòng là công việc đa nhiệm, liên tục phải học hỏi và thay đổi để thích nghi phù hợp với công việc. Khi kỹ năng phát triển và năng lực làm việc được nâng cao thì mức thu nhập của nghề này sẽ vô cùng hấp dẫn. Đây cũng chính là một trong những yếu tố thu hút nhiều bạn trẻ lựa chọn nghề này.

Tham khảo ngay ý nghĩa tên chức vụ/vị trí phổ biến trên thị trường lao động hiện nay:

Xem thêm: Mẫu cv xin việc chuyên nghiệp, top cv mẫu đẹp cho mọi ngành nghề

9. Mẫu CV xin việc thư ký

Dưới đây là một số mẫu CV xin việc thư ký để bạn tham khảo:

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn có được những thông tin cần thiết về việc thư ký là gì? Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm thư ký mới nhất hay nhiều công việc khác tại những công ty uy tín với mức lương hấp dẫn thì hãy truy cập ngay website job3s.vn để tham khảo vô vàn vị trí việc làm. Ngoài ra, hãy chuẩn bị cho mình một bộ hồ sơ xin việc thật ấn tượng để sẵn sàng chinh phục bất cứ nhà tuyển dụng nào nhé!

Xem thêm:

• Associate Là Gì? Vai Trò Quan Trọng Của Associate Trong Các Lĩnh Vực
• Area Sales Manager Là Gì? Tất Tần Tật Điều Bạn Cần Biết Về ASM